รายจ่ายที่ทำโดยบริษัท (แต่ยังไม่ได้ชำระ) มักจะเรียกว่าค่าใช้จ่ายที่ต้องชำระ ค่าใช้จ่ายเจ้าหนี้จัดประเภทเป็นภาระหนี้ที่ต้องชำระคืนในงบดุล การเรียนรู้วิธีรับรู้และบันทึกรายจ่ายหนี้จำเป็นต้องมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้ในหลักการพื้นฐานของการบัญชี แต่จริงๆ แล้วกระบวนการและการปฏิบัตินั้นค่อนข้างง่าย
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 ของ 2: การรู้ว่ารายจ่ายใดเป็นรายจ่ายที่ต้องชำระ
ขั้นตอนที่ 1 ทำความเข้าใจว่าค่าใช้จ่ายค้างชำระคืออะไร
ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายเกิดขึ้นในช่วงปิดสมุดบัญชี และมีการเบิกจ่ายเงินสดที่ไม่ได้บันทึกและภาระหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ ตัวอย่างเช่น เงินเดือนพนักงานที่ชำระแล้วแต่ยังไม่ได้เบิกจ่าย อาจเรียกได้ว่าเป็นค่าใช้จ่ายหนี้ บริษัทจัดการค่าใช้จ่ายเจ้าหนี้โดยการปรับปรุงสมุดรายวันทั่วไป
ขั้นตอนที่ 2 ทำความเข้าใจว่าเหตุใดจึงต้องบันทึกค่าใช้จ่ายตามเกณฑ์คงค้าง
เกณฑ์การบัญชีการเงินคงค้าง (ตามเวลาหรือเหตุการณ์) ระบุว่ารายได้และค่าใช้จ่ายควรถูกบันทึกเมื่อมีการทำธุรกรรมเกิดขึ้นและไม่ใช่เมื่อได้รับหรือจ่ายเงินสดสำหรับธุรกรรมเหล่านั้น หลักการที่เกี่ยวข้องกับรายจ่ายเรียกว่าหลักการจับคู่
- หลักการจับคู่ระบุว่านักบัญชีต้องบันทึกค่าใช้จ่ายเมื่อเกิดขึ้น และค่าใช้จ่ายตรงกันหรือสมดุลกับรายได้ที่เข้ามา
- ความหมายของหลักการนี้คือไม่ต้องรอจนกว่าจะจ่ายเงินสดเพื่อบันทึกค่าใช้จ่าย ตัวอย่างเช่น บริษัทมีค่าใช้จ่ายในรูปของเงินเดือนซึ่งจ่ายเป็นรายปักษ์เป็นจำนวนเงิน 100,000,000.00 รูเปียห์ แต่ระยะเวลาการชำระเงินจะแบ่งออกเป็น 2 ส่วนเท่าๆ กันระหว่าง 2 รอบระยะเวลาบัญชี กล่าวคือได้รับเงินเดือนส่วนหนึ่งเมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชีปัจจุบัน การทำบัญชีค่าใช้จ่ายซึ่งเท่ากับครึ่งหนึ่งของเงินเดือนทั้งหมดที่จะต้องจ่าย (Rp50,000,000.00) จะต้องบันทึกในรอบระยะเวลาบัญชีปัจจุบัน แม้ว่าเงินเดือนของพนักงานจะไม่ถูกบันทึกจนกว่าจะถึงรอบระยะเวลาบัญชีถัดไป
ขั้นตอนที่ 3 กำหนดค่าใช้จ่ายที่ต้องบันทึกตามเกณฑ์คงค้าง
ตามหลักการนี้ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นแต่ยังไม่ได้จ่ายจะต้องบันทึกตามเกณฑ์คงค้างในงบดุล ต่อไปนี้เป็นค่าใช้จ่ายที่ต้องชำระซึ่งมักพบในหนังสือ:
- เงินเดือนที่ต้องชำระ
- ดอกเบี้ยค้างชำระ
- ภาษีที่ต้องชำระ
ส่วนที่ 2 จาก 2: การบันทึกบัญชีเจ้าหนี้
ขั้นตอนที่ 1 คำนวณยอดคงค้างที่บันทึกไว้ที่มีการแจกจ่าย
เมื่อมีการระบุค่าใช้จ่ายเจ้าหนี้แล้ว จำนวนเงินทั้งหมดจะต้องคำนวณโดยการจัดสรรส่วนของค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่ควรบันทึกไว้ในรอบระยะเวลาบัญชีปัจจุบัน หลังจากคำนวณและคำนวณผลรวมของเงินทั้งหมดแล้ว ก็ถึงเวลาบันทึกรายงานลงในบัญชีแยกประเภททั่วไป
จากตัวอย่างข้างต้น 50% ของเงินเดือนทั้งหมดจะถูกบันทึกเนื่องจากการจ่ายเงินครึ่งหนึ่งของเงินเดือนนั้นอยู่ในรอบระยะเวลาบัญชี
ขั้นตอนที่ 2 จัดทำบันทึกการปรับปรุงที่เหมาะสม
การบัญชีคงค้างทำได้โดยการปรับปรุงงบการเงินในบัญชีแยกประเภททั่วไป การปรับปรุงงบการเงินจะเกิดขึ้นในช่วงปิดบัญชีและส่งผลกระทบต่องบดุล (สำหรับหนี้สินที่จะต้องจ่าย) และงบกำไรขาดทุน (ตามค่าใช้จ่าย)
- การปรับงบการเงินควรทำดังนี้: การคำนวณรายจ่ายที่เหมาะสมเป็นเดบิต จากนั้นคำนวณภาระผูกพันที่จะต้องจ่ายเป็นเครดิต โปรดทราบว่าเดบิตหมายถึงการเพิ่มจำนวนค่าใช้จ่ายและเครดิตหมายถึงการเพิ่มจำนวนหนี้สิน
- จากตัวอย่างก่อนหน้านี้ การใช้งานจะเป็นดังนี้ โดยคำนวณค่าใช้จ่ายในรูปของเงินเดือนพนักงาน Rp. 50,000,000.00 เป็นเดบิต จากนั้นคำนวณค่าใช้จ่ายหนี้สินจำนวน Rp. 50,000,000.00 เป็นเครดิต ต้องเข้าใจว่ารายจ่ายในรูปเงินเดือนเป็นรายจ่ายเท่านั้น เพราะรายจ่ายเหล่านี้ยังไม่ได้ชำระ ค่าใช้จ่ายเหล่านี้จึงกลายเป็นภาระหนี้สิน (เงินเดือนเจ้าหนี้) ดังนั้นสิ่งที่กลายเป็นเครดิตอย่างแท้จริงก็คือภาระหนี้นั่นเอง
- ต้องทำการปรับปรุงการทำบัญชี เพราะการละเลยสิ่งเหล่านี้ บริษัทจะประเมินความหมายของความรับผิดต่ำเกินไป และถือว่ารายได้เป็นทุกอย่าง
ขั้นตอนที่ 3 เตรียมรายการย้อนกลับสำหรับรอบระยะเวลาบัญชีถัดไป
การอ้างสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกรายการคงค้างจะมาถึงตรงเวลาและจะดำเนินการในกิจกรรมทางธุรกิจทั่วไป ดังนั้น เพื่อหลีกเลี่ยงการคำนวณค่าใช้จ่ายสองครั้ง เรกคอร์ดทางการเงินเริ่มต้นจำเป็นต้องบันทึกในสมุดรายวันการกลับรายการสำหรับรอบระยะเวลาบัญชีถัดไป
โปรแกรมคอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่สำหรับการบัญชีทำให้ผู้ใช้สามารถกำหนดวันที่กลับรายการสำหรับหนังสือที่ปรับปรุงได้ง่าย การกลับรายการงบดุลสำหรับการทำบัญชีที่ปรับปรุงแล้วสามารถทำได้ด้วยตนเองด้วยการกลับรายการบันทึกประจำวัน
เคล็ดลับ
- หลักการบัญชีตามหลักการคงค้างมีหลักการทำงานเหมือนกันในหลายประเทศ อย่างไรก็ตาม แต่ละประเทศมีขั้นตอนการบันทึกยอดค้างชำระโดยละเอียดของตนเอง และขึ้นอยู่กับมาตรฐานการบัญชีของแต่ละประเทศ สหรัฐอเมริกามีมาตรฐานการบัญชีที่เรียกว่าสหรัฐอเมริกา GAAP (มาตรฐานการบัญชีที่ยอมรับโดยทั่วไป) ในขณะที่ใช้ IFRS ทั่วโลก (มาตรฐานการรายงานทางการเงินระหว่างประเทศ) ในประเทศอินโดนีเซียเองมีมาตรฐานการบัญชี คือ INA GAAP หรือ PSAK (Statement of Financial Accounting Standards) ซึ่งจัดทำขึ้นโดยใช้ประเทศสหรัฐอเมริกา GAAP และ IFRS เป็นแหล่งข้อมูลหลัก ตัวอย่างข้างต้นสามารถระบุได้ตามมาตรฐานการบัญชีในประเทศอินโดนีเซีย
- บางครั้ง ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายเป็นรายการที่ไม่มีอยู่จริง เช่น ค่าไฟฟ้าและค่าน้ำ ค่าประกันรายเดือน หรือค่าธรรมเนียมการสมัครสมาชิก ในการบันทึกค่าใช้จ่ายค้างจ่าย คุณควรพิจารณามูลค่าของการบันทึกคงค้างด้วยเวลาและความพยายามที่จำเป็นในการคำนวณและบันทึก เป็นไปได้ที่จะละเว้นการบันทึกรายการคงค้างหากเวลาที่ต้องใช้ในการคำนวณรายงานมีความสำคัญมากกว่ามูลค่าของรายจ่ายค้างจ่ายเอง
- เพื่อช่วยประมวลผลการบันทึกรายการคงค้างที่แม่นยำยิ่งขึ้น คุณควรระบุตัวเลขที่เหมาะสมในส่วนหนี้สินและส่วนค่าใช้จ่าย ตัวอย่างเช่น บริษัทกำหนด "2" ให้กับหนี้สินและ "4" เป็นค่าใช้จ่าย จากนั้นบริษัทจึงกำหนดหมายเลข "40121" สำหรับค่าใช้จ่ายเงินเดือนพนักงาน และหมายเลข "20121" สำหรับค่าใช้จ่ายเงินเดือนที่ค้างชำระ กล่าวอย่างง่าย ๆ หมายเลข 4 เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่าย หมายเลข "2" เกี่ยวข้องกับภาระผูกพัน และ "0121" เกี่ยวข้องกับเงินเดือน ซึ่งสามารถช่วยลดข้อผิดพลาดที่สามารถทำได้ในกระบวนการคำนวณและในสมุดรายวันการกลับรายการ
