กำหนดการรายวันช่วยให้คุณดำเนินกิจกรรมตามกำหนดเวลา เช่น เพื่อบรรลุการนัดหมายที่สำคัญ ทำงานให้เสร็จ ทำกิจกรรมที่สนุกสนาน และทำงานให้เสร็จตามกำหนดเวลา อย่างไรก็ตาม การสร้างนิสัยในการใช้วาระการประชุมทุกวันไม่ใช่เรื่องง่ายเพราะคุณต้องจดบันทึกและพกติดตัวไปทุกที่เป็นประจำ อ่านคำแนะนำต่อไปนี้เพื่อทำความคุ้นเคยกับการใช้วาระการประชุมเป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรประจำวันของคุณในวิธีที่ง่ายและมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 2: การเลือกวาระที่เหมาะสม
ขั้นตอนที่ 1 พิจารณาสิ่งที่คุณกำลังใช้วาระการประชุม
มีวาระต่าง ๆ ตามอาชีพและบุคลิกภาพของผู้ใช้ เมื่อเลือกกำหนดการ คุณสามารถใช้สมุดบันทึกแบบมีเส้นหรือวาระที่พิมพ์ออกมาซึ่งมีตารางสำหรับบันทึกงานต่างๆ คิดล่วงหน้าว่าทำไมคุณถึงต้องการใช้วาระการประชุมและเพื่ออะไร หากวาระเป็นเพียงวิธีเดียวในการวางแผนกิจกรรมประจำวัน ให้ใช้วาระเดียวเท่านั้น การใช้มากกว่าหนึ่งวาระมักจะทำให้เกิดความสับสนและมีประโยชน์น้อยกว่า เพื่อกำหนดวาระที่เหมาะสมที่สุด ให้พิจารณาดังนี้
- ฉันจำเป็นต้องใส่หมายเลขโทรศัพท์ในวาระการประชุมหรือไม่?
- ฉันจะใช้วาระการประชุมเพื่อบันทึกตารางการประชุมเท่านั้นหรือไม่?
- ฉันต้องการวาระการประชุมที่ใช้เวลานานกว่าหนึ่งปีหรือไม่?
- กำหนดการสามารถแทนที่บันทึกย่อที่ฉันมักจะใช้ เช่น ตารางงานประจำวันได้หรือไม่
- ฉันจะใช้สมุดบันทึกแบบธรรมดาหรือแบบตารางที่มีคุณลักษณะหลากหลายหรือไม่
- ฉันต้องการวาระการประชุมขนาดเล็กที่พอดีกับกระเป๋าเสื้อหรือวาระการประชุมที่ใหญ่พอที่จะติดตามรายงานการประชุมหรือไม่?
- ฉันจะจดตารางเวลาทุกวันหรือเป็นเพียงกิจกรรมวันหยุดสุดสัปดาห์?
ขั้นตอนที่ 2. เลือกวาระการประชุมตามต้องการ
มองหาวาระการประชุมในร้านค้าที่ขายอุปกรณ์สำนักงาน เครื่องเขียน ปฏิทิน หรือทางออนไลน์ ราคาของวาระการประชุมมีความหลากหลายมาก นอกเหนือจากการพิจารณาด้านสุนทรียศาสตร์แล้ว ให้จัดลำดับความสำคัญในการแจกจ่ายหนังสือและรูปแบบโต๊ะในวาระการประชุมด้วย เลือกวาระที่คุณชอบตามไลฟ์สไตล์และกิจกรรมประจำวันของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 พิจารณาด้านสุนทรียศาสตร์
นอกจากการจัดลำดับความสำคัญของฟังก์ชันแล้ว ระเบียบวาระการประชุมที่น่าดึงดูดและน่าพอใจยังทำให้คุณมีความสุขมากขึ้นในการใช้ระเบียบวาระการประชุม คุณสามารถเลือกวาระที่เรียบง่ายด้วยปกสีดำธรรมดาหรือปกที่มีสีสันพร้อมรูปภาพและการออกแบบที่น่าดึงดูด ด้านความงามจะเป็นประโยชน์หากสอดคล้องกับจรรยาบรรณในการทำงานในบริษัท
ให้ความสนใจกับแง่มุมด้านสุนทรียศาสตร์ของวาระการประชุมด้วย ไม่ใช่แค่ภายนอกเท่านั้น หลายคนชอบวาระที่มีหน้าธรรมดามากกว่าหน้าที่มีบรรทัด ส่วนอื่นๆ ต้องการตารางสมมาตรหรือเลย์เอาต์ที่ปรับได้ง่าย ตัวคุณเองอาจต้องการวาระการประชุมที่แตกต่างออกไปด้วยรูปลักษณ์บางอย่าง เลือกวาระการประชุมที่มีปกและการตกแต่งภายในที่ดูดีเพื่อให้คุณรู้สึกตื่นเต้นกับการใช้วาระการประชุมของคุณทุกวัน
ขั้นตอนที่ 4. เตรียมปากกาและดินสอ
วาระการประชุมจะมีประโยชน์มากขึ้นหากใช้สำหรับจดบันทึก เตรียมดินสอและปากกาให้พร้อมสำหรับเขียนหรือวางระเบียบวาระการประชุม เช่น
- ในกระเป๋าเอกสารหรือกระเป๋าแล็ปท็อปของคุณ
- ในกระเป๋าถือ
- ที่โต๊ะทำงานในสำนักงาน
- ที่โต๊ะทำงานที่บ้าน
- ใกล้โทรศัพท์
- หากคุณทำอุปกรณ์เขียนหายบ่อยๆ ให้เก็บดินสอไว้ในวาระการประชุมของคุณ หรือใช้ออแกไนเซอร์ที่มีที่ใส่ดินสอ
ส่วนที่ 2 จาก 2: การใช้วาระอย่างมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนที่ 1. ตั้งใจใช้วาระการประชุมทุกวัน
ผู้ที่มีความมุ่งมั่นอย่างแรงกล้ามักจะสามารถทำตามคำมั่นสัญญาได้ดีขึ้น การเปลี่ยนนิสัยไม่ใช่เรื่องง่าย แต่คุณสามารถสร้างนิสัยใหม่ได้ด้วยการบอกตัวเองว่าคุณตั้งใจที่จะทำสิ่งเล็กๆ น้อยๆ ในรูปแบบใหม่
พึงระลึกไว้เสมอว่านิสัยที่ดีจะก่อตัวได้ง่ายกว่าถ้าคุณเน้นที่นิสัยเฉพาะอย่างใดอย่างหนึ่งในแต่ละครั้ง อย่าสร้างนิสัยใหม่ที่ครอบงำคุณ สำหรับตอนนี้ ให้เน้นที่การสร้างนิสัยในการใช้วาระการประชุม
ขั้นตอนที่ 2. บอกเพื่อนว่าคุณต้องการใช้วาระการประชุม
ผู้คนมักจะรับนิสัยใหม่ ๆ ได้ง่ายขึ้นในชุมชนที่รู้ปณิธานและสนับสนุนซึ่งกันและกัน แบ่งปันความตั้งใจของคุณกับเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงาน หากเพื่อนของคุณต้องการสร้างนิสัยที่ดีแบบเดียวกัน คุณสามารถเตือนกันให้จดบันทึกเป็นประจำ
ขั้นตอนที่ 3 วางวาระการประชุมไว้ที่เดิมทุกวัน
ใช้วาระการประชุมเป็นปฏิทินเดียวที่บ้านและที่ทำงาน เนื่องจากคุณจะพบว่าการจัดระเบียบกำหนดการเป็นเรื่องยากหากคุณใช้สองวาระ อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้ยังต้องการความสม่ำเสมอเนื่องจากคุณต้องบันทึกกิจกรรมทั้งหมดที่บ้านและที่ทำงาน เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องค้นหาไปรอบๆ เลือกที่หนึ่งในสำนักงานและอีกที่หนึ่งที่บ้านเพื่อใส่กำหนดการของคุณ ความสม่ำเสมอเป็นปัจจัยกำหนดสำหรับการสร้างนิสัยนี้ ดังนั้นอย่าวางวาระของคุณไว้ที่อื่น
- สถานที่ที่ดีในการวางวาระการประชุมที่บ้านคือข้างโทรศัพท์ ในกระเป๋าเอกสาร ใกล้โทรศัพท์หรือกุญแจรถ
- สถานที่ที่เหมาะสมในการวางวาระการประชุมในสำนักงานคือบนโต๊ะ ในลิ้นชักหลักของโต๊ะทำงาน ข้างโทรศัพท์ หรือในกระเป๋าเอกสารของคุณ
ขั้นตอนที่ 4 จดบันทึกเพื่อเตือนให้คุณพกวาระการประชุมเสมอเมื่อไปและกลับจากที่ทำงาน
เป็นไปได้ว่าคุณทิ้งวาระการประชุมไว้ที่บ้านหรือที่ทำงานเมื่อคุณเพิ่งเริ่มใช้งาน เพื่อป้องกันสิ่งนี้ ให้จดบันทึกเตือนความจำและวางไว้ในที่ที่มองเห็นได้ในบ้านและที่ทำงานของคุณ จากการวิจัย วิธีหนึ่งที่มีประสิทธิภาพในการกำหนดพฤติกรรมบางอย่างคือการใช้การเตือนความจำที่เขียนบนกระดาษแผ่นเล็กๆ ทำเช่นเดียวกันสำหรับตัวคุณเองโดยตั้งเตือนว่า “คุณนำวาระการประชุมมาด้วยหรือเปล่า” ในที่ที่มองเห็นได้ เช่น
- บนแล็ปท็อป
- บนโต๊ะ
- ข้างโทรศัพท์
- ที่ประตู
- บนโต๊ะในครัว
- ในกระจกในห้องน้ำ
- ปล่อยตัวเตือนถ้าคุณคุ้นเคยกับการถือวาระการประชุมกับคุณไปและกลับจากที่ทำงาน
ขั้นตอนที่ 5. ใส่ข้อมูลทั้งหมดลงในวาระการประชุม
เมื่อคุณมีกำหนดการแล้ว คุณจะต้องบันทึกข้อมูลจำนวนมาก เช่น การประชุมตามกำหนดการ งานที่ยังไม่เสร็จ และกิจกรรมอื่นๆ ที่วางแผนไว้ล่วงหน้า เผื่อเวลาไว้ 1-2 ชั่วโมงเพื่อบันทึกข้อมูลทั้งหมดนี้ วิธีนี้ยังทำให้คุณคุ้นเคยกับการใช้ระเบียบวาระอย่างถูกต้องและสามารถจัดตารางเวลาได้ดี สิ่งที่ควรทราบในวาระการประชุม เช่น
- ข้อมูลการติดต่อของสมาชิกในครอบครัว เพื่อน เพื่อนร่วมงาน และลูกค้า
- ตารางการประชุมที่สำนักงาน
- ตารางเรียน
- กำหนดเวลาสำหรับงานสำนักงานหรือการเรียน
- ตารางการทำงาน (หากเวลาทำงานเปลี่ยนแปลงบ่อย)
- การนัดหมายกับแพทย์หรือทันตแพทย์ทั่วไป
- วันเกิดของคนที่รัก
- กิจกรรมสำคัญในสำนักงาน
- กิจกรรมส่วนตัวพิเศษ
- วันสำคัญของงานอดิเรกหรือกิจกรรมนอกหลักสูตร เช่น วันเล่นเปียโนหรือตารางฝึกโยคะ
ขั้นตอนที่ 6. อ่านวาระการประชุมทุกเช้า
ทุกเช้าก่อนออกไปทำงาน ให้ใช้เวลาอ่านระเบียบวาระเพื่อกำหนดตารางการประชุม การประชุม และงานที่คุณต้องทำให้เสร็จ จัดสรรเวลาไว้ให้จดจำว่ามีงานใดบ้างที่คุณต้องเพิ่มลงในกำหนดการ เสร็จสิ้นแล้ว หรือจำเป็นต้องเปลี่ยนกำหนดการ ตรวจสอบตารางเวลาของคุณทุกเช้าเพื่อให้คุณสามารถใช้เวลาทำงานให้เกิดประโยชน์สูงสุดเมื่อไปถึงที่ทำงาน
ขั้นตอนที่ 7. อ่านระเบียบการก่อนออกจากงาน
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ทำกิจกรรมประจำวันทั้งหมดตามแผนที่วางไว้โดยอ่านระเบียบวาระการประชุมอีกครั้งก่อนออกจากงาน ลองนึกดูว่ามีอะไรที่คุณต้องจดไว้สำหรับสัปดาห์หน้าหรือไม่ รับนิสัยในการอัปเดตบันทึกในวาระการประชุมของคุณ เพื่อให้คุณทำตามความรับผิดชอบในการทำงานได้ง่ายขึ้น
ขั้นตอนที่ 8 ใช้การเสริมแรงเชิงบวกเพื่อกระตุ้นตัวเอง
ให้คิดว่าวาระเป็นเรื่องดีในชีวิตประจำวัน ไม่ใช่ภาระหรือภาระผูกพัน ใช้กำหนดการให้รางวัลตัวเองหลังจากคุณทำงานเสร็จ ในท้ายที่สุด คุณจะต้องพยายามทำงานให้สำเร็จเพราะคุณอยากจะรู้สึกว่าการขีดตารางงานที่เสร็จสมบูรณ์นั้นดีแค่ไหน ทำสิ่งต่อไปนี้เพื่อเป็นการเสริมแรงเชิงบวก:
- ขีดฆ่างานที่เสร็จแล้วและการประชุม หากคุณรู้สึกไม่สบาย ให้อ่านกิจกรรมทั้งหมดที่คุณทำเสร็จแล้วและภูมิใจกับสิ่งที่คุณทำ
- ให้รางวัลตัวเองสำหรับการทำภารกิจให้สำเร็จ ตัวอย่างเช่น เพลิดเพลินกับกาแฟแก้วโปรดหรือเดินเล่นสบาย ๆ หลังจากที่คุณทำ 5 งานเสร็จหรือบรรลุเป้าหมายที่กำหนด สิ่งนี้จะทำให้คุณมีแรงจูงใจมากขึ้นในการใช้วาระการประชุมและทำงานให้เสร็จลุล่วงอย่างดีที่สุด
- ทำอะไรสนุกๆ ขณะอ่านวาระการประชุม แทนที่จะรู้สึกหนักใจเมื่อตรวจสอบวาระการประชุม ให้ใช้วาระนี้เป็นเครื่องมือที่สนับสนุนประสิทธิภาพการทำงาน ทำความคุ้นเคยกับการอ่านวาระในขณะที่ทำกิจกรรมสนุก ๆ เพื่อให้คุณรู้สึกเป็นบวกมากขึ้นและขจัดความรู้สึกด้านลบ ตัวอย่างเช่น ทุกครั้งที่คุณอ่านกำหนดการในตอนเช้าหรือก่อนกลับบ้านจากที่ทำงาน เพลิดเพลินกับกาแฟสักถ้วย ช็อคโกแลต หรือฟังเพลงโปรดของคุณ วิธีนี้ทำให้สมองเชื่อมโยงวาระการประชุมกับสิ่งที่ส่งเสริมความรู้สึกเชิงบวก
- ให้รางวัลพิเศษหากคุณจัดการใช้วาระนี้อย่างสม่ำเสมอเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ คนที่เพิ่งเริ่มใช้วาระการประชุมมักจะต้องการแรงจูงใจเพิ่มเติมในการทำความคุ้นเคยกับการจัดทำวาระและจดบันทึกทุกวัน หากคุณสามารถทำได้เป็นเวลา 1 สัปดาห์ ให้ของขวัญพิเศษแก่ตัวเอง เช่น เพลิดเพลินกับไอศกรีม ดูหนัง หรือดื่มกาแฟกับเพื่อน หลังจากผ่านไปสองสามสัปดาห์ คุณจะคุ้นเคยกับการถือและใช้วาระการประชุม
- เขียนสิ่งดีๆ เช่น จดบันทึกงานสำคัญ เพื่อทำให้นิสัยใหม่ง่ายขึ้น ใช้วาระนี้เพื่อเตือนคุณถึงแผนการสำหรับกิจกรรมที่สนุกสนาน (เช่น การรับประทานอาหารกลางวันกับเพื่อน) และกิจกรรมที่ไม่ค่อยสนุก (เช่น การปรึกษาทันตแพทย์)
ขั้นตอนที่ 9 สร้างนิสัยในการอัปเดตบันทึกสิ่งที่ต้องทำตามต้องการ
เมื่อตรวจสอบวาระการประชุมในตอนเช้าและตอนเย็น ให้จดข้อมูลใหม่ทั้งหมดไว้ เช่น งานที่ต้องทำให้เสร็จ กำหนดการประชุม การนัดหมาย และกำหนดเวลา จดบันทึกทุกครั้งที่มีงานใหม่ การอัปเดตกำหนดการเป็นประจำจะทำให้คุณจัดการเวลาได้ง่ายขึ้นและรู้สึกสงบขึ้น นอกจากนี้ คุณไม่จำเป็นต้องจำงานที่บันทึกไว้เพื่อให้คุณหมดกังวลและสงสัย
หากมีงานที่เป็นภาระหนักมาก ให้จัดตารางแยกต่างหากเพื่อให้เสร็จตามความสามารถของคุณ อย่าปล่อยให้แรงจูงใจของคุณหายไปเพราะคุณคิดถึงงานที่ยังไม่เสร็จในขณะที่ทำกิจวัตรประจำวันของคุณ
ขั้นตอนที่ 10. อดทน
นิสัยใหม่จะใช้เวลา 1-2 เดือนจึงจะดำเนินไป อดทนและให้อภัยตัวเองหากคุณทิ้งวาระการประชุมไว้ที่บ้านหรือลืมบันทึกตารางเวลาเพราะนิสัยใหม่จะเกิดขึ้นหลังจากผ่านไประยะหนึ่ง จำไว้ว่าการละเลยเล็กน้อยไม่ได้บั่นทอนความสามารถในการสร้างนิสัยใหม่ของคุณ
เตรียมแผนสำรองในกรณีที่คุณลืมนำวาระการประชุมไป เช่น การเขียนตารางการประชุมลงบนกระดาษแผ่นเล็กๆ แล้วแปะไว้บนโต๊ะที่สำนักงาน เพื่อเตือนตัวเองถึงกิจกรรมและวันครบกำหนดที่สำคัญทั้งหมด ให้ใช้แอปเตือนความจำออนไลน์บนโทรศัพท์หรือแล็ปท็อปของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับข้อมูลล่าสุดเสมอ แม้ว่าคุณจะตามไม่ทันวาระก็ตาม
เคล็ดลับ
- มองวาระเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากกว่าเป็นภาระ คุณจะจัดระเบียบกิจกรรมประจำวันได้ง่ายขึ้นหากคุณใช้วาระการประชุม ในระยะยาว คุณสามารถประหยัดเวลาได้สองสามชั่วโมงด้วยการประหยัดเวลาวันละสองสามนาที
- ความสม่ำเสมอที่ได้รับการสนับสนุนโดยการเสริมแรงเชิงบวกมีบทบาทสำคัญในการสร้างนิสัยใหม่ เพื่อรักษาแรงจูงใจ ใช้วาระการประชุมเป็นประจำ มุ่งเน้นสิ่งที่ดีที่คุณได้รับจากการใช้วาระการประชุม และให้รางวัลตัวเองหากจำเป็น
- เลือกวาระที่คุณชอบและตามความต้องการของคุณ ซื้อวาระที่มีรูปแบบตารางเพื่อให้คุณสามารถจดข้อมูลสำคัญทั้งหมดและกำหนดเวลากิจกรรมประจำวันของคุณ
