การจัดงานเลี้ยงที่คุณวางแผนไว้อาจต้องใช้เวลา เงิน และความพยายามอย่างมาก การรู้ว่าคุณคาดว่าจะมีผู้เข้าร่วมงานกี่คนเป็นส่วนสำคัญในการจัดปาร์ตี้ แต่ในยุคปัจจุบัน อาจเป็นเรื่องยากที่จะให้ผู้คนตอบกลับคำเชิญด้วยคำว่า "ใช่" หรือ "ไม่ใช่" ง่ายๆ อย่างไรก็ตาม มีหลายวิธีที่คุณสามารถเพิ่มโอกาสในการได้รับ RSVP ที่คุณต้องการให้ปาร์ตี้ของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 2: การส่งคำเชิญด้วย RSVP
ขั้นตอนที่ 1 แปลภาษาฝรั่งเศสเพื่อลดโอกาสเกิดความเข้าใจผิด
ชื่อย่อ R. S. V. P. เป็นตัวย่อของ Réspondez, s'il vous plait ซึ่งหมายความว่า โปรดตอบกลับเป็นภาษาฝรั่งเศส น่าเสียดายที่บางคนอาจไม่คุ้นเคยกับสำนวนและความหมายนี้ การเปลี่ยนข้อความในคำเชิญของคุณหรือเพิ่มคำว่า "โปรดตอบกลับ" จะมีโอกาสน้อยที่แขกจะเข้าใจผิดคำขอของคุณ
ตัวเลือกอื่นที่คุณอาจพิจารณา: “โปรดส่งการตอบกลับ RSVP ของคุณไปที่…”
ขั้นตอนที่ 2 ให้เหตุผลแก่แขกของคุณว่าคำตอบของพวกเขามีความสำคัญ
เมื่อคำเชิญทางอิเล็กทรอนิกส์ปรากฏขึ้นในอีเมลของคุณ คุณสามารถทิ้งมันทิ้งเพื่อเปิดวันหลังหรือเหลือบมองได้ง่ายๆ โดยที่คุณไม่รู้ถึงการวางแผนและความพยายามทั้งหมดในการจัดปาร์ตี้ คุณสามารถสื่อสารสิ่งนี้กับแขกของคุณโดยพูดว่า:
- เพื่อให้แน่ใจว่ามีอาหารและเครื่องดื่มเพียงพอสำหรับทุกคน โปรดตอบกลับคำเชิญนี้
- เพื่อจะได้เตรียมที่นั่งสำหรับทุกคนล่วงหน้า กรุณาตอบกลับด้วยว่าสามารถเข้าร่วมได้หรือไม่
ขั้นตอนที่ 3 ทำให้ข้อมูลคำเชิญของคุณชัดเจน
หากมีข้อความหรือคำที่สับสนมากเกินไป แขกของคุณอาจตีความวัตถุประสงค์ของคำเชิญของคุณผิด การทำเช่นนี้จะทำให้เขาคิดว่าคุณแค่บอกเขาเกี่ยวกับงาน และไม่ขอ RSVP เพื่อให้คำเชิญตรงประเด็น คุณสามารถ:
การจำกัดคำเชิญให้แสดงข้อมูลที่จำเป็น เช่น ใครเป็นผู้จัดงาน อีเวนต์มีไว้เพื่ออะไร ที่ไหนจะจัดงาน เมื่อไหร่จะจัดงาน และเหตุใดจึงจะจัดงาน
ขั้นตอนที่ 4 กำหนดเส้นตายสำหรับการตอบกลับคำเชิญของคุณ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณดึงความสนใจไปที่กำหนดเวลาตอบรับคำเชิญของคุณเพื่อไม่ให้พลาด! คุณยังสามารถใช้กำหนดเวลา "อ่อน" กับคำเชิญได้ เนื่องจากโดยทั่วไปแล้วคนเกียจคร้านบางคนจะตอบกลับไม่นานหลังจากพ้นกำหนดส่ง เพื่อดึงความสนใจไปที่ข้อมูลนี้ คุณสามารถ:
- ใช้การออกแบบที่สะดุดตาเพื่อดึงดูดความสนใจ
- ใช้ข้อความที่เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ ตัวเอียง ขีดเส้นใต้ หรือแบบอักษรพิเศษทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 5. ตรวจสอบข้อมูลการติดต่อของคุณ
ข้อผิดพลาดในการพิมพ์หรือการตั้งค่าป้อนอัตโนมัติที่ไม่ได้อัปเดตในเว็บเบราว์เซอร์ของคุณอาจส่งผลให้คุณนำผู้คนไปงานปาร์ตี้เซอร์ไพรส์ที่บ้านของคนอื่น! ตรวจสอบและตรวจสอบข้อมูลติดต่อของคุณอีกครั้งก่อนส่งคำเชิญ
ขั้นตอนที่ 6 เน้น RSVP “เฉพาะผู้ที่ไม่มา” เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน
ในหลาย ๆ สถานการณ์ เจ้าของกิจกรรมอาจขอให้ส่งคืน RSVP "เฉพาะ" หากแขกรับเชิญไม่สามารถเข้าร่วมงานได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำว่า “ตอบกลับเฉพาะผู้ที่ไม่มา” มีความชัดเจนและชัดเจนเพื่อไม่ให้แขกเข้าใจผิดวัตถุประสงค์ของการตอบรับคำเชิญประเภทนี้
ส่วนที่ 2 จาก 2: รับรองการตอบกลับแขกรับเชิญ
ขั้นตอนที่ 1 ส่งคำเชิญให้เร็วที่สุด
คุณอาจพิจารณาส่งอีเมลคำขอเพื่อให้แขกสามารถ "บันทึกวันที่ของงานได้" วิธีนี้จะเพิ่มโอกาสที่กิจกรรมของคุณจะถูกบันทึกโดยผู้ได้รับเชิญในปฏิทิน ซึ่งจะแจ้งเตือนพวกเขาทุกครั้งที่ตรวจสอบกำหนดการ
ขั้นตอนที่ 2 ใช้จังหวะเวลาเชิงกลยุทธ์เมื่อส่งคำเชิญ
สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อส่งคำเชิญทางอิเล็กทรอนิกส์ หากคุณส่งคำเชิญอิเล็กทรอนิกส์ไปยังบัญชีอีเมลส่วนตัว คุณสามารถรอจนถึงบ่ายแก่ๆ ซึ่งเป็นเวลาที่คุณออกจากงาน และมีแนวโน้มมากขึ้นที่จะเห็นการแจ้งเตือน "อีเมลใหม่"
การส่งคำเชิญอิเล็กทรอนิกส์ในตอนเช้าหรือตอนดึกก็เป็นกลยุทธ์ที่ควรพิจารณาเช่นกัน ด้วยวิธีนี้ ผู้ได้รับเชิญของคุณจะมีโอกาสมากขึ้นที่จะอยู่ที่ด้านบนสุดของกล่องจดหมายของผู้ได้รับเชิญ ทำให้มองเห็นได้ชัดเจนขึ้น
ขั้นตอนที่ 3 รวมวิธีต่างๆ สำหรับแขกที่ได้รับเชิญในการตอบกลับ
แขกที่ได้รับเชิญบางคนอาจรู้สึกสบายใจที่จะสื่อสารผ่านอีเมล ในขณะที่คนอื่นๆ อาจชอบความสะดวกในการตอบกลับทาง SMS การพิจารณารายชื่อแขกและสื่อที่คุณต้องการจะเพิ่มโอกาสในการตอบกลับ
สำหรับกิจกรรมขนาดใหญ่ที่ใช้คำเชิญทางกายภาพที่ส่งทางไปรษณีย์ เช่น การเชิญ วันครบรอบ และการพบกันอีกครั้ง คุณอาจต้องรวมซองจดหมายตอบกลับพร้อมกับ RSVP ที่คุณส่ง
ขั้นตอนที่ 4 พยายามตอบสนองโดยใช้ความขาดแคลน
การวิจัยแสดงให้เห็นว่าสมองของมนุษย์ตอบสนองต่อการขาดแคลนที่รับรู้ และคุณสามารถใช้ประโยชน์จากสิ่งนี้ได้ ในคำเชิญ คุณอาจต้องเขียนว่า:
- “โปรดตอบว่าคัพเค้กสำหรับลูกๆ ของคุณไม่มีปัญหา”
- “ที่นั่งมีจำนวนจำกัดในบ้านของเรา ดังนั้นโปรดตอบรับคำเชิญ เพื่อให้เราสามารถเตรียมที่จะรองรับทุกคนที่ปาร์ตี้ของเราได้”
ขั้นตอนที่ 5. ส่งของขวัญพร้อมคำเชิญของคุณ
การรวมของขวัญเล็กๆ น้อยๆ เข้ากับคำเชิญ คุณสามารถเพิ่มโอกาสที่แขกของคุณจะตอบรับคำเชิญ ของขวัญของคุณไม่จำเป็นต้องฟุ่มเฟือยเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ ด้วยการเชิญกระดาษง่ายๆ คุณสามารถรวม:
- เข็มกลัดเซฟตี้จากร้านราคาเดียว
- บอลลูน.
- รูปลอก.
ขั้นตอนที่ 6 เสนอสินบน
โอกาสที่จะชนะรายการฟรีอาจเป็นปัจจัยจูงใจที่ทรงพลัง และสามารถช่วยให้แขกจดจำกิจกรรมของคุณได้ นอกจากคำเชิญแล้ว คุณสามารถแจ้งให้แขกทราบว่าเมื่อพวกเขาตอบรับคำเชิญ พวกเขาจะเข้าสู่การจับฉลากรายการต่างๆ เช่น:
- ไวน์หนึ่งขวด
- บัตรกำนัล Rp75.000
เคล็ดลับ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลายมือของคุณเรียบร้อยและอ่านง่ายหากคุณกำลังเขียนคำเชิญด้วย
- สร้างเส้นขอบที่สวยงามรอบ ๆ คำเชิญทั้งหมด สัมผัสส่วนตัวสามารถเพิ่มตัวละครให้กับคำเชิญและทำให้น่าจดจำยิ่งขึ้น
