บางครั้งรู้สึกเหมือนโลกทั้งใบกำลังจะพังทลายลงในทันที ภาระหน้าที่ในการเรียนและการทำงานมากมาย ประกอบกับงานบ้านและภาระผูกพันต่อเพื่อนและครอบครัว – บางครั้งอาจมีเวลาที่ 24 ชั่วโมงไม่เพียงพอ การเรียนรู้วิธีจัดลำดับความสำคัญอย่างมีประสิทธิภาพจะทำให้คุณเป็นคนทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ประหยัดเวลา แรงกาย และหลีกเลี่ยงความเครียด เรียนรู้วิธีจัดระเบียบงานของคุณเป็นหมวดหมู่และระดับความยากเฉพาะ จากนั้นเริ่มจัดการกับงานอย่างมืออาชีพ ดูขั้นตอนที่ 1 สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดกรอบเวลาสำหรับรายการที่คุณต้องการออกแบบ
คุณจะมีสัปดาห์ที่ยุ่งมากหรือไม่? วันบ้า? อาจมีบางครั้งที่คิดถึงทุกสิ่งที่ต้องทำก่อนสิ้นปีจะทำให้หายใจลำบาก โดยไม่คำนึงถึงประเภทของความมุ่งมั่นที่คุณมี ให้เลือกกรอบเวลาสำหรับรายการลำดับความสำคัญที่คุณต้องการออกแบบ เพื่อให้คุณสามารถเริ่มกำหนดลำดับความสำคัญและแปลความเครียดที่คุณสร้างให้เป็นการกระทำที่มีความหมายได้
- เป้าหมายระยะสั้น โดยทั่วไปจะรวมสิ่งต่าง ๆ ด้วยหมวดหมู่ที่หลากหลาย คุณอาจมีงานต้องทำเมื่อสิ้นสุดวัน มีธุระที่ต้องทำก่อนกลับบ้าน และหน้าที่รับผิดชอบที่บ้านที่รอคุณกลับบ้านด้วย คุณสามารถสร้างรายการสิ่งที่กดดันได้ นั่นคือทุกอย่างที่ต้องทำในอีกไม่กี่ชั่วโมงข้างหน้า
- เป้าหมายระยะยาว มีความทะเยอทะยานที่มากขึ้นซึ่งต้องแบ่งออกเป็นขั้นตอนที่ต้องจัดลำดับความสำคัญด้วย คุณสามารถใส่ "การสมัครเข้าวิทยาลัย" ไว้ในรายการสิ่งที่ต้องทำระยะยาว ซึ่งจะเกี่ยวข้องกับกิจกรรมเล็กๆ น้อยๆ หลายอย่าง การดำเนินการเพื่อทำลายความทะเยอทะยานที่ยิ่งใหญ่เช่นตัวอย่างข้างต้นจะทำให้กระบวนการง่ายขึ้นและง่ายขึ้น
ขั้นตอนที่ 2 จดทุกสิ่งที่คุณต้องทำ
เริ่มทำลายมันลงและจดสิ่งที่คุณต้องทำจริงๆ กับสิ่งต่าง ๆ ที่มีอยู่ในชีวิตของคุณ ในกรอบเวลาที่ก่อให้เกิดความเครียด ให้จดงานทั้งหมด ทั้งขนาดใหญ่และเล็ก ที่ต้องทำให้เสร็จและจดไว้ ติดตามโครงการที่ต้องดำเนินการ การตัดสินใจที่ต้องทำ และงานที่ต้องทำ
ขั้นตอนที่ 3 จัดหมวดหมู่สิ่งที่คุณต้องทำ
การแบ่งรายการของทุกอย่างออกเป็นหมวดหมู่แยกกันอาจเป็นสิ่งที่คุณต้องการ ซึ่งโดยทั่วไปแล้วคือการออกแบบรายการสิ่งที่ต้องทำแยกต่างหากสำหรับส่วนต่างๆ ในชีวิตของคุณ การบ้านอาจจัดอยู่ในประเภทหนึ่ง ในขณะที่โครงการงานหรือโครงการโรงเรียนก็จัดอยู่ในประเภทอื่น หากคุณมีชีวิตทางสังคมที่ค่อนข้างยุ่ง จะมีกิจกรรมมากมายในช่วงสุดสัปดาห์ที่คุณต้องเตรียมตัวและจัดลำดับความสำคัญ สร้างรายการแยกสำหรับแต่ละพื้นที่
นอกจากนี้ หากคุณเลือกที่จะเก็บทุกอย่างไว้ในรายการเดียว คุณสามารถสร้างรายการเดียวที่รวมงานบ้านและความรับผิดชอบ ภาระผูกพันในการทำงาน และสิ่งที่จำเป็นสำหรับชีวิตสังคมของคุณ หากคุณรู้สึกท่วมท้นเมื่อมองดู บางทีการจดทุกอย่างแล้ววางร่วมกับผู้อื่นจะช่วยให้คุณกำหนดความสำคัญของงานบางอย่างเหนืองานอื่นๆ
ขั้นตอนที่ 4 จัดเรียงรายการตามลำดับเฉพาะ
ระบุกิจกรรมที่สำคัญที่สุดหรือเร่งด่วนในรายการและเขียนรายการใหม่โดยวางไว้ที่ด้านบนสุด ทั้งหมดนี้ขึ้นอยู่กับคุณและหัวข้อในรายการ ดังนั้นคุณจึงสามารถเขียนกิจกรรมของโรงเรียนไว้บนโครงงานหรือในทางกลับกันก็ได้
นอกจากนี้ หากทุกรายการมีความเร่งด่วนและมีความสำคัญเท่าเทียมกัน ให้เขียนรายการโดยไม่เรียงลำดับเฉพาะและจัดเรียงตามลำดับตัวอักษรหรือแบบสุ่ม สิ่งสำคัญคือคุณต้องทำเครื่องหมายงานที่เสร็จสมบูรณ์ในรายการ
ขั้นตอนที่ 5. ทำให้รายการมองเห็นได้เสมอ
โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับรายการระยะยาว ให้เก็บรายการของคุณไว้ที่ใดที่หนึ่งเพื่อให้มองเห็นได้เสมอ เพื่อให้คุณได้ใช้เป็นเครื่องเตือนใจถึงสิ่งที่ต้องทำ อย่าลืมขีดหรือขีดฆ่าสิ่งที่มี เสร็จแล้ว
- หากคุณกำลังสร้างรายการแอนะล็อกบนแผ่นกระดาษ ให้แขวนไว้ที่ไหนสักแห่งที่คุณมักจะเห็น เช่น ที่ประตูตู้เย็นหรือกระดานข่าวใกล้ประตูหน้า หรือผนังสำนักงานของคุณ
- อีกวิธีหนึ่งคือคุณสามารถเปิดรายการไว้บนเดสก์ท็อปของคุณในขณะที่คุณทำงานอย่างอื่น เพื่อให้รายการนั้นสดใหม่อยู่เสมอในใจของคุณ จากนั้นคุณสามารถลบสิ่งต่าง ๆ ในรายการที่คุณได้ทำไปแล้วได้
- โพสต์อิทยังช่วยเตือนใจให้ติดบ้านได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากคุณติดโพสต์อิทเพื่อเตือนให้คุณเขียนงานบนหน้าจอโทรทัศน์ คุณจะได้รับการเตือนให้ทำงานที่สำคัญแทนที่จะเสียเวลาทำสิ่งที่ไม่ได้ผล
ส่วนที่ 2 จาก 3: จัดลำดับความสำคัญโครงการของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 จัดเรียงตามความสำคัญของแต่ละงาน
อะไรคือสิ่งที่สำคัญที่สุดในรายการของคุณ? โดยทั่วไป คุณอาจตัดสินใจว่าหน้าที่การงาน/โรงเรียนมีความสำคัญเหนือหน้าที่ทางสังคมและที่บ้าน แม้ว่าสิ่งภายนอกนั้นอาจมีอยู่ด้วยก็ตาม ตัวอย่างเช่น คุณต้องกินและอาบน้ำ ในขณะที่การซักเสื้อผ้าสามารถทำได้ในวันอื่นในขณะที่คุณทำโปรเจ็กต์งานสำคัญเสร็จ
กำหนดเกณฑ์ต่างๆ หลายระดับ อาจเป็นสามระดับ เพื่อจัดเรียงงานหรือรายการในรายการของคุณ ความสำคัญของงานจัดตามเกณฑ์ สูง กลาง ต่ำ. การแบ่งงานหรือรายการในรายการตามเกณฑ์เหล่านี้น่าจะเป็นวิธีที่ดีที่สุดและง่ายที่สุดในการจัดอันดับความสำคัญของงาน จงฉลาดในการตัดสินใจ
ขั้นตอนที่ 2 จัดอันดับความเร่งด่วนของแต่ละงาน
พิจารณากำหนดเวลาที่คุณตั้งไว้และความสามารถในการทำงานให้ถึงกำหนดส่ง เบื้องต้นควรทำอย่างไร? สิ่งที่ต้องทำในตอนท้ายของวัน? สิ่งของหรืองานใดบ้างที่คุณสามารถชะลอการทำเสร็จได้
สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาระยะเวลาที่ใช้ในการทำงานแต่ละอย่างให้เสร็จ แม้ว่าจะจำเป็นต้องตั้งเวลาสำหรับบางสิ่งก็ตาม หากคุณคิดว่าการออกกำลังกายทุกวันเป็นสิ่งที่สำคัญ แต่คุณมีงานต้องทำ ให้กำหนดเวลาออกกำลังกาย 30 นาทีและหาพื้นที่ที่จะรวมไว้
ขั้นตอนที่ 3 จัดอันดับจำนวนความพยายามที่จำเป็นสำหรับแต่ละงาน
อาจจำเป็นต้องทำการไปรษณีย์ในช่วงท้ายของวัน แต่ก็ไม่ใช่งานที่ยากเกินไป จัดระเบียบทุกอย่างในรายการของคุณตามระดับความยากในการดำเนินการ เพื่อให้คุณทราบวิธีการจัดระเบียบเมื่อเปรียบเทียบกับงานอื่นๆ
การใช้เกณฑ์ต่างๆ เช่น การจัดอันดับที่ยาก ปานกลาง และง่าย อาจเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากกว่าการเปรียบเทียบกัน อย่ากังวลมากเกินไปเกี่ยวกับการจัดเรียงก่อนที่คุณจะแท็กแต่ละรายการด้วยคะแนนของตัวเอง
ขั้นตอนที่ 4 เปรียบเทียบงานทั้งหมดและสร้างรายการ
ใส่รายการงานที่สำคัญและเร่งด่วนที่สุดไว้ด้านบนซึ่งต้องใช้ความพยายามน้อยที่สุดในการดำเนินการให้เสร็จและเพิ่มงานของคุณให้มากที่สุดภายในกรอบเวลาที่กำหนด
ส่วนที่ 3 จาก 3: การทำงานกับรายการ
ขั้นตอนที่ 1. ทำทีละอย่างและทำจนกว่าจะเสร็จ
การทำงานผ่านรายการในรายการโดยการเรียงลำดับและทำงานแต่ละงานทีละน้อยจะทำให้การปฏิบัติงานทำได้ยาก ผ่านไปสองสามชั่วโมง คุณจะเห็นรายการเหมือนเดิมทุกประการ ยังไม่เสร็จสมบูรณ์ แทนที่จะทำงานทีละเล็กทีละน้อย ทำสิ่งหนึ่งให้เสร็จก่อน แล้วค่อยไปทำอย่างอื่นหลังจากพักช่วงสั้นๆ อย่าทำงานอย่างอื่นในรายการจนกว่าคุณจะทำสิ่งที่อยู่ด้านบนสุดและสำคัญที่สุดเสร็จแล้ว
อีกวิธีหนึ่งคือคุณสามารถค้นหาโครงการจากรายการต่างๆ ที่อาจทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ แม้ว่าจะไม่ใช่ความคิดที่ดีที่จะทบทวนโน้ตคณิตศาสตร์และเขียนเอกสารประวัติศาสตร์ไปพร้อม ๆ กัน แต่คุณอาจต้องการนั่งที่เครื่องซักผ้าและรอให้เสื้อผ้าของคุณแห้งขณะเรียนเพื่อประหยัดเวลาในงานที่สำคัญ
ขั้นตอนที่ 2 ตัดสินใจว่าจะมอบหมายอะไรได้บ้างและจะเหลืออะไรได้บ้าง
ถ้าอินเทอร์เน็ตในบ้านของคุณล่ม คุณอาจจะอยากไปห้องสมุด หาวรรณกรรมเกี่ยวกับ Wi-Fi เพื่อจะได้วินิจฉัยปัญหาตั้งแต่เริ่มต้น แต่นี่เป็นไปไม่ได้ ถ้าคุณต้องเตรียมอาหารเย็น เรตติ้งยี่สิบ เอกสารในวันพรุ่งนี้ วัน และทำอย่างอื่นอีกห้าสิบอย่าง ไม่อย่างนั้นจะดีกว่าถ้าติดต่อบริษัทเคเบิล?
บางครั้งคุณอาจกำจัดบางสิ่งที่คุณไม่จำเป็นต้องทำด้วยตัวเองหรือมอบหมายงานที่จะทำให้เสียเวลา คุณสามารถซื้อลวดรั้วใหม่ที่มีราคาแพง หรือคุณสามารถใช้ลวดเก่าหาอย่างบ้าคลั่งในลานขยะ ลอดผ่านมันเป็นเวลาสองสามชั่วโมงท่ามกลางแสงแดดที่ร้อนระอุ แต่ถ้าประหยัดได้นิดหน่อย ซื้อลวดใหม่น่าจะคุ้มกว่า
ขั้นตอนที่ 3 เปลี่ยนรายการและงานต่างๆ ในรายการของคุณ
การเปลี่ยนกิจกรรมต่างๆ ที่คุณทำจะช่วยให้คุณมีความกระตือรือร้นในขณะที่ทำงานเหล่านั้น และช่วยให้คุณไปยังงานถัดไปได้รวดเร็วยิ่งขึ้น เปลี่ยนรายการสิ่งที่ต้องทำด้วยรายการสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้เป็นผู้ปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพสูงสุด หยุดพักระหว่างงานและทำอย่างอื่น นี้จะช่วยให้คุณมีพลังงานและมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนที่ 4 เริ่มต้นด้วยงานที่ต้องการน้อยที่สุดหรือยากที่สุด
ขึ้นอยู่กับตัวละครที่คุณมี เป็นความคิดที่ดีที่จะเริ่มงานที่คุณไม่ชอบมากที่สุด ไม่จำเป็นต้องเป็นงานที่ยากที่สุดหรือสำคัญที่สุดเสมอไป แต่การทำให้เสร็จเร็วเพื่อที่คุณจะได้ทำอย่างอื่นที่สนุกกว่านั้นมักจะได้ผลมากกว่าสำหรับบางคน
เรียงความภาษาอังกฤษของคุณอาจมีความสำคัญมากกว่าการบ้านวิชาคณิตศาสตร์ของคุณ แต่ถ้าคุณเกลียดคณิตศาสตร์จริงๆ คุณควรทำให้เสร็จก่อนเพื่อที่คุณจะได้ใช้เวลาทั้งหมดไปกับการเขียนเรียงความ ให้ความสนใจกับงานอย่างเต็มที่
ขั้นตอนที่ 5 จัดลำดับความสำคัญเหนือความเร่งด่วนในบางกรณี
คุณอาจพบว่าตัวเองอยู่ในสถานการณ์ที่คุณมีเวลาเพียง 10 นาทีในการเดินทางข้ามเมืองไปยังห้องสมุดเพื่อรับแผ่นดิสก์ Game of Thrones ล่าสุดที่คุณสั่งซื้อ ทำให้เป็นรายการที่เร่งด่วนที่สุดในรายการของคุณ แต่จริงๆ แล้ว เวลานั้นควรใช้ไปกับการทำงานที่สำคัญกว่า เช่น การเขียนเรียงความภาษาอังกฤษของคุณ คุณจะได้มีเวลาให้ตัวเองมากขึ้นโดยเลิกหยิบดีวีดีออกไปจนกว่าจะถึงวันถัดไป เมื่อคุณมีเวลามากขึ้นสำหรับมัน
ขั้นตอนที่ 6 ทำเครื่องหมายงานในรายการหลังจากที่คุณทำเสร็จแล้ว
ปลอดภัย! ในขณะที่คุณดูรายการสิ่งที่ต้องทำ ให้ใช้เวลาอย่างมีความสุขในการทำเครื่องหมายงานทั้งหมดว่าเสร็จแล้ว ลบออกจากไฟล์ หรือตัดมันออกจากกระดาษด้วยมีดที่ขึ้นสนิมแล้วเผาส่วนที่ตัดทิ้ง ใช้เวลาสักครู่ให้รางวัลตัวเองสำหรับความสำเร็จเล็กๆ น้อยๆ ที่คุณทำสำเร็จ คุณทำสำเร็จแล้ว!
อุปกรณ์
- ดินสอ
- กระดาษ
- ปากกาเน้นข้อความ
เคล็ดลับ
- พิจารณาแบ่งงานที่ยาวออกเป็นงานที่สั้นกว่าหลายๆ งาน งานสั้นๆ นั้นไม่ยุ่งยากและง่ายต่อการดำเนินการ
- ใช้เวลาพักผ่อน ผ่อนคลาย และรวบรวมจิตวิญญาณใหม่
- ขอความช่วยเหลือ. มอบหมายส่วนหนึ่งของรายการของคุณให้กับครอบครัวหรือเพื่อนฝูง
- เป็นจริงเกี่ยวกับสิ่งที่สามารถทำได้ในเวลาที่กำหนด
- สำหรับโครงการของโรงเรียน สิ่งที่มีค่ามากกว่าหรือจำเป็นต้องทำอย่างรวดเร็วควรวางไว้ที่ด้านบนสุดของรายการ
- หากงานสองงานมีความสำคัญหรือเร่งด่วนเท่ากัน ให้จัดลำดับความสำคัญของงานที่ต้องใช้ความพยายามน้อยที่สุดในการดำเนินการให้เสร็จ
- งานที่ต้องใช้ความพยายามมากขึ้นจะต้องกันไว้นานกว่าจะเสร็จ
- จัดสรรเวลาให้กับสิ่งที่ไม่คาดฝัน
- ครึ่งชั่วโมงถึงหนึ่งชั่วโมงต่องานเป็นเวลาเพียงพอที่จะจดจ่อกับงานใดงานหนึ่งก่อนที่จะถึงเวลาพัก
- ใช้ WordPad หรือสเปรดชีตบนคอมพิวเตอร์ของคุณ เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องสร้างสำเนาของรายการที่คุณออกแบบขึ้นใหม่
- ช่วยเหลือและสอนผู้อื่น หากคุณทำงานมอบหมายให้เสร็จก่อนกำหนด ให้เสนอตัวช่วยเหลือและสอนครอบครัวหรือเพื่อนฝูง พ่อแม่ของคุณอาจให้รางวัลคุณด้วยเงินค่าขนมพิเศษ
- ขจัดหรือเลื่อนงานบางอย่างที่มีความสำคัญน้อยกว่าและต้องใช้ความพยายามมากขึ้นเพื่อให้เสร็จ
- คุณต้องสามารถใช้ประโยชน์จากเวลาที่คุณมีและมีแผนสำหรับอนาคต นอกจากนั้น การรักษาทัศนคติที่ดีและไม่ผัดวันประกันพรุ่งเป็นสิ่งสำคัญมาก
เคล็ดลับอื่นๆ
- ใช้เวลาที่มีอยู่ให้คุ้มค่า วางแผนล่วงหน้า และอย่าผัดวันประกันพรุ่ง
- จำมนต์ "ฉันทำได้ ต้องทำ และจะทำ!" และไม่บ่นเรื่องภาระงาน
- อดทนและทำงานหนักย่อมประสบผลสำเร็จ
คำเตือน
- ความปลอดภัยของคุณและของผู้อื่นเป็นสิ่งสำคัญอันดับแรกในงานทั้งหมดที่ต้องทำ
- ชีวิตส่วนตัว ความสุขและความซื่อสัตย์ของคุณควรอยู่ในลำดับความสำคัญสูงสุดของคุณ
