หากคุณทำงานเป็นครูหรือเขียนคู่มือทางเทคนิค คุณจะต้องจดคำแนะนำทุกวัน อย่างไรก็ตาม สำหรับคนส่วนใหญ่ การเขียนแนวทางที่ชัดเจนอาจเป็นเรื่องยาก คุณสามารถข้ามขั้นตอนสำคัญได้ เนื่องจากคุณคิดว่าผู้อ่านจะทำโดยอัตโนมัติ หรือทำให้ผู้อ่านสับสนกับการดำเนินการต่างๆ ที่เกี่ยวข้องในขั้นตอนเดียว เพื่อให้สามารถเขียนแนวทางที่ชัดเจนได้ ก่อนอื่นคุณต้องรู้วิธีการทำงานให้เสร็จสิ้น ใช้คำแนะนำของคุณอย่างแท้จริงเพื่อให้แน่ใจว่าจะช่วยให้ผู้อ่านทำงานเสร็จ
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การทำความเข้าใจงาน
ขั้นตอนที่ 1 รวบรวมวัสดุที่จำเป็น
ก่อนเขียนคู่มือ คุณควรทำความคุ้นเคยกับงานที่เกี่ยวข้อง เตรียมเครื่องมือและอุปกรณ์ทั้งหมดที่จำเป็นและจัดเรียงตามลำดับการใช้งาน
เขียนทุกสิ่งที่คุณต้องการ เมื่อเขียนคู่มือ คุณอาจต้องระบุอุปกรณ์และวัสดุทั้งหมดที่จำเป็นเพื่อให้งานเสร็จสมบูรณ์
ขั้นตอนที่ 2 ทำงานที่เกี่ยวข้องให้เสร็จด้วยตนเอง
แม้ว่าคุณจะจัดการงานที่เกี่ยวข้องให้เสร็จด้วยตัวเองหลายครั้ง แต่ก็ควรทำซ้ำอีกครั้งเมื่อเขียนคำแนะนำ เพื่อไม่ให้พลาดอะไรไป
- หากคุณรู้จักงานเป็นอย่างดี คุณอาจต้องการใช้ทางลัด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่พลาดขั้นตอนหรือข้อมูลใด ๆ เมื่อเขียนคู่มือนี้
- ลองนึกภาพว่าคุณกำลังเขียนใบสั่งยาสำหรับใครบางคน หากคุณปรุงอาหารจานนี้บ่อยๆ คุณอาจวัดส่วนผสมที่ต้องการได้เพียงแค่ดูจากส่วนผสมเหล่านั้น อย่างไรก็ตาม คนอื่นๆ ต้องการส่วนผสมเหล่านี้ในปริมาณที่ถูกต้อง
ขั้นตอนที่ 3 สร้างโครงร่างโดยละเอียด
ในขณะที่คุณทำงาน ใช้เวลาสักครู่เพื่อจดสิ่งที่คุณทำ วิธีนี้จะช่วยให้คุณเขียนคำแนะนำในลำดับที่สมเหตุสมผล หากคุณทำงานในขณะที่จดขั้นตอน คุณจะรู้ว่าต้องทำอะไรและต้องทำให้เสร็จเมื่อใด
ขั้นตอนที่ 4 กำหนดผู้ชมของคุณ
วิธีเขียนคู่มือสามารถปรับให้เข้ากับประเภทของคนที่จะอ่านและปฏิบัติตามคำแนะนำของคุณ วิธีเขียนคู่มือวัยรุ่นจะต่างจากผู้ใหญ่
นอกจากนี้ยังส่งผลต่อเหตุผลของผู้ชมในการทำงานให้เสร็จ เป้าหมายของนักเรียนที่ทำงานในโครงการแตกต่างจากผู้ใหญ่ที่ต้องการทำงานให้เสร็จอย่างแน่นอน
ขั้นตอนที่ 5. สร้างบทนำสั้นๆ
บทนำนี้จะบอกผู้อ่านถึงสิ่งที่สามารถทำได้และผลลัพธ์จะเป็นอย่างไรเมื่อทำภารกิจเสร็จสิ้น โปรดทราบว่าคนส่วนใหญ่จะข้ามบทนำหรืออ่านผ่านๆ ดังนั้นอย่าใส่ข้อมูลสำคัญหรือคำเตือนไว้ในบทนำ
- ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนคู่มือเกี่ยวกับวิธีการทำแซนด์วิชเนยถั่วและเยลลี่ คุณอาจพูดถึงสั้นๆ ว่าแซนวิชเนยถั่วและเยลลี่เป็นตัวเลือกที่ดีและเรียบง่ายสำหรับมื้อกลางวันสำหรับเด็กและของว่างยามบ่าย
- หากคุณรู้สึกว่าจำเป็นต้องใส่คำเตือนในคำนำ ขอแนะนำให้รวมไว้ในขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งในกรณีที่ผู้อ่านพลาดการแนะนำของคุณ
ส่วนที่ 2 จาก 3: การเขียนคู่มือ
ขั้นตอนที่ 1 แบ่งงานออกเป็นขั้นตอนเล็ก ๆ
แต่ละขั้นตอนควรมีหนึ่งการกระทำ หากคุณมีมากกว่าหนึ่งหรือสองประโยคต่อขั้นตอน ให้ลองแบ่งออกเป็นขั้นตอนที่สั้นกว่าและง่ายกว่า
ตัวอย่างเช่น คุณเขียนคู่มือเกี่ยวกับวิธีการเดินสุนัขของคุณ ขั้นตอนที่ระบุว่า "ใส่ปลอกคอรอบคอสุนัขและผูกสายจูง" เป็นขั้นตอนที่รวมกันซึ่งประกอบด้วยสองการกระทำ: การติดสายจูง และ ผูกบังเหียน ดังนั้น เขียนว่า “ใส่สายจูงรอบคอสุนัข” เป็นขั้นตอนแรก และ “ใส่สายจูงบนสายจูง” เป็นขั้นตอนที่สอง
ขั้นตอนที่ 2 เริ่มต้นแต่ละขั้นตอนด้วยคำพูดการกระทำ
ทุกขั้นตอนที่เขียนจะต้องทำได้ ใช้คำกริยาเพื่อระบุว่าต้องดำเนินการใดเพื่อให้ขั้นตอนในงานเสร็จสมบูรณ์
- สร้างประโยคของคุณเพื่อบอกคนอื่นว่าต้องทำอะไร ไม่ใช่สิ่งที่พวกเขาจำเป็นต้องรู้
- ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณกำลังเขียนคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการเดินสุนัขของคุณและขั้นตอนหนึ่งคือการปรับขนาดของสายจูง สำหรับขั้นตอนนี้ วลี "check the leashes of leashes" หรือ "measure your dog's neck" มีแนวโน้มมากกว่าแค่ "Know your leashes size"
ขั้นตอนที่ 3 ติดตามความคืบหน้าเชิงตรรกะ
สมมติว่าผู้อ่านจะทำงานทันทีหลังจากอ่านขั้นตอนแรก โดยปกติผู้อ่านจะไม่อ่านคำแนะนำขั้นตอนจนจบ หากมีข้อมูลที่ผู้อ่านต้องการทราบเพื่อทำงานให้เสร็จสิ้น ให้ใส่ข้อมูลนี้ในขั้นตอนคำแนะนำ
- หากมีอันตรายในขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่ง ให้ใส่คำเตือนในขั้นตอนนั้นด้วย อย่าใส่คำเตือนในบทนำหรือท้ายคู่มือเมื่อสายเกินไป
- รวมคำแนะนำที่เหมาะสมเพื่อให้ผู้อ่านทราบเมื่อทำตามขั้นตอนอย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น คุณอาจเขียนว่า "สายจูงมีขนาดพอเหมาะ ถ้าคุณสามารถสอดนิ้วสองนิ้วระหว่างด้านหลังปลอกคอกับคอของสุนัขได้"
ขั้นตอนที่ 4 เลือกคำพูดของคุณอย่างระมัดระวัง
ใช้ภาษาง่ายๆ ที่ทุกคนเข้าใจได้ง่าย คุณควรหลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์แสงหรือศัพท์เทคนิค หากคุณต้องใช้คำศัพท์ทางเทคนิค ให้สั้นและเรียบง่าย
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนแนวทางในการยื่นฟ้อง คุณอาจต้องระบุเงื่อนไขทางกฎหมายด้วย เขียนคำอธิบายง่ายๆ ก่อน จากนั้นดำเนินการตามข้อกำหนดทางเทคนิคที่ใช้ในการทดลองใช้
ขั้นตอนที่ 5. ใช้กริยาบวก
โดยปกติ เป็นความคิดที่ดีที่จะเขียนสิ่งที่ผู้อ่านต้องทำเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง แทนที่จะเขียนว่าอะไรไม่ควรทำ เมื่อคนอ่านคู่มือ จิตใจของเขาจะมุ่งทำงานให้เสร็จ หากคุณเริ่มต้นด้วยสิ่งที่พวกเขาไม่ควรทำ พวกเขาจะสับสนและทำในสิ่งที่ไม่ควรทำ
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนคู่มือเกี่ยวกับวิธีการเดินสุนัขของคุณ คุณอาจต้องการเขียนว่า "ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสายจูงถูกผูกไว้อย่างถูกต้อง" หรือ "ปรับปลอกคอให้พอดี" แทนที่จะเป็น "อย่าใส่สายจูง" คับเกินไป" หรือ "อย่าใส่ปลอกคอที่คับเกินไป" แคบเกินไป"
ขั้นตอนที่ 6 เขียนในบุคคลที่สอง
ใช้คำว่า “คุณ” เพื่อพูดกับผู้อ่านของคุณโดยตรงเพื่อไม่ให้พวกเขาสับสน เมื่อคุณใช้คำว่า “คุณ” ผู้อ่านจะรู้ว่าต้องทำอะไรเพื่อให้งานเสร็จโดยไม่ต้องเดา
ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเขียนว่า "ต้องกดคันโยก" คุณกำลังทำให้ผู้อ่านเดาว่าใครควรกดคันโยก วลี "คุณต้องกดคันโยก" หรือแม้แต่ "กดคันโยก" จะไม่ทำให้ผู้อ่านสงสัย
ขั้นตอนที่ 7 รวมทางเลือกอื่น
บางครั้ง มีมากกว่าหนึ่งวิธีในการดำเนินการให้เสร็จสิ้นตั้งแต่หนึ่งขั้นตอนขึ้นไป รวมทางเลือกอื่นพร้อมกับขั้นตอนเพื่อให้ผู้อ่านสามารถเลือกวิธีที่พวกเขาต้องการได้
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนคู่มือวิธีทำเนยถั่วและแซนด์วิชเยลลี่ ให้ใส่ไส้อื่นๆ เช่น "เนยอัลมอนด์สำหรับผู้ที่แพ้ถั่วลิสง"
ขั้นตอนที่ 8 รวมรูปภาพหากช่วยได้
มีสุภาษิตที่ว่า "ภาพเดียวดีกว่าพันคำ" ในการสร้างแนวทางที่ชัดเจน บางครั้งรูปภาพหรือไดอะแกรมจะทำให้ผู้อ่านเข้าใจหลักเกณฑ์ที่คุณให้ไว้ได้ง่ายขึ้น
สำหรับคำแนะนำทางเทคนิคเพิ่มเติม ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารูปภาพสามารถช่วยเหลือผู้อ่านได้อย่างชัดเจน และการดำเนินการกับรูปภาพนั้นไม่ได้ถูกบดบังด้วยเครื่องมือหรือมือ
ส่วนที่ 3 ของ 3: การทดสอบที่สร้าง Guides
ขั้นตอนที่ 1 จัดระเบียบคำแนะนำของคุณเป็นส่วนๆ
งานที่ซับซ้อนมีมากกว่าหนึ่งส่วน หากคุณกำลังเขียนคู่มือสำหรับงานขนาดใหญ่ที่มีส่วนย่อยๆ หลายส่วน ให้แยกเป็นส่วนๆ
- หากคุณกำลังกำหนดหมายเลขไกด์ ให้กำหนดหมายเลขให้กับแต่ละส่วน ผู้อ่านจะรู้สึกถึงความสำเร็จของความสำเร็จหลังจากเสร็จสิ้นแต่ละส่วน
- แม้ว่างานของคุณจะไม่มีส่วนที่ควบคุมได้เพียงบางส่วน (กึ่งอิสระ) ให้แบ่งงานออกเป็นส่วนๆ หากงานมีหลายขั้นตอน ด้วยวิธีนี้ ผู้อ่านจะไม่ถูกครอบงำโดยขั้นตอนในคู่มือนี้
ขั้นตอนที่ 2. ลองทำตามคำแนะนำที่คุณเขียน
หากคุณไม่สามารถปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ที่เป็นลายลักษณ์อักษร คนอื่นๆ ก็จะไม่ปฏิบัติตามเช่นกัน ขอให้เพื่อนอ่านและปฏิบัติตามคำแนะนำ และถามว่ามีส่วนใดบ้างที่ทำให้เขาสับสน
คุณอาจต้องทดสอบไกด์หลายครั้ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากไกด์ของคุณยาวหรือซับซ้อน
ขั้นตอนที่ 3 แก้ไขคำแนะนำของคุณอย่างระมัดระวัง
การพิมพ์ผิดและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์จะทำให้ไกด์ของคุณเสียความชัดเจน ทำให้ยากต่อการปฏิบัติตาม อ่านคำแนะนำของคุณไปมาเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาด
หากคุณไม่มั่นใจในทักษะการแก้ไข ลองขอให้เพื่อนตรวจสอบคำแนะนำของคุณ
ขั้นตอนที่ 4 รวมรายการเครื่องมือและวัสดุที่จำเป็น
โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าการมอบหมายต้องใช้เครื่องมือหรือวัสดุพิเศษ รายการนี้จะช่วยผู้อ่านได้มาก วางรายการนี้ไว้ที่จุดเริ่มต้นของคู่มือเพื่อให้ผู้อ่านสามารถรวบรวมเครื่องมือและสื่อการสอนทั้งหมดก่อนเริ่มงาน
ลองนึกภาพว่าคุณกำลังเขียนสูตร สูตรอาหารมักมีส่วนผสมและเครื่องมือทำอาหารที่จำเป็นในตอนเริ่มต้นเสมอ ด้วยวิธีนี้คุณสามารถรวบรวมทุกอย่างก่อนปรุงอาหาร
ขั้นตอนที่ 5. ให้คำเตือนที่เหมาะสม
เมื่อทดสอบคู่มือ คุณอาจพบอันตรายที่ซ่อนอยู่ซึ่งไม่ได้เปิดเผยเมื่อคุณเขียนคู่มือครั้งแรก เตือนผู้อ่านเพื่อป้องกันอันตรายนี้
