ทุกวันนี้ อีเมลเป็นหนึ่งในวิธีการสื่อสารที่ใช้กันมากที่สุด นอกเหนือจาก SMS, โทรศัพท์ และการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที การส่งอีเมลกลายเป็นกิจกรรมทั่วไป หลายคนจึงลืมวิธีเขียนอีเมลที่ดี อีเมลที่ดีแสดงถึงความเป็นมืออาชีพและความซื่อสัตย์ในข้อความที่สื่อถึง ดังนั้น คุณจึงควรทราบวิธีจัดรูปแบบข้อความอีเมล
ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1 เขียนหัวเรื่องของอีเมล
หัวเรื่องของข้อความอีเมลเป็นบทสรุปสั้นๆ ของเนื้อหาข้อความ หัวข้ออีเมลของคุณควรตรงเป้าหมายเพื่อให้สามารถให้ผู้รับทราบถึงเนื้อหาของอีเมลได้ในเวลาเพียงไม่กี่คำ
- ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังส่งอีเมลเกี่ยวกับธุรกิจ อย่าตั้งหัวข้อที่ยาวและมีรายละเอียดมากเกินไป เช่น "ฉันรักรถของคุณ ยางสีน้ำเงินสวย ยางดีด้วย"
- อธิบายว่าคุณหมายถึงอะไรโดยส่งอีเมลในหัวข้อ เช่น "สนใจซื้อรถเก๋งสีน้ำเงิน"
ขั้นตอนที่ 2 ใช้คำทักทายที่เหมาะสม
อย่าเริ่มอีเมลทันทีด้วยสิ่งที่คุณต้องการพูด ใช้คำทักทายทั่วไป เช่น "อรุณสวัสดิ์/บ่าย" หรือ "ทักทาย" คุณไม่ต้องการที่จะถูกระดมยิงด้วยคำถามจากคนที่คุณไม่รู้จักใช่ไหม มารยาทเดียวกันกับอีเมลก็เช่นกัน
เพื่อให้คำทักทายเป็นส่วนตัวยิ่งขึ้น ให้ใส่นามสกุลของผู้รับในคำทักทาย
ขั้นตอนที่ 3 เขียนเนื้อหาของข้อความ
คุณสามารถเขียนข้อความได้ตามต้องการทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทและผู้รับข้อความ
- หากคุณกำลังเขียนอีเมลถึงคนที่คุณรู้จักอย่างใกล้ชิด คุณสามารถเขียนอีเมลด้วยเสียงส่วนตัว อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังเขียนอีเมลธุรกิจ พยายามใช้ภาษาที่เป็นมืออาชีพมากที่สุด
- คุณควรใส่ใจกับรูปแบบของข้อความด้วย อย่าใช้ประเภท ขนาด และการจัดรูปแบบที่อ่านยาก และหลีกเลี่ยงตัวพิมพ์ใหญ่ ในโลกไซเบอร์ ตัวพิมพ์ใหญ่หมายถึงความโกรธ
ขั้นตอนที่ 4 รวมคำทักทายปิด - อย่าเพิ่งจบอีเมล
สามารถใช้คำทักทายปิด เช่น "คำทักทาย" หรือคำทักทายอื่นๆ ที่เหมาะสมได้
คุณควรเลือกคำทักทายปิดที่ตรงกับอีเมลของคุณ คุณคงไม่อยากเขียน "คำทักทาย" ที่ท้ายอีเมลธุรกิจเพราะนั่นจะหยาบคายใช่ไหม
ขั้นตอนที่ 5. เพิ่มลายเซ็น
แม้ว่าที่อยู่อีเมลของคุณจะรวมชื่อของคุณในอีเมลทุกฉบับที่คุณส่ง เราขอแนะนำให้คุณใช้ลายเซ็นในอีเมลที่คุณส่ง คุณสามารถใช้ข้อความธรรมดาหรือรูปภาพ (เช่น โลโก้ แบรนด์ ฯลฯ) ในลายเซ็นของคุณได้
ใช้ตัวเลือก "ลายเซ็น" ในไคลเอ็นต์อีเมลของเว็บหรือผู้ให้บริการที่คุณใช้สร้างลายเซ็น
เคล็ดลับ
- นอกจากการจัดรูปแบบอีเมลของคุณแล้ว คุณควรใช้ที่อยู่อีเมลที่เหมาะสมด้วย การส่งอีเมลถึงเพื่อนสมัยเด็กของคุณผ่าน "[email protected]" อาจยังใช้ได้อยู่ แต่คุณไม่ควรใช้อีเมลนั้นเพื่อส่งอีเมลธุรกิจถึงเจ้านายของคุณ
- ใช้มารยาททางอินเทอร์เน็ตที่ดีในการเขียนอีเมล อย่าส่งอีเมลขยะหรือข้อความไปยังผู้ติดต่อที่ไม่รู้จัก
- ตรวจสอบอีเมลของคุณอีกครั้งก่อนส่งเพื่อป้องกันไม่ให้มีการส่งข้อความหลายข้อความไปยังผู้รับรายเดียวกัน หากคุณส่งอีเมลหลายฉบับ ข้อความของคุณอาจถูกทำเครื่องหมายว่าเป็นจดหมายขยะ
