หากคุณไม่เคยเขียนจดหมายอ้างอิงอักขระ คุณอาจพบว่ามันยาก แม้ว่าการเขียนจดหมายอ้างอิงตัวละครถือเป็นความรับผิดชอบที่ยิ่งใหญ่ แต่ก็ไม่มีอะไรต้องกังวล ตัวอักษรอ้างอิงนั้นสร้างได้ง่ายจริงๆ ไม่ว่าจะเพื่อการทำงาน โปรแกรมวิชาการ หรือเพื่อวัตถุประสงค์ในศาล ตราบใดที่ข้อมูลนั้นพร้อมใช้งานและใช้ภาษาที่สุภาพ เขียนการอ้างอิงในเชิงบวกและเพื่อนหรือบุคคลที่ขอให้คุณเขียนจะขอบคุณ
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 2: การเขียนจดหมาย
ขั้นตอนที่ 1 เขียนภูมิหลังและความสัมพันธ์ของคุณกับบุคคลที่อธิบายไว้ในเอกสารอ้างอิง
แนะนำข้อมูลเบื้องต้นล่วงหน้า คุณเป็นใครและความสัมพันธ์ของคุณกับบุคคลที่เกี่ยวข้องเป็นอย่างไร คุณรู้จักเขามานานแค่ไหนแล้ว? คุณใช้เวลาร่วมกับเขาในองค์กรหรือกิจกรรมเดียวมากแค่ไหน? คุณพบเขาที่ไหน? ผู้อ่านจดหมายอ้างอิงอักขระต้องการทราบว่าความสัมพันธ์ของผู้เขียนกับบุคคลที่อ้างถึงในจดหมายของเขาเป็นอย่างไร
คิดถึงธรรมชาติของความสัมพันธ์ของคุณกับคนที่เกี่ยวข้อง ระบุในรายละเอียด แทนที่จะเขียนง่ายๆ ว่า “ฉันรู้จัก Doni มาสามปีแล้ว” คุณควรพูดว่า “ฉันมีความสุขที่ได้ร่วมงานกับ Doni ในช่วงสามปีที่ผ่านมาที่ Kedai Kebun Kita, Yogyakarta”
ขั้นตอนที่ 2 ใช้รูปแบบที่เหมาะสม
การอ้างอิงอักขระต้องเป็นไปตามรูปแบบสามย่อหน้าสามส่วน ย่อหน้าแรกเป็นคำนำ ซึ่งอธิบายว่าคุณเป็นใครและความสัมพันธ์ของคุณกับบุคคลที่อ้างอิง ย่อหน้าที่สองเพื่อสรุปการวิเคราะห์ลักษณะของแต่ละคน ย่อหน้าที่สามเป็นการปิดเพื่อขอให้ผู้อ่านมองบุคคลที่เกี่ยวข้องในเชิงบวก
- จบจดหมายอ้างอิงโดยชักชวนให้ผู้อ่านคิดบวกในเรื่องของจดหมาย ปิดด้วย “ขอแสดงความนับถือ [ชื่อของคุณ]”
- เขียนจดหมายสั้นๆ. ผู้อ่านไม่ต้องการหลายหน้าเพียงเพื่อค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับตัวละครของใครบางคน พวกเขาต้องการพื้นฐาน โปรดจำสิ่งนี้ไว้เมื่อคุณร่าง
ขั้นตอนที่ 3 เขียนประจุบวกลงไป
จดหมายอ้างอิงตัวละครไม่ใช่สถานที่สำหรับเปรียบเทียบจุดแข็งและจุดอ่อนส่วนบุคคล ภูมิหลัง หรือไลฟ์สไตล์ของบุคคล จดหมายนี้ควรให้การประเมินความสำเร็จ เป้าหมาย และบุคลิกภาพของบุคคลที่อ้างอิงอย่างตรงไปตรงมาแต่ในเชิงบวก จดหมายอ้างอิงถึงตัวละครที่ดีจะสร้างความประทับใจในเชิงบวกเกี่ยวกับบุคคลที่เกี่ยวข้อง
- ใช้คำคุณศัพท์เชิงบวกเพื่อเน้นว่าบุคคลที่เป็นปัญหานั้นเป็นคนดี
- รวมรายการผลงานสั้น ๆ ของบุคคลอ้างอิง ตัวอย่างเช่น หากเขาบริจาคเวลาหรือเงินเพื่อการกุศล ให้ระบุในจดหมาย หากเขามีพื้นฐานทางทหารและเคยรับใช้ประเทศมาก่อน ให้เขียนความกล้าหาญของเขาเพื่อลดการคว่ำบาตรทางกฎหมายให้เหลือน้อยที่สุด กล่าวถึงการบริจาคที่เกี่ยวข้องกับคริสตจักรหรือองค์กรทางศาสนาอื่น ๆ ด้วย
- หากคุณไม่แน่ใจว่าจะรวมความสำเร็จใด ให้ตอบคำถามต่อไปนี้ “สิ่งนี้เกี่ยวข้องหรือบ่งชี้คุณลักษณะเชิงบวก”
ขั้นตอนที่ 4 ทำการแก้ไขขั้นสุดท้าย
ก่อนส่ง โปรดอ่านจดหมายของคุณซ้ำเพื่อตรวจสอบการสะกดผิด เครื่องหมายวรรคตอน หรือไวยากรณ์ เทคโนโลยีการประมวลผลคำล่าสุดได้อำนวยความสะดวกอย่างมากในงานนี้สำหรับคนธรรมดา ตรวจสอบคำที่มีเส้นหยักสีแดง ถ้าไม่ใช่ชื่อ อาจสะกดผิด นอกจากการสะกดคำและไวยากรณ์แล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อเท็จจริงที่คุณนำเสนอนั้นถูกต้อง ส่งร่างจดหมายถึงบุคคลที่คุณอ้างอิงเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดถูกต้อง
ส่วนที่ 2 จาก 2: การวางแผนจดหมายอ้างอิงตัวละคร
ขั้นตอนที่ 1. ใช้ภาษาที่ถูกต้อง
การอ้างอิงตัวละครควรสุภาพและเป็นทางการ คุณต้องซื่อสัตย์ แต่อย่าประมาทความสามารถของผู้อ่านในการตัดสินอย่างมีประสิทธิภาพ ผู้อ่านจดหมายของคุณอาจเป็นผู้พิพากษา ศาสตราจารย์ หรือบุคคลที่น่านับถือ
ใช้การกำหนด "เกียรติยศของคุณ" สำหรับผู้พิพากษา "หมอ" "ศาสตราจารย์" หรือ "นาย" สำหรับอาจารย์และตำแหน่งสำหรับนายทหาร (เช่น "นายพล" หรือ "จ่า")
ขั้นตอนที่ 2 ค้นหาสาเหตุที่บุคคลดังกล่าวต้องการจดหมายอ้างอิง
โดยทั่วไปแล้วจะต้องมีจดหมายอ้างอิงเพื่อสมัครงานและในคดีในศาลเพื่อระบุว่าการกระทำที่ผิดกฎหมายของบุคคลนั้นไม่ปกติ ข้อกำหนดอื่น ๆ ที่ต้องมีการอ้างอิงถึงตัวละครคือการเช่าที่อยู่อาศัย สมัครเรียนในวิทยาลัย และผู้อพยพสมัครขอสัญชาติ
- หากคุณกำลังเขียนถึงศาล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทราบรายละเอียดที่แน่นอนของอาชญากรรมที่บุคคลดังกล่าวอ้างถึง และหารือว่าเขารู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับคดีนี้ แสดงว่าคุณเข้าใจถึงความแรงของคดี และหากเขาดูเสียใจจริงๆ ให้เน้นความเสียใจของเขาในจดหมาย
- อย่าเขียนการอ้างอิงถึงตัวละครที่คุณไม่รู้จักดีพอ หรือสำหรับคนที่ลังเลที่จะให้รายละเอียดเบื้องหลังที่จำเป็นเกี่ยวกับสาเหตุที่พวกเขาต้องการ
ขั้นตอนที่ 3 รู้ว่าใครจะเป็นคนอ่าน
ค้นหาชื่อและตำแหน่งของผู้อ่าน ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนจดหมายอ้างอิงถึงเพื่อนที่กำลังสมัครตำแหน่งในสาขาวิชาการ คุณต้องแน่ใจว่าคุณรู้จักวิทยาลัยที่เขา/เธอกำลังจะเรียนต่อ ตำแหน่งคืออะไร และใครจะเป็นคนอ่านจดหมาย. ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถสร้างจดหมายส่วนตัวและแสดงว่าคุณและเพื่อนได้ทุ่มเทแรงกายแรงใจไปกับจดหมายนั้น
