ตรวจสอบกิจกรรมในบัญชีได้ง่ายขึ้นโดยใช้เครื่องบันทึกการตรวจสอบที่สร้างจาก Microsoft Excel คุณสามารถตั้งค่าเครื่องบันทึกเงินสดเพื่อจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายเพื่อให้คุณสามารถติดตามการเบิกจ่ายเงินสดทั้งหมดได้ คุณสามารถสร้างสูตรเพื่อค้นหายอดเงินคงเหลือในบัญชี นอกจากจะมีประโยชน์แล้ว การสร้างเครื่องบันทึกเช็คใน Excel คุณยังสามารถรู้พื้นฐานของ Excel ได้อีกด้วย
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 5: การสร้างคอลัมน์ใน Excel
ขั้นตอนที่ 1. ทำความรู้จักกับ Excel
Excel เป็นซอฟต์แวร์สเปรดชีตที่ใช้จัดการข้อมูลและคำนวณด้วยสูตร สเปรดชีต Excel จัดเรียงตามคอลัมน์และแถว
- สามารถติดตั้ง Excel เวอร์ชันเดสก์ท็อปได้บนพีซีหรือ Mac นอกจากนี้ยังมีแอพออนไลน์ฟรีสำหรับคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือโทรศัพท์ของคุณ การทำงานของแต่ละเวอร์ชั่นนั้นแตกต่างกันเพียงเล็กน้อยเท่านั้น
- Excel มีมานานแล้วและมีเวอร์ชันใหม่ทุกปี วิธีการทำงานของแต่ละเวอร์ชันนั้นแตกต่างกันเพียงเล็กน้อยเท่านั้น
- ใน Excel แถวจะอยู่ในแนวนอนและจัดเรียงตามตัวเลข คอลัมน์เป็นแนวตั้งและจัดเรียงตามตัวอักษร สี่เหลี่ยมที่แถวและคอลัมน์มาบรรจบกันเรียกว่าเซลล์ เซลล์ถูกตั้งชื่อตามแถวและคอลัมน์ เซลล์ในแถวที่ห้าในคอลัมน์ D มีชื่อว่า D5 (คอลัมน์ D แถวที่ 5)
- ทราบความแตกต่างระหว่างเวิร์กชีตและเวิร์กบุ๊ก เวิร์กชีตคือไฟล์ Excel ที่มีสเปรดชีตตั้งแต่หนึ่งรายการขึ้นไป แต่ละสเปรดชีตอยู่ในแท็บแยกกันภายในเวิร์กบุ๊ก โดยทั่วไปเวิร์กบุ๊กจะมีสามแท็บ แต่สามารถเพิ่มได้หากจำเป็น
- คุณสามารถใช้เพียงแท็บเดียวเพื่อสร้างเครื่องบันทึกเช็คพื้นฐาน
- คุณจะใช้สองแท็บเพื่อสร้างฟังก์ชันประเภทการโหลดในเครื่องบันทึกการตรวจสอบ
ขั้นตอนที่ 2 เปิดสเปรดชีตเปล่า
วิธีเปิดสเปรดชีตขึ้นอยู่กับระบบปฏิบัติการและประเภทของคอมพิวเตอร์ที่คุณใช้
- สำหรับพีซีที่ใช้ระบบปฏิบัติการภายใต้ Windows 7 ให้คลิกเมนู Start ที่มุมล่างซ้ายของเดสก์ท็อป จากเมนูที่ปรากฏขึ้น ให้คลิกโปรแกรม จากเมนูที่ปรากฏขึ้นถัดไป ให้คลิก Microsoft Office จากนั้นคลิก Microsoft Office Excel ณ จุดนี้ สเปรดชีตเปล่าจะปรากฏบนเดสก์ท็อปของคุณ
- สำหรับพีซีที่ใช้ Windows 7 หรือใหม่กว่า ให้คลิกไอคอน Windows ที่มุมล่างซ้ายของหน้าจอ จากนั้นคลิกไทล์ Microsoft Excel เพื่อเปิด Excel จะมีหน้าแสดงไฟล์ใหม่ทางด้านซ้ายและตัวเลือกเทมเพลตเอกสารใหม่ทางด้านขวา คลิกตัวเลือกเทมเพลตแรก Blank Workbook เพื่อเปิดสเปรดชีตใหม่
- เมื่อต้องการเปิด Excel บน Mac ให้คลิก Excel ใน Dock คลิก "ไฟล์" ในแถบเมนู คลิก "เปิด" จากนั้นคลิก "ใหม่" คุณจะถูกนำไปที่สเปรดชีตเปล่าใหม่
ขั้นตอนที่ 3 สร้างป้ายกำกับคอลัมน์
ใช้ฉลากที่มักพบในสมุดเช็คของทะเบียน สร้างคอลัมน์สำหรับวันที่ ไม่ใช่ เช็ค ผู้รับเงิน และคำอธิบายหรือบันทึก จากนั้นสร้างคอลัมน์สำหรับเดบิต (เช่น การชำระเงินหรือถอนเงิน) เครดิต (เช่น การฝากเงิน) และยอดค้างชำระ
- ป้อน "DATE" ในเซลล์ B1 (คอลัมน์ B แถว 1) วันที่ทำรายการถูกป้อนที่นี่
- ย้ายหนึ่งเซลล์ไปทางขวา เซลล์ C1 (คอลัมน์ C แถว 1) พิมพ์ "รายการ #" ป้อนหมายเลขเช็คหรือประเภทธุรกรรมที่นี่ เช่น "ATM" หรือ "เงินฝาก"
- ย้ายหนึ่งเซลล์ไปทางขวา เซลล์ D1 (คอลัมน์ D แถว 1) พิมพ์ "PAYEE" ซึ่งเป็นชื่อผู้รับเช็คหรือผู้รับเงิน
- ย้ายหนึ่งเซลล์ไปทางขวา เซลล์ E1 (คอลัมน์ E แถว 1) พิมพ์ "คำอธิบาย" รายละเอียดเกี่ยวกับการทำธุรกรรมจะถูกป้อนที่นี่
- ย้ายหนึ่งเซลล์ไปทางขวา เซลล์ F1 (คอลัมน์ F แถว 1) พิมพ์ "เดบิต" เงินที่ออกจากบัญชี (ไหลออก) จะถูกบันทึกไว้ที่นี่
- ย้ายหนึ่งเซลล์ไปทางขวา เซลล์ G1 (คอลัมน์ G แถว 1) พิมพ์ "หมวดค่าใช้จ่าย" เว้นว่างนี้ไว้ก่อน ตัวเลือกคอลัมน์เหล่านี้จะถูกสร้างขึ้นในขั้นตอนต่อไป
- ย้ายหนึ่งเซลล์ไปทางขวา เซลล์ H1 (คอลัมน์ H แถว 1) พิมพ์ "เครดิต" เงินที่เข้าบัญชี (ไหลเข้า) จะถูกบันทึกไว้ที่นี่
- ย้ายหนึ่งเซลล์ไปทางขวา เซลล์ J1 (คอลัมน์ J แถว 1) พิมพ์ "ประเภทรายได้" ตัวเลือกคอลัมน์เหล่านี้จะถูกสร้างขึ้นในขั้นตอนต่อมาด้วย
- ย้ายหนึ่งเซลล์ไปทางขวา เซลล์ K1 (คอลัมน์ K แถว 1) พิมพ์ "ยอดคงเหลือ" นี่คือจำนวนเงินในบัญชีหลังจากบันทึกธุรกรรมทั้งหมดแล้ว
ขั้นตอนที่ 4 จัดรูปแบบป้ายชื่อคอลัมน์
เพิ่มการจัดรูปแบบให้กับคอลัมน์ฉลากด้วยฟอนต์ตัวหนา และกำหนดสีพื้นหลังให้กับแถวป้ายทะเบียนรีจิสเตอร์เพื่อให้อ่านง่าย ขั้นแรก เลือกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการจัดรูปแบบ แล้วเลือกตัวเลือกรูปแบบ
- ค้นหาตัวเลือกรูปแบบในแท็บ "หน้าแรก" ของริบบอนของแถบเครื่องมือ แท็บ "หน้าแรก" นี้เปิดอยู่แล้วเมื่อคุณเปิดสมุดงานใหม่
- เลือกเซลล์ B1 (DATE) จากนั้นลากเคอร์เซอร์บนป้ายกำกับทั้งหมดจนถึงเซลล์ K1 (BALANCE)
- ที่มุมซ้ายบนของแถบเครื่องมือ ให้คลิก "B" เพื่อเลือกรูปแบบตัวหนา
- คลิกไอคอนถังสีเพื่อดูจานสีพื้นหลังเพื่อเปลี่ยนสีพื้นหลัง
ขั้นตอนที่ 5. ปรับขนาดหลายคอลัมน์
โดยปกติขนาดคอลัมน์จะเล็กเกินไปที่จะเก็บข้อมูลที่คุณป้อน ตัวอย่างเช่น คอลัมน์ “PAYEE” และ “DESCRIPTION” สามารถใส่ชื่อยาวหรือบันทึกช่วยจำแบบยาวได้ คอลัมน์ A ทำหน้าที่เป็นตัวคั่นเท่านั้น ดังนั้นขนาดของคอลัมน์จึงแคบมาก
- คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ A เพื่อเลือกทั้งคอลัมน์ ที่มุมบนขวาของแถบเครื่องมือบนริบบิ้น "หน้าแรก" ให้คลิกปุ่ม "รูปแบบ" จากเมนูแบบเลื่อนลง คลิก "ความกว้างคอลัมน์" ป้อน 2 จากนั้นคลิกตกลง คอลัมน์ A จะแคบมาก
- ขยายคอลัมน์ D "ผู้รับเงิน" คลิกส่วนหัวในคอลัมน์ D เพื่อเลือกคอลัมน์นั้น วางเมาส์เหนือเส้นขอบของคอลัมน์ D และ E เคอร์เซอร์จะเปลี่ยนเป็นเคอร์เซอร์ปรับขนาด โดยมีรูปร่างเหมือนเครื่องหมายบวกพร้อมลูกศรชี้ เมื่อมองเห็นเคอร์เซอร์นี้แล้ว ให้คลิกซ้ายแล้วลากเมาส์ไปทางขวา เพื่อทำให้คอลัมน์กว้างเท่าที่คุณต้องการ
- ทำซ้ำขั้นตอนเดียวกันเพื่อขยายคอลัมน์ E "DESCRIPTION"
ขั้นตอนที่ 6. จัดป้ายทะเบียนให้อยู่ตรงกลาง
เลือกแถวแรกทั้งหมด คลิกซ้ายที่หมายเลขหนึ่งที่ขอบด้านซ้ายของหน้า ที่ด้านซ้ายบนของแถบเครื่องมือบนริบบิ้น "หน้าแรก" ให้คลิกปุ่มจัดตำแหน่งกึ่งกลาง ข้อมูลทั้งหมดในเซลล์ที่เลือกจะถูกจัดกึ่งกลาง ป้ายชื่อคอลัมน์ในแต่ละเซลล์อยู่ตรงกลาง
ส่วนที่ 2 จาก 5: การจัดรูปแบบเซลล์
ขั้นตอนที่ 1. ป้อนข้อมูลบางส่วน
หากต้องการดูการเปลี่ยนแปลงรูปแบบที่ทำ ให้ป้อนข้อมูลสี่แถวลงในเซลล์ เริ่มต้นด้วยยอดดุลเริ่มต้น จากนั้นป้อนอีกสามธุรกรรม
- เพิ่มวันที่สำหรับยอดดุลยกมาลงในเซลล์ B2 เช่น 9/27/15 ในคอลัมน์ "PAYEE" ในเซลล์ D2 ให้พิมพ์ "ยอดคงค้าง" ในคอลัมน์ "BALANCE" ในเซลล์ K2 ให้ป้อนจำนวนเงินในบัญชีของคุณตามวันที่ในเซลล์ B2
- เพิ่มธุรกรรมอีกสามรายการ รวมธุรกรรมเดบิต (เช่น การชำระเงินด้วยเช็คหรือการถอน ATM) และธุรกรรมเครดิต (เช่น การฝากเงิน)
- สังเกตการจัดรูปแบบที่ไม่สอดคล้องกันของแต่ละตัวเลขในเซลล์ รูปแบบคอลัมน์วันที่อาจเปลี่ยนเป็น "2015/09/27" หรือ "27-Sept" คอลัมน์จำนวนเงินดอลลาร์อาจแสดงจำนวนตำแหน่งทศนิยมไม่ถูกต้อง จัดรูปแบบเพื่อให้ทุกอย่างสะอาด
ขั้นตอนที่ 2. จัดรูปแบบวันที่
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอลัมน์นี้แสดงวันที่ที่สอดคล้องกัน มีตัวเลือกมากมายสำหรับการจัดรูปแบบวันที่ใน Excel เลือกอันที่คุณต้องการ
- คลิกส่วนหัวในคอลัมน์ B ซึ่งก็คือ "DATE" คอลัมน์ทั้งหมดจะถูกเลือก
- คลิกขวาที่คอลัมน์และเลือกจัดรูปแบบเซลล์ หน้าต่าง Format Cells จะปรากฏขึ้น
- เลือกแท็บ "ตัวเลข" เลือก "วันที่" ใน "หมวดหมู่" เลือกรูปแบบวันที่ที่คุณต้องการแล้วคลิกตกลงที่มุมล่างขวาของหน้าต่าง
- ขณะที่ยังคงเลือกคอลัมน์อยู่ ให้จัดข้อมูลในเซลล์เหล่านี้ให้อยู่กึ่งกลางโดยคลิกไอคอนจัดกึ่งกลางที่มุมซ้ายบนของแถบเครื่องมือในริบบิ้น "หน้าแรก"
ขั้นตอนที่ 3 จัดรูปแบบคอลัมน์ "ITEM #"
ข้อมูลในคอลัมน์นี้ต้องอยู่กึ่งกลาง เน้นทั้งคอลัมน์ของ C โดยคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ คลิกไอคอนจัดตำแหน่งกึ่งกลาง ให้ความสนใจกับข้อมูลที่ป้อนในคอลัมน์นี้ การเขียนจะต้องเป็นศูนย์กลาง
ตรวจสอบรูปแบบของคอลัมน์ D และ E "PAYEE" และ "DESCRIPTION" โดยปกติ Excel จะจัดรูปแบบเซลล์เพื่อให้ข้อมูลอยู่ในแนวเดียวกัน รูปแบบนี้จะเหมาะกับคอลัมน์นี้ ตรวจสอบขนาดคอลัมน์อีกครั้ง ขณะนี้มีข้อมูลบางส่วนในเซลล์เหล่านี้ ดังนั้นให้ปรับความกว้างของคอลัมน์เพื่อทำให้คอลัมน์กว้างขึ้นหรือแคบลง ตามความจำเป็น
ขั้นตอนที่ 4 จัดรูปแบบสกุลเงินในคอลัมน์ F, H และ K หรือ "เดบิต" "เครดิต" และ "ยอดคงเหลือไปข้างหน้า"
สกุลเงินใช้ทศนิยมสองหลัก มีตัวเลือกในการแสดงเครื่องหมายดอลลาร์ หมายเลขเดบิตสามารถทำเป็นสีแดงได้หากต้องการ
- เลือกคอลัมน์ F คลิกขวาในคอลัมน์ F แล้วเลือก Format Cells หน้าต่าง Format Cells จะปรากฏขึ้น บนแท็บ "หมายเลข" เลือก "การบัญชี" เลือก "2" ในตัวเลือก "ตำแหน่งทศนิยม" เลือกเครื่องหมายดอลลาร์ใน "สัญลักษณ์"
- ทำซ้ำขั้นตอนข้างต้นสำหรับคอลัมน์ H และ K
- หากต้องการให้หมายเลขเดบิตเป็นสีแดง ให้คลิกส่วนหัวในคอลัมน์ F เพื่อเลือกทั้งคอลัมน์ คลิกขวาที่คอลัมน์และเลือกจัดรูปแบบเซลล์ เลือกแท็บ Font เมื่อหน้าต่าง Format Cells ปรากฏขึ้น บนแท็บนี้ คลิกดรอปดาวน์ถัดจากตัวเลือกสี จากจานสี ให้คลิกสีแดง
ส่วนที่ 3 จาก 5: การสร้างสูตร
ขั้นตอนที่ 1 สร้างสูตรเพื่อคำนวณยอดดุลปัจจุบัน
ป้อนสูตรการดำเนินการทางคณิตศาสตร์เพื่อคำนวณยอดดุลปัจจุบันลงในคอลัมน์ K คุณไม่จำเป็นต้องมีสูตรในเซลล์ K2 ยอดเงินเริ่มต้นของคุณถูกป้อนที่นี่
- คลิกเซลล์ K3 คลิกแถบสูตรที่ด้านบนของสเปรดชีต พิมพ์สูตรเพื่อทำการคำนวณ ป้อน =SUM(K2-F3+H3) สูตรนี้บอกให้สเปรดชีตนำยอดดุลยกมา (เซลล์ K2) ลบเดบิต หากมี (เซลล์ F3) และเพิ่มเครดิตถ้ามี (เซลล์ H3)
- ถ้ายอดดุลยกมาคือ $200 และรายการแรกของคุณคือเช็ค $35 ให้บันทึก $35 เป็นเดบิตในเซลล์ F3 สูตรที่คุณป้อนในเซลล์ H3 จะใช้ยอดดุลเริ่มต้นและหักเดบิตเพื่อให้ยอดดุลเท่ากับ $165
ขั้นตอนที่ 2 คัดลอกสูตร
เลือกเซลล์ K3 คลิกขวาและเลือกคัดลอก เลือกเซลล์ K4 และ K5 จากนั้นคลิกขวาแล้วเลือกวาง ตอนนี้สูตรถูกคัดลอกไปยังเซลล์เหล่านี้ ขณะนี้มีการคำนวณยอดดุลปัจจุบันในคอลัมน์ K สำหรับแถวข้อมูลทั้งหมดที่ป้อนแล้ว
ขั้นตอนที่ 3 สร้างสูตรตามเงื่อนไขเพื่อล้างคอลัมน์ยอดดุลปัจจุบัน
คุณสามารถคัดลอกสูตรข้างต้นไปยังเซลล์ K6 อย่างไรก็ตาม เนื่องจากคุณไม่ได้ป้อนข้อมูลใดๆ ยอดคงเหลือปัจจุบันจากเซลล์ K5 จะปรากฏในเซลล์ K6 ด้วย หากต้องการล้างสิ่งนี้ ให้สร้างสูตรตามเงื่อนไขที่จะล้างเซลล์หากไม่มีการทำธุรกรรม แต่จะแสดงยอดดุลหากมี
ในเซลล์ K6 ให้ป้อนสูตร =IF(ISBLANK(B6), "", SUM(K5-F6+H6)) การดำเนินการนี้จะบอก Excel ว่าหากเซลล์ B6 ในคอลัมน์ "DATE" ว่างเปล่า เซลล์ H6 จะต้องว่างเปล่า แต่ถ้าเซลล์ B6 ไม่ว่างเปล่า คุณควรคำนวณยอดคงเหลือ
ขั้นตอนที่ 4 ขยายสูตรด้วยการป้อนอัตโนมัติ
ฟีเจอร์ป้อนอัตโนมัติจะเติมสูตรของเซลล์ที่อยู่ติดกัน ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องป้อนสูตร "BALANCE" ซ้ำๆ
- มองหาคันโยกป้อนอัตโนมัติในเซลล์ที่ใช้งานอยู่ ดูที่สี่เหลี่ยมสีเข้มขนาดเล็กที่มุมล่างขวาของเซลล์ที่ใช้งานอยู่ วางเมาส์เหนือจนกว่าจะเปลี่ยนเป็นเคอร์เซอร์ป้อนอัตโนมัติ ซึ่งดูเหมือนเครื่องหมายบวกแบบบาง
- คลิกที่เซลล์ K6 วางเมาส์เหนือคันโยกป้อนอัตโนมัติและเคอร์เซอร์จะเปลี่ยนเป็นเครื่องหมายบวกแบบบาง คลิกซ้ายค้างไว้ที่คันโยกป้อนอัตโนมัติ ลากเคอร์เซอร์ไปที่เซลล์ K100 (คอลัมน์ K แถว 100)
- ขณะนี้ สูตรถูกคัดลอกไปยังเซลล์ทั้งหมดที่มีคอลัมน์ K ถึงแถวที่ 100 หมายเลขแถวและคอลัมน์ในแต่ละเซลล์จะถูกปรับโดยอัตโนมัติเพื่อให้สูตรคำนวณได้อย่างถูกต้อง
ส่วนที่ 4 จาก 5: การเพิ่มหมวดหมู่
ขั้นตอนที่ 1 สร้างประเภทธุรกรรม
หมวดหมู่ธุรกรรมมีประโยชน์สำหรับการติดตามกระแสเงินสดและประเภทรายได้ หมวดหมู่อาจเกี่ยวข้องกับภาษีเงินได้ เช่น ภาษีทรัพย์สินหรือการบริจาคเพื่อการกุศล หมวดหมู่ยังสามารถใช้เพื่อสร้างแผนภูมิที่แสดงกิจกรรมทางการเงินของบัญชีได้อย่างง่ายดาย
ขั้นตอนที่ 2 สร้างแท็บ "หมวดหมู่"
แท็บนี้ใช้เพื่อจัดเก็บการตรวจสอบรายได้และค่าใช้จ่ายทุกประเภทที่เป็นไปได้ เปลี่ยนชื่อแท็บใดแท็บหนึ่งในเวิร์กบุ๊ก "หมวดหมู่" คลิกสองครั้งที่ชื่อแท็บที่มีอยู่เพื่อให้ไฮไลต์ชื่อ ชื่อจะเปลี่ยนเป็น "Sheet2" หรือ "Sheet3" เมื่อชื่อแผ่นงานถูกเน้น ให้พิมพ์ชื่อใหม่สำหรับแท็บ เช่น "หมวดหมู่"
ในเซลล์ B4 พิมพ์ "หมวดหมู่" จัดรูปแบบเซลล์ให้เป็นตัวหนาและจัดกึ่งกลาง
ขั้นตอนที่ 3 สร้างหมวดหมู่รายได้
พิมพ์ "*** Income ***" ในเซลล์ B5 รายได้ทุกประเภทที่คุณมีหรือสามารถได้รับในอนาคตได้รวมอยู่ที่นี่แล้ว ป้อนหมวดหมู่รายได้ทั้งหมดของคุณโดยเริ่มจากเซลล์ B6 และเลื่อนลงมา
- หมวดหมู่รายได้ที่พบบ่อยที่สุดคือ "ค่าจ้าง" (ค่าจ้าง) แบ่งประเภทค่าจ้างต่างๆ หากมีมากกว่าหนึ่งงาน
- สถานการณ์ทางการเงินของคุณเป็นตัวกำหนดรายได้ประเภทอื่นๆ สร้างหมวดหมู่ "เงินปันผล" หากคุณเป็นเจ้าของหุ้น สร้างหมวดหมู่การสนับสนุนเด็กด้วยถ้ามี หมวดหมู่อื่นๆ เช่น "รายได้ดอกเบี้ย" "ของขวัญ" และ "เบ็ดเตล็ด"
ขั้นตอนที่ 4 สร้างหมวดหมู่โหลด
ล้างเซลล์ในหมวดรายได้สุดท้าย เลื่อนลงมาหนึ่งเซลล์แล้วพิมพ์ "*** Expenses ***" หมวดหมู่โหลดทั้งหมดอยู่ในส่วนนี้
จำนวนประเภทการบรรทุกจะปรับให้เหมาะกับสถานการณ์ของคุณ รวมถึง "สินเชื่อที่อยู่อาศัย" "ค่าเช่า" "ประกันภัย" "ค่างวดรถ" "แก๊ส" "ไฟฟ้า" "โทรศัพท์" หรือ "ความบันเทิง"
ขั้นตอนที่ 5 ตั้งชื่อให้กับช่วงของเซลล์ที่มีหมวดหมู่
เลือกเซลล์ B5 จากนั้นไฮไลต์จากเซลล์ B5 ไปที่หมวดหมู่รายได้และค่าใช้จ่ายทั้งหมด มองหาช่องชื่อเซลล์ที่มุมซ้ายบนของหน้าต่าง ซึ่งอยู่ทางซ้ายของกล่องสูตร ชื่อเซลล์แรกในช่วงที่ไฮไลต์จะแสดง "B5" คลิกช่องชื่อเซลล์แล้วพิมพ์ "หมวดหมู่" นี่คือชื่อช่วงของเซลล์ที่คุณสามารถใช้ในเครื่องบันทึกเงินสดได้
ขั้นตอนที่ 6 ใช้ประเภทค่าใช้จ่ายและรายได้ในการลงทะเบียนเช็ค
กลับไปที่แท็บที่คุณสร้างการลงทะเบียนเช็ค ตอนนี้ คอลัมน์ "หมวดค่าใช้จ่าย" และ "หมวดหมู่รายได้" จะถูกเพิ่มลงในเมนูแบบเลื่อนลง
- เลือกเซลล์ G2 ในการตรวจสอบแท็บลงทะเบียน นี่คือเซลล์แรกในคอลัมน์ "หมวดค่าใช้จ่าย"
- เลือกริบบิ้น "DATA" ในแถบเครื่องมือ คลิกปุ่ม "ตรวจสอบข้อมูล" เลือก "การตรวจสอบข้อมูล" จากเมนูแบบเลื่อนลง หน้าต่าง "การตรวจสอบข้อมูล" จะเปิดขึ้น
- ในแท็บ "การตั้งค่า" ของหน้าต่าง "การตรวจสอบข้อมูล" ให้ค้นหาช่องแบบเลื่อนลง "อนุญาต" คลิกลูกศรลงและเลือก "รายการ" ป้อน "=หมวดหมู่" ใต้ "แหล่งที่มา" คลิกตกลง
- ลูกศรขนาดเล็กจะปรากฏถัดจากเซลล์ G2 คลิกลูกศรนี้เพื่อแสดงรายการหมวดหมู่ คลิกประเภทที่สอดคล้องกับธุรกรรมแถว
- คัดลอกสูตรจากเซลล์ G2 ไปยังเซลล์ G100 โดยใช้ป้อนอัตโนมัติ
- ไปที่เซลล์ J2 เพื่อทำซ้ำขั้นตอนในคอลัมน์ "INCOME CATEGORY"
ส่วนที่ 5 จาก 5: การปกป้องทะเบียนเช็ค
ขั้นตอนที่ 1 ล็อคเซลล์สูตรและป้องกันสเปรดชีต
การปกป้องเวิร์กชีตหมายความว่าคุณไม่สามารถเขียนทับข้อมูลในเซลล์ที่ถูกล็อกได้ ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องกังวลว่าการคำนวณยอดดุลในอนาคตจะผิดพลาดเนื่องจากข้อผิดพลาดของสูตร คุณยังสามารถเพิ่มรหัสผ่านเพื่อให้การลงทะเบียนเช็คของคุณได้รับการปกป้องจากผู้ใช้รายอื่นมากขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารหัสผ่านนั้นจำง่าย หรือจดไว้ในที่ปลอดภัย เวิร์กชีตจะไม่สามารถเข้าถึงได้หากคุณลืมรหัสผ่าน
ขั้นตอนที่ 2 ปลดล็อกเซลล์
เมื่อแผ่นงานได้รับการป้องกัน เซลล์ทั้งหมดจะถูกล็อค ดังนั้น คุณต้องปลดล็อกเซลล์ข้อมูลเพื่อป้อน แม้ว่าเวิร์กชีตจะได้รับการป้องกันก็ตาม
- เลือกเซลล์ B2 ถึง J100 เซลล์เหล่านี้เป็นเซลล์ของคอลัมน์เช็ครีจิสเตอร์ทั้งหมด ยกเว้นคอลัมน์สุดท้าย K ซึ่งเป็นคอลัมน์ "BALANCE" ต้องยังคงป้อนข้อมูลลงในเซลล์เหล่านี้แม้ว่าแผ่นงานจะได้รับการปกป้องก็ตาม
- ในช่วงของเซลล์ที่เลือก ให้คลิกขวา เลือก จัดรูปแบบเซลล์
- ในหน้าต่าง Format Cells ให้เลือกแท็บ Protection ยกเลิกการเลือกช่อง "ล็อค" จากนั้นคลิกตกลง
ขั้นตอนที่ 3 เปิดใช้งานการป้องกันบนเวิร์กชีต
ซึ่งหมายความว่าเซลล์ทั้งหมดจะยังคงล็อกอยู่ รวมทั้งเซลล์ในคอลัมน์ K ("BALANCE") ดังนั้นจึงไม่สามารถเขียนทับได้
- เปิดริบบิ้น "ตรวจสอบ" ในแถบเครื่องมือ คลิก "Protect Sheet" เพื่อเปิดหน้าต่าง "Protect Sheet"
- หากคุณต้องการปกป้องเวิร์กชีต ให้เพิ่มรหัสผ่านที่นี่ ถ้าไม่ ให้เว้นว่างไว้
- คลิกตกลง ตรวจสอบการลงทะเบียนตอนนี้ไม่มีการป้องกัน
ขั้นตอนที่ 4 ยกเลิกการป้องกันแผ่นงานเพื่อเปลี่ยนเซลล์ที่ถูกล็อก
คุณสามารถย้อนกลับกระบวนการนี้ได้ในภายหลังหากคุณต้องการเปลี่ยนสูตรในเซลล์ที่ถูกล็อก เปิดริบบิ้น "ตรวจสอบ" ในแถบเครื่องมือ คลิก "Unprotect Sheet" จนกระทั่งหน้าต่าง "Unprotect Sheet" ปรากฏขึ้น คลิกตกลง
