แม้ว่าจะไม่ใช่โปรแกรมปฏิทินเป็นหลัก แต่คุณสามารถใช้ Excel เพื่อสร้างและจัดการปฏิทินได้ มีเทมเพลตปฏิทินมากมายที่สามารถปรับแต่งได้ตามใจชอบ ซึ่งมักจะเร็วกว่าการจัดรูปแบบปฏิทินเอง คุณยังสามารถใช้รายการปฏิทินจากสเปรดชีต Excel และนำเข้าไปยังปฏิทิน Outlook ของคุณได้
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การใช้เทมเพลต Excel
ขั้นตอนที่ 1 เปิดเอกสาร Excel ใหม่
เมื่อคุณคลิกป้ายกำกับ " ไฟล์ " หรือปุ่ม Office แล้วเลือก " ใหม่ " เทมเพลตต่างๆ ที่คุณสามารถเลือกได้จะปรากฏขึ้น
- สำหรับ Excel บางเวอร์ชัน เช่น Excel 2011 สำหรับ Mac คุณจะต้องเลือก " ใหม่จากเทมเพลต " จากเมนูไฟล์ แทนที่จะเป็น " ใหม่"
- การสร้างปฏิทินจากเทมเพลตช่วยให้คุณสร้างปฏิทินเปล่าที่สามารถเติมวันสำคัญได้ ขั้นตอนนี้จะไม่แปลงข้อมูลของคุณเป็นรูปแบบปฏิทิน ถ้าคุณต้องการแปลงรายการข้อมูล Excel เป็นปฏิทิน Outlook ให้ดูส่วนถัดไป
ขั้นตอนที่ 2 ค้นหาเทมเพลตปฏิทิน
ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Office ที่คุณใช้ อาจมีส่วน " ปฏิทิน " หรือคุณสามารถพิมพ์ " ปฏิทิน " ลงในช่องค้นหา Excel บางเวอร์ชันจะเน้นเทมเพลตปฏิทินหลายรายการในหน้าหลัก คุณสามารถใช้ได้หากตรงกับความต้องการของคุณ หรือค้นหาเทมเพลตปฏิทินอื่นๆ ที่มีอยู่บนอินเทอร์เน็ตก็ได้
สามารถตั้งค่าการค้นหาให้เจาะจงมากขึ้นได้ตามความต้องการ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการสร้างปฏิทินการศึกษา ให้ใช้คำหลัก "ปฏิทินวิชาการ" ในเครื่องมือค้นหา
ขั้นตอนที่ 3 ตั้งค่าเทมเพลตเป็นวันที่ที่ถูกต้อง
เมื่อโหลดเทมเพลตเสร็จแล้ว คุณจะเห็นปฏิทินเปล่าใหม่ วันที่อาจไม่ถูกต้อง แต่โดยปกติคุณสามารถเปลี่ยนได้โดยใช้เมนูที่ปรากฏขึ้นเมื่อเลือกวันที่
- ขั้นตอนนี้จะแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับเทมเพลตที่ใช้ โดยปกติ คุณสามารถเลือกปีหรือเดือนที่แสดง จากนั้นคลิกปุ่มที่ปรากฏข้างๆ นี่จะแสดงตัวเลือกให้คุณเลือก และปฏิทินจะปรับโดยอัตโนมัติ
- โดยปกติ คุณสามารถกำหนดวันที่เริ่มต้นสัปดาห์โดยการเลือกวันใหม่และเลือก
ขั้นตอนที่ 4 ตรวจสอบเคล็ดลับ
เทมเพลตจำนวนมากมีกล่องข้อความพร้อมขอบที่บอกวิธีเปลี่ยนวันที่หรือการตั้งค่าอื่นๆ ในเทมเพลตปฏิทิน คุณจะต้องลบกล่องข้อความนี้หากไม่ต้องการให้ปรากฏในงานพิมพ์
ขั้นตอนที่ 5. ปรับรูปลักษณ์ที่คุณต้องการเปลี่ยน
คุณสามารถปรับแต่งองค์ประกอบต่างๆ ได้โดยเลือกหนึ่งรายการและเปลี่ยนแปลงในป้ายกำกับหน้าแรก คุณสามารถเปลี่ยนฟอนต์ สี ขนาด และอื่นๆ สำหรับวัตถุใดๆ ใน Excel
ขั้นตอนที่ 6 ป้อนวันสำคัญ
เมื่อกำหนดค่าปฏิทินอย่างเหมาะสมแล้ว คุณสามารถเริ่มป้อนวันที่และข้อมูลสำคัญได้ เลือกเซลล์ที่คุณต้องการเติมในวันสำคัญและเริ่มพิมพ์ ถ้าคุณต้องการรวมมากกว่าหนึ่งเหตุการณ์ในวันเดียวกัน ให้ปรับระยะห่างตามต้องการ
วิธีที่ 2 จาก 2: การนำเข้ารายการ Excel ไปยังปฏิทิน Outlook
ขั้นตอนที่ 1 สร้างสเปรดชีตเปล่าใหม่ใน Excel
คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจาก Excel ไปยังปฏิทิน Outlook ทำให้งานต่างๆ เช่น การนำเข้ากำหนดการทำงานง่ายขึ้นมาก
ขั้นตอนที่ 2 เพิ่มชื่อที่ถูกต้องในสเปรดชีต
การนำเข้ารายการไปยัง Outlook จะง่ายกว่าหากจัดรูปแบบสเปรดชีตด้วยชื่อที่ถูกต้อง แทรกหัวข้อต่อไปนี้ในบรรทัดแรก:
- เรื่อง
- วันที่เริ่มต้น
- เวลาเริ่มต้น
- วันที่สิ้นสุด
- เวลาสิ้นสุด
- คำอธิบาย
- ที่ตั้ง
ขั้นตอนที่ 3 แทรกรายการปฏิทินแต่ละรายการในบรรทัดใหม่
กล่อง " หัวเรื่อง " คือชื่อของกิจกรรมตามที่ปรากฏในปฏิทิน คุณไม่จำเป็นต้องป้อนบางอย่างสำหรับแต่ละช่อง แต่คุณจะต้องมี " วันที่เริ่มต้น " และ " หัวเรื่อง " เป็นอย่างน้อย
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าป้อนวันที่ตามรูปแบบมาตรฐาน N/Y/MM/MM/MM/Y/Y เพื่อให้ Outlook อ่านได้อย่างถูกต้อง
- คุณสามารถสร้างกิจกรรมที่มีระยะเวลาหลายวันด้วยคุณลักษณะ " วันที่เริ่มต้น " และ " วันที่สิ้นสุด"
ขั้นตอนที่ 4 เปิดเมนู "บันทึกเป็น"
เมื่อคุณเพิ่มกิจกรรมลงในรายการเสร็จแล้ว คุณสามารถบันทึกสำเนาในรูปแบบที่ Outlook สามารถอ่านได้
ขั้นตอนที่ 5. เลือก "CSV (Comma delimited)" จากเมนูประเภทไฟล์
นี่เป็นรูปแบบทั่วไปที่สามารถนำเข้าไปยังโปรแกรมต่างๆ รวมทั้ง Outlook
ขั้นตอนที่ 6. บันทึกไฟล์
ตั้งชื่อรายการและบันทึกในรูปแบบ CSV คลิก "ใช่" เมื่อ Excel ถามว่าคุณต้องการดำเนินการต่อหรือไม่
ขั้นตอนที่ 7 เปิดปฏิทิน Outlook
โปรแกรม Outlook มีอยู่ใน Office และมักจะติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของคุณหากคุณติดตั้ง Excel ไว้ด้วย เมื่อ Outlook เปิดขึ้น ให้คลิกปุ่ม " ปฏิทิน " ที่มุมล่างซ้ายเพื่อแสดงปฏิทิน
ขั้นตอนที่ 8 คลิกป้ายกำกับ "ไฟล์" และเลือก "เปิดและส่งออก"
คุณจะเห็นตัวเลือกมากมายในการจัดการข้อมูล Outlook
ขั้นตอนที่ 9 เลือก " นำเข้า/ส่งออก " (นำเข้า/ส่งออก)
ตัวเลือกนี้จะเปิดหน้าต่างใหม่สำหรับการนำเข้าและส่งออกข้อมูลเข้าและออกจาก Outlook
ขั้นตอนที่ 10 เลือก " นำเข้าจากโปรแกรมหรือไฟล์อื่น " จากนั้นเลือก " ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค
" คุณจะถูกขอให้เลือกไฟล์ที่คุณต้องการอัปโหลด
ขั้นตอนที่ 11 คลิก " เรียกดู " และค้นหาไฟล์ CSV ที่สร้างใน Excel
โดยปกติแล้ว คุณจะพบได้ในโฟลเดอร์เอกสาร ถ้าคุณไม่เปลี่ยนตำแหน่งเริ่มต้นสำหรับ Excel
ขั้นตอนที่ 12 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก " ปฏิทิน " เป็นโฟลเดอร์ปลายทาง
โดยปกติโฟลเดอร์นี้จะถูกเลือกโดยอัตโนมัติเนื่องจากคุณอยู่ในมุมมองปฏิทินใน Outlook
ขั้นตอนที่ 13 คลิก " เสร็จสิ้น " เพื่อนำเข้าไฟล์
รายการของคุณจะได้รับการประมวลผลและจะเพิ่มวันสำคัญลงในปฏิทิน Outlook คุณสามารถค้นหาวันสำคัญในกล่องที่เหมาะสม โดยมีการตั้งเวลาตามรายการ หากวันที่นี้มาพร้อมกับคำอธิบาย คุณจะเห็นวันที่นั้นหลังจากเลือกแล้ว
