ใช้เครื่องมือตรวจตัวสะกดใน Microsoft Word เพื่อแก้ไขเครื่องหมายวรรคตอน ค้นหาได้โดยกดปุ่ม F7 (บน Windows) คลิกไอคอนสี่เหลี่ยมเล็กๆ ที่ขอบด้านล่างของหน้าจอ หรือคลิก " การสะกดและไวยากรณ์ " ใต้ป้ายกำกับ รีวิว คุณยังสามารถอ่านเอกสารด้วยตนเองได้ด้วยการคลิกขวาที่เนื้อหาเอกสารที่ขีดเส้นใต้ซิกแซกสีแดงหรือสีเขียวโดยอัตโนมัติ
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การตรวจสอบด้วยตนเอง
ขั้นที่ 1. มองหาขีดเส้นใต้สีเขียวหรือสีแดงในเอกสาร
หากมีเส้นซิกแซกอยู่ใต้คำ แสดงว่าคำนั้นไม่ถูกต้องตามหลักไวยากรณ์หรือทางวากยสัมพันธ์ คุณไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือการสะกดและไวยากรณ์ เนื่องจากเครื่องหมายเหล่านี้จะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อคุณพิมพ์ผิด Word เวอร์ชันส่วนใหญ่จะแก้ไขคำที่สะกดผิดเล็กน้อยโดยอัตโนมัติ แต่เครื่องหมายวรรคตอนจะต้องแก้ไขด้วยตนเอง
ควรมีภาพหนังสือขนาดเล็กที่ด้านล่างของหน้า ใกล้มุมล่างซ้าย หากคุณเห็นเครื่องหมายถูก แสดงว่าไม่มีข้อผิดพลาดในเอกสาร หากมีเครื่องหมาย X สีแดง ให้คลิกที่ไอคอนหนังสือ โปรแกรมจะแสดงข้อผิดพลาดต่างๆ และแนะนำการแก้ไข
ขั้นตอนที่ 2 คลิกขวาเพื่อดูคำแนะนำที่ให้ไว้
เมื่อคุณคลิกขวาที่คำที่ขีดเส้นใต้สีแดงหรือสีเขียว เมนูจะปรากฏขึ้นเพื่อเสนอการดำเนินการและคำแนะนำ คุณควรเห็นรายการ " ทางเลือกที่ถูกต้อง " ที่แนะนำสำหรับคำหรือวลี คุณยังมีตัวเลือกที่จะละเว้น (ละเว้น) หรือละเว้นทั้งหมด (ละเว้นทั้งหมด)
ตัวอย่างเช่น หากคุณเขียน "with" Word จะให้ตัวเลือกในการแก้ไขคำว่า "with" แก่คุณ หรือ "ฟัง"
ขั้นตอนที่ 3 เลือกการแก้ไขที่ถูกต้อง
คลิกคำแนะนำที่ถูกต้อง แล้วโปรแกรมจะแทนที่คำที่สะกดผิดด้วยคำที่คุณเลือก อีกครั้ง หากมีข้อสงสัย ให้ค้นหาการสะกดคำที่ถูกต้องทางออนไลน์
ขั้นตอนที่ 4 พยายามเรียนรู้การใช้เครื่องหมายวรรคตอนอย่างเหมาะสม
ให้ความสนใจกับคำที่มักสะกดผิด พยายามเรียนรู้จากความผิดพลาดเพื่อจะได้ลดน้อยลง ฝึกแก้ไขการสะกดคำ และพยายามค้นหาตัวเองเมื่อคุณทำผิดพลาด หากคุณประสบปัญหา ให้ใช้การ์ดหรือแอปท่องจำเพื่อฝึกการใช้เครื่องหมายวรรคตอนที่ถูกต้อง
วิธีที่ 2 จาก 3: การเปลี่ยนการตั้งค่าไวยากรณ์
ขั้นตอนที่ 1 ไปที่กล่องโต้ตอบการตั้งค่าไวยากรณ์
ใน Word คลิกป้ายกำกับ "ไฟล์" จากนั้นคลิก "ตัวเลือก" จากที่นั่น คลิก "การพิสูจน์อักษร" จากนั้นเลือก "การตั้งค่า" จากรายการภายใต้ "เมื่อแก้ไขการสะกดและไวยากรณ์ใน Word" จากที่นี่ คุณสามารถบอกให้ตรวจการสะกดเพื่อค้นหาข้อผิดพลาดเกี่ยวกับเครื่องหมายวรรคตอนทั่วไป เช่น เครื่องหมายจุลภาคในรายการ การเว้นวรรคสองครั้ง หรือจุดต่อท้ายคำในเครื่องหมายคำพูด
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบเครื่องหมายจุลภาคก่อนรายการสุดท้ายในรายการ
เครื่องหมายจุลภาคเหล่านี้มักเรียกว่าเครื่องหมายจุลภาคของ Oxford และคุณอาจใช้หรือไม่ใช้ในรายการก็ได้ ในเมนูการตั้งค่าไวยากรณ์ ในส่วน "ต้องใส่เครื่องหมายจุลภาคก่อนรายการสุดท้าย" ให้เลือกการตั้งค่าอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
- อย่าเช็ค (uncheck): เลือก " Don't Check " หากคุณต้องการให้เครื่องมือตรวจสอบไวยากรณ์ทำเครื่องหมายประโยคทั้งหมดโดยใช้เครื่องหมายจุลภาค
- ไม่เคย (ไม่เคย): ตัวตรวจสอบไวยากรณ์จะทำเครื่องหมายประโยคที่มีเครื่องหมายจุลภาคก่อนรายการสุดท้ายในรายการ ตัวอย่างเช่น “ระหว่างผจญภัยในป่า ฉันเห็นสิงโต เสือ และกวาง”
- เสมอ (เสมอ): Word จะแจ้งให้คุณทราบเมื่อมีประโยคที่ไม่มีลูกน้ำสุดท้าย ตัวอย่างเช่น “ระหว่างผจญภัยในป่า ฉันเห็นสิงโต เสือ และกวาง”
ขั้นตอนที่ 3 ค้นหาเครื่องหมายวรรคตอนภายในใบเสนอราคา
ภายใต้ " เครื่องหมายวรรคตอนต้องมีเครื่องหมายคำพูด " ให้เลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้:
- อย่าเช็ค: Word จะไม่แท็กวลีตามการโต้ตอบของเครื่องหมายคำพูดและเครื่องหมายวรรคตอน
- ข้างใน (ด้านใน): Word จะทำเครื่องหมายวลีที่อยู่ภายในเครื่องหมายคำพูดเมื่อเครื่องหมายจุลภาคที่เกี่ยวข้องอยู่นอกเครื่องหมายคำพูด ตัวอย่างเช่น ประโยคนี้จะถูกทำเครื่องหมาย: จากาเรียกศิลปินว่า "นักร้อง" แต่แอบชอบความสง่างามของเธอ
- ข้างนอก (ภายนอก): Word จะทำเครื่องหมายวลีภายในเครื่องหมายคำพูด โดยที่เครื่องหมายจุลภาคที่เกี่ยวข้องจะอยู่ภายในเครื่องหมายคำพูดด้วย ประโยคต่อไปนี้จะถูกแท็ก: จาก้าเรียกศิลปินว่า "นักร้อง" แต่แอบชอบความสง่างามของเธอ
ขั้นตอนที่ 4 ตรวจสอบช่องว่างระหว่างคำ
Word สามารถทำเครื่องหมายประโยคที่มีช่องว่างระหว่างคำมากเกินไป เลือกหนึ่งในตัวเลือกต่อไปนี้:
- อย่าเช็ค: เลือก " ไม่ต้องกา " ถ้าคุณไม่ต้องการให้ตัวตรวจสอบไวยากรณ์ทำเครื่องหมายช่องว่างในวลี
- 1 (เว้นวรรค): Word จะทำเครื่องหมายประโยคทั้งหมดที่มีช่องว่างระหว่างคำและประโยคถัดไปมากกว่าหนึ่งช่อง
- 2 (ช่องว่าง): ตัวตรวจสอบไวยากรณ์จะทำเครื่องหมายประโยคที่มีช่องว่างเดียวหรือมากกว่าสองช่องหลังจากช่วงเวลา
วิธีที่ 3 จาก 3: การใช้เครื่องมือตรวจสอบการสะกด
ขั้นตอนที่ 1 เปิดเอกสาร Word ที่คุณต้องการตรวจสอบ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตรวจสอบเอกสารเวอร์ชันล่าสุด หากคุณต้องการตรวจสอบเครื่องหมายวรรคตอนสำหรับทั้งเอกสาร ให้คลิกป้ายกำกับ " การสะกดและไวยากรณ์ " เพื่อเปิดเครื่องมือตรวจสอบการสะกดคำที่ใช้งานง่าย หากคุณต้องการตรวจสอบเครื่องหมายวรรคตอนสำหรับส่วนใดส่วนหนึ่งของข้อความ ให้เน้นข้อความก่อนคลิกเครื่องมือตรวจตัวสะกด
ขั้นตอนที่ 2. ไปที่ " การสะกดและไวยากรณ์"
ขั้นแรก ให้คลิกป้ายกำกับ ตรวจสอบ ที่ด้านบนของหน้าต่าง Word (ระหว่าง Mailings and View) คุณจะเห็นรายการตัวเลือกการแก้ไขต่างๆ คลิก " การสะกดและไวยากรณ์ "; ที่มุมซ้ายบนของหน้าจอ ล่าง "File" คลิกและเครื่องมือจะทำการตรวจสอบการสะกดในเอกสารทั้งหมด หากพบข้อผิดพลาด กล่องป๊อปอัปพร้อมตัวเลือกการแก้ไขจะปรากฏขึ้น
- หากคุณกำลังใช้คอมพิวเตอร์ Windows คุณสามารถกดแป้นลัด F7 ขณะที่ Word เริ่มตรวจการสะกดคำ
- คำที่สะกดไม่ถูกต้องจะปรากฏเป็นสีแดง คำนามที่โปรแกรมไม่รู้จักจะเป็นสีน้ำเงิน และข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์จะเป็นสีเขียว
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบคำแนะนำการแก้ไขสำหรับแต่ละคำ
สำหรับข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์แต่ละรายการ กล่องป๊อปอัปจะให้คำแนะนำสำหรับการปรับปรุง นอกจากนี้คุณยังมีตัวเลือกที่จะ " ละเว้น " (ละเว้น), " ละเว้นทั้งหมด " (ละเว้นทั้งหมด) หรือ " เพิ่มในพจนานุกรม " (เพิ่มในพจนานุกรม) เข้าใจว่าแต่ละตัวเลือกเหล่านี้หมายถึง:
- เพิกเฉยจะบอกโปรแกรมว่าไม่มีข้อผิดพลาดในคำนี้ แต่จะไม่หยุดอัลกอริทึมตรวจการสะกดไม่ให้ตรวจสอบคำถัดไปที่ปรากฏขึ้น
- ละเว้นทั้งหมดจะแจ้งให้โปรแกรมทราบว่าการสะกดเฉพาะเหล่านี้ทั้งหมดถูกต้อง ตราบเท่าที่ปรากฏในเอกสารที่เกี่ยวข้อง ขีดเส้นใต้ซิกแซกสีแดงและสีเขียวทั้งหมดจะหายไป ทำให้อ่านและตรวจทานเอกสารได้ง่ายขึ้น
- Add to Dictionary จะแทรกการสะกดคำนี้ลงในไลบรารีคำ "ที่รู้จัก" ของ Word อย่างถาวร คุณจะสามารถเขียนคำนี้ (ด้วยตัวสะกดที่เหมือนกันทุกประการ) ในเอกสารถัดไปโดยไม่ต้องทำเครื่องหมายใหม่
ขั้นตอนที่ 4 เลือกการแก้ไขที่ถูกต้องสำหรับข้อผิดพลาดเครื่องหมายวรรคตอนแต่ละรายการ
คุณจะได้รับตัวเลือกมากมายสำหรับการแก้ไขแต่ละคำ ดังนั้นให้เลือกคำที่เหมาะสม คลิกคำที่แนะนำ จากนั้นคลิกเปลี่ยน หากคุณสะกดผิดในหลายๆ ที่ ให้คลิก Change All เพื่อแก้ไขทั้งหมดพร้อมกัน
หากคุณไม่ทราบคำแนะนำที่ถูกต้อง ให้ค้นหาคำที่เกี่ยวข้องทางออนไลน์และพยายามทำความเข้าใจการสะกดคำทั่วไป เครื่องมือค้นหาขั้นสูงจะดึงผลลัพธ์จากคำที่สะกดถูกต้อง
ขั้นตอนที่ 5. คลิก "ตกลง" เพื่อสิ้นสุดการตรวจสอบ หากได้รับแจ้ง
เมื่อไม่มีข้อผิดพลาดเครื่องหมายวรรคตอนที่ต้องแก้ไขอีก ระบบจะขอให้คุณยืนยันว่าการตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์เสร็จสมบูรณ์ หลังจากคลิกปุ่มนี้ คุณจะบันทึกเอกสารหรือทำงานต่อไปได้ คุณสามารถเรียกใช้การตรวจตัวสะกดอีกครั้งได้หากมีปัญหาเครื่องหมายวรรคตอนอื่นๆ เกิดขึ้น!
