จดหมายที่มีคำนำหน้าชัดเจนสามารถสร้างความประทับใจให้กับผู้รับได้ บางครั้ง การเขียนจดหมายเปิดงานและสิ่งที่จะพูดในสองสามบรรทัดแรกอาจเป็นเรื่องยาก ไม่ว่าจะเป็นจดหมายส่วนตัว จดหมายธุรกิจ หรือจดหมายสมัครงาน หากคุณต้องการเรียนรู้รูปแบบตัวอักษรที่ถูกต้องหรือคิดหาวิธีที่น่าจดจำในการเริ่มเขียนจดหมาย มีกฎเกณฑ์และกลยุทธ์เฉพาะบางอย่างที่สามารถช่วยได้
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การเริ่มต้นจดหมายส่วนตัว
ขั้นตอนที่ 1. เขียนที่อยู่ของคุณที่ด้านขวาบนของหน้า
สำหรับจดหมายส่วนตัว ให้ใส่ที่อยู่ที่ด้านบนขวาของกระดาษจดหมาย ข้อตกลงนี้ทำให้ผู้รับสามารถตอบกลับจดหมายของคุณได้ง่ายขึ้น เพราะเขาหรือเธอไม่ต้องค้นหาที่อยู่หรือบันทึกซองจดหมาย
ไม่จำเป็นต้องป้อนชื่อของคุณในช่องที่อยู่ เพียงเขียนที่อยู่แบบเต็มหรือตู้ ปณ. ในบรรทัดแรก จากนั้นเขียนเมืองและรหัสไปรษณีย์ในบรรทัดถัดไป
ขั้นตอนที่ 2 รวมวันที่หลังที่อยู่
วันที่มีความสำคัญมากในการรวมไว้เพื่อให้ผู้รับรู้ว่าคุณเขียนจดหมายเมื่อใด การมีอยู่ของวันที่ก็มีประโยชน์มากเช่นกันหากผู้รับต้องการบันทึกจดหมายที่เขาได้รับเพื่อจัดระเบียบตามวันที่ในภายหลัง วางวันที่หลังบรรทัดที่อยู่
เขียนวันที่ก่อน แล้วตามด้วยเดือนและปี ตัวอย่างเช่น 22 เมษายน 2016 สำหรับตัวอักษรภาษาอังกฤษ หมายถึงการใช้รูปแบบวันที่ที่เหมาะสม โดยเริ่มจากเดือน จากนั้นจึงตามด้วยวันที่และปี ดังนี้ “22 เมษายน 2016”
ขั้นตอนที่ 3 ทักทายผู้รับ
ถัดไป เคลียร์หนึ่งบรรทัดแล้วเริ่มเขียนจากด้านซ้ายของหน้า เริ่มจดหมายส่วนตัวด้วยคำว่า "Dear" หรือ "Dear" หรือคำทักทายส่วนตัวอื่นๆ ที่เหมาะสม จากนั้นให้เขียนชื่อผู้รับและเครื่องหมายจุลภาค
ลองนึกถึงวิธีที่คุณมักจะโทรหาผู้รับเมื่อพูดต่อหน้า ตัวอย่างเช่น คุณสามารถทักทายด้วย “Dear Stephanie”, “Dear คุณต้อมปี้” หรือ “คุณย่าที่รัก” แล้วแต่จะทักทายกันตามปกติ
ขั้นตอนที่ 4. ถามคำถาม
สำหรับจดหมายส่วนตัว เช่น ถึงเพื่อนหรือครอบครัว คำนำหน้าคำถามคือแนวทางทั่วไป คุณสามารถเริ่มจดหมายด้วยคำถามเพื่อแสดงความสนใจในกิจกรรมหรือข่าวสารของผู้รับ
ตัวอย่างเช่น เปิดจดหมายที่มีคำถามว่า "คุณเป็นอย่างไรบ้าง" หรือ “โรงเรียนใหม่ของคุณเป็นอย่างไรบ้าง” หรือ "คุณย่าดีขึ้นไหม"
ขั้นตอนที่ 5. สื่อว่าคุณสนใจในสิ่งที่ผู้รับพูดหรือทำ
อีกวิธีหนึ่งในการเริ่มจดหมายส่วนตัวคือการแสดงความสนใจในเนื้อหาของจดหมายฉบับก่อนของผู้รับ เช่น ความสำเร็จล่าสุด การพักร้อนที่น่าตื่นเต้น หรือปัญหาที่เขาหรือเธอมี
ตัวอย่างเช่น คุณอาจเขียนว่า "Congratulations on your award" หรือ "You have a great holiday" หรือ "I'm sorry toทราบเกี่ยวกับประสบการณ์อันไม่พึงประสงค์ของคุณที่โรงเรียน"
วิธีที่ 2 จาก 3: การเริ่มต้นจดหมายธุรกิจ
ขั้นตอนที่ 1. จดที่อยู่ของคุณ
ต้องวางที่อยู่เต็มไว้เหนือจดหมาย อย่าใส่ชื่อของคุณก่อนที่อยู่ แต่คุณสามารถใส่ที่อยู่อีเมลและ/หรือหมายเลขโทรศัพท์ใต้ที่อยู่ทางไปรษณีย์ได้หากต้องการ
คุณสามารถใส่ที่อยู่ทางด้านซ้ายหรือด้านขวา
ขั้นตอนที่ 2. ป้อนวันที่
หลังจากเขียนที่อยู่และข้อมูลติดต่ออื่นๆ ที่ต้องการแล้ว ให้ข้ามบรรทัดและระบุวันที่ เขียนวันที่เต็มด้วยเดือนและปี
ตัวอย่างเช่น 22 เมษายน 2559”
ขั้นตอนที่ 3 วางที่อยู่ของผู้รับทางด้านซ้าย
ชื่อผู้รับและที่อยู่เต็มควรเขียนไว้ทางด้านซ้ายของหน้าจดหมายธุรกิจ วางที่อยู่หลังวันที่คั่นด้วยบรรทัดเดียว
ข้ามอีกครั้งหนึ่งหลังจากที่อยู่ คำกล่าวเปิด ("Dear" หรือ "To the Person Concerned") จะอยู่ในบรรทัดถัดไป
ขั้นตอนที่ 4. พิจารณาว่าคำทักทาย “เรียน” เหมาะสมกับจุดประสงค์ของคุณหรือไม่
คำทักทาย "เรียน" เป็นการเปิดมาตรฐานในตัวอักษรภาษาอังกฤษ และมักใช้ในตัวอักษรชาวอินโดนีเซียด้วย แต่ก็ไม่เหมาะสมเสมอไป ตัวอย่างเช่น "เรียน" ดูเหมือนเป็นเรื่องส่วนตัวสำหรับจดหมายร้องเรียนหรือจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ
- คิดว่าจดหมายฉบับนั้นส่งถึงใครและการใช้คำว่า “เรียน” นั้นเหมาะสมกับวัตถุประสงค์ของคุณหรือไม่ หากต้องการทำความรู้จักผู้รับให้มากขึ้น เช่น การจัดทีมสำหรับโครงการ อาจใช้คำว่า "เรียน"
- หากคุณไม่สะดวกใจ ให้ลืมส่วนคำทักทายและเปิดจดหมายที่มีชื่อและชื่อของผู้รับโดยตรง ตัวอย่างเช่น เพียงแค่เขียนว่า “Mr. Prihantoro” และต่อด้วยบรรทัดเปิด
- หรือใช้ “To Whom It Matters” แต่ให้ความรู้สึกห่างไกลและเป็นทางการมากกว่า ใช้วลีเปิดนี้เฉพาะเมื่อคุณไม่ทราบชื่อผู้รับ
ขั้นตอนที่ 5. คิดว่าคุณจะทักทายผู้รับอย่างไร
ก่อนเขียนชื่อผู้รับ ให้คิดถึงวิธีที่ดีที่สุดที่จะทักทายพวกเขา ในกรณีส่วนใหญ่ จดหมายธุรกิจควรระบุถึงผู้รับอย่างเป็นทางการ เช่น ใช้ชื่อของเขาหรือเธอ คุณสามารถพิจารณาว่าผู้รับทักทายคุณอย่างไรในจดหมายของเขา และความสัมพันธ์ของคุณกับเขา
- พิจารณาชื่อและตำแหน่งของผู้รับ หากผู้รับมีปริญญาหรือตำแหน่งพิเศษ ให้ระบุ ตัวอย่างเช่น สำหรับจดหมายถึงแพทย์ ให้ขึ้นต้นจดหมายด้วย “Dear. ดร. จอห์น". โดยทั่วไป ให้ขึ้นต้นจดหมายด้วย “เรียน พลเอกวิรันโต" ผู้ที่มีปริญญาเอกหรือ LLD ต่อท้ายชื่อควรได้รับการกล่าวขานว่าเป็น Dr.
- ตรวจสอบอีเมลที่คุณตอบกลับอีกครั้ง หากจดหมายของคุณเขียนขึ้นเพื่อตอบกลับจดหมายอื่น ให้ตรวจสอบว่าคุณส่งถึงคุณอย่างไรเพื่อตัดสินใจว่าจะทักทายผู้รับอย่างไร ตัวอย่างเช่น ถ้าจดหมายที่คุณได้รับขึ้นต้นด้วย “Dear. นางโยฮานะ หมายความว่าคุณควรเริ่มด้วย "เรียน นาย/นาง/นาย _”
- คิดว่าคุณรู้จักผู้รับดีแค่ไหน คุณยังสามารถพิจารณาระดับของความสัมพันธ์กับผู้รับเพื่อกำหนดคำทักทายในจดหมาย ปกติคุณทักทายโดยใช้ชื่อจริงไหม หรือคุณใช้ชื่อเรื่องในการทักทายเขาหรือไม่? จำไว้ว่าถึงแม้คุณจะเคยเรียกชื่อมาก่อน แต่จดหมายธุรกิจอาจดูเป็นทางการเกินไป หากมีข้อสงสัยให้เลือกแบบเป็นทางการ เช่น คุณ/นาง/ดร.
ขั้นตอนที่ 6. ใช้น้ำเสียงที่ไพเราะ
ไม่ว่าผู้รับจะเป็นใคร ให้ใช้น้ำเสียงที่ไพเราะเสมอเพื่อเพิ่มโอกาสที่ผู้รับจะเปิดข้อความของคุณ แม้ว่าคุณจะเขียนคำร้องเรียนหรือความต้องการที่ไม่พึงประสงค์อื่นๆ อย่าเริ่มจดหมายด้วยคำหรือความต้องการที่รุนแรง ให้แสดงความปรารถนาดีต่อผู้รับหรือแสดงความยินดีกับความสำเร็จของเขาแทน
ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการเริ่มต้นด้วยข้อความที่เป็นมิตร ให้พูดว่า "ฉันหวังว่าคุณจะสบายดี" หรือ "ยินดีด้วยกับการเลื่อนตำแหน่งของคุณ"
ขั้นตอนที่ 7 ระบุความต้องการของคุณ
จดหมายธุรกิจควรเริ่มต้นด้วยการเปิดที่เป็นมิตร แต่การระบุเจตนาของจดหมายอย่างชัดเจนและตรงไปตรงมาก็สำคัญไม่แพ้กัน คุณสามารถบอกเหตุผลของจดหมายได้โดยใช้เทมเพลตทั่วไป เช่น “Here I am…”
คุณสามารถปรับแต่งประโยคเปิดเพื่อให้เหมาะกับความต้องการที่หลากหลาย ตัวอย่างเช่น เริ่มจดหมายด้วยคำว่า "ฉันขอประกาศว่าเรามีผลประโยชน์ร่วมกัน" หรือ "ฉันขอยื่นเรื่องร้องเรียน" หรือ "ขอเสนอความร่วมมือระหว่างบริษัทของเราในที่นี้"
วิธีที่ 3 จาก 3: การเริ่มจดหมายสมัครงาน
ขั้นตอนที่ 1 ใช้รูปแบบจดหมายธุรกิจเพื่อเขียนที่อยู่และทักทายผู้รับ
การเขียนจดหมายสมัครงานสามารถใช้กฎเดียวกับจดหมายธุรกิจได้
- เขียนที่อยู่ของคุณที่ด้านบนขวาหรือซ้าย ไม่ต้องใส่ชื่อ แค่ที่อยู่
- ป้อนที่อยู่อีเมล ที่อยู่เว็บไซต์ส่วนตัว และ/หรือหมายเลขโทรศัพท์ในบรรทัดถัดไป
- ข้ามหนึ่งบรรทัด
- รวมวันที่กับเดือนที่เขียนเป็นตัวอักษร เช่น วันที่ 22 เมษายน 2559
- ข้ามไปอีกหนึ่งบรรทัด
- เขียนคำทักทาย เช่น "เรียน" หรือ “ถึงผู้ที่เกี่ยวข้อง”
ขั้นตอนที่ 2 รวมสรุปความสำเร็จของคุณ
คุณสามารถเริ่มจดหมายปะหน้าด้วยอะไรง่ายๆ เช่น "ฉันขอสมัครตำแหน่ง X" อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการแนวทางที่แตกต่างออกไปเล็กน้อย คุณสามารถเริ่มต้นด้วยบทสรุปของความสำเร็จที่ดีที่สุดของคุณ ข้อมูลสรุปนี้สามารถดึงดูดความสนใจของผู้จัดการการจ้างงานและเพิ่มโอกาสในการสัมภาษณ์ได้
ตัวอย่างเช่น เริ่มต้นด้วย “ในช่วงห้าปีที่ผ่านมา ฉันได้เพิ่มยอดขายเป็นสองเท่าและขยายการเข้าถึงไปยังสามจังหวัดที่ใกล้ที่สุด” คุณยังสามารถดำเนินการต่อด้วยประสบการณ์ การศึกษา การฝึกอบรมเฉพาะทาง และคุณสมบัติอื่นๆ ที่ตรงกับตำแหน่งที่คุณสมัคร
ขั้นตอนที่ 3 แสดงความกระตือรือร้น
ในจดหมายสมัครงาน ความหลงใหลที่เขียนลงบนกระดาษยังช่วยเพิ่มโอกาสในการถูกสัมภาษณ์ได้อีกด้วย ผู้จัดการการจ้างงานอาจประทับใจกับการอุทิศตนเพื่องานนี้
ตัวอย่างเช่น “ฉันตื่นเต้นเมื่อเห็นโฆษณางานนี้เพราะฉันเป็นแฟนตัวยงของบริษัทของคุณ” จากนั้น อธิบายต่อว่าคุณชอบอะไรเกี่ยวกับบริษัท เหตุใดคุณจึงทุ่มเทให้กับงานนี้ และทำไมคุณจึงเหมาะสมกับงานนี้
ขั้นตอนที่ 4 ป้อนคำหลักที่เกี่ยวข้อง
คำหลักสามารถช่วยได้หากคุณต้องแข่งขันกับผู้คนจำนวนมาก การกล่าวถึงคำสำคัญที่ตอนต้นของจดหมายสามารถเพิ่มโอกาสที่ใบสมัครของคุณจะถูกสังเกตเห็น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคำหลักเหล่านั้นระบุว่าคุณเป็นผู้สมัครที่เหมาะสม
- คีย์เวิร์ดที่ดีที่ควรรวมไว้คือคีย์เวิร์ดที่กล่าวถึงในงาน เช่น ทักษะเฉพาะหรือประสบการณ์ที่คุณมี ตัวอย่างเช่น เริ่มต้นจดหมายสมัครงานด้วย "จากประสบการณ์ห้าปีในฐานะผู้จัดการฝ่ายขาย ฉันได้นำเสนอเป็นประจำ พัฒนากลยุทธ์การขายที่ประสบความสำเร็จ และเขียนสคริปต์การขายจำนวนมากสำหรับพนักงาน"
- คุณยังสามารถตั้งชื่อบุคคลที่แนะนำตำแหน่งให้กับคุณได้ ชื่ออาจดึงดูดความสนใจของผู้จัดการการจ้างงานและให้แน่ใจว่าคุณได้รับการสัมภาษณ์ ตัวอย่างเช่น “ฉันได้เรียนรู้เกี่ยวกับตำแหน่งที่ว่างนี้จากหัวหน้าแผนกของเรา Dr. ซูซานโต".