ในตอนแรก การเขียนรายงานงานอาจดูยาก แต่จริงๆ แล้วง่ายกว่าที่คุณคิด โดยปกติแล้วรายงานการทำงานจะใช้เพื่ออธิบายความคืบหน้าของโครงการหนึ่งๆ หรือให้ข้อสรุปและข้อเสนอแนะเกี่ยวกับประเด็นบางอย่างในที่ทำงาน เพื่อให้ง่ายต่อการเขียนรายงานการทำงานที่มีประสิทธิภาพ ให้เริ่มต้นด้วยการพิจารณาวัตถุประสงค์ ผู้ชม การวิจัย และข้อความของคุณ ร่างรายงานโดยใช้รูปแบบรายงานธุรกิจ ทำการแก้ไขเพื่อให้รายงานมีผลบังคับ
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การวางแผนรายงานการทำงาน
ขั้นตอนที่ 1 ระบุวัตถุประสงค์และหัวข้อของรายงาน
บางครั้งคุณอาจถูกขอให้ทำรายงาน วัตถุประสงค์หรือหัวข้อของรายงานมักจะระบุไว้ในคำขอ หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับเป้าหมายหรือหัวข้อ ให้พิจารณาข้อความที่คุณต้องการสื่อถึงผู้อ่านของคุณ คุณสามารถชี้แจงกับหัวหน้างานหรือหัวหน้างานของคุณได้
ตัวอย่างเช่น เป้าหมายของคุณอาจเป็นการวิเคราะห์ปัญหาทางธุรกิจ อธิบายผลลัพธ์ของโครงการที่คุณกำลังดำเนินการ หรือจัดเตรียมโครงร่างความคืบหน้าของงานให้หัวหน้างานของคุณ
ขั้นตอนที่ 2 เลือกน้ำเสียงและภาษาที่เหมาะสมกับผู้อ่าน
พิจารณาความรู้ของผู้อ่านและศัพท์แสงที่พวกเขารู้ เมื่อคุณเขียนรายงาน คุณสามารถใช้ศัพท์แสงและภาษาที่เป็นมืออาชีพมากกว่าการเขียนเพื่อสาธารณะ
- ใครจะอ่านรายงาน พิจารณาผู้อ่านที่มีแนวโน้มจะใช้รายงานของคุณ
- หากจำนวนผู้อ่านของคุณแตกต่างกัน ให้เขียนข้อมูลทั้งหมดสำหรับผู้อ่านที่มีความรู้น้อยในสิ่งที่คุณกำลังเขียน อย่างไรก็ตาม ใช้หัวเรื่องสำหรับแต่ละส่วนเพื่อให้ผู้อ่านที่มีการศึกษามากขึ้นสามารถข้ามผ่านข้อมูลที่คิดว่าไม่จำเป็นได้ คุณยังสามารถเขียนหัวข้อเฉพาะเพื่อระบุกลุ่มผู้อ่านที่ต้องการ
ขั้นตอนที่ 3 รวบรวมข้อมูลและเอกสารประกอบ หากมี
รวมเนื้อหาที่คุณใช้เป็นพื้นฐานสำหรับข้อสรุปหรือคำแนะนำของคุณ คุณจะอ้างถึงเอกสารเหล่านี้เมื่อจัดทำรายงาน คุณอาจต้องรวมเอกสารเหล่านี้ในภาคผนวกของรายงานด้วย ด้านล่างนี้คือประเภทของวัสดุที่คุณสามารถรวมไว้เมื่อจัดทำรายงาน:
- ข้อมูลทางการเงิน
- แผนภาพ
- แผนภูมิ
- ข้อมูลสถิติ
- สำรวจ
- แบบสอบถาม
- ผลการสัมภาษณ์ผู้เชี่ยวชาญ เพื่อนร่วมงาน ลูกค้า ฯลฯ
ขั้นตอนที่ 4 ตรวจสอบความคืบหน้าของคุณหากคุณกำลังเขียนรายงานความคืบหน้า
ให้ร่างโครงร่างของงานที่คุณทำ งานที่คุณจะทำ และงานนั้นเป็นไปตามเป้าหมายเริ่มต้นหรือไม่ คิดว่ารายงานนี้เป็นคำตอบสำหรับคำถามที่ผู้คนอาจมีเกี่ยวกับโครงการของคุณ ด้านล่างนี้คือคำถามที่คุณควรตอบในรายงาน:
- ขอบเขตการทำงานเปลี่ยนไปหรือไม่?
- คุณทำงานอะไรเสร็จบ้างตั้งแต่รายงานครั้งที่แล้ว?
- คุณจะทำงานอะไร
- โครงการของคุณจะเสร็จทันเวลาหรือไม่? ถ้าไม่ทำไม?
- คุณประสบปัญหาอะไรและคุณแก้ปัญหาอย่างไร?
- เดือนนี้คุณได้เรียนรู้บทเรียนอะไรบ้าง?
ขั้นตอนที่ 5 ร่างข้อมูลที่คุณควรรวมไว้ในรายงาน
เขียนโครงร่างความคิดของคุณเพื่อเป็นแนวทาง เมื่อร่างโครงร่าง ให้จัดทำส่วนหัวของรายงานเพื่อช่วยจัดระเบียบสิ่งที่คุณกำลังจะพูด โครงร่างนี้ไม่จำเป็นต้องเรียบร้อยหรือเขียนได้ดีเพราะมีเพียงคุณเท่านั้นที่จะใช้งาน
- โดยทั่วไป รายงานจะเริ่มต้นด้วยคำอธิบายผลลัพธ์ ข้อสรุป หรือข้อเสนอแนะ หลังจากนั้น อธิบายว่าคุณมาถึงข้อสรุปนั้นได้อย่างไร และวิธีคิดของคุณหากเป็นไปได้
- หากคุณกำลังจะทำข้อสรุปหรือข้อเสนอแนะที่เป็นข้อขัดแย้ง ให้อธิบายกระบวนการและเหตุผลของคุณ เพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจเหตุผลเบื้องหลังข้อสรุปและข้อเสนอแนะของคุณ
ส่วนที่ 2 ของ 3: การร่างรายงานการทำงาน
ขั้นตอนที่ 1 ใช้หน้าปกหรือหน้าชื่อเรื่อง
หน้าชื่อเรื่องควรมีชื่อของรายงานตามด้วยวันที่ส่งในบรรทัดแยกต่างหาก ในบรรทัดที่สาม ให้เขียนชื่อผู้เขียนรายงานทั้งหมด หลังจากนั้นให้เขียนชื่อองค์กรในบรรทัดที่สี่
- ในบางกรณี คุณอาจรวมจดหมายปะหน้าเพื่ออธิบายว่าเหตุใดคุณจึงเขียนรายงาน มีอะไรอยู่ในรายงาน และต้องทำอย่างไรต่อไป จดหมายประเภทนี้มักใช้เมื่อกระบวนการเขียนรายงานใช้เวลานานหรือผู้เขียนรู้สึกว่าผู้อ่านต้องการคำอธิบายเพิ่มเติมก่อนที่จะเจาะลึกรายงาน
- สำหรับรายงานความคืบหน้า ให้เขียนชื่อของคุณ ชื่อโครงการ วันที่ และระยะเวลาการรายงานในหน้าชื่อเรื่อง เขียนในบรรทัดต่างๆ คุณสามารถติดป้ายกำกับแต่ละบรรทัดด้วยคำต่างๆ เช่น 'ชื่อ', 'ชื่อโครงการ', 'วันที่' และ 'ระยะเวลารายงาน' คุณยังสามารถเขียนข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งเหล่านี้โดยไม่มีป้ายกำกับ
- ถามเจ้านายของคุณว่ามีคำแนะนำเฉพาะเกี่ยวกับรายงานการทำงานหรือไม่ คำแนะนำเหล่านี้เป็นแหล่งข้อมูลที่ดีที่สุดสำหรับการจัดทำรายงาน
ขั้นตอนที่ 2 สร้างบทสรุปผู้บริหารที่มีข้อมูลสำคัญ
รวมข้อสรุป เหตุผล และข้อเสนอแนะของคุณ ผู้อ่านจะเข้าใจประเด็นสำคัญของรายงานโดยไม่ต้องอ่านทั้งหมด คุณไม่จำเป็นต้องลงรายละเอียดมากเกินไป แต่ผู้อ่านควรเข้าใจคำอธิบายของรายงานของคุณ บทสรุปผู้บริหารควรเป็นครึ่งถึงหนึ่งหน้า
- คุณไม่จำเป็นต้องสรุปรายงานทั้งหมด มุ่งเน้นที่แนวคิดที่สำคัญในรายงาน เช่น คำแนะนำหลักหรือข้อสรุปของคุณ
- หากคุณกำลังเขียนรายงานความคืบหน้า ให้ข้ามส่วนนี้
ขั้นตอนที่ 3 สร้างสารบัญ
ระบุหัวข้อทั้งหมดของรายงานและหมายเลขหน้า รายการนี้จะทำให้ผู้อ่านใช้รายงานของคุณและค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ง่ายขึ้น
- ใช้หัวเรื่องและหัวเรื่องสำหรับแต่ละส่วนเพื่อให้อ่านรายงานได้ง่าย
- หากคุณกำลังเขียนรายงานความคืบหน้า คุณไม่จำเป็นต้องสร้างสารบัญเว้นแต่เจ้านายจะขอให้คุณทำ อย่างไรก็ตาม ให้ใส่ชื่อและหัวเรื่องสำหรับแต่ละส่วนเพื่อให้อ่านรายงานได้ง่าย
ขั้นตอนที่ 4 เขียนบทนำเพื่อให้แนวคิดเกี่ยวกับรายงานของคุณ
บอกผู้อ่านว่าทำไมคุณถึงเขียนรายงาน สรุปบริบทเบื้องหลังรายงานและอธิบายวัตถุประสงค์ของคุณ ระบุคำถามที่คุณจะตอบในรายงานหรือประเด็นที่คุณจะแก้ไข อธิบายขอบเขตและการจัดระเบียบของรายงาน
- บทนำไม่จำเป็นต้องยาว เขียนให้ชัดเจนและเฉพาะเจาะจงเพื่อให้ผู้อ่านทราบบริบทและจุดประสงค์โดยไม่ต้องอ่านคำอธิบายยาวเกินไป
- เขียนบทนำ 2-4 ย่อหน้า
- สำหรับรายงานความคืบหน้า บทนำ 1-2 ย่อหน้าก็เพียงพอแล้ว บทนำควรสรุปโครงการและเป้าหมายของคุณ คุณยังสามารถพูดถึงงานที่คุณทำเสร็จแล้วและแผนงานต่อไปของคุณ
ขั้นตอนที่ 5. อธิบายผลลัพธ์หรือข้อสรุปที่คุณกล่าวถึง
ร่างการวิจัยหรือการประเมินที่คุณได้ทำเกี่ยวกับโครงการ เขียนอภิปรายและตีความสิ่งที่ค้นพบและความสัมพันธ์กับหัวข้อของรายงาน
- โดยทั่วไป ส่วนนี้ประกอบด้วยย่อหน้าเกริ่นนำและรายการข้อสรุปของคุณ
- ข้อสรุปสามารถเขียนได้ดังนี้ “1. ประชากรกำลังสูงอายุ ดังนั้นความเสี่ยงด้านสุขภาพของลูกค้าของเราจึงเพิ่มขึ้น”
- หากคุณเขียนรายงานความคืบหน้า คุณไม่มีผลลัพธ์หรือข้อสรุป จดบันทึกความสำเร็จหรืองานที่คุณทำเสร็จแล้วหลังจากการแนะนำตัว คุณสามารถเขียน 2-4 ย่อหน้าสำหรับส่วนนี้ อย่างไรก็ตาม โดยปกติรายการจะเพียงพอ เขียนว่า "ระดม IDR 200,000,000 เพื่อเช่าเต็นท์เทศกาล" "เซ็นสัญญากับบริษัท Party Planning เพื่อวางแผนเทศกาล" และ "ดำเนินการสำรวจผู้อยู่อาศัย 1,500 คนเพื่อรวบรวมความคิดเห็นของประชาชน"
ขั้นตอนที่ 6 ให้คำแนะนำสำหรับขั้นตอนในอนาคต
คำแนะนำควรอธิบายสิ่งที่จะเกิดขึ้นในอนาคต อธิบายว่าปัญหาใดสามารถแก้ไขได้โดยใช้วิธีแก้ปัญหาของคุณ และเกี่ยวข้องกับข้อสรุปที่คุณวาดอย่างไร หลังจากเขียนคำอธิบายแล้ว ให้ระบุคำแนะนำตามหมายเลข เริ่มแต่ละประโยคด้วยกริยา ทำรายการคำแนะนำและเริ่มต้นด้วยสิ่งที่สำคัญที่สุด
- ตัวอย่างเช่น คุณอาจเขียนว่า “1. ให้การอบรมการช่วยฟื้นคืนชีพแก่พนักงาน”
- หากคุณกำลังเขียนรายงานความคืบหน้า คุณควรจัดทำรายการงานหรือเป้าหมายที่คุณจะทำงาน/บรรลุผลสำเร็จในช่วงถัดไป ตัวอย่างเช่น คุณอาจเขียนว่า "ค้นหาผู้ขายสำหรับเทศกาล" "กำหนดการออกแบบของเทศกาล" และ "สั่งซื้อโปสเตอร์ส่งเสริมการขาย"
ขั้นตอนที่ 7 อภิปรายกระบวนการและกรอบงานที่สนับสนุนข้อสรุป
อธิบายแนวทางที่คุณใช้ในการวิเคราะห์หัวข้อ ประเด็น หรือปัญหา ตรวจสอบสิ่งที่คุณค้นพบ แล้วอธิบายว่าใช้เป็นพื้นฐานสำหรับคำแนะนำอย่างไร แบ่งการอภิปรายออกเป็นส่วนๆ ตั้งชื่อหัวข้อตามเนื้อหา
- ส่วนนี้ยังมีการอภิปรายเกี่ยวกับการวิจัยและการประเมินที่ยาวขึ้นอีกด้วย
- นี่ควรเป็นส่วนที่ยาวที่สุดในรายงานของคุณ
- หากคุณกำลังเขียนรายงานความคืบหน้า คุณสามารถข้ามส่วนนี้ได้ คุณสามารถแทนที่ด้วยส่วนคอขวดขณะทำงานในโครงการและวิธีเอาชนะมัน คุณอาจเขียนว่า “ผู้อยู่อาศัยจำนวนมากไม่ส่งคืนแบบสำรวจเพราะพวกเขาไม่ได้มาพร้อมกับค่าส่งแบบเติมเงิน หลังจากนี้ เราจะรวมค่าไปรษณีย์แบบชำระเงินล่วงหน้าหรือให้ตัวเลือกแบบสำรวจดิจิทัล”
ขั้นตอนที่ 8 ระบุข้อมูลอ้างอิงที่คุณใช้ในการจัดทำรายงาน
การอ้างอิงสามารถอยู่ในรูปแบบของบทความในวารสาร ข่าว บทสัมภาษณ์ แบบสำรวจ แบบสอบถาม ผลการวิจัยทางสถิติ และข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง อ้างอิงข้อมูลอ้างอิงเหล่านี้ที่ส่วนท้ายของรายงาน ตั้งชื่อว่า "บรรณานุกรม"
- เว้นแต่ว่าคุณจะถูกขอให้ใช้รูปแบบการอ้างอิงเฉพาะ ให้ใช้รูปแบบ APA ในรายงานทางธุรกิจ
- ข้ามขั้นตอนนี้หากคุณกำลังเตรียมรายงานความคืบหน้า
ขั้นตอนที่ 9 แนบไฟล์แนบไปกับสื่อต่างๆ เช่น แบบสำรวจ แบบสอบถาม หรืออีเมล
ไม่ใช่ทุกรายงานที่ต้องมีไฟล์แนบ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใส่ข้อมูลเหล่านี้ได้หากต้องการให้เนื้อหาที่คุณอ้างถึงหรือข้อมูลเพิ่มเติมที่จะช่วยให้พวกเขาเข้าใจหัวข้อหรือสิ่งที่คุณค้นพบได้ง่ายขึ้น ติดป้ายกำกับแต่ละไฟล์แนบโดยใช้ตัวอักษรต่างกัน
- ตัวอย่างเช่น คุณอาจมี “ภาคผนวก A”, “ภาคผนวก B” และ “ภาคผนวก C”
- หากคุณกำลังเขียนรายงานความคืบหน้า คุณไม่จำเป็นต้องรวมส่วนนี้
ขั้นตอนที่ 10 เขียนข้อสรุปสั้น ๆ โดยสรุปสิ่งที่คุณค้นพบหรือความคืบหน้าทั้งหมดของคุณ
คุณอาจไม่จำเป็นต้องเขียนบทสรุป แต่บทสรุปสามารถเน้นย้ำถึงความพยายามของคุณ ทำข้อสรุป 3-4 ประโยคเพื่อสรุปข้อมูลทั้งหมดที่คุณนำเสนอในรายงาน
คุณอาจเขียนว่า “โครงการวางแผนเทศกาลศิลปะได้ดำเนินการตามกำหนด เราได้เสร็จสิ้น 90% ของกิจกรรมการวางแผนและได้ย้ายเข้าสู่กระบวนการจัดซื้อวัสดุ ปัจจุบันโครงการยังไม่เจออุปสรรคใดๆ แต่เราจะจัดการกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต”
ส่วนที่ 3 ของ 3: การเขียนรายงานที่มีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนที่ 1 ใช้ชื่อที่ชัดเจนเพื่อทำให้รายงานใช้งานง่าย
ทำให้ชื่อเรื่องชัดเจนและไม่ละเอียด เมื่อดูที่ชื่อเรื่อง ผู้อ่านควรเข้าใจในทันทีว่ารายงานของคุณเกี่ยวกับอะไร
- ชื่อเรื่องที่คุณอาจต้องการ ได้แก่ บทนำ งานที่เสร็จสมบูรณ์ เป้าหมายในช่วงเวลาถัดไป อุปสรรคและแนวทางแก้ไข และบทสรุป
- สร้างชื่อที่ตรงกับข้อมูลในรายงาน
- สำหรับรายงานความคืบหน้า ผู้อ่านของคุณมักจะเป็นหัวหน้างาน ทีม หรือลูกค้า
ขั้นตอนที่ 2 ใช้ภาษาที่เรียบง่ายและตรงไปตรงมาเพื่อถ่ายทอดความคิด
รายงานการทำงานไม่ต้องการคำที่ซับซ้อนและประโยคที่ไพเราะ คุณเพียงแค่ต้องถ่ายทอดประเด็นสำคัญไปยังผู้อ่าน ถ่ายทอดความคิดโดยใช้คำที่ง่ายที่สุดและเข้าถึงหัวใจของแนวคิด
เขียนว่า "รายรับเพิ่มขึ้น 50% ในไตรมาส 4" แทนที่จะเป็น "รายรับเพิ่มขึ้น 50% และทำให้รายรับในไตรมาสสี่ยอดเยี่ยม"
ขั้นตอนที่ 3 ใช้การเขียนที่กระชับเพื่อให้รายงานของคุณสั้น
การเขียนที่ยาวเกินไปเป็นการเสียเวลาสำหรับคุณและผู้อ่าน กำจัดคำที่ไม่จำเป็นออกไปและพูดให้ตรงประเด็น
- รายงานงานบางฉบับจะยาวโดยธรรมชาติเนื่องจากมีข้อมูลจำนวนมาก อย่างไรก็ตาม วิธีที่คุณเขียนควรมีความกระชับ
- จะดีกว่าถ้าเขียนว่า "ยอดขายเพิ่มขึ้นในไตรมาสที่แล้วหลังจากที่พนักงานทำการตลาดทางโทรศัพท์" แทนที่จะเป็น "รายได้เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วในไตรมาสที่แล้ว เนื่องจากพนักงานขายที่มีความสามารถและทุ่มเทของเราทำการตลาดกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าทางโทรศัพท์เพื่อให้พวกเขาซื้อ เพิ่มเติม สินค้า."
ขั้นตอนที่ 4 นำเสนอแนวคิดโดยใช้ภาษาที่เป็นกลางและไม่แสดงอารมณ์
เขียนข้อเท็จจริงและให้ผู้อ่านสร้างข้อสรุปของตนเองตามมุมมองของวัตถุประสงค์ คุณอาจให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการจัดการกับปัญหาเฉพาะ แต่อย่าพยายามกระตุ้นอารมณ์ของผู้อ่านให้โน้มน้าวใจพวกเขา ให้ผู้อ่านสร้างแนวคิดและการตัดสินใจตามมุมมองของวัตถุประสงค์
แทนที่จะเขียนว่า “พนักงานที่ไม่มีความสุขมักจะไม่มีขวัญกำลังใจ ดังนั้นสำนักงานจึงรู้สึกเหมือนเครื่องจักรไร้วิญญาณ” คุณอาจเขียนว่า “พนักงานที่มีประสิทธิผลค่อนข้างต่ำบอกว่าพวกเขารู้สึกไม่มีความสุข”
ขั้นตอนที่ 5. อย่าใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการและคำว่า “ฉัน” หรือ “ฉัน”
” คุณอาจใช้คำว่า “ฉัน” ในรายงานความคืบหน้าได้ หากคุณทำงานในโครงการเพียงลำพัง มิฉะนั้น อย่าใช้คำว่า “ฉัน” หรือคำที่ไม่เป็นทางการในรายงานงาน อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้คำว่า “คุณ” เพื่อกำหนดประโยคให้กับผู้ชมเป้าหมายของคุณได้
ใช้ภาษามืออาชีพในรายงาน
ขั้นตอนที่ 6 อ่านรายงานซ้ำเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาด
ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และการสะกดคำจะลดชื่อเสียงของความเป็นมืออาชีพของรายงาน อ่านอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการสะกดผิด วลีที่ไม่เหมาะสม หรือการเลือกคำที่ไม่ถูกต้อง มันจะดีกว่าถ้าคุณสามารถอ่านรายงานซ้ำสองครั้ง
- ถ้าเป็นไปได้ ขอให้คนอื่นอ่านรายงานเพราะบางครั้งอาจเป็นเรื่องยากที่จะจับผิดตัวเอง
- หากคุณมีเวลา ให้ออกจากรายงานเป็นเวลา 24 ชั่วโมงก่อนอ่านซ้ำ
เคล็ดลับ
- หลังจากเขียนรายงานงานแรกแล้ว ใช้เป็นแม่แบบสำหรับรายงานต่อๆ ไป
- สถานที่ทำงานของคุณอาจมีเทมเพลตรายงานการทำงาน ถามหัวหน้างานของคุณว่าคุณสามารถใช้เทมเพลตสำนักงานได้หรือไม่
- หากคุณสามารถทำได้ ให้ใช้รูปแบบรายงานงานที่มีอยู่ขององค์กรที่คุณทำงานด้วย ตรวจสอบไฟล์ที่สำนักงานหรือขอสำเนารายงานจากหัวหน้างานหรือเพื่อนร่วมงาน
