การอบรมพนักงานใหม่มีความสำคัญมากในทุกบริษัท การฝึกอบรมที่ไม่เพียงพอจะส่งผลเสียต่อความพึงพอใจในงาน ประสิทธิภาพการทำงาน และการลาออกของพนักงาน โปรแกรมการฝึกอบรมมักจะเริ่มต้นด้วยการถ่ายทอดข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับบริษัท พาพนักงานไปรอบๆ สำนักงาน ตามด้วยการอธิบายระเบียบข้อบังคับของบริษัท การฝึกอบรมพนักงานต้องทำด้วยความละเอียดอ่อนและใส่ใจในรายละเอียด เพื่อให้การฝึกอบรมดำเนินไปได้ด้วยดี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณให้ข้อมูลที่เป็นระบบ จัดตารางเวลาตามความสามารถของผู้เข้าร่วม และอดทนในขณะที่พนักงานปรับตัว
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 4: การต้อนรับพนักงานใหม่
ขั้นตอนที่ 1. แจ้งสถานที่จอดรถ
สิ่งพื้นฐานที่จำเป็นสำหรับพนักงานใหม่มักถูกละเลย เช่น เนื่องจากไม่ได้รับข้อมูลว่าจะจอดรถไว้ที่ใด ก่อนเริ่มงานวันแรก ต้องแน่ใจว่าเขารู้ทางไปที่จอดรถและพื้นที่ที่อนุญาตให้เข้าใช้ หรือมีสถานที่จอดรถพิเศษหรือไม่
ขั้นตอนที่ 2 เตรียมโต๊ะทำงาน
ก่อนที่พนักงานจะไปทำงาน ให้เตรียมโต๊ะทำงาน การเชื่อมต่อโทรศัพท์ แล็ปท็อป นามบัตร และอุปกรณ์ทำงานที่จำเป็น ถ้าเขาไม่ต้องการโต๊ะ ให้พื้นที่ทำงานรู้เมื่อเขาทำงานประจำวัน
โดยทั่วไปแล้ว พนักงานใหม่พยายามอย่างเต็มที่เพื่อให้มาถึงตรงเวลาและสร้างความประทับใจแรกพบที่ดี แน่นอนว่าเขาจะผิดหวังมากหากปรากฎว่านายจ้างไม่ได้เตรียมอะไรเลยเมื่อมาถึงในวันแรก
ขั้นตอนที่ 3 พาเขาไปเที่ยวที่ทำงาน
อย่าลืมระบุตำแหน่งของห้องน้ำ ตู้ทำงาน เครื่องพิมพ์ ห้องถ่ายเอกสาร และโรงอาหาร อย่าลืมแสดงห้องน้ำ เครื่องชงกาแฟ และไมโครเวฟ พร้อมทั้งจัดเตรียมชุดปฐมพยาบาล ถังดับเพลิง และอุปกรณ์ความปลอดภัยอื่นๆ
ถามแต่ละแผนกเกี่ยวกับสถานที่สำคัญที่จำเป็นต้องแสดงเมื่อคุณแสดงพนักงานใหม่รอบๆ
ขั้นตอนที่ 4 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขาไม่ได้อยู่คนเดียวในมื้อกลางวัน
พักกลางวันเป็นสิ่งเล็กๆ ที่มักถูกลืม สำหรับพนักงานใหม่ วันแรกของการทำงานมักจะรู้สึกหนักมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าไม่มีใครมากับคุณในมื้อกลางวัน ถามเพื่อนร่วมงานว่าเขาหรือเธอยินดีที่จะไปกับพนักงานใหม่เพื่อรับประทานอาหารกลางวันเพื่อที่พวกเขาจะได้คุ้นเคยหรือไม่
ขั้นตอนที่ 5. เลือกผู้ฝึกสอนที่มีความสามารถสูง
งานฝึกอบรมพนักงานใหม่มักจะดำเนินการโดยบุคลากรที่มีประสบการณ์หรือพนักงานที่มีโต๊ะอยู่ใกล้ที่สุด อย่างไรก็ตาม ทิศทางและการกำกับดูแลยังคงเป็นความรับผิดชอบของผู้จัดการการฝึกอบรม เพื่อให้การฝึกอบรมดำเนินไปได้ด้วยดี ให้เลือกพนักงานที่สามารถทำงานได้ดี มีทักษะในการสื่อสาร และมีพฤติกรรมที่เป็นแบบอย่าง
เมื่อจัดให้มีการฝึกอบรม พนักงานที่จัดการฝึกอบรมและพนักงานใหม่ต้องปฏิบัติงานเดียวกัน เขาหรือเธออาจอธิบายสิ่งต่าง ๆ ที่สนับสนุนการทำงานที่ราบรื่น เช่น ให้คำแนะนำในการสื่อสารกับผู้จัดการคนใดคนหนึ่ง หรือผู้ที่สามารถจัดงานเลี้ยงที่รื่นเริงที่สุดในวันหยุด
วิธีที่ 2 จาก 4: การเตรียมสื่อการฝึกอบรม
ขั้นตอนที่ 1 จัดทำคู่มือที่ประกอบด้วยสื่อการฝึกอบรมที่จัดวางอย่างเป็นระบบ
คู่มือที่ดีมักจะให้กรอบการทำงานที่ให้ภาพรวมที่ครอบคลุมของเอกสารการฝึกอบรม นอกจากนี้ แต่ละหัวข้อยังแบ่งออกเป็นข้อมูลที่เข้าใจง่ายหลายรายการตามลำดับที่ชัดเจนและเป็นระบบ โครงร่างเนื้อหาที่ดีเริ่มต้นด้วยโครงร่างของแนวคิดพื้นฐาน ให้ข้อมูลโดยละเอียดทีละขั้นตอน จากนั้นให้สรุปแนวคิดหลัก
จัดทำคู่มือฉบับพิมพ์เพื่อให้พนักงานใหม่สามารถจดบันทึกระหว่างการฝึกอบรมได้ นอกจากนี้ โปรดส่งอีเมลคู่มือ ข้อบังคับของบริษัท และเอกสารอื่นๆ เพื่อให้อ่านได้หากคุณไม่มีสื่อสิ่งพิมพ์ติดตัวไปด้วย
ขั้นตอนที่ 2 รวมรายละเอียดงานและเป้าหมายงาน
ในคู่มือการฝึกอบรม ให้ระบุรายละเอียดงานที่สมบูรณ์ซึ่งประกอบด้วยงาน ทักษะที่จำเป็น และเป้าหมายการปฏิบัติงาน นอกจากนี้ แจ้งข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับการประเมินความสำเร็จในการปฏิบัติงาน เพื่อให้เขาเข้าใจถึงความคาดหวังของบริษัทที่จะต้องบรรลุอย่างชัดเจน
ขั้นตอนที่ 3 อธิบายโครงสร้างองค์กรและระบุหมายเลขติดต่อที่สามารถติดต่อได้
พนักงานใหม่สามารถเรียนรู้โครงสร้างองค์กรของแผนก ค้นหาว่าใครคือหัวหน้า และใครที่เขาควรรายงานผ่านแผนผังลำดับชั้นของบริษัท กรอกแผนภูมิโดยระบุรายชื่อบุคลากรในแต่ละแผนก
ให้ข้อมูลติดต่อสำหรับทุกคนทั้งในและนอกบริษัทที่เกี่ยวข้องกับงานของพวกเขา เช่น ผู้ขายหรือหมายเลขโทรศัพท์มือถือของลูกค้า
ขั้นตอนที่ 4. ให้ข้อมูลเกี่ยวกับมาตรฐานความปลอดภัยในการทำงาน
คู่มือมักจะมีขั้นตอนและมาตรฐานความปลอดภัยในสถานการณ์ฉุกเฉินตามภาคอุตสาหกรรม หากจำเป็น ให้ปรึกษากับหน่วยงานของรัฐที่มีอำนาจควบคุมเรื่องนี้ เช่น กระทรวงแรงงาน เพื่อหาว่าต้องพูดอะไรเมื่อทำการฝึกอบรมอาชีวอนามัยและความปลอดภัย (K3)
ขั้นตอนที่ 5. อธิบายวัฒนธรรมและค่านิยมหลักของบริษัท
นอกเหนือจากการอธิบายงานประจำวันแล้ว ให้ใช้คู่มือนี้เพื่อถ่ายทอดประวัติ ค่านิยม วิสัยทัศน์ และเป้าหมายของบริษัท จำไว้ว่าพนักงานไม่สามารถทำงานคนเดียวได้ทั้งวัน คุณคาดหวังให้บุคลากรที่มีความกระตือรือร้นและสามารถแสดงวัฒนธรรมของบริษัทได้อย่างแน่นอน
ขั้นตอนที่ 6. นำเสนอแหล่งข้อมูลของบริษัทต่างๆ
คู่มือนี้อาจรวมถึงรายงานประจำปี ไฟล์การตลาด และเอกสารการนำเสนอที่กล่าวถึงในที่ประชุม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับนโยบายของบริษัท รวบรวมไว้ก่อนแล้วจึงอัปโหลดข้อมูลผ่านอินทราเน็ตของบริษัทหรือเว็บไซต์ที่สามารถเข้าถึงได้โดยใช้รหัสผ่าน
เพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานใหม่รู้สึกท่วมท้น แจ้งให้เขาทราบว่าเขาจะได้รับประโยชน์จากการอ่านข้อมูล แต่ก็ไม่จำเป็น
วิธีที่ 3 จาก 4: จัดทำตารางการฝึกอบรม
ขั้นตอนที่ 1 ใช้เวลาทำความรู้จักกับพนักงานใหม่เป็นการส่วนตัว
เชิญเขาแชทเพื่อถามคำถามและแบ่งปันเรื่องราวเกี่ยวกับชีวิตประจำวัน เช่น เกี่ยวกับครอบครัว งานอดิเรก และงานอดิเรก
พนักงานใหม่จะรู้สึกสบายใจและพร้อมที่จะทำงานเป็นทีมมากขึ้น หากคุณใช้เวลาทำความรู้จักกับพวกเขามากขึ้น
ขั้นตอนที่ 2 อย่าให้การฝึกหนักเกินไป แต่ไม่เบาเกินไป
ให้ภาพใหญ่ของงานที่เขาต้องทำ แล้วอธิบายงานอย่างละเอียดทีละเล็กทีละน้อย พนักงานใหม่ไม่พร้อมที่จะทำงานหากถูกขอให้อ่านคู่มือและได้รับมอบหมายเท่านั้น อย่างไรก็ตาม อย่าให้การฝึกอบรมนานเกินไปหรืออ่านเนื้อหาทั้งคำต่อคำ
ให้เวลาเขาพักสัก 5-10 นาทีก่อนที่จะพูดคุยในหัวข้อใหม่ เพื่อที่เขาจะได้เข้าใจข้อมูลที่ส่งไปโดยไม่รู้สึกหนักใจ
ขั้นตอนที่ 3 มอบหมายงานตามรายละเอียดงานและตอบคำถามให้ดีที่สุด
ก่อนเริ่มการฝึกอบรม ให้แจ้งพนักงานใหม่ว่าอาจถามคุณหรือเพื่อนร่วมงานคนอื่นหากจำเป็น จากนั้นขอให้เขาทำงานที่รับผิดชอบตามความคืบหน้าของการฝึกอบรม เตือนเขาว่าอย่าลังเลที่จะถามคำถามหากเขาประสบปัญหาขณะปฏิบัติงาน
หลายคนพบว่าการเข้าใจสิ่งใหม่ ๆ ทำได้ง่ายกว่าการฟัง อย่ามอบหมายงานที่มีผลกระทบเชิงกลยุทธ์ต่อบริษัท แต่อย่าปฏิบัติกับพวกเขาเหมือนเป็นธุระ แสดงว่าคุณเชื่อว่าเขาสามารถทำงานได้ดี
ขั้นตอนที่ 4 ปรับตารางการฝึกอบรมให้เหมาะสมกับความสามารถของพนักงาน
ทุกคนมีความสามารถในการเรียนรู้ที่แตกต่างกัน ดังนั้นอย่าสอนหัวข้อใหม่ถ้าเขายังไม่พร้อม ท้าทายโดยตั้งเป้าหมายที่เป็นจริงหากเขาเข้าใจเนื้อหาที่สอนอยู่แล้ว
- ให้ถามเป็นระยะๆ ว่าคุณกำลังสอนเร็วหรือช้าเกินไป บางทีเขาอาจจะพยายามปกปิดแม้ว่าจะมีบางอย่างที่เขาไม่เข้าใจก็ตาม ดังนั้นจงเรียนรู้ที่จะอ่านภาษากายเพื่อให้แน่ใจว่าเขาเข้าใจสิ่งที่คุณพูด
- ระยะเวลาการฝึกอบรมที่ยาวนานมักต้องใช้ทรัพยากรมากขึ้น แต่พนักงานที่ได้รับการฝึกอบรมมาอย่างดีจะเข้าใจงานของตนอย่างถี่ถ้วน เพื่อให้สามารถบรรลุประสิทธิภาพการทำงานสูงได้ในเวลาอันสั้น
วิธีที่ 4 จาก 4: การสร้างบรรยากาศการฝึกอบรมเชิงบวก
ขั้นตอนที่ 1 จงใจกว้างในการชมเชยผู้อื่น
หากคุณต้องการสนับสนุนพนักงานใหม่เพื่อให้เขารู้สึกมั่นใจ ให้ชมเชยในเวลาที่เหมาะสม อย่าสรรเสริญเพียงเพื่อทำให้คนอื่นพอใจ แต่จงยกย่องความพยายามของเขาและความสำเร็จของเขา
คุณสามารถพูดได้ว่า "คุณทำงานเสร็จก่อนกำหนดส่ง จริงๆ แล้ว ฉันสงสัยว่าจะมีอะไรผิดพลาดไหมที่ทำให้งานเสร็จเร็วขนาดนี้ แต่คำตอบของคุณกลับกลายเป็นว่าโอเค เยี่ยมมาก!"
ขั้นตอนที่ 2 วิจารณ์เชิงสร้างสรรค์หากจำเป็น
อย่าลังเลที่จะแจ้งให้พนักงานใหม่ทราบว่าพนักงานใหม่ทำผิดหรือไม่ คุณต้องทำเช่นนี้ในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาดร้ายแรงและเพื่อป้องกันไม่ให้ข้อผิดพลาดเดิมเกิดขึ้นอีก
- หากจำเป็น ให้ปรับคำวิจารณ์ให้อ่อนลงโดยพูดว่า "มันจะง่ายกว่าถ้าคุณทำแบบนี้" หรือ "ไม่เป็นไร มันเป็นแค่ความผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ"
- โดยทั่วไปแล้ว พนักงานใหม่มักต้องการรับข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์โดยเร็วที่สุด ถ้าทิ้งไว้สักสองสามเดือน เขาจะสงสัยว่าทำไมคุณไม่แก้ไขข้อผิดพลาดของเขาตั้งแต่แรก
ขั้นตอนที่ 3 ให้เวลาพนักงานใหม่ทำงานได้ดี
ให้ความรับผิดชอบทีละเล็กทีละน้อย อย่าดุเขาแรงเกินไปถ้าเขาทำผิด ให้คำแนะนำต่อไปแม้หลังจากระยะเวลาการฝึกอบรมสิ้นสุดลง ทุกงานและทุกคนมีเอกลักษณ์เฉพาะตัว ดังนั้นเวลาในการปรับตัวจึงแตกต่างกัน
ขึ้นอยู่กับความสามารถและนโยบายของบริษัท บางคนอาจใช้เวลา 1 ปีในการเรียนรู้จนกว่าจะพร้อมที่จะทำงานได้ดี
ขั้นตอนที่ 4 ขอความคิดเห็นเกี่ยวกับการดำเนินการฝึกอบรม
โปรแกรมการฝึกอบรมที่ดีต้องได้รับการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง เมื่อพนักงานใหม่เสร็จสิ้นการฝึกอบรม ให้ขอให้เขาแนะนำสิ่งที่ต้องปรับปรุง ถามว่ามีเนื้อหาที่ต้องทำให้เสร็จหรือไม่ บางทีการสอนอาจเร็วหรือช้าเกินไป หรือต้องเปลี่ยนเลย์เอาต์ของสื่อการฝึกอบรมหรือไม่