บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการใช้คุณสมบัติ "Mail Merge" ใน Microsoft Word คุณลักษณะ Mail Merge ช่วยให้คุณสามารถใช้แผ่นข้อมูลการติดต่อเพื่อกำหนดที่อยู่ ชื่อ หรือข้อมูลต่างๆ ให้กับแต่ละสำเนาของเอกสารได้โดยอัตโนมัติ คุณลักษณะนี้มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการปรับแต่งจดหมายข่าวหรือคำให้การเป็นลายลักษณ์อักษร เนื่องจากคุณไม่จำเป็นต้องเขียนชื่อหรือที่อยู่ที่แตกต่างกันด้วยตนเองที่ด้านบนสุดของแต่ละเอกสาร
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การสร้างแผ่นข้อมูลติดต่อ
ขั้นตอนที่ 1 เปิด Microsoft Excel
ไอคอนโปรแกรม Microsoft Excel จะเป็นตัว “X” สีขาวบนพื้นขาว หลังจากนั้น หน้า " ใหม่ " จะปรากฏขึ้น
หากคุณมีแผ่นงานติดต่อใน Excel อยู่แล้ว ให้ข้ามไปยังขั้นตอนการโหลดหรือนำเข้าที่ติดต่อของ Excel
ขั้นตอนที่ 2 คลิก สมุดงานเปล่า
ที่มุมซ้ายบนของหน้า "New" หลังจากนั้น เอกสาร Excel ใหม่จะเปิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 3 เพิ่มส่วนหัวของผู้ติดต่อ
เริ่มจากกล่อง A1 ” ทางขวา ให้ป้อนส่วนหัวหรือชื่อเรื่องดังนี้:
- " FirstName " - จำเป็นต้องกรอกชื่อผู้ติดต่อในช่องนี้ (กล่อง " A1 ”).
- “นามสกุล” – ต้องป้อนนามสกุลของผู้ติดต่อในฟิลด์นี้ (กล่อง “ B1 ”).
- ” Tel” – หมายเลขโทรศัพท์ติดต่อจะถูกเพิ่มในช่องนี้ (กล่อง “ C1 ”).
- ” StreetAddress” – ต้องระบุที่อยู่ติดต่อในช่องนี้ (ช่อง “ D1 ”).
- “เมือง” – ต้องเพิ่มภูมิลำเนา/ถิ่นที่อยู่ของผู้ติดต่อในผู้ติดต่อนี้ (กล่อง “ E1 ”).
- “รัฐ” – จังหวัดต้นทางของผู้ติดต่อจะถูกเพิ่มในคอลัมน์นี้ (กล่อง “ F1 ”).
- “ZIP” – รหัสไปรษณีย์ที่ต้องเพิ่มที่อยู่ติดต่อลงในคอลัมน์นี้ (คอลัมน์ “ G1 ”).
- ” อีเมล” – ที่อยู่อีเมลของผู้ติดต่อจะถูกป้อนในฟิลด์นี้ (กล่อง “ H1 ”).
ขั้นตอนที่ 4. ป้อนข้อมูลการติดต่อ
เริ่มต้นที่คอลัมน์ A ของกล่อง 2 ให้ป้อนข้อมูลติดต่อสำหรับแต่ละบุคคลที่คุณต้องการเพิ่มลงในเครื่องมือจดหมายเวียน
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ป้อนถูกต้องก่อนที่จะดำเนินการขั้นตอนต่อไป
ขั้นตอนที่ 5. บันทึกเอกสาร
วิธีบันทึก:
- วินโดว์ - คลิก “ ไฟล์ ", เลือก " บันทึกเป็น ", ดับเบิลคลิก " พีซีเครื่องนี้ ” เลือกตำแหน่งจัดเก็บไฟล์ทางด้านซ้ายของหน้าต่าง พิมพ์ชื่อเอกสารในช่อง " ชื่อไฟล์ " แล้วคลิก " บันทึก ”.
- Mac - คลิก “ ไฟล์ ", เลือก " บันทึกเป็น… ” ป้อนชื่อเอกสารในช่อง "บันทึกเป็น" เลือกตำแหน่งที่จัดเก็บโดยคลิกที่ช่อง "ที่ไหน" และเลือกโฟลเดอร์ จากนั้นคลิก " บันทึก ”.
- จำตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์ที่เลือก จากนั้นคุณจะต้องค้นหาแผ่นติดต่อ Excel ที่ตำแหน่งนั้น
ขั้นตอนที่ 6 ปิดหน้าต่าง Excel
คลิกที่ปุ่ม NS ” ที่มุมขวาบนของหน้าต่าง Excel (Windows) หรือวงกลมสีแดงที่มุมซ้ายบนของหน้าต่าง (Mac) ตอนนี้คุณสามารถสร้างหรือใช้คุณลักษณะจดหมายเวียนใน Microsoft Word
ส่วนที่ 2 จาก 3: การนำเข้าผู้ติดต่อไปยัง Word
ขั้นตอนที่ 1 เปิด Microsoft Word
ไอคอนแอปพลิเคชัน Microsoft Word ดูเหมือนตัว “W” สีขาวบนพื้นหลังสีน้ำเงินเข้ม เช่นเดียวกับใน Microsoft Excel หน้า " ใหม่ " จะปรากฏขึ้นหลังจากเปิดโปรแกรม
หากคุณมีเอกสาร Microsoft Word ที่ต้องการเพิ่มผู้ติดต่อจาก Excel เข้าไป คุณจะต้องดับเบิลคลิกที่เอกสารเพื่อเปิด ข้ามขั้นตอนถัดไปถ้าคุณมีเอกสารที่กำหนดเองอยู่แล้ว
ขั้นตอนที่ 2 คลิก เอกสารเปล่า
ที่เป็นช่องสีขาวมุมซ้ายบนของหน้า หลังจากนั้น เอกสาร Microsoft Word เปล่าจะปรากฏขึ้น
ขั้นตอนที่ 3 คลิกแท็บการส่งจดหมาย
tab นี้จะอยู่ด้านบนของหน้าต่าง Microsoft Word หลังจากนั้น แถบเครื่องมือจะปรากฏใต้แถวของแท็บ
ขั้นตอนที่ 4 คลิกเลือกผู้รับ
อยู่ในส่วน "Start Mail Merge" ของ toolbar " การส่งจดหมาย " หลังจากนั้น เมนูแบบเลื่อนลงจะปรากฏขึ้น
ขั้นตอนที่ 5. คลิก ใช้รายการที่มีอยู่…
ตัวเลือกนี้อยู่ในเมนูที่ขยายลงมา หลังจากนั้น หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้น
- หากคุณต้องการใช้ผู้ติดต่อจาก Outlook คุณสามารถเลือกตัวเลือก “ เลือกจากรายชื่อติดต่อใน Outlook ” จากเมนูแบบเลื่อนลง
- คุณยังสามารถพิมพ์รายการข้อมูลติดต่อชั่วคราวใน Word ได้โดยเลือก " พิมพ์รายการใหม่ " คุณลักษณะนี้มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการสร้างข้อมูลติดต่อบางส่วนเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 6 เลือกแผ่นติดต่อ Microsoft Excel
ที่ด้านซ้ายของหน้าต่าง ให้คลิกโฟลเดอร์ที่มีแผ่นงาน Excel หลังจากนั้นคลิกที่แผ่นงาน Excel เพื่อเลือก
ขั้นตอนที่ 7 คลิกเปิด
ที่มุมขวาล่างของหน้าต่าง
ขั้นตอนที่ 8 ยืนยันการเลือกของคุณ
คลิกชื่อแผ่นงาน Excel ในหน้าต่างป๊อปอัป จากนั้นคลิกปุ่ม ตกลง ” ซึ่งอยู่ใต้หน้าต่าง แผ่นงาน Excel ของคุณจะถูกเลือกเป็นตำแหน่งต้นทางของผู้ติดต่อ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่องกาเครื่องหมาย " แถวแรกของข้อมูลมีส่วนหัวของคอลัมน์ " ที่ด้านล่างของหน้าต่าง
ส่วนที่ 3 จาก 3: การใช้คุณลักษณะ Mail Merge
ขั้นตอนที่ 1. ไปที่สถานที่หรือจุดที่คุณต้องการแทรกข้อมูลการติดต่อ
ค้นหาตำแหน่งที่คุณต้องการเพิ่มข้อมูลติดต่อ (เช่น ส่วนหัวของเอกสาร) และคลิกเพื่อวางเคอร์เซอร์
ขั้นตอนที่ 2 คลิก แทรกฟิลด์ผสาน
ตัวเลือกนี้อยู่ในส่วน "เขียนและแทรกฟิลด์" ของแท็บ " การส่งจดหมาย " หลังจากนั้น เมนูแบบเลื่อนลงจะปรากฏขึ้น
คุณอาจต้องคลิกที่แท็บ “ การส่งจดหมาย ” อีกครั้งก่อนทำตามขั้นตอนนี้
ขั้นตอนที่ 3 เลือกประเภทของข้อมูล
ในเมนูที่ขยายลงมา ให้คลิกชื่อหัวเรื่องหรือหัวเรื่องของข้อมูลจากเอกสาร Excel เพื่อแทรกลงในเอกสาร Word
ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการเพิ่มแท็กชื่อของผู้ติดต่อ ให้คลิก “ ชื่อจริง ” ในเมนูแบบเลื่อนลง
ขั้นตอนที่ 4 เพิ่มข้อมูลอื่น ๆ หากจำเป็น
ข้อมูลนี้รวมถึงที่อยู่ นามสกุล หมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ ฯลฯ
ขั้นตอนที่ 5 คลิก เสร็จสิ้น & ผสาน
ทางด้านขวาสุดของแถบเครื่องมือแท็บ การส่งจดหมาย หลังจากนั้น เมนูแบบเลื่อนลงจะปรากฏขึ้น
ขั้นตอนที่ 6 กำหนดตัวเลือกการรวม
คลิกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้:
- “ แก้ไขเอกสารส่วนบุคคล ” – ตัวเลือกนี้จะเปิดเอกสารผู้รับแต่ละฉบับเพื่อให้คุณสามารถปรับเอกสารใหม่ได้
- “ พิมพ์เอกสาร… ” – ตัวเลือกนี้อนุญาตให้คุณพิมพ์สำเนาของเอกสารสำหรับแต่ละบุคคลที่ระบุไว้ในแผ่นติดต่อ
- “ ส่งข้อความอีเมล… ” – ตัวเลือกนี้ให้คุณส่งเอกสารเป็นอีเมล ที่อยู่อีเมลของผู้ติดต่อจะถูกเลือกเป็นที่อยู่อีเมลปลายทาง
ขั้นตอนที่ 7 ทำตามคำแนะนำที่แสดงบนหน้าจอ
คุณอาจมีแบบฟอร์มเพิ่มเติมที่ต้องตรวจทาน ขึ้นอยู่กับตัวเลือกที่เลือก (เช่น หากคุณเลือก “ อีเมล ” คุณต้องป้อนชื่อและคลิก “ ตกลง ) หลังจากนั้น กระบวนการรวมจดหมายจะเสร็จสมบูรณ์
