จดหมายเวียนเป็นฟังก์ชันทั่วไปในโปรแกรม Office เพื่อให้พอดีกับเอกสารเดียวสำหรับผู้รับหลายคน คุณสามารถจัดระเบียบและรวมเอกสารทุกประเภท รวมทั้งซองจดหมาย ฉลาก จดหมายฟอร์ม อีเมล แฟกซ์ และคูปองที่มีหมายเลข อ่านขั้นตอนด้านล่างเพื่อค้นหาวิธีใช้จดหมายเวียนบนคอมพิวเตอร์
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การเตรียมการ
ขั้นตอนที่ 1 สร้างไฟล์ข้อมูล
ข้อมูลอาจเป็นไฟล์สเปรดชีต (เวิร์กชีต) ไฟล์ฐานข้อมูล หรือแม้แต่เอกสารข้อความในรูปแบบที่เหมาะสม ไฟล์เวิร์กชีตเป็นไฟล์ที่ใช้บ่อยที่สุด คู่มือนี้ถือว่าคุณกำลังใช้เวิร์กชีต
-
ข้อมูลไฟล์ต้องมีข้อมูลทั้งหมดที่จะเปลี่ยนแปลงในแต่ละสำเนา ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนแบบฟอร์มจดหมาย ไฟล์จะมีชื่อและที่อยู่ของคนทั้งหมดที่คุณต้องการเขียนถึง
ป้อนข้อมูลในแต่ละเซลล์ตามบรรทัด เพื่อให้ข้อมูลแต่ละประเภท (ชื่อ นามสกุล เกียรติ และอื่นๆ) อยู่ในคอลัมน์ของตนเอง
-
สร้างชื่อคอลัมน์ที่เหมาะสม จดหมายเวียนจะอ่านข้อมูลในแต่ละคอลัมน์ และถือว่ารายการแรกในแต่ละคอลัมน์ของข้อมูลเป็นชื่อทั่วไปของข้อมูลประเภทนั้น ดังนั้นควรใช้ชื่อที่เหมาะสม
ตัวอย่างเช่น เริ่มฟิลด์ชื่อโดยพิมพ์ "ชื่อจริง" จากนั้นเขียนชื่อทั้งหมดด้านล่าง เมื่อคุณถูกขอให้ป้อนคอลัมน์ของข้อมูลในจดหมาย คุณจะเห็น "ชื่อจริง" เป็นตัวเลือกและจำได้ทันทีว่ามีอะไรอยู่ในคอลัมน์นั้น
- ผู้ใช้ Microsoft Office ที่ใช้ Outlook ในการส่งอีเมลสามารถใช้สมุดที่อยู่ Outlook เป็นไฟล์ข้อมูลได้หากต้องการ
ขั้นตอนที่ 2. บันทึกไฟล์ข้อมูล
บันทึกไฟล์เพื่อให้คุณสามารถค้นหาได้ง่าย ตั้งชื่อให้มันจำง่าย
ขั้นตอนที่ 3 เขียนเอกสารหลักของคุณ
เอกสารนี้จะรวมถึงข้อมูลในนั้น ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนแบบฟอร์มจดหมาย เอกสารหลักคือจดหมาย แต่ละรายการที่จะรวมเนื้อหาจดหมายเวียน (เช่น ชื่อ) จะถูกเว้นว่างไว้ในขณะนี้
วิธีที่ 2 จาก 3: Mail Merge ใน MS Office
ขั้นตอนที่ 1 เปิดบานหน้าต่างงานจดหมายเวียน
จากเอกสารหลัก ให้คลิกบานหน้าต่างเพื่อเปิด หากคุณไม่เห็น ให้ไปที่เมนูเครื่องมือ แล้วเลือกจดหมายเวียนจากรายการ
ขั้นตอนที่ 2. ตอบคำถามที่ถามโดย MS Office
ฟีเจอร์จดหมายเวียนใน Office มีหลายขั้นตอนที่ออกแบบมาเพื่อให้ง่ายต่อการรวมไฟล์อย่างชาญฉลาดและแม่นยำยิ่งขึ้น
- เริ่มต้นด้วยการเลือกประเภทของเอกสารที่คุณกำลังเขียน คลิกแบบใดก็ได้ที่เหมาะสมที่สุด จากนั้นคลิก ถัดไป
- เลือกเอกสารเริ่มต้นที่คุณต้องการใช้ หากคุณทำตามขั้นตอนเหล่านี้ คุณสามารถเลือก ใช้เอกสารนี้ คลิกถัดไป
ขั้นตอนที่ 3 เลือกไฟล์ที่จะรวม
นี่คือไฟล์ข้อมูลที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้ เลือกปุ่มตัวเลือกที่เหมาะสม จากนั้นคลิก ถัดไป เพื่อค้นหาไฟล์และลิงก์ไปยังเอกสารหลัก
หากคุณต้องการใช้สมุดที่อยู่ Outlook ให้คลิกตัวเลือกนั้น
ขั้นตอนที่ 4 เลือกข้อมูลที่จะใช้
Office ให้คุณเลือกหรือยกเลิกการเลือกแถวข้อมูลที่คุณต้องการ คุณสามารถเลือกรายการข้อมูลในไฟล์ข้อมูลที่คุณต้องการรวมเข้ากับเอกสารหลัก เพื่อให้ไฟล์ข้อมูลมีประโยชน์มากขึ้นในภายหลัง ถ้าคุณใช้สำหรับสิ่งต่าง ๆ เมื่อพอใจแล้วให้คลิกถัดไป
สามารถจัดเรียงข้อมูลได้โดยคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ในแต่ละคอลัมน์ สิ่งนี้มีประโยชน์หากคุณต้องการค้นหาข้อมูลจำนวนมากอย่างรวดเร็ว
ขั้นตอนที่ 5. ป้อนฟิลด์ข้อมูล
ในหน้าถัดไปของบานหน้าต่างงาน คุณจะได้รับแจ้งให้เขียนเอกสารหากยังไม่ได้ดำเนินการ และจะแสดงตัวเลือกต่างๆ สำหรับการแทรกข้อมูลจากไฟล์ลงในเอกสาร
-
ป้อนคอลัมน์ของข้อมูลโดยวางเคอร์เซอร์ในคอลัมน์ของข้อมูลนั้น จากนั้นคลิกปุ่มที่เหมาะสมบนแถบงานเพื่อแทรกที่นั่น
คุณสามารถลบเขตข้อมูลที่วางผิดตำแหน่งหรือทำซ้ำได้โดยการกดปุ่ม Delete เช่นเดียวกับตัวอักษรหรือตัวเลขทั่วไป
-
ตัวเลือกที่ตั้งไว้ล่วงหน้าจะเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสารที่คุณเลือก Office จะพยายามกรอกข้อมูลที่เหมาะสมจากข้อมูลที่คุณให้มาอย่างเต็มที่ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนจดหมายแบบฟอร์มธุรกิจ คุณอาจเห็นตัวเลือกในการแทรกช่องที่อยู่ที่มีชื่อและนามสกุล และที่อยู่แบบเต็มของผู้รับแต่ละรายที่จัดเรียงอย่างเป็นระเบียบในหลายบรรทัด
- บางตัวเลือกที่ตั้งไว้ล่วงหน้าจะเปิดหน้าต่างเพิ่มเติมเพื่อให้คุณกรอกข้อมูลที่เหมาะสม ทุกอย่างตรงไปตรงมาและเข้าใจง่าย
- หากคุณใช้ตัวเลือกที่ตั้งไว้ล่วงหน้าและไม่พบข้อมูลที่เหมาะสม ให้คลิกปุ่ม Match Fields เพื่อกำหนดชื่อคอลัมน์ข้อมูลของคุณเองที่ตรงกับชื่อเริ่มต้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถระบุหมวดหมู่ "นามสกุล" ในไฟล์ข้อมูลเพื่อเติมข้อมูล "นามสกุล" ในช่องที่อยู่
- หากต้องการใช้คอลัมน์ของคุณเอง ให้คลิกตัวเลือกเพิ่มเติม คุณจะสามารถเห็นชื่อที่คุณตั้งให้กับแต่ละคอลัมน์และใช้ชื่อเหล่านั้นแทนได้
ขั้นตอนที่ 6. ตรวจสอบเมล
จดหมายเวียนจะไม่แสดงข้อมูลเฉพาะในฟิลด์ที่คุณใช้กับเอกสารหลักจนกว่าคุณจะพิมพ์ออกมา แต่ Office มีฟังก์ชันแสดงตัวอย่างที่ให้คุณตรวจสอบและทำให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ปรากฏขึ้นจะตรงกับคอลัมน์ที่คุณต้องการ เอกสาร โปรดใช้จนกว่าคุณจะพอใจกับคำสั่งซื้อที่แสดง
ขั้นตอนที่ 7 ทำการผสานให้สมบูรณ์
หน้าจอสุดท้ายของบานหน้าต่างงานจดหมายเวียนจะแจ้งให้คุณทราบว่าทุกอย่างเป็นไปตามลำดับ และพร้อมที่จะพิมพ์เอกสารของคุณ ข้อมูลแต่ละชุดจะปรากฏในเอกสารที่พิมพ์แต่ละฉบับ และโปรแกรมจะพิมพ์ชุดข้อมูลตามจำนวนที่มีอยู่
หากคุณต้องการแก้ไขตัวอักษรบางตัวด้วยตนเอง คุณสามารถทำได้จากหน้าจอแถบงานนี้โดยคลิก "แก้ไขตัวอักษรทีละตัว" ก่อน
วิธีที่ 3 จาก 3: Mail Merge บน OpenOffice.org
ขั้นตอนที่ 1. สร้างฐานข้อมูล
ขั้นตอนที่ 2 ป้อนฟิลด์ข้อมูล
คุณได้เชื่อมโยงข้อมูลของคุณกับฐานข้อมูลที่ OpenOffice.org สามารถเข้าใจแล้ว และการใช้ฐานข้อมูลเพื่อรวมจดหมายนั้นทำได้ง่าย ตราบใดที่คุณรู้ว่าต้องค้นหาที่ไหน
- จากเมนูแทรก ให้เลือกฟิลด์ จากนั้นเลือกอื่นๆ… จากเมนูย่อย หรือคุณสามารถกด Ctrl+F2
- ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น ให้คลิกแท็บฐานข้อมูล
-
คลิกปุ่ม เรียกดู ที่ด้านล่างขวาของหน้าต่าง และค้นหาไฟล์ฐานข้อมูลที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น
เมื่อเลือกแล้ว ฐานข้อมูลจะปรากฏในรายการชื่อการเลือกฐานข้อมูลทางด้านขวาของหน้าต่าง
- จากรายการประเภททางด้านซ้ายของหน้าต่าง ให้เลือกฟิลด์จดหมายเวียน
- คลิก "+" ข้างฐานข้อมูล แล้วไฟล์เวิร์กชีตจะโผล่มาด้านล่าง คลิก "+" ข้างเธอ และคุณจะเห็นชื่อของคอลัมน์ข้อมูลที่คุณเลือกเมื่อคุณสร้างเวิร์กชีต
-
เลือกคอลัมน์ข้อมูลที่คุณต้องการแทรก จากนั้นคลิก แทรก เพื่อวางคอลัมน์ข้อมูลลงในเอกสารหลัก
- อย่าลืมวางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกคอลัมน์ของข้อมูลก่อนคลิก แทรก มิฉะนั้น คุณจะต้องย้ายไปยังตำแหน่งที่ถูกต้อง
- เช่นเดียวกับใน Office ฟิลด์ข้อความจะถือเป็นอักขระที่เป็นตัวอักษรและตัวเลขคละกันในเอกสารหลัก คุณสามารถย้ายโดยใช้แป้นเว้นวรรคและลบด้วยปุ่ม Delete
ขั้นตอนที่ 3 ทำการผสานให้สมบูรณ์
ตรวจสอบตำแหน่งคอลัมน์ข้อมูลแต่ละตำแหน่ง เมื่อเสร็จแล้วให้พิมพ์เอกสารหลักของคุณ จดหมายเวียนจะพิมพ์หนึ่งชุดสำหรับแต่ละชุดของรายการในไฟล์ที่ผสานเข้ากับเอกสาร
เคล็ดลับ
- โปรแกรมประมวลผลคำมักจะมีเทมเพลตที่คุณสามารถใช้สร้างเอกสารหลักได้
- อย่าลืมแบ่งคอลัมน์ออกเป็นคำหลักที่เจาะจงที่สุด ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ชื่อเล่น (นาย นาง นางสาว) ชื่อและนามสกุลสำหรับชื่อ ใช้คอลัมน์แยกกันสามคอลัมน์สำหรับชื่อที่มีคอลัมน์ข้อมูลประเภทเดียวในแต่ละคอลัมน์
