หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจ คุณอาจต้องเขียนจดหมายถึงลูกค้า คุณอาจเขียนบางสิ่งเพื่อให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับกิจกรรมใหม่หรือกิจกรรมพิเศษ หรือคุณอาจตอบกลับข้อร้องเรียนของลูกค้าในนามของบริษัท โดยไม่คำนึงถึงเหตุผลของจดหมาย คุณควรรักษาสไตล์มืออาชีพไว้เสมอ
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 2: การจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจ
ขั้นตอนที่ 1 ใช้หัวจดหมายแบบมืออาชีพ
จดหมายธุรกิจจะเป็นตัวแทนของบริษัทของคุณ จึงต้องดูแตกต่างและมีคุณภาพสูง จดหมายธุรกิจควรมีโลโก้บริษัทหรือตราสินค้าด้วย
คุณสามารถสร้างหัวจดหมายโดยใช้ตัวอย่างสีหัวจดหมายที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าใน Microsoft Word อย่าลืมใช้โลโก้หรือตราสินค้าที่อยู่บนหัวจดหมาย
ขั้นตอนที่ 2 เปิดโปรแกรมประมวลผลคำ
คุณควรพิมพ์จดหมายธุรกิจบนคอมพิวเตอร์เสมอ
- สร้างเอกสารใหม่และกำหนดเส้นขอบ 2.5 ซม. บนเอกสาร
- ใช้แบบอักษร serif เช่น Times New Roman, Georgia หรือ Ariel อย่าลืมใช้ขนาดฟอนต์ที่ไม่เกิน 12 จุด และไม่เล็กกว่า 10 จุดเสมอ จดหมายธุรกิจควรอ่านง่ายเนื่องจากการเลือกแบบอักษรหรือขนาดแบบอักษร
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารถูกตั้งค่าเป็นช่องว่างเดียว
ขั้นตอนที่ 3 ปรับรูปร่างของบล็อก
แบบฟอร์มบล็อกเป็นรูปแบบที่ใช้กันทั่วไปในจดหมายธุรกิจ แบบฟอร์มนี้ยังง่ายต่อการตั้งค่าและปฏิบัติตาม แต่ละชื่อต้องจัดตำแหน่งและต้องมีช่องว่างระหว่างแต่ละชื่อ เริ่มต้นที่ด้านล่างสุดของเอกสาร จดหมายธุรกิจของคุณควรมีหัวข้อดังต่อไปนี้:
- วันที่ของวันนี้หรือวันที่คุณส่งจดหมาย วันที่มีความสำคัญเนื่องจากสามารถใช้เป็นทั้งบันทึกย่อของคุณและบันทึกของผู้รับ นอกจากนี้ วันที่ยังสามารถนำไปใช้ตามกฎหมายได้อีกด้วย เพื่อให้แน่ใจว่าวันที่ถูกต้อง
- ที่อยู่ผู้ส่ง. ส่วนนี้ประกอบด้วยที่อยู่ของคุณในรูปแบบที่อยู่มาตรฐาน หากที่อยู่ของคุณอยู่บนหัวจดหมายอยู่แล้ว คุณสามารถข้ามส่วนนี้ได้
- ที่อยู่ด้านใน. ส่วนนี้ประกอบด้วยชื่อและที่อยู่ของบุคคลที่ได้รับจดหมาย การใช้คำว่า Mr / Ms เป็นทางเลือก ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเขียนจดหมายถึง Nina Marlina คุณสามารถเขียนว่า Ms. ในชื่อของเขาหากคุณไม่แน่ใจว่าสถานภาพสมรสของเขาคืออะไร
- ความนับถือ. คำทักทายสามารถใช้คำว่า "Dear Ms. Marlina" หรือ "Dear Nina Marlina" หากคุณไม่แน่ใจว่าใครจะเป็นคนอ่านจดหมายฉบับนี้ ให้ใช้คำว่า “ขอแสดงความนับถือ” คุณยังสามารถใช้ “ถึงผู้ที่สนใจ” ได้เช่นกัน แต่จะเป็นทางเลือกสุดท้ายหากคุณไม่รู้ว่าผู้ชมของคุณเป็นใคร
- ตัวหนังสือ. เราจะพูดถึงเรื่องนี้มากขึ้นในหัวข้อถัดไปของบทความ
- จดหมายปะหน้าพร้อมลายเซ็น คุณสามารถใช้คำว่า "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ทักทาย"
ส่วนที่ 2 ของ 2: การเขียนจดหมายธุรกิจ
ขั้นตอนที่ 1 ระบุผู้ชมของคุณ
รูปแบบของจดหมายควรมีความเป็นมืออาชีพอยู่เสมอ ไม่ว่าผู้ฟังจะเป็นใครก็ตาม อย่างไรก็ตาม คุณอาจปรับเปลี่ยนภาษาหรือตัวเลือกคำตามบุคคลที่จะได้รับจดหมายของคุณ หากคุณกำลังเขียนให้กับฝ่ายทรัพยากรบุคคลในบริษัทอื่น คุณอาจต้องใช้ภาษาที่เป็นทางการมากกว่านี้ แต่หากคุณกำลังเขียนถึงลูกค้ารายใดรายหนึ่ง คุณสามารถใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการมากกว่า
- การระบุผู้ชมของคุณยังหมายความว่าคุณจะป้องกันความสับสนในตัวผู้ชมของคุณ หลีกเลี่ยงการใช้คำที่ผู้อ่านของคุณจะไม่เข้าใจ ลูกค้ามักจะไม่รู้จักคำย่อที่ใช้สำหรับโครงการอวกาศของบริษัทคุณ ดังนั้น หลีกเลี่ยงการใช้คำเหล่านี้เป็นตัวอักษร
- กฎข้อหนึ่งในการเขียนจดหมายธุรกิจที่ดีคือต้องมีความชัดเจน รัดกุม และสุภาพ
ขั้นตอนที่ 2 อธิบายวัตถุประสงค์ของจดหมายในบรรทัดแรก
พิจารณาวัตถุประสงค์ของจดหมาย เป็นการแจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับที่ตั้งใหม่ของคุณในส่วนใหม่ของเมืองหรือไม่ เป็นการเตือนลูกค้าถึงยอดค้างชำระหรือยอดคงเหลือหรือไม่? หรือเพื่อตอบสนองต่อข้อร้องเรียนของลูกค้า? เมื่อคำนึงถึงเป้าหมายนี้แล้ว ให้เขียนบรรทัดแรกที่ให้ผู้อ่านทราบได้ทันทีว่าจดหมายเกี่ยวกับอะไร อย่าเขียนวัตถุประสงค์ของจดหมายที่ไม่ชัดเจน ให้ตรงประเด็น
- เริ่มต้นด้วยการใช้ "ฉัน" หากคุณแสดงความคิดเห็นในฐานะเจ้าของธุรกิจ ใช้ "เรา" หากคุณเขียนในนามของบริษัทหรือองค์กร
- เน้นข้อความโดยตรงเช่น: "ด้วยจดหมายฉบับนี้เราแจ้งให้คุณทราบ" หรือ "ด้วยจดหมายฉบับนี้เราขอ" คุณยังสามารถใช้คำสั่ง "ฉัน" ได้หากคุณกำลังเขียนจดหมายในฐานะเจ้าของธุรกิจ ตัวอย่างเช่น: "ฉันติดต่อคุณเพราะ" หรือ "ฉันเพิ่งได้ยินเกี่ยวกับ … และต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ …"
- ตัวอย่างเช่น หากคุณ (เจ้าของธุรกิจ) เขียนถึง Nina Marlina เกี่ยวกับใบเรียกเก็บเงินที่ยังไม่ได้ชำระตั้งแต่เดือนที่แล้ว ให้เริ่มจดหมายด้วย: "ฉันติดต่อคุณเพราะคุณมียอดคงเหลือค้างชำระในบัญชีของคุณตั้งแต่เดือนมีนาคม 2015"
- หรือหากคุณเป็นพนักงานในบริษัทและต้องการตอบกลับคำร้องเรียนของลูกค้าเกี่ยวกับโครงการอวกาศของบริษัท ให้เริ่มจดหมายด้วย: "เราได้รับคำร้องเรียนของคุณเกี่ยวกับโครงการอวกาศบนดาวอังคารของเราแล้ว"
- หากคุณกำลังเขียนจดหมายเพื่อให้ผู้อ่านรู้ว่าพวกเขาชนะการประกวด หรือมีที่เรียนในระดับบัณฑิตศึกษา ให้เริ่มด้วยวลีเช่น "ฉันยินดีที่จะบอกคุณว่า…" หรือ "เรา อยากจะบอกคุณว่า … ".
- หากคุณกำลังบอกข่าวร้าย ให้เริ่มด้วยวลีเช่น "มันหนักใจที่เราบอกคุณว่า…" หรือ "หลังจากพิจารณาอย่างถี่ถ้วนแล้ว ฉันตัดสินใจว่าจะไม่…"
ขั้นตอนที่ 3 ใช้ประโยคที่ใช้งานไม่ใช่ประโยคที่ไม่โต้ตอบ
เราใช้ passive voice ตลอดเวลาในการพูดธรรมดา แต่การพูดแบบพาสซีฟอาจทำให้งานเขียนของคุณดูจืดชืดหรือสับสนได้ ประโยคที่ใช้งานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นในจดหมายธุรกิจเนื่องจากแสดงรูปแบบภาษาที่แน่วแน่มากขึ้น
- ตัวอย่างของประโยคแบบพาสซีฟคือ: "ฉันสามารถจัดการเรื่องร้องเรียนอะไรให้คุณได้บ้าง" หัวเรื่องของประโยคคือลูกค้า ("คุณ") ปรากฏที่ท้ายประโยคไม่ใช่ที่จุดเริ่มต้นของประโยค
- ตัวอย่างของประโยคที่ใช้งานคือ: "ฉันจะทำอย่างไรเพื่อจัดการกับคำร้องเรียนของคุณ" ประโยคเวอร์ชันนี้ในเสียงที่ใช้งานมีความชัดเจนและเข้าใจง่ายสำหรับผู้อ่านมากขึ้น
- การใช้ passive voice อาจเป็นวิธีที่ดีในการถ่ายทอดข้อความของคุณโดยไม่ดึงความสนใจไปยังจุดที่ไม่ถูกต้องหรือไม่เป็นที่พอใจ แต่ในกรณีนี้ให้ใช้ passive voice เท่านั้น โดยทั่วไปแล้ว แอคทีฟวอยซ์จะมีประสิทธิภาพมากกว่าในจดหมายธุรกิจ
ขั้นตอนที่ 4 อ้างถึงเหตุการณ์ก่อนหน้าหรือการสื่อสารก่อนหน้ากับผู้อ่าน หากมี
คุณอาจติดต่อ Nina Marlina เมื่อต้นเดือนที่แล้วเพื่อเตือนเกี่ยวกับใบเรียกเก็บเงินที่ยังไม่ได้ชำระของเธอ หรือบางทีลูกค้าอาจแสดงความผิดหวังกับโครงการอวกาศเมื่อเดือนที่แล้วในที่ประชุม หากคุณเคยติดต่อกับผู้อ่านมาก่อน ให้ระบุว่า สิ่งนี้จะเตือนผู้อ่านถึงผู้ติดต่อก่อนหน้าของคุณและทำให้จดหมายธุรกิจเร่งด่วนและสำคัญยิ่งขึ้น
ใช้วลีเช่น: "ตามจดหมายฉบับก่อนหน้าของฉันเกี่ยวกับใบเรียกเก็บเงินที่ยังไม่ได้ชำระของคุณ…" หรือ "ขอบคุณสำหรับการชำระเงินของคุณในเดือนมีนาคม" หรือ "การได้ยินเกี่ยวกับปัญหาของคุณกับโครงการอวกาศในการประชุมเดือนพฤษภาคมนั้นมีประโยชน์มาก"
ขั้นตอนที่ 5. ยื่นคำร้องหรือเสนอความช่วยเหลือ
แสดงรูปแบบการใช้ภาษาเชิงบวกแก่ผู้อ่านโดยการร้องขออย่างสุภาพหรือให้ความช่วยเหลือในรูปแบบของความสัมพันธ์ในการทำงาน
- สมมติว่าคุณเป็นเจ้าของธุรกิจที่พยายามให้ลูกค้าชำระค่าใช้จ่าย ใช้วลีเช่น: "ฉันขอขอบคุณที่คุณให้ความสนใจกับใบเรียกเก็บเงินที่ยังไม่ได้ชำระของคุณ"
- สมมติว่าคุณเขียนในนามของบริษัทของคุณ ใช้วลีเช่น: "เราต้องการจัดการประชุมแบบเห็นหน้ากับคุณและหัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคลของเรา"
- คุณควรเสนอที่จะตอบคำถามหรือข้อกังวลใดๆ ที่ผู้อ่านอาจมี ใช้วลีเช่น: "ฉันยินดีที่จะตอบคำถามหรือข้อกังวลใดๆ ที่คุณอาจมีเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินของคุณ" หรือ "คุณต้องการให้เราให้รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับโปรแกรมนี้แก่คุณหรือไม่"
ขั้นตอนที่ 6 สรุปจดหมาย
เพิ่มคำกระตุ้นการตัดสินใจในส่วนของคุณหรือในส่วนของผู้อ่าน คำขอนี้อาจเป็นคำขอให้ชำระเงินภายในวันที่กำหนด หรือบันทึกเกี่ยวกับการจัดประชุมอย่างเป็นทางการกับผู้อ่าน
- เพิ่มประโยคเพื่อติดต่อผู้รับจดหมายในอนาคต "ฉันหวังว่าจะได้เจอคุณในการประชุมงบประมาณสัปดาห์หน้า" หรือ “ฉันหวังว่าจะได้พูดคุยเรื่องนี้กับคุณเพิ่มเติมในระหว่างการเยี่ยมชมสำนักงานใหญ่ของเรา”
- บันทึกเอกสารใด ๆ ที่คุณได้รวมไว้ในจดหมายของคุณ เพิ่มวลีเช่น "แนบใบเรียกเก็บเงินที่ยังไม่ได้ชำระ" หรือ "แนบสำเนาโปรแกรมขยายพื้นที่ของเรา"
- ลงท้ายจดหมายด้วยวลีปิด ใช้ "Sincerely" หรือ "Sincerely" สำหรับลูกค้าหรือลูกค้า
- ใช้ "คำทักทาย" สำหรับจดหมายทางการถึงคนที่คุณไม่รู้จักเลย
- เพียงใช้ "ทักทาย" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" หากคุณกำลังเขียนถึงคนที่คุณรู้จักดีหรือมีความสัมพันธ์ในการทำงานด้วย
ขั้นตอนที่ 7 แก้ไขจดหมาย
การจัดรูปแบบและการเขียนอย่างระมัดระวังจะสูญเปล่าหากจดหมายนั้นเต็มไปด้วยการสะกดผิด!
- มองหาแต่ละประโยคที่ใช้เสียง passive และพยายามเปลี่ยนประโยคให้เป็นประโยคที่ใช้งาน
- ให้ความสนใจกับประโยคใด ๆ ที่ยาวเกินไปหรือไม่ชัดเจนและตรงไปตรงมา ในจดหมายธุรกิจ มักจะใช้น้อยกว่านั้นดีกว่า ดังนั้นให้ลดความยาวประโยคลงถ้าเป็นไปได้
