ครู ผู้นำองค์กร นักวิทยาศาสตร์ และผู้เชี่ยวชาญจากหลากหลายวิชาชีพจำเป็นต้องเรียนรู้วิธีการจัดเวิร์กช็อป หลังจากการประชุมเชิงปฏิบัติการที่ประสบความสำเร็จ ผู้เข้าร่วมทุกคนจะมีทักษะใหม่ ได้รับทราบ และเติบโต ตามหลักการแล้ว ผู้เข้าร่วมแต่ละคนควรมีโอกาสโต้ตอบและเรียนรู้อย่างกระตือรือร้นในระหว่างการประชุมเชิงปฏิบัติการ
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 4: การเตรียมตัวสำหรับเวิร์กชอป
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุมเชิงปฏิบัติการ
เขียนเป้าหมายของเวิร์กชอปที่คุณต้องการบรรลุ เช่น สอนทักษะ ให้ข้อมูล หรือสร้างความตระหนักรู้ คุณต้องการสอนอะไรผู้เข้าร่วม? บางทีคุณอาจต้องการสอนทักษะเฉพาะ ครอบคลุมหัวข้อในชีวิตประจำวัน หรือแบ่งปันประสบการณ์เพื่อสร้างแรงบันดาลใจให้ผู้เข้าร่วม พิจารณาเป้าหมายที่คุณต้องการบรรลุและทำไม คุณสามารถจัดเวิร์กช็อปสำหรับ:
- สอนวิธีเขียนจดหมายปะหน้าโน้มน้าวใจ
- สอนถ่ายทอดข่าวร้ายให้คนไข้
- สอน 5 เทคนิคให้นักเรียนเงียบอยากถาม/แสดงความคิดเห็นในชั้นเรียน
- สอนวิธีเตรียมสื่อการนำเสนออย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้ Powerpoint
ขั้นตอนที่ 2 ตัดสินใจว่าใครจะเข้าร่วมการประชุมเชิงปฏิบัติการ
ผู้เข้าร่วมจำเป็นต้องรู้จักกันหรือไม่? ผู้เข้าร่วมเข้าใจหัวข้อที่จะพูดคุยหรือไม่หรือไม่รู้เลย? ผู้เข้าร่วมได้เข้าร่วมการประชุมเชิงปฏิบัติการด้วยตนเองหรือปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับการผ่านการฝึกงานหรือไม่? คำตอบของคำถามเหล่านี้จะส่งผลต่อการจัดเตรียมเวิร์กชอป
ตัวอย่างเช่น หากผู้เข้าร่วมรู้จักกันแล้ว คุณสามารถเริ่มกิจกรรมกลุ่มได้ทันที ถ้ายังไม่รู้จักกัน จัดกิจกรรมสร้างบรรยากาศให้อบอุ่น และเปิดโอกาสให้ผู้เข้าอบรมได้แนะนำตัวเอง
ขั้นตอนที่ 3 จัดเวิร์กช็อปในตอนเช้าหรือตอนบ่าย
เลือกเวลาที่เหมาะสมเพื่อให้ผู้เข้าร่วมไม่ง่วงและมีสมาธิในระหว่างเวิร์กชอป อย่าจัดเวิร์กช็อปในตอนเย็นหลังเลิกงานเพราะผู้เข้าร่วมมักจะเหนื่อยและเบื่อเร็ว
ขั้นตอนที่ 4 แจกจ่ายโฆษณาเวิร์กช็อป
แจกจ่ายใบปลิว ติดโปสเตอร์ หรือติดต่อธุรกิจเพื่อให้มีผู้สนใจเข้าร่วมเวิร์กชอปมากขึ้น กำหนดชื่อเวิร์กชอปที่เหมาะสม ออกแบบโฆษณาที่น่าดึงดูด ให้คำอธิบายสั้น ๆ ว่าเหตุใดผู้คนจึงต้องเข้าร่วมการประชุมเชิงปฏิบัติการและผลประโยชน์คืออะไร ทำใบปลิวพร้อมภาพประกอบด้วยคำที่สะดุดตา
ขั้นตอนที่ 5. ค้นหาผู้เข้าร่วม 8-15 คน
เวิร์กช็อปไม่ใช่การบรรยายที่มักมีนักเรียนเข้าร่วมเป็นจำนวนมาก จำนวนผู้เข้าร่วมไม่ควรมากเกินไปสำหรับพวกเขาที่จะถามคำถาม ฝึกฝนทักษะ และทำงานร่วมกัน แต่ควรมีจำนวนมากพอที่จะทำให้การประชุมเชิงปฏิบัติการสนุกสนาน จำนวนผู้เข้าร่วมควรเป็น 8-15 คน
ในบางกรณี คุณไม่สามารถกำหนดจำนวนผู้เข้าร่วมได้ หากมีผู้เข้าร่วมจำนวนมาก ให้คิดหาวิธีสร้างสรรค์เพื่อไม่ให้ถูกครอบงำ ตัวอย่างเช่น การประชุมเชิงปฏิบัติการที่มีผู้เข้าร่วม 40 คน สามารถแบ่งออกเป็น 5 กลุ่ม มีสมาชิก 8 คน/กลุ่ม มีส่วนร่วมกับวิทยากรหลายคนหรือวิทยากรคนอื่น ๆ เพื่อสนับสนุนการจัดเวิร์กช็อปที่มีผู้เข้าร่วมจำนวนมาก
ขั้นตอนที่ 6 เตรียมผู้เข้าร่วมก่อนเข้าร่วมเวิร์กชอป
อาจมีการประชุมเชิงปฏิบัติการบางอย่างหากผู้เข้าร่วมได้ทำภารกิจไปแล้ว เช่น การศึกษาบทความในวารสาร การเขียนเรื่องสั้น หรือการอ่านงานเขียนของผู้อื่น หากผู้เข้าร่วมต้องทำงานที่ได้รับมอบหมายก่อนเข้าร่วมสัมมนา ให้แจ้งให้พวกเขาทราบล่วงหน้า
กำหนดเส้นตายที่ชัดเจนหากผู้เข้าร่วมต้องส่งงานก่อน แจ้งว่าผู้เข้าร่วมนำเสนองานของตนอย่างไร พวกเขาต้องส่งงานในรูปแบบที่พิมพ์ออกมาหรือเพียงแค่ส่งอีเมล?
ขั้นตอนที่ 7 จัดลำดับความสำคัญของวัตถุประสงค์การประชุมเชิงปฏิบัติการ
เวิร์กช็อปสามารถใช้เวลา 30 นาทีถึง 3 วัน เมื่อใดก็ตามที่คุณว่าง คุณอาจมีเวลาจำกัดในการอธิบายความรู้ของคุณให้ผู้ชมฟัง แทนที่จะให้คำอธิบายโดยละเอียดในเวลาอันสั้น ให้เลือกหัวข้อที่เป็นประโยชน์ต่อผู้เข้าร่วม เช่น ทักษะ เทคนิค และข้อมูลที่ต้องการ จัดลำดับความสำคัญของสิ่งเหล่านี้ในแผนงาน
ขั้นตอนที่ 8 เตรียมสื่อการสอน
วิธีที่ผู้ใหญ่เรียนรู้แตกต่างกันอย่างมาก มีผู้ที่เรียนรู้ได้ง่ายขึ้นด้วยวิธีการแสดงด้วยตา วิธีพูด การฝึกปฏิบัติ หรือการผสมผสาน เตรียมเทคนิคต่างๆ ในการส่งสื่อการประชุมเชิงปฏิบัติการเพื่อคาดหวังวิธีการเรียนรู้นี้ เช่น การเตรียมเอกสาร อุปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์ วัสดุที่ใช้คอมพิวเตอร์ และการแสดงบทบาทสมมติ
ขั้นตอนที่ 9 เตรียมสื่อสิ่งพิมพ์
พิจารณาว่าคุณจำเป็นต้องเตรียมเอกสารการอ่าน กรณีศึกษา อภิธานศัพท์ของคำศัพท์สำคัญ และแบบทดสอบล่วงหน้าหรือไม่ เพื่อให้ยังมีเวลาแก้ไขหากมีการสะกดผิดหรือเนื้อหาที่ต้องแก้ไข เลือกขนาดตัวอักษรที่ใหญ่พอสำหรับการอ่านง่าย ระบุชื่อและวันที่สำหรับแต่ละเอกสารเพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถใช้สื่อเวิร์กชอปได้ในภายหลัง
- หากเนื้อหาการอ่านยาวไปหน่อย ให้ส่งให้ผู้เข้าร่วมก่อนเพื่อจะได้เตรียมตัวก่อนเข้าร่วมเวิร์กชอป
- หากคุณกำลังจะแจกจ่ายเอกสารจำนวนมาก จะเป็นความคิดที่ดีที่จะให้โฟลเดอร์แก่ผู้เข้าร่วม เพื่อให้พวกเขาสามารถจัดเก็บไฟล์ได้อย่างเรียบร้อย ควรแจกจ่ายเอกสารแจกให้กับผู้เข้าร่วมหลังจากที่ผูกพันในรูปแบบหนังสือ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณต้องการจัดเวิร์กช็อปเป็นประจำ
ขั้นตอนที่ 10. เตรียมสื่อโสตทัศน์
คุณต้องเตรียมเอกสารการนำเสนอในรูปแบบของสไลด์ วิดีโอ หรือการบันทึกเสียงล่วงหน้า ขั้นแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างสามารถแสดงได้อย่างถูกต้องและจัดเก็บในรูปแบบที่สอดคล้องกับสิ่งอำนวยความสะดวกที่มีอยู่ในเวิร์กช็อป
ใช้เวลาในการปรึกษากับช่างเทคนิคโสตทัศนูปกรณ์ที่เวิร์กช็อปเพื่อให้สามารถนำเสนอสื่อที่คุณเตรียมได้อย่างเหมาะสม โปรดทราบว่าคอมพิวเตอร์ของคุณอาจไม่สามารถใช้งานร่วมกับโปรเจ็กเตอร์ในเวิร์กชอปได้ หรืออาจไม่มีลำโพงให้บริการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าห้องที่คุณจะใช้ในระหว่างการประชุมเชิงปฏิบัติการสามารถรองรับอุปกรณ์ที่คุณมีได้
ขั้นตอนที่ 11 เตรียมวัสดุที่ใช้คอมพิวเตอร์
หากผู้เข้าร่วมต้องตอบคำถามโดยใช้คอมพิวเตอร์หรือสนทนาออนไลน์ ให้เตรียมเอกสารให้เร็วที่สุด พิจารณาว่าผู้เข้าร่วมต้องนำคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์มาเองหรือไม่ หากจำเป็น ให้แจ้งผู้เข้าร่วมเรื่องนี้
หากผู้เข้าร่วมต้องทำกิจกรรมออนไลน์ ให้ปรึกษาแผนกับช่างที่ไซต์เวิร์กช็อปเพื่อให้แน่ใจว่ามีอินเตอร์เน็ตไร้สายและขอรหัสผ่านก่อน
ขั้นตอนที่ 12. จ้างผู้เชี่ยวชาญ วิทยากร และผู้ช่วย
คุณอาจต้องให้คนอื่นเป็นผู้อำนวยความสะดวก ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับหัวข้อและจำนวนผู้เข้าร่วม ตัวอย่างเช่น ผู้เชี่ยวชาญสามารถสาธิตเทคนิคทางการแพทย์ใหม่ๆ วิทยากรรับเชิญที่มีอารมณ์ขันสามารถอธิบายประโยชน์ของเวิร์กช็อปผ่านเกร็ดเล็กเกร็ดน้อย และผู้ช่วยสามารถช่วยคุณทำงานกับกลุ่มใหญ่ได้ หากคุณต้องการการสนับสนุนจากผู้อื่น จ้างล่วงหน้า เวิร์คช็อปจะดียิ่งขึ้นไปอีกหากมีเวลาเตรียมตัวเพียงพอ
ขั้นตอนที่ 13 กำหนดกิจกรรมกลุ่มที่จะดำเนินการในระหว่างการประชุมเชิงปฏิบัติการ
ปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้เข้าร่วมเป็นวิธีหนึ่งในการเรียนรู้ในเวิร์กชอป ค้นหาข้อมูลกิจกรรมกลุ่มต่างๆ ตามหัวข้อและวัตถุประสงค์ของการอบรม กิจกรรมสามารถทำได้เป็นคู่ ในกลุ่มเล็ก หรือกลุ่มใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับผู้เข้าร่วมทั้งหมด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณให้โอกาสทุกคนมีส่วนร่วมอย่างแข็งขัน กิจกรรมกลุ่มสามารถ:
- อภิปราย. สร้างสองกลุ่มที่จะปกป้องความคิดเห็นของกันและกัน
- แบ่งปันผลการอภิปราย ถามคำถามเพื่ออภิปรายและให้โอกาสผู้เข้าร่วมคิดคำตอบของตนเอง หลังจากนั้น ขอให้ผู้เข้าร่วมเลือกคู่สนทนา อภิปรายความคิดเห็นกับคู่สนทนา และอธิบายข้อสรุปของกลุ่มให้ผู้เข้าร่วมทุกคนทราบ
- ช่วงถาม-ตอบ. หากคุณจะนำเสนอข้อมูลจำนวนมาก ให้โอกาสผู้เข้าร่วมในการถามคำถามเกี่ยวกับสื่อการประชุมเชิงปฏิบัติการ คุณสามารถตอบด้วยตัวเองหรือขอให้ผู้เข้าร่วมคนอื่นตอบ
- กิจกรรมการแสดงบทบาทสมมติ มอบหมายให้ผู้เข้าร่วมแสดงบทบาทสมมติโดยฝึกสิ่งที่พวกเขาเพิ่งเรียนรู้
- เซสชั่นระดมสมอง ขอให้ผู้เข้าร่วมแบ่งปันแนวคิดให้ได้มากที่สุดแล้วเขียนทั้งหมดไว้บนกระดาน หลังจากนั้น ให้เชิญผู้เข้าร่วมประเมินแนวคิดทั้งหมดที่พวกเขาเสนอ
ขั้นตอนที่ 14. หาเวลาพักผ่อน
ผู้คนมักจะจดจ่อกับงานที่ได้รับมอบหมายและจดจำบทเรียนเมื่อพวกเขาสามารถหยุดพักได้ จัดตารางพักอย่างน้อย 5 นาทีทุกๆ 1 ชั่วโมง แม้ว่าวิธีนี้จะทำให้ระยะเวลาของเวิร์กชอปสั้นลง แต่วิธีนี้ให้ผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์มากกว่า
ขั้นตอนที่ 15 อย่าหักโหมวัสดุ
โดยทั่วไป กิจกรรมระหว่างการประชุมเชิงปฏิบัติการจะใช้เวลามากกว่าที่คาดไว้ 10-20% เซสชั่นคำถามและคำตอบที่คุณคาดว่าจะเป็น 10 นาทีมักจะสิ้นสุดหลังจาก 12 นาที ให้เวลาเพียงพอสำหรับการอภิปรายแต่ละกิจกรรมหลักหรือหัวข้อสำคัญ อย่าอภิปรายเนื้อหามากเกินไปเพราะผู้เข้าร่วมจะรู้สึกเหนื่อยและรีบร้อน
หากคุณกังวลว่าเวิร์กชอปจะเสร็จเร็ว ให้เตรียมกิจกรรมเพิ่มเติมที่สนับสนุนกระบวนการเรียนรู้ ด้วยวิธีนี้ คุณจะพร้อมในกรณีที่เวิร์กช็อปเสร็จเร็ว
ขั้นตอนที่ 16. เลือกบริการจัดเลี้ยงที่ดี
จัดเตรียมอาหารและเครื่องดื่มเพื่อสุขภาพให้กับผู้เข้าร่วม เนื่องจากเวิร์กชอปต้องใช้พลังงานเป็นจำนวนมาก ตามหลักการแล้ว ต้นทุนการบริโภคถูกนำมาพิจารณาในต้นทุนการประชุมเชิงปฏิบัติการ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมไม่ต้องเสียเงินเพิ่มเพื่อใช้จ่ายเพื่อการบริโภค
อย่าให้อาหารที่ไม่มีคุณค่าทางโภชนาการเพราะมันให้พลังงานเพียงครู่เดียว แต่หลังจากนั้นผู้เข้าร่วมจะง่วง เบื่อ และเหนื่อยเร็ว เลือกอาหารและขนมเพื่อสุขภาพที่ช่วยเพิ่มพลังงาน เช่น ผลไม้ ผัก และขนมปังโฮลเกรน
ส่วนที่ 2 จาก 4: การเตรียมตัวสำหรับเวิร์กชอป
ขั้นตอนที่ 1. มาถึงก่อนเวลา
ใช้เวลาในการจัดห้องและปรับให้เข้ากับสถานการณ์ที่ไซต์การประชุมเชิงปฏิบัติการ พบกับช่างเทคนิคโสตทัศนูปกรณ์ ผู้ให้บริการจัดเลี้ยง หรือสมาชิกในทีมก่อนเริ่มเวิร์กช็อป ให้เวลาเพียงพอในการคาดการณ์ในกรณีที่เกิดปัญหาหรือคุณต้องปรับเปลี่ยนตารางเวลาก่อนเริ่มเวิร์กช็อป
ขั้นตอนที่ 2 เตรียมอุปกรณ์ทั้งหมดก่อนที่ผู้เข้าร่วมจะมาถึง
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอมพิวเตอร์ แล็ปท็อป โปรเจ็กเตอร์ และลำโพงของคุณทำงานอย่างถูกต้อง เพื่อให้คุณไม่ต้องซ่อมแซมและเวิร์กช็อปทำงานได้อย่างราบรื่น หากจำเป็นให้ขอความช่วยเหลือจากช่างเทคนิคในการตั้งค่าอุปกรณ์ภาพและเสียงเพราะผู้ที่เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีสามารถเตรียมอุปกรณ์ได้ดี
ขั้นตอนที่ 3 จัดเก้าอี้สำหรับผู้เข้าร่วม
การจัดที่นั่งจะขึ้นอยู่กับจำนวนผู้เข้าร่วม ความจุของห้อง และกิจกรรมที่จะดำเนินการ ทางที่ดีควรจำกัดจำนวนผู้เข้าร่วมเพื่อให้สามารถจัดที่นั่งเป็นวงกลมหรือครึ่งวงกลมได้ จึงทำให้รู้จักกันและสื่อสารกันได้ง่ายขึ้น หากผู้เข้าร่วมจะดูวิดีโอหรือดูการสาธิต ให้จัดเก้าอี้ให้เป็นครึ่งวงกลมหรือเป็นเส้นตรง
ขั้นตอนที่ 4 แจกจ่ายสื่อการประชุมเชิงปฏิบัติการ
หากคุณต้องการแจกจ่ายหนังสือหรือวัสดุอื่นๆ ให้วางไว้บนโต๊ะหรือเก้าอี้ก่อนที่เวิร์กช็อปจะเริ่มประหยัดเวลา วางเอกสารตามลำดับและมีชื่อที่ชัดเจน สิ่งอื่น ๆ ที่ต้องเตรียมในห้องเช่น:
- ขนมและเครื่องดื่ม.
- ID และตารางการประชุมเชิงปฏิบัติการ
- ปากกาและดินสอ
ขั้นตอนที่ 5. ทักทายผู้เข้าร่วมแต่ละคน
การมาถึงก่อนเวลาจะทำให้คุณมีโอกาสเตรียมตัวและคลายร้อน นอกจากนี้ คุณจะได้รู้จักและโต้ตอบกับผู้เข้าร่วมแต่ละคนก่อนเริ่มเวิร์กชอป
ส่วนที่ 3 จาก 4: การจัดเวิร์กช็อป
ขั้นตอนที่ 1. แนะนำตัวเองและเปิดเวิร์กช็อป
หลังจากที่ผู้เข้าร่วมทั้งหมดนั่งลงแล้ว ให้มุ่งความสนใจไปที่เวิร์กช็อป บอกชื่อและนามสกุลของคุณ อธิบายว่าคุณมีความเชี่ยวชาญในหัวข้อของการประชุมเชิงปฏิบัติการและเหตุใดคุณจึงต้องการหารือเกี่ยวกับเรื่องนี้ อธิบายวัตถุประสงค์และประโยชน์ของการประชุมเชิงปฏิบัติการแก่ผู้เข้าร่วม แจ้งตารางการอบรมเพื่อให้ผู้เข้าอบรมได้เตรียมตัว ส่งคำอธิบายในไม่กี่นาที
- แม้ว่าหัวข้อของการประชุมเชิงปฏิบัติการจะค่อนข้างจริงจัง แต่ก็ควรสร้างอารมณ์ขันเพื่อให้บรรยากาศน่าอยู่และผู้เข้าร่วมรู้สึกสบายใจมากขึ้น
- บอกสิ่งที่เตรียมไว้ให้ผู้เข้าร่วมในห้องและสิ่งที่พวกเขาต้องทำ ตัวอย่างเช่น ขอให้ผู้เข้าร่วมเขียนชื่อและสวมป้าย ดื่มกาแฟสักแก้ว และแบ่งปันเนื้อหาที่แจกจ่ายไป แจ้งว่าจะมีการอภิปรายเนื้อหาเมื่อใดเพื่อให้ผู้เข้าร่วมไม่ต้องอ่านหรือเตรียมแล็ปท็อปทันที
ขั้นตอนที่ 2 เริ่มการประชุมเชิงปฏิบัติการโดยทำลายน้ำแข็ง
ขอให้ผู้เข้าร่วมแนะนำตัวเอง จำกัดเวลาแนะนำตัวโดยขอให้ผู้เข้าร่วมพูดบางสิ่ง เช่น ชื่อของพวกเขาและสิ่งที่พวกเขาคาดหวังจากเวิร์กชอป ให้เวลาเพียงพอสำหรับผู้เข้าร่วมแต่ละคนเพื่อรู้สึกสบายใจที่จะพูดต่อหน้ากลุ่ม แต่ไม่นานเกินไป
เพื่อให้บรรยากาศใกล้ชิดยิ่งขึ้น ขอให้ผู้เข้าร่วมแต่ละคนตอบคำถามส่วนตัว เช่น "ภาพยนตร์เรื่องโปรดของคุณคืออะไร" หรือ “คุณชอบเพลงอะไรมากที่สุด”
ขั้นตอนที่ 3 นำเสนอตารางกิจกรรมที่ชัดเจน
คุณต้องอธิบายตารางกิจกรรมเพื่อให้สิ่งที่คุณเตรียมไว้สามารถดำเนินการได้อย่างถูกต้องและผู้เข้าร่วมจะไม่ถามคำถาม วางกำหนดการไว้บนโต๊ะของคุณและดำเนินการเวิร์กช็อปตามกำหนดเวลา พวกเขาจะขอบคุณถ้าพวกเขามีข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่คุณกำลังจะทำและทำไม ตัวอย่างเช่น อธิบายให้ผู้เข้าร่วมฟังดังต่อไปนี้:
- “อันดับแรก เราจะพูดถึงกรณีศึกษาเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจปัญหา หลังจากนั้นเราจะจัดตั้งกลุ่มเล็ก ๆ หลายกลุ่มเพื่อค้นหาแนวทางแก้ไขปัญหาที่เหมาะสมที่สุด”
- “ก่อนที่คุณจะเริ่มเรียนรู้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ใหม่ เราจะพูดถึงคำศัพท์บางคำที่คุณต้องเข้าใจก่อน หลังจากนั้น คุณจะทำการทดสอบเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจคำศัพท์ ต่อไปเราจะหารือเกี่ยวกับสิ่งต่าง ๆ ผ่านการอภิปราย”
- “แนะนำตัวกับคนที่นั่งข้างๆคุณ อีกไม่กี่นาทีเราจะมีบทบาทเป็นคู่ในฐานะที่ปรึกษาและนักเรียนโต้ตอบกัน”
ขั้นตอนที่ 4. เตรียมกิจกรรมทางเลือก
นอกจากการจัดเตรียมตารางการประชุมเชิงปฏิบัติการแล้ว ให้เตรียมกิจกรรมทางเลือกเผื่อในกรณีที่ต้องเปลี่ยนวาระการประชุมตามคำตอบและความคาดหวังของผู้เข้าร่วม ด้วยวิธีนี้ คุณจะพร้อมหากมีคำถาม ข้อเสนอแนะ และคำขอจากผู้เข้าร่วม เตรียมทางเลือกของกิจกรรมต่าง ๆ ที่จะกำหนดโดยการลงคะแนน ด้วยวิธีนี้ คุณจะมุ่งความสนใจไปที่เนื้อหาที่สำคัญจริงๆ แทนเนื้อหาที่ไม่เป็นประโยชน์
ขั้นตอนที่ 5. ใช้เทคนิคการโต้ตอบเพื่อถ่ายทอดข้อมูล
ติดตามการส่งข้อมูลโดยจัดกิจกรรมกลุ่มเพื่อให้ผู้เข้าร่วมเข้าใจข้อมูลที่คุณนำเสนอได้ดียิ่งขึ้น ปฏิสัมพันธ์ในกลุ่มเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากในการสอนเทคนิคการแก้ปัญหา เทคนิคการสอนเวิร์กช็อปแตกต่างจากการสอนแบบบรรยาย เพื่อให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกมีค่ามากขึ้น ขอให้พวกเขาแสดงความคิดเห็นและแสดงความคิดเห็น ให้ผู้เข้าร่วมสอนสิ่งที่คุณสอนให้กัน เช่น โดย:
- นำเสนอข้อมูลสั้น ๆ แล้วขอให้ผู้เข้าร่วมถามคำถาม
- สร้างหลายกลุ่มและมอบหมายงานให้กับผู้เข้าร่วม หลังจากนั้นให้แต่ละกลุ่มนำเสนอรายงานต่อหน้าผู้เข้าร่วมทั้งหมด
- เล่นวิดีโอและขอให้ผู้เข้าร่วมอภิปรายคำตอบเป็นคู่
- ให้คำแนะนำในการแก้ปัญหาแล้วขอให้ผู้เข้าร่วมแสดงบทบาทสมมติ
- เชิญผู้เชี่ยวชาญสาธิตเทคนิคเฉพาะ จากนั้นให้ผู้เข้าร่วมตอบคำถามแบบทดสอบเกี่ยวกับเทคนิค
ขั้นตอนที่ 6 อย่าพูดมากเกินไป
คุณไม่จำเป็นต้องพูดและอธิบายเรื่องเล็กๆ น้อยๆ ในระหว่างเวิร์กชอป เพราะผู้เข้าร่วมจะรู้สึกเบื่อและหงุดหงิด โปรดจำไว้ว่าการประชุมเชิงปฏิบัติการไม่ใช่การบรรยายหรือการประชุมเนื่องจากมีปฏิสัมพันธ์ กิจกรรม และการทำงานเป็นกลุ่มมากขึ้น
ขั้นตอนที่ 7 จัดให้มีการหยุดพักตามกำหนดเวลา
การหยุดพักเป็นโอกาสในการซึมซับข้อมูลและไตร่ตรอง แจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบตารางพักก่อนเริ่มเวิร์กช็อป เพื่อให้พวกเขาสามารถกำหนดได้ว่าเมื่อใดควรเข้าห้องน้ำ โทรออก และดูแลเรื่องส่วนตัว อย่ายกเลิกตารางพัก แม้ว่าเวลาจะจำกัดมากก็ตาม
ขั้นตอนที่ 8 เปลี่ยนกิจกรรมทุก 20-30 นาที
ความสามารถในการมีสมาธิจะลดลงหลังจากทำกิจกรรมเดียวกันเป็นเวลา 20 นาที ใช้ประโยชน์จากเงื่อนไขนี้เพื่อเพิ่มความคิดสร้างสรรค์ มากกว่าที่จะเป็นข้อจำกัด ทำการเปลี่ยนแปลงโดยทำกิจกรรมต่างๆ ขอให้ผู้เข้าร่วมจัดเก้าอี้ใหม่ หรือหยุดพักทุกๆ 20-30 นาทีเพื่อให้ทุกคนมีส่วนร่วมและมีแรงจูงใจ
ขั้นตอนที่ 9 เปิดอารมณ์
แม้ว่าคุณกำลังพูดคุยกันในหัวข้อที่จริงจัง ผู้เข้าร่วมจะให้ความสนใจและคุณจะเข้าใจข้อมูลได้ง่ายขึ้นหากคุณแบ่งปันเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ เป็นครั้งคราว นึกถึงวิธีการเล่าเรื่องตลกอย่างมีจริยธรรมและมีความรับผิดชอบเมื่อคุณนำเสนองาน นำการอภิปราย และกิจกรรมต่างๆ นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกผ่อนคลาย ตื่นตัว และสบายตัวอีกด้วย
ขั้นตอนที่ 10. สร้างบรรยากาศของการเคารพซึ่งกันและกันและประชาธิปไตย
ปฏิบัติต่อผู้เข้าร่วมแต่ละคนอย่างยุติธรรมและด้วยความเคารพ ผู้เข้าร่วมแต่ละคนต้องมีโอกาสเหมือนกัน เช่น เป็นผู้นำกลุ่มสนทนา กระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมที่เงียบหรือขี้อายพูด ด้วยวิธีนี้ทุกคนจะรู้สึกได้ยินและชื่นชม อย่าปล่อยให้ผู้เข้าร่วมหรือตัวคุณเองครอบงำการอภิปราย
ขั้นตอนที่ 11 เตรียมพร้อมสำหรับสิ่งที่ไม่คาดคิด
การประชุมเชิงปฏิบัติการมักจะดำเนินไปอย่างราบรื่นโดยสมมติว่าผู้เข้าร่วมทุกคนมาเพราะต้องการเรียนรู้ อย่างไรก็ตาม อาจมีผู้เข้าร่วมที่ไม่ต้องการเข้าร่วมหรือรบกวนผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ เป็นมืออาชีพในทุกสถานการณ์ แสดงพฤติกรรมที่น่านับถือเพื่อให้คนอื่นเคารพคุณ อธิบายสิ่งที่คุณคาดหวังจากผู้เข้าร่วม หากผู้เข้าร่วมก่อกวนหรือคุกคามผู้เข้าร่วมรายอื่น ให้ขอให้เขาหรือเธอพูดเป็นการส่วนตัว เน้นความสำคัญของสิ่งที่คุณสอนและอธิบายว่าคุณคาดหวังให้ผู้เข้าร่วมมีความเป็นผู้ใหญ่และเป็นมืออาชีพ
ขั้นตอนที่ 12. สรุปการประชุมเชิงปฏิบัติการโดยสรุปเนื้อหาที่นำเสนอ
อธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับเนื้อหาทั้งหมดที่คุณกล่าวถึงในระหว่างเวิร์กชอป เพื่อให้ผู้เข้าร่วมรู้ว่าพวกเขาได้เรียนรู้อะไรและทักษะใดที่พวกเขาได้รับย้ำวัตถุประสงค์ของการประชุมเชิงปฏิบัติการที่คุณอธิบายในคำปราศรัยเปิดงานและระบุว่าหวังว่าผู้เข้าร่วมจะบรรลุวัตถุประสงค์เหล่านี้ ขอแสดงความยินดีกับผู้เข้าร่วมทุกคนสำหรับการทำงานหนักและความรู้ใหม่ที่พวกเขาได้รับ
ส่วนที่ 4 จาก 4: การติดตามผลหลังการประชุมเชิงปฏิบัติการ
ขั้นตอนที่ 1 ขอความคิดเห็นก่อนสิ้นสุดเวิร์กชอป
เตรียมแบบฟอร์มการประเมินและขอให้ผู้เข้าร่วมกรอกสองสามนาทีก่อนการประชุมเชิงปฏิบัติการจะปิด ให้เวลาพวกเขามากพอที่จะแสดงความคิดเห็นและตอบคำถามได้ดี ข้อเสนอแนะโดยตรงมีประโยชน์ในการปรับปรุงคุณภาพของการประชุมเชิงปฏิบัติการและพัฒนาความรู้ที่จะสอน ถามคำถามต่อไปนี้กับผู้เข้าร่วม:
- วัตถุประสงค์ของการประชุมเชิงปฏิบัติการนี้คืออะไร? บรรลุเป้าหมายนี้แล้วหรือยัง?
- กิจกรรมใดที่เป็นประโยชน์มากที่สุดในขณะที่คุณศึกษาเนื้อหาในเวิร์กชอป กิจกรรมใดที่ไม่เป็นประโยชน์ในระหว่างเวิร์กชอปของคุณ?
- ระยะเวลาของการประชุมเชิงปฏิบัติการเพียงพอหรือไม่
- จากสื่อการประชุมเชิงปฏิบัติการต่างๆ (เอกสาร บทความ แบบทดสอบ ฯลฯ) อันไหนมีประโยชน์มากที่สุดและอันไหนไม่มีประโยชน์ ?
- คุณเรียนรู้หรือพัฒนาอะไรจากเวิร์กชอปนี้
- เพื่อนร่วมงานของคุณเรียนรู้หรือพัฒนาอะไรจากเวิร์กชอปนี้
- มีอะไรที่ต้องเปลี่ยนแปลงหรือปรับปรุงจากเวิร์กชอปนี้หรือไม่? หากเป็นเช่นนั้น โปรดให้ข้อเสนอแนะเพื่อการปรับปรุง
- มีหัวข้อเวิร์กชอปอื่นๆ ที่คุณต้องการเข้าร่วมหรือไม่
ขั้นตอนที่ 2 ติดต่อผู้เข้าร่วมสองสามวันหรือสัปดาห์หลังการประชุมเชิงปฏิบัติการเพื่อติดตามผล
ถามผู้เข้าร่วมว่าคุณสามารถติดต่อพวกเขาเพื่อขอข้อมูลในการดำเนินเวิร์กชอปได้หรือไม่ บางคนต้องการเวลาในการไตร่ตรองประสบการณ์ของพวกเขาในระหว่างการประชุมเชิงปฏิบัติการ คุณอาจได้รับข้อมูลเชิงลึกใหม่หลังจากติดต่อผู้เข้าร่วมในอีกสองสามวันหรือหลายสัปดาห์ต่อมาโดยถามคำถามต่อไปนี้
- คุณจำข้อมูลที่เรียนรู้ระหว่างเวิร์กชอปได้ดีแค่ไหน?
- คุณยังคงคิดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณได้รับในระหว่างการประชุมเชิงปฏิบัติการหรือไม่?
- อะไรคือประโยชน์ของเวิร์กช็อปที่ช่วยในการทำงานของคุณ? มีวิธีอื่นที่เป็นประโยชน์มากกว่านี้หรือไม่?
- หลังจากเข้าร่วมเวิร์กชอปแล้ว คุณยังใช้วัสดุอะไรอยู่บ้าง? เนื้อหาใดที่คุณละทิ้งหรือละเลย?
ขั้นตอนที่ 3 กำหนดเวลาการประชุมเชิงปฏิบัติการติดตามผลหากจำเป็น
หากมีผู้เข้าร่วมสนใจในเวิร์กช็อปติดตามผลมากพอ ให้พิจารณาจัดเวิร์กชอประดับ 2 ใช้เวิร์กชอปนี้เพื่อตอบคำถามเพิ่มเติม อภิปรายหัวข้อในเชิงลึกมากขึ้น หรือพัฒนาเทคนิคที่สอนในเวิร์กช็อประดับ 1 ได้รับการพูดคุยและเหมาะสำหรับผู้เข้าร่วม ที่มีทักษะที่สูงขึ้น
เคล็ดลับ
- วางแผนให้ดีที่สุด แต่เตรียมพร้อมหากต้องเปลี่ยนแผนระหว่างการประชุมเชิงปฏิบัติการ
- ให้ความสนใจกับคำตอบของผู้เข้าร่วมในระหว่างการประชุมเชิงปฏิบัติการ หากคุณสงสัยว่าผู้เข้าร่วมตอบสนองต่อกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่งได้ดีหรือไม่ ให้ถามคำถามและขอความคิดเห็น
- กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและวิธีบรรลุเป้าหมายผ่านกิจกรรมต่างๆ
- เครื่องมือทางเทคนิคมีประโยชน์มาก แต่ให้แน่ใจว่าคุณสามารถใช้งานได้อย่างถูกต้อง! หากคุณไม่เข้าใจวิธีใช้คอมพิวเตอร์ในการนำเสนอ ให้ขอความช่วยเหลือหรือใช้วิธีอื่น