การตัดสินใจเลือกรูปแบบจดหมายที่ถูกต้องนั้นขึ้นอยู่กับประเภทของจดหมายที่คุณต้องการเขียนเป็นหลักและใครเป็นคนส่งจดหมายถึง รูปแบบจดหมายที่คุณใช้เขียนถึงเพื่อนได้จะแตกต่างไปจากรูปแบบที่ใช้เขียนจดหมายอย่างเป็นทางการ ยิ่งไปกว่านั้น รูปแบบจดหมายแบบดั้งเดิมที่ส่งทางไปรษณีย์จะแตกต่างจากรูปแบบที่ใช้สำหรับอีเมล อ่านต่อเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการจัดรูปแบบจดหมายอย่างถูกต้องซึ่งคุณสามารถใช้เขียนจดหมายฉบับต่อไปได้
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 4: การจัดรูปแบบธุรกิจหรือจดหมายทางการ
ขั้นตอนที่ 1 เขียนชื่อและที่อยู่ของคุณที่ด้านบนของจดหมาย
รวมที่อยู่ถนน เมือง จังหวัด และรหัสไปรษณีย์ในบล็อก ชิดซ้ายและเว้นวรรคเดียว
- เมือง จังหวัด และรหัสไปรษณีย์จะเขียนในบรรทัดเดียว ในขณะที่ที่อยู่จะเขียนคนละบรรทัด
- หากคุณกำลังส่งจดหมายโดยใช้หัวจดหมายที่มีข้อมูลนี้อยู่แล้ว ให้ข้ามขั้นตอนนี้ อย่าใส่ที่อยู่ผู้ส่งสองครั้ง
ขั้นตอนที่ 2 เขียนวันที่ด้านล่างที่อยู่ของคุณ
เขียนวันที่เขียนจดหมายหรือวันที่จดหมายเสร็จ แล้วแต่คุณ
- วันที่จะเขียนไปทางซ้าย เหมือนกับการเขียนที่อยู่ด้านบนขวา
- เขียนวันที่ในรูปแบบ “เดือน-วัน-ปี” เขียนเดือนด้วยตัวอักษร แต่ใช้ตัวเลขเขียนวันและปี ตัวอย่างเช่น 9 กุมภาพันธ์ 2013
ขั้นตอนที่ 3 เว้นบรรทัดว่างไว้ระหว่างวันที่และส่วนถัดไปของจดหมาย
การดำเนินการนี้จะแยกที่อยู่ออกจากส่วนถัดไป ทำให้อ่านง่ายขึ้น
ขั้นตอนที่ 4 จดบรรทัดอ้างอิง ถ้าจำเป็น
หากจดหมายนั้นเขียนขึ้นโดยอ้างอิงถึงจุดใดจุดหนึ่ง จะช่วยให้ผู้อ่านเขียนแนวอ้างอิงที่ขึ้นต้นด้วย "Re:"
- บรรทัดอ้างอิงถูกเขียนชิดซ้ายและพยายามประกอบด้วยเพียงบรรทัดเดียว
- จดบรรทัดอ้างอิงเมื่อตอบจดหมาย ตำแหน่งงานว่าง หรือขอข้อมูล
- หากคุณกำลังเขียนบรรทัดอ้างอิง ให้เว้นบรรทัดว่างไว้ข้างหลังเพื่อแยกบรรทัดอ้างอิงออกจากส่วนที่เหลือของจดหมาย
ขั้นตอนที่ 5. จดที่อยู่ของผู้รับ
จดชื่อและตำแหน่งผู้รับ รวมทั้งชื่อบริษัท ที่อยู่ เมือง รัฐ และรหัสไปรษณีย์
- ข้อมูลทั้งหมดนี้จัดชิดซ้ายและเว้นระยะเดียว ชื่อผู้รับจะเขียนแยกบรรทัด พร้อมด้วยชื่อผู้รับ ชื่อบริษัท และที่อยู่ เมือง จังหวัด และรหัสไปรษณีย์เขียนอยู่ในบรรทัดเดียว
- หากส่งจดหมายไปยังประเทศอื่น ให้เขียนชื่อประเทศเป็นตัวพิมพ์ใหญ่แยกบรรทัดด้านล่างที่อยู่ของผู้รับ
- จ่าหน้าจดหมายถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่ง ถ้าเป็นไปได้ และเขียนชื่อบุคคลด้วยชื่อที่เหมาะสม เช่น “นาย” หรือ “แม่” หากคุณไม่ทราบเพศของผู้รับ คุณไม่จำเป็นต้องจดชื่อ
- เว้นบรรทัดว่างไว้ด้านล่างที่อยู่เต็มของผู้รับ
ขั้นตอนที่ 6 เริ่มเนื้อหาของจดหมายด้วยคำทักทายที่สุภาพ
คำทักทายทั่วไปมักขึ้นต้นด้วย “ท่านที่รัก” ตามด้วยชื่อและนามสกุลของผู้รับ ใส่เครื่องหมายจุลภาคหลังนามสกุลของผู้รับ
- คำทักทายเขียนชิดซ้าย
- หากคุณไม่ทราบเพศของผู้รับ คุณสามารถระบุชื่อผู้รับได้โดยใช้ชื่อเต็มของเขาหรือเธอ หรือเขียนตำแหน่งงานของผู้รับตามด้วยนามสกุลของเขาหรือเธอ
- เว้นบรรทัดว่างไว้หลังคำทักทาย
ขั้นตอนที่ 7 เขียนหัวเรื่องหากต้องการ
เขียนหัวเรื่องด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ใต้คำทักทาย โดยชิดซ้าย
- เขียนหัวเรื่องให้สั้นแต่ให้รายละเอียด พยายามที่จะประกอบด้วยเพียงหนึ่งบรรทัด
- ควรสังเกตว่าสิ่งนี้ไม่ธรรมดาและไม่ควรใช้บ่อย
- อย่าใส่หัวเรื่องถ้าคุณได้รวมบรรทัดอ้างอิงแล้ว
- เว้นบรรทัดว่างไว้หลังหัวเรื่องหากคุณใส่หัวเรื่อง
ขั้นตอนที่ 8 เริ่มเนื้อหาของจดหมายด้วยการแนะนำสั้น ๆ ที่อธิบายวัตถุประสงค์ของจดหมายของคุณ
ย่อหน้าของจดหมายเขียนชิดซ้าย แต่จุดเริ่มต้นของแต่ละย่อหน้าเขียนเยื้อง
ขั้นตอนที่ 9 ทำตามบทนำของจดหมายด้วยเนื้อหาที่ยาวกว่าของจดหมาย
ส่วนนี้ควรอธิบายวัตถุประสงค์ของจดหมายและรวมถึงบทสรุปที่สรุปทุกอย่างที่เขียนไว้ในจดหมายด้วย
เขียนเนื้อความของจดหมายสั้นๆ แต่ละย่อหน้ามีการเว้นวรรคเพียงครั้งเดียว แต่เว้นบรรทัดว่างไว้หนึ่งบรรทัดระหว่างแต่ละย่อหน้าและหลังย่อหน้าสุดท้าย
ขั้นตอนที่ 10. จบจดหมายด้วยคำทักทายปิดอย่างสุภาพ
ตัวอย่างของการทักทายปิดอย่างสุภาพ ได้แก่ “ขอแสดงความนับถือ” “ทักทาย” หรือ “ขอบคุณ” อย่าลืมเขียนคำทักทายปิดโดยจัดชิดซ้ายแล้วตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค
เฉพาะอักษรตัวแรกของคำแรกของคำทักทายปิดเท่านั้นที่เป็นตัวพิมพ์ใหญ่
ขั้นตอนที่ 11 ทำตามคำทักทายปิดด้วยชื่อของคุณ
อย่างไรก็ตาม เว้นสามบรรทัดว่างไว้ใต้คำทักทายปิดก่อนเขียนชื่อเต็มของคุณ ตามด้วยตำแหน่งงานของคุณในบรรทัดด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 12. ระบุสิ่งที่แนบมาท้ายจดหมายของคุณ
หากคุณกำลังแนบไฟล์แนบ ให้เขียน "สิ่งที่ส่งมาด้วย" / "เอกสารแนบ" หนึ่งบรรทัดใต้ชื่อและชื่อเรื่องของคุณ และจดสิ่งที่แนบมากับจดหมาย
- โปรดทราบว่าไม่จำเป็นหากคุณไม่ได้แนบไฟล์แนบ
- สิ่งที่แนบมาถูกจัดชิดซ้ายและเว้นระยะเดียว
ขั้นตอนที่ 13 ป้อนชื่อย่อของผู้พิมพ์ดีด หากต้องการ
หากมีคนอื่นกำลังพิมพ์จดหมายและคุณกำลังพิมพ์ตามคำบอก ให้ระบุชื่อและนามสกุลของผู้พิมพ์ดีดที่ด้านล่างสุดของจดหมายของคุณ โดยอยู่ใต้ไฟล์แนบหนึ่งบรรทัด
ขั้นตอนที่ 14. ลงนามในจดหมายหลังจากพิมพ์
เซ็นชื่อในจดหมายด้วยปากการะหว่างคำทักทายปิดกับชื่อของคุณ การลงนามในจดหมายด้วยปากกาเป็นการแสดงให้ผู้รับทราบว่าคุณสละเวลาเพื่อส่งจดหมายฉบับนี้ถึงพวกเขาและนี่เป็นสิ่งสำคัญ
วิธีที่ 2 จาก 4: การจัดรูปแบบจดหมายถึงเพื่อนสนิทหรือญาติ (จดหมายส่วนตัว)
ขั้นตอนที่ 1. เขียนวันที่
รวมวันที่ที่เขียนจดหมายหรือวันที่จดหมายเสร็จสมบูรณ์ที่ด้านบนขวาของจดหมาย
- เขียนวันที่ในรูปแบบ “เดือน-วัน-ปี” การเขียนเดือนด้วยตัวอักษรมักจะเป็นรูปแบบมาตรฐาน แต่สำหรับจดหมายประเภทนี้ คุณสามารถเขียนวันที่ทั้งหมดเป็นตัวเลขได้
- วันที่เขียนชิดขวา
ขั้นตอนที่ 2. เขียนคำทักทายที่เป็นมิตร
คำทักทาย “เรียน” ยังคงเป็นคำทักทายที่ใช้บ่อยที่สุด แต่ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ คุณอาจเขียนชื่อผู้รับได้โดยไม่มีพิธีการใดๆ
- คำทักทายเขียนชิดซ้ายแล้วตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค
- เมื่อเขียนถึงเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงาน คุณสามารถเขียนได้เฉพาะชื่อของพวกเขาเท่านั้น ตัวอย่างเช่น: “เรียนเจน”
- สำหรับจดหมายที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น คุณอาจต้องการแทนที่ "Dear" ด้วยคำทักทายแบบสบายๆ เช่น "สวัสดี" "สวัสดี" หรือ "เฮ้"
- หากคุณกำลังเขียนถึงพ่อแม่หรือคนที่คุณต้องการให้ความเคารพจริงๆ ให้ระบุชื่อและนามสกุลส่วนตัวของผู้รับด้วย ตัวอย่างเช่น: “เรียนคุณนายโรเบิร์ตส์”
- เว้นบรรทัดว่างไว้ระหว่างคำทักทายและข้อความหลักของจดหมาย
ขั้นตอนที่ 3 เขียนบทนำ เนื้อหา/เนื้อหา และบทสรุปของข้อความหลักของจดหมาย
บทนำและบทสรุปควรมีความยาวเพียงย่อหน้าละหนึ่งย่อหน้า แต่เนื้อหาของจดหมายมักจะยาวกว่ามาก
- ข้อความหลักของจดหมายจะจัดชิดซ้าย แต่บรรทัดแรกของแต่ละย่อหน้าจะเยื้อง
- ข้อความหลักทั้งหมดของจดหมายมีการเว้นระยะเดียว คุณมักจะไม่ทิ้งย่อหน้าระหว่างย่อหน้าในจดหมายส่วนตัว แต่คุณสามารถทำได้ถ้ามันทำให้จดหมายของคุณอ่านง่ายขึ้น
- เว้นบรรทัดว่างไว้หลังประโยคสุดท้ายของข้อความหลักเพื่อแยกข้อความหลักออกจากคำทักทายปิด
ขั้นตอนที่ 4 ปิดด้วยคำทักทายที่เหมาะสม
"ขอแสดงความนับถือ" ยังคงใช้กันทั่วไป แม้แต่จดหมายส่วนตัว อย่างไรก็ตาม หากจดหมายนั้นดูไม่เป็นทางการเพียงพอ คุณสามารถใส่คำทักทายปิดแบบธรรมดาๆ ได้ ลองพูดว่า "แล้วเจอกันใหม่!" หรือ “แล้วเจอกัน!” ถ้าคุณเขียนถึงเพื่อนสนิท
- ใส่เครื่องหมายจุลภาคหลังคำทักทายปิด แต่อย่าพิมพ์ชื่อของคุณหลังจากนั้น
- คำทักทายปิดเขียนขนานกับหัวจดหมาย
ขั้นตอนที่ 5. ลงนามในจดหมายของคุณ
ลงนามในจดหมายของคุณภายใต้คำทักทายปิด โดยปกติชื่อของคุณจะเขียนด้วยมือ แทนที่จะพิมพ์บนเครื่องพิมพ์
ถ้าปกติคุณเรียกชื่อกันและกันกับผู้รับจดหมาย คุณก็แค่จดชื่อจริงและดำเนินการตามนั้น อย่างไรก็ตาม หากผู้รับอาจไม่รู้ว่าคุณเป็นใครจากชื่อจริงของคุณ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ใส่นามสกุลของคุณด้วย
วิธีที่ 3 จาก 4: การจัดรูปแบบอีเมลทางการหรืออีเมลธุรกิจ
ขั้นตอนที่ 1 เริ่มต้นด้วยการเขียนคำอธิบายสั้นๆ แต่ถูกต้องเกี่ยวกับจุดประสงค์ของอีเมลของคุณ
คำอธิบายนี้อยู่ในหัวเรื่องของอีเมล ไม่ใช่ในเนื้อหาของอีเมล
ถ้าอีเมลของคุณถูกรอโดยผู้รับอีเมล คำอธิบายนี้สามารถอ้างอิงได้เฉพาะเรื่องที่กำลังพูดถึงเท่านั้น หากไม่รออีเมลนี้ การเขียนคำอธิบายอาจเป็นเรื่องยากสักหน่อย จุดประสงค์ของการเขียนคำอธิบายคือเพื่อให้ผู้อ่านสามารถเดาได้ว่าอีเมลของคุณเกี่ยวกับอะไรเมื่อเปิดและอ่านอีเมลของคุณ ซึ่งหมายความว่าคำอธิบายจะต้องกระตุ้นให้ผู้อ่านเปิดและอ่านอีเมลของคุณ
ขั้นตอนที่ 2 เริ่มเขียนอีเมลด้วยคำทักทายอย่างเป็นทางการ
โดยปกติแล้วจะเริ่มต้นด้วย “Dear” และตามด้วยชื่ออย่างเป็นทางการของผู้รับอีเมลหรือบริษัทที่คุณกำลังส่งอีเมล
- จ่าหน้าจดหมายถึงผู้รับเฉพาะถ้าเป็นไปได้ หลีกเลี่ยงการส่งจดหมายถึงผู้รับที่ไม่ระบุชื่อ ใช้ "ผู้ที่อาจกังวล" เฉพาะในกรณีที่ไม่มีตัวเลือกอื่น
- ที่จริงแล้ว เครื่องหมายวรรคตอนที่เหมาะสมที่สุดที่จะใช้หลังคำทักทายยังคงเป็นเครื่องหมายทวิภาค อย่างไรก็ตาม ทุกวันนี้ คนส่วนใหญ่ใช้ลูกน้ำหลังคำทักทายในการเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการ
- หากคุณไม่แน่ใจว่าจะทักทายผู้รับด้วย “แม่” หรือ “พ่อ” ให้เขียนชื่อเต็มของผู้รับ
- เว้นบรรทัดว่างไว้หลังคำทักทายอย่างเป็นทางการ
ขั้นตอนที่ 3 เขียนข้อความหลักของจดหมายโดยให้สั้นแต่ได้ข้อมูล
เช่นเดียวกับจดหมายประเภทอื่นๆ ข้อความหลักควรมีคำนำ เนื้อหา และบทสรุป รักษาทุกส่วนรวมถึงส่วนต่างๆ ของร่างกายให้สั้นและแม่นยำที่สุด
- ข้อความหลักถูกจัดชิดซ้าย
- จุดเริ่มต้นของแต่ละย่อหน้าไม่จำเป็นต้องเยื้อง
- ข้อความหลักมีการเว้นวรรคเพียงครั้งเดียว แต่เว้นบรรทัดว่างไว้ระหว่างแต่ละย่อหน้าและหลังย่อหน้าสุดท้าย
ขั้นตอนที่ 4 ใช้คำทักทายปิดอย่างสุภาพ
พิมพ์ “ขอแสดงความนับถือ” หรือคำทักทายปิดอื่นที่สุภาพพอๆ กัน ต่อจากข้อความหลักของจดหมายแล้วตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค
- อย่าลืมเขียนคำทักทายปิดโดยจัดชิดซ้าย และเฉพาะอักษรตัวแรกของคำแรกของคำทักทายเท่านั้นที่เป็นตัวพิมพ์ใหญ่
- คำทักทายปิดอย่างเป็นทางการอื่นๆ ที่สามารถใช้ได้ ได้แก่ “ขอบคุณ” “ทักทาย” และ “ทักทาย”
ขั้นตอนที่ 5. พิมพ์ชื่อของคุณด้านล่างคำทักทายปิด
คุณไม่สามารถเซ็นอีเมลด้วยปากกาได้ ซึ่งต่างจากจดหมายที่เขียน/พิมพ์บนกระดาษ
ชื่อของคุณอยู่ชิดซ้าย
ขั้นตอนที่ 6 เขียนข้อมูลติดต่อของคุณที่ด้านล่าง
เว้นบรรทัดว่างไว้หลังชื่อของคุณ จากนั้นพิมพ์ที่อยู่จริง หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล และเว็บไซต์หรือบล็อกของคุณ หากมี
ข้อมูลทั้งหมดเขียนชิดซ้ายและเว้นระยะเดียว ข้อมูลติดต่อแต่ละรายการจะพิมพ์ในบรรทัดแยกกัน
วิธีที่ 4 จาก 4: การจัดรูปแบบอีเมลสำหรับเพื่อน
ขั้นตอนที่ 1 เริ่มต้นด้วยการเขียนคำอธิบายสั้น ๆ แต่แม่นยำเกี่ยวกับหัวเรื่องอีเมลของคุณในส่วนหัวเรื่องอีเมล
คำอธิบายนี้ทำให้ผู้รับทราบได้อย่างรวดเร็วว่าหัวเรื่องของอีเมลของคุณเป็นอย่างไรก่อนที่จะเปิดอ่าน และให้ข้อมูลเพียงพอแก่พวกเขาเพื่อให้สามารถเดาได้ว่าอีเมลของคุณเกี่ยวกับอะไร
ขั้นตอนที่ 2 เริ่มต้นด้วยการเขียนคำทักทายหรือคำทักทายอย่างสุภาพในส่วนข้อความของอีเมล
คุณสามารถเขียนคำทักทายที่สุภาพที่คุณชอบ เช่น “เรียนท่านหนึ่ง” ตามด้วยชื่อผู้รับ
- คำทักทายเขียนชิดซ้าย
- หากคุณกำลังเขียนถึงเพื่อนสนิท คุณสามารถทิ้งคำทักทายนี้ให้พ้นทางและเริ่มต้นด้วยชื่อจริงตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค
- เว้นบรรทัดว่างไว้ระหว่างคำทักทายและเนื้อหาของอีเมล
ขั้นตอนที่ 3 พิมพ์เนื้อหาของอีเมลของคุณ
เช่นเดียวกับจดหมายทุกประเภท เนื้อหาในอีเมลของคุณควรมีคำนำ เนื้อหา และบทสรุป อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังเขียนอีเมลถึงเพื่อนสนิท รูปแบบนี้อาจไม่จำเป็น
ขั้นตอนที่ 4 ลงท้ายอีเมลด้วยคำทักทายปิด
เมื่อปิดอีเมลให้เพื่อน คำทักทายปิดไม่จำเป็นต้องเป็นทางการ แต่ควรเป็นสัญญาณว่าอีเมลของคุณกำลังจะสิ้นสุด
หากคุณกำลังเขียนถึงเพื่อนสนิท บางครั้งการเพียงแค่ลงท้ายอีเมลด้วยชื่อของคุณ แทนที่จะเขียนคำทักทายปิดเลยก็ไม่เป็นไร
เคล็ดลับ
- ควรสังเกตว่ามีความแตกต่างเล็กน้อยระหว่างจดหมายทางการในสหรัฐอเมริกาและจดหมายทางการในสหราชอาณาจักร (สหราชอาณาจักร) ในสหราชอาณาจักร ที่อยู่และวันที่ส่งคืนสินค้าจะจัดชิดขวา และหัวเรื่อง (ถ้ามี) จะอยู่กึ่งกลาง นอกจากนี้ วันที่เขียนในรูปแบบ "วัน-เดือน-ปี" และเครื่องหมายจุลภาคจะเขียนหลังคำทักทาย ไม่ใช่เครื่องหมายทวิภาค
- หากคุณไม่ชอบรูปแบบที่อธิบายไว้ที่นี่ ซึ่งบางครั้งเรียกว่ารูปแบบบล็อก คุณสามารถใช้รูปแบบบล็อกที่แก้ไขและรูปแบบกึ่งบล็อกได้ รูปแบบเหล่านี้โดยทั่วไปมีข้อมูลเหมือนกัน และมีเพียงสถานที่เท่านั้นที่แตกต่างกัน