Excel นั้นยอดเยี่ยมสำหรับตารางและข้อมูล แต่คุณจะใช้งานและจัดโครงสร้างได้อย่างไรเพื่อให้ตรงกับความต้องการของคุณ เครื่องมือจัดเรียงช่วยให้คุณจัดเรียงคอลัมน์ได้อย่างรวดเร็วด้วยรูปแบบต่างๆ หรือคุณสามารถสร้างรูปแบบของคุณเองสำหรับคอลัมน์และประเภทข้อมูลได้หลายแบบ ใช้ฟังก์ชัน Sort เพื่อจัดระเบียบข้อมูลของคุณและทำให้เข้าใจและใช้งานได้ง่ายขึ้น
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การเรียงลำดับตามตัวอักษรหรือตามตัวเลข
ขั้นตอนที่ 1. เลือกข้อมูลของคุณ
คุณสามารถคลิกและลาก (คลิกและลาก) เพื่อเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดเรียง หรือคุณสามารถคลิกเซลล์ในคอลัมน์เพื่อทำให้เซลล์นั้นทำงาน และให้ Excel จัดเรียงข้อมูลโดยอัตโนมัติ
ข้อมูลทั้งหมดในคอลัมน์ต้องจัดเรียงตามประเภทของข้อมูลจึงจะจัดเรียงได้ (เช่น ข้อความ ตัวเลข วันที่)
ขั้นตอนที่ 2 มองหาปุ่มจัดเรียง
ปุ่มนี้จะอยู่บนแท็บข้อมูลในส่วนการเรียงลำดับและตัวกรอง หากต้องการจัดเรียงอย่างรวดเร็ว ให้ใช้ปุ่ม "AZ↓" และ "AZ↑"
ขั้นตอนที่ 3 จัดเรียงคอลัมน์ของคุณโดยคลิกปุ่มที่เหมาะสม
เมื่อคุณจัดเรียงตัวเลข คุณสามารถจัดเรียงจากต่ำสุดไปสูงสุด ("AZ↓") หรือจากสูงสุดไปต่ำสุด ("AZ↑") เมื่อคุณจัดเรียงข้อความ คุณสามารถจัดเรียงตามตัวอักษร ("AZ↓") หรือเรียงลำดับตามตัวอักษรย้อนกลับได้ ("AZ↑") เมื่อคุณจัดเรียงวันที่หรือเวลา คุณสามารถเรียงลำดับจากแรกสุดไปล่าสุด ("AZ↓") หรือจากแรกสุดไปเร็วที่สุด ("AZ↑")
หากมีคอลัมน์อื่นที่มีข้อมูลนอกเหนือจากคอลัมน์ที่คุณกำลังเรียงลำดับ หน้าต่างคำถามจะปรากฏขึ้นเพื่อถามว่าคุณต้องการป้อนข้อมูลสำหรับการเรียงลำดับหรือไม่ ผลลัพธ์ของลำดับจะยังคงขึ้นอยู่กับคอลัมน์ที่คุณเลือก แต่ข้อมูลที่อยู่ถัดจากคอลัมน์นั้นจะเป็นไปตามลำดับตามข้อมูลในคอลัมน์ที่เลือก
ขั้นตอนที่ 4 ปัญหาเกี่ยวกับคอลัมน์ที่ไม่เรียงลำดับ
หากคุณพบข้อความแสดงข้อผิดพลาดขณะพยายามเรียงลำดับ สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดคือปัญหาการจัดรูปแบบกับข้อมูล
- หากคุณกำลังเรียงลำดับตัวเลข ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเซลล์ทั้งหมดได้รับการจัดรูปแบบเป็นตัวเลข ไม่ใช่ข้อความ ตัวเลขสามารถ 'นำเข้า' โดยไม่ได้ตั้งใจหรืออ่านเป็นข้อความจากโปรแกรมบัญชีหรือแอปพลิเคชันบางอย่าง
- หากคุณจัดเรียงข้อความ ข้อผิดพลาดอาจเกิดขึ้นจากการมีช่องว่างหรือการจัดรูปแบบข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
- หากคุณจัดเรียงตามวันที่หรือเวลา ปัญหามักจะเกิดจากรูปแบบของข้อมูล เพื่อให้ Excel จัดเรียงตามวันที่ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดของคุณมีรูปแบบเป็นวันที่
ส่วนที่ 2 จาก 3: จัดเรียงตามเกณฑ์หลายเกณฑ์
ขั้นตอนที่ 1. เลือกข้อมูลของคุณ
สมมติว่าคุณมีสเปรดชีตที่มีรายชื่อลูกค้าและที่ตั้งของเมือง จากนั้นคุณต้องการจัดเรียงเมืองตามตัวอักษร จากนั้นจัดเรียงลูกค้าแต่ละรายตามตัวอักษรและภายในแต่ละเมือง คุณสามารถทำได้โดยสร้าง Custom Sort
ขั้นตอนที่ 2 คลิกปุ่มจัดเรียง
อยู่ในส่วน "Sort & Filter" ของ tab Data หน้าต่างจะปรากฏขึ้น ให้คุณสร้างลำดับเฉพาะด้วยเกณฑ์ต่างๆ
ถ้าคอลัมน์ของคุณมีส่วนหัวในเซลล์แรก เช่น "เมือง" และ "ชื่อ" ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำเครื่องหมายในช่องข้อมูลของฉันมีส่วนหัวที่มุมซ้ายบนของหน้าต่างจัดเรียงที่ปรากฏก่อนหน้านี้
ขั้นตอนที่ 3 ทำการตั้งค่าแรกของคุณ
คลิกเมนูเรียงตามเพื่อเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการ ในตัวอย่างนี้ คุณจะต้องเรียงลำดับเมืองก่อน ดังนั้นให้เลือกคอลัมน์ที่เหมาะสมจากเมนู
- ในเมนู "เรียงลำดับ" เลือก "ค่า"
- เรียงลำดับ "A ถึง Z" หรือ "Z ถึง A" ตามที่คุณต้องการ
ขั้นตอนที่ 4. ทำการตั้งค่าที่สอง
คลิกปุ่มเพิ่มระดับ การดำเนินการนี้จะเพิ่มการตั้งค่าอีกหนึ่งรายการด้านล่างการตั้งค่าแรก เลือกคอลัมน์ที่สอง (ชื่อคอลัมน์ในตัวอย่างนี้) จากนั้นปรับการตั้งค่า (เพื่อให้อ่านง่ายขึ้น ให้เลือกเมนูการตั้งค่าเดียวกันกับการตั้งค่าแรก)
ขั้นตอนที่ 5. คลิกตกลง
รายการของคุณจะถูกจัดเรียงตามการตั้งค่าที่คุณทำไว้ก่อนหน้านี้ คุณสามารถดูเมืองที่เรียงตามตัวอักษร และชื่อลูกค้าที่เรียงตามตัวอักษรภายในแต่ละเมือง
ตัวอย่างนี้เป็นตัวอย่างง่ายๆ และมีเพียงสองคอลัมน์เท่านั้น อย่างไรก็ตาม คุณสามารถสร้างลำดับที่ซับซ้อนและรวมหลายคอลัมน์ได้หากต้องการ
ส่วนที่ 3 จาก 3: จัดเรียงตามสีของเซลล์หรือตัวอักษร
ขั้นตอนที่ 1. เลือกข้อมูลของคุณ
คุณสามารถคลิกและลาก (คลิกและลาก) เพื่อเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดเรียง หรือคุณสามารถคลิกเซลล์ในคอลัมน์เพื่อทำให้เซลล์นั้นทำงาน และให้ Excel จัดเรียงข้อมูลโดยอัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 2 คลิกปุ่มจัดเรียง
อยู่ในแท็บ Data ในส่วน "Sort & Filter" หน้าต่างการเรียงลำดับจะปรากฏขึ้น หากคุณมีคอลัมน์อื่นที่มีข้อมูลอยู่ถัดจากคอลัมน์ที่คุณเลือก ระบบจะถามคุณว่าต้องการป้อนข้อมูลนั้นหรือไม่
ขั้นตอนที่ 3 เลือก "Cell Color" หรือ "Font Color" ในเมนู "Sort On"
ซึ่งจะทำให้คุณสามารถเลือกสีแรกที่คุณต้องการจัดเรียงได้
ขั้นตอนที่ 4. เลือกสีที่คุณต้องการจัดเรียงก่อน
ในเมนูคำสั่งซื้อ คุณสามารถใช้เมนู 'ดรอปดาวน์' เพื่อเลือกสีที่คุณต้องการใส่ก่อนหรือหลังตามลำดับ คุณสามารถเลือกสีที่อยู่ในคอลัมน์เท่านั้น
ไม่มี 'ค่าเริ่มต้น' หรือการตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับการเรียงลำดับสี คุณต้องเตรียมการด้วยตัวเอง
ขั้นตอนที่ 5. เพิ่มสีอื่น
คุณจะต้องเพิ่มการตั้งค่าอื่นๆ สำหรับแต่ละสีที่คุณจัดเรียง คลิก เพิ่มระดับ เพื่อเพิ่มการตั้งค่า เลือกสีถัดไปที่คุณต้องการจัดเรียง จากนั้นตั้งค่าลำดับการจัดเรียงตามลำดับที่คุณต้องการสร้าง
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำสั่งการตั้งค่าแต่ละคำสั่งเหมือนกันสำหรับแต่ละการตั้งค่า ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังจัดเรียงจากบนลงล่าง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าในเมนูคำสั่งซื้อสำหรับการตั้งค่าแต่ละรายการที่คุณเลือกไว้ด้านบน
ขั้นตอนที่ 6 คลิกตกลง
การตั้งค่าแต่ละรายการจะมีผลแยกกัน และคอลัมน์จะถูกจัดเรียงตามสีที่คุณตั้งไว้
เคล็ดลับ
- ลองเรียงลำดับข้อมูลด้วยวิธีอื่น มุมมองที่แตกต่างกันสามารถแสดงข้อมูลที่นำเสนอในแง่มุมต่างๆ ได้
- ถ้าสเปรดชีตของคุณมีผลรวม ค่าเฉลี่ย หรือข้อมูลสรุปอื่นๆ ด้านล่างข้อมูลที่คุณต้องการจัดเรียง ระวังอย่าจัดเรียงข้อมูลเหล่านั้นด้วย
