จริงๆ แล้วการเขียนอีเมลนั้นค่อนข้างง่าย แต่มีรูปแบบทั่วไปที่คุณควรให้ความสนใจ นอกจากนี้ ให้ทราบความแตกต่างระหว่างอีเมลที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ นี่คือสิ่งที่คุณควรทราบ
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 5: ขั้นตอนการส่งอีเมลขั้นพื้นฐาน
ขั้นตอนที่ 1 สร้างที่อยู่อีเมล
หากคุณยังไม่มีที่อยู่อีเมล คุณจะต้องลงทะเบียนกับผู้ให้บริการอีเมลก่อนดำเนินการต่อ โชคดีที่บริการอีเมลทางเว็บฟรีจำนวนมากช่วยให้คุณได้รับที่อยู่อีเมลโดยไม่ต้องใช้เงิน บริการอีเมลทางเว็บยอดนิยมบางส่วน ได้แก่:
- Gmail
- Hotmail
- Yahoo เมล
ขั้นตอนที่ 2. คลิก "เขียน" หรือ "ใหม่
"ก่อนเขียนอีเมล คุณจะต้องเปิดเมลบ็อกซ์ใหม่ที่ว่างเปล่าเพื่อเขียน วิธีการเปิดเมลบ็อกซ์จะแตกต่างกันไปตามบริการที่คุณใช้ แต่โดยปกติจะมีปุ่มอยู่ด้านบนของหน้าด้วย ป้ายกำกับ เช่น "เขียน" "ใหม่" หรือ "ข้อความใหม่"
หากคุณไม่ทราบวิธีสร้างข้อความใหม่ ให้ตรวจสอบหน้าสนับสนุนของบริการอีเมลของคุณเพื่อเรียนรู้วิธีดำเนินการโดยละเอียด
ขั้นตอนที่ 3 จดที่อยู่อีเมลของผู้รับ
คุณไม่จำเป็นต้องจดที่อยู่อีเมลของคุณ แต่คุณควรจดที่อยู่อีเมลของบุคคลที่จะได้รับอีเมลของคุณ
- โดยปกติ คุณสามารถใช้ช่องว่างเพื่อแยกที่อยู่อีเมลหลายรายการ แต่บริการบางอย่างต้องการให้คุณแยกที่อยู่อีเมลหลายรายการด้วยเครื่องหมายจุลภาคหรือเครื่องหมายวรรคตอนอื่นๆ หากบริการที่คุณใช้ต้องใช้เครื่องหมายวรรคตอนเหล่านี้ ผู้ให้บริการควรให้คำแนะนำ
- ป้อนที่อยู่อีเมลของผู้รับหลักในช่อง "ถึง:" ผู้รับหลักมักจะเป็นบุคคลที่ต้องการส่งข้อความถึงหรืออ้างถึงในเนื้อหาของอีเมล
- พิมพ์ที่อยู่อีเมลอื่นในช่อง "CC:" คอลัมน์นี้คือคอลัมน์ "คัดลอก" โดยปกติแล้ว ผู้รับจะถูกป้อนลงในฟิลด์สำเนา หากอีเมลไม่ได้ระบุถึงผู้รับสำเนาโดยเฉพาะ แต่มีสิ่งที่เขาหรือเธอควรรู้
- ใช้ช่อง "BCC:" เพื่อซ่อนที่อยู่อีเมล ถ้าคุณไม่ต้องการให้ผู้รับเห็นว่าอีเมลส่งถึงใคร ให้พิมพ์ที่อยู่ของผู้รับในช่อง "สำเนาลับ"
ขั้นตอนที่ 4 เขียนชื่อข้อมูล
แต่ละบริการอีเมลอนุญาตให้คุณเขียนชื่อ/หัวเรื่องของอีเมลของคุณในช่อง "หัวเรื่อง"
-
ชื่ออีเมลของคุณควรสั้น แต่ให้ผู้รับทราบถึงเนื้อหาของอีเมล
- ตัวอย่างเช่น อีเมลแบบไม่เป็นทางการถึงเพื่อนอาจมีชื่อว่า "How are you?" แต่ถ้าคุณส่งอีเมลงาน อีเมลนั้นอาจมีชื่อว่า "Math Assignment"
- คำถามสำหรับอาจารย์หรือผู้บังคับบัญชาอาจใช้หัวข้อ "คำถามเกี่ยวกับ …" แล้วตามด้วยป้ายกำกับสั้นๆ ที่มีคำอธิบายเกี่ยวกับหัวข้อที่คุณถาม
- โปรดทราบว่าข้อความที่ไม่มีชื่อจะปรากฏในกล่องจดหมายของผู้รับที่มีป้ายกำกับว่า “(ไม่มีหัวเรื่อง)”
ขั้นตอนที่ 5. เขียนเนื้อหาของอีเมลของคุณ
ควรเขียนเนื้อหาของอีเมลในกล่องข้อความขนาดใหญ่ด้านล่างช่องชื่อ
- โดยทั่วไปอีเมลควรมีคำทักทาย ข้อความ และการปิด
- เนื่องจากอีเมลมีไว้เพื่อการสื่อสารที่รวดเร็ว โดยทั่วไปคุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณไม่ยาวเกินไป
ขั้นตอนที่ 6 กดปุ่ม "ส่ง"
หลังจากที่คุณเขียนอีเมลเสร็จแล้ว ให้อ่านอีเมลซ้ำเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ทำผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือตัวสะกด และข้อความจะแสดงหัวข้อที่คุณต้องการกล่าวถึง เมื่ออีเมลของคุณพร้อมที่จะส่ง ให้คลิก "ส่ง" ในกล่องข้อความเพื่อส่งอีเมลไปยังผู้รับ
วิธีที่ 2 จาก 5: การเขียนอีเมลอย่างไม่เป็นทางการ
ขั้นตอนที่ 1 รู้ว่าเมื่อใดควรส่งอีเมลอย่างไม่เป็นทางการ
อีเมลที่ไม่เป็นทางการควรส่งถึงคนที่คุณห่วงใย รวมถึงเพื่อน ครอบครัว และหุ้นส่วน หากอีเมลของคุณไม่เป็นทางการและคุณกำลังส่งอีเมลถึงคนที่คุณรู้จักดี คุณสามารถส่งอีเมลที่ไม่เป็นทางการได้
ช่วงเวลาเดียวที่ดีในการส่งอีเมลอย่างเป็นทางการถึงเพื่อนหรือครอบครัวคือเมื่อคุณส่งข้อความกลุ่มด้วยเสียงที่เป็นทางการ เช่น คำขอบริจาคหรือโฆษณา เนื่องจากอีเมลจะถูกส่งไปยังคนที่ไม่ค่อยสนิทกับคุณ คุณจึงต้องปรับโทนเสียงเพื่อเอาใจคนเหล่านั้น
ขั้นตอนที่ 2 เขียนชื่อที่ไม่เป็นทางการ
คุณไม่จำเป็นต้องเขียนชื่อ แต่คุณควรตั้งชื่ออีเมลของคุณ เขียนชื่อที่สั้น กระชับ และเป็นมิตร
- ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนอีเมลถึงเพื่อนเก่า คุณสามารถใช้ชื่อที่ทำให้คุณหัวเราะได้ หรือชื่อง่ายๆ เช่น "ไม่ได้เจอกันนาน!"
- หากคุณกำลังเขียนอีเมลที่มีจุดประสงค์เฉพาะ ให้จดจุดประสงค์ของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนอีเมลเกี่ยวกับการพบปะสังสรรค์ ให้ตั้งชื่ออีเมลของคุณด้วยชื่อเรื่องที่กล่าวถึงกิจกรรม
ขั้นตอนที่ 3 พิจารณาระบุชื่อผู้รับในอีเมล
สำหรับอีเมลที่ไม่เป็นทางการ ไม่จำเป็นอย่างยิ่ง แต่ก็ยังเป็นวิธีที่สุภาพในการเริ่มข้อความ
-
คำทักทายของคุณอาจง่ายพอๆ กับชื่อผู้รับ:
บ๊อบ
-
คุณยังสามารถใส่คำทักทายที่เป็นมิตร:
- "สวัสดีบ๊อบ!"
- “คุณบ็อบ”
- “อรุณสวัสดิ์ บ๊อบ!”
ขั้นตอนที่ 4 เขียนอีเมลให้ชัดเจน แต่ใช้รูปแบบภาษาที่ไม่เป็นทางการ
เนื้อหาของอีเมลควรเข้าใจง่าย แต่ใช้น้ำเสียงในการสนทนาที่ไม่เป็นทางการ
- อ่านอีเมลแล้วถามตัวเองว่า อีเมลนี้คล้ายกับที่ฉันจะพูดไหมถ้าได้พูดต่อหน้า หากคำตอบคือใช่ แสดงว่าคุณพบน้ำเสียงที่เหมาะสมสำหรับอีเมลที่ไม่เป็นทางการแล้ว
- ใช้ตัวย่อ. ตัวย่อไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของการเขียนอย่างเป็นทางการ แต่มักใช้ในการสนทนาในชีวิตประจำวัน ดังนั้น ตัวย่อจึงเหมาะสำหรับอีเมลที่ไม่เป็นทางการ
- ใช้คำแสลงหากต้องการ คุณสามารถใช้คำแสลงทางอินเทอร์เน็ต เช่น "ขอบคุณ" สำหรับ "ขอบคุณ" "Titi DJ" สำหรับ "ระวังบนท้องถนน", "s7" สำหรับ "เห็นด้วย" เป็นต้น
- ใช้อีโมติคอนด้วยถ้าจำเป็น:)
ขั้นตอนที่ 5. พิจารณาเขียนชื่อของคุณที่ส่วนท้ายของอีเมล
เช่นเดียวกับการทักทาย การปิดหรือลงนามไม่จำเป็นจริงๆ สำหรับอีเมลที่ไม่เป็นทางการ แต่เป็นวิธีที่ดีในการปิดข้อความ
-
การปิดอีเมลของคุณอาจเป็นเพียงชื่อ:
- "เจน"
- "-เจน"
-
คุณสามารถสร้างสรรค์สิ่งเล็กๆ น้อยๆ ได้ด้วยการปิดอีเมล:
- “นั่นมันนานมาแล้ว! เจน”
- "อีเมลนี้จะถูกลบโดยอัตโนมัติ 3…2…1…"
วิธีที่ 3 จาก 5: การเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการ
ขั้นตอนที่ 1. รู้ว่าเมื่อถึงเวลาต้องส่งอีเมลอย่างเป็นทางการ
คุณควรใช้อีเมลที่เป็นทางการเมื่อคุณเขียนข้อความถึงคนที่คุณไม่รู้จักดีพอ เช่น หัวหน้า เพื่อนร่วมงาน ลูกค้าและลูกค้า ผู้สอน และผู้นำชุมชน/ผู้นำทางการเมือง
-
จำไว้ว่าคุณอาจรู้สึกว่าอีเมลที่เป็นทางการไม่จำเป็นเมื่อคุณเขียนอีเมลถึงบุคคลข้างต้น เมื่อคุณมีความสัมพันธ์กับบุคคลนั้นแล้ว เมื่ออีเมลที่เป็นทางการรู้สึกว่าแข็งเกินไป ให้เขียนอีเมล "กึ่งทางการ"
- ในอีเมลกึ่งทางการ สไตล์ของคุณอาจดูผ่อนคลายขึ้นเล็กน้อย แต่คุณยังไม่ได้รับอนุญาตให้ใช้คำแสลงทางอินเทอร์เน็ต
- คุณยังควรใส่ลายเซ็นในอีเมลกึ่งทางการ แต่คุณไม่จำเป็นต้องให้ข้อมูลติดต่อทั้งหมดภายใต้ชื่อของคุณ
ขั้นตอนที่ 2 เขียนชื่อข้อมูล
ชื่ออีเมลของคุณควรสั้นแต่ถูกต้อง ตรงไปที่ประเด็นที่คุณยกมา
-
ตัวอย่างเช่น:
- เมื่อคุณส่งอีเมลถึงอาจารย์เกี่ยวกับการมอบหมายเรียงความ ให้เขียน "คำถามเรียงความ"
- เมื่อคุณสมัครงานที่คุณรู้จักจากโฆษณา ให้เขียนว่า "การสมัครตำแหน่งผู้บริหาร (จากโฆษณา)"
- หากคุณกำลังเขียนอีเมลขอความช่วยเหลือจากฝ่ายบริการลูกค้าหรือรายงานปัญหาทางเทคนิค ให้เขียนว่า "Problem with Part #000000"
ขั้นตอนที่ 3 เขียนคำทักทายอย่างเป็นทางการ
คำทักทายอย่างเป็นทางการต้องมีคำว่า "Dear/Dear" ตามด้วยชื่อผู้รับ ใช้นามสกุลของผู้รับและชื่อเรื่องที่เหมาะสม แล้วจบคำทักทายด้วยจุด
-
ตัวอย่างเช่น:
- “เรียน คุณสมิธ”
- “เรียน คุณโจนส์”
- “เรียน ดร.อีแวนส์”
ขั้นตอนที่ 4 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหาของอีเมลเป็นไปตามเป้าหมายและถูกต้อง
ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีความยาวไม่เกินสองสามย่อหน้า และเนื้อหามีขึ้นเพื่อครอบคลุมหัวเรื่องของอีเมลจริงๆ ใช้ภาษาที่เป็นทางการ และตรวจดูให้แน่ใจว่าการสะกดและไวยากรณ์ของคุณถูกต้อง
- หลีกเลี่ยงการใช้ตัวย่อ
- อย่าใช้อินเทอร์เน็ตสแลงหรืออีโมติคอน
ขั้นตอนที่ 5. ใช้คำทักทายปิดที่เหมาะสม
คำทักทายปิดที่ใช้บ่อยที่สุดคือ "คำทักทาย" แต่มีคำทักทายปิดอื่นๆ อีกหลายคำที่คุณสามารถใช้ได้เช่นกัน ใช้คำทักทายปิดอย่างสุภาพและลงท้ายด้วยลูกน้ำ
-
คำทักทายปิดอื่นๆ ที่คุณสามารถใช้ได้ ได้แก่:
- ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
- ขอขอบคุณ,
- ด้วยความปรารถนาดี
ขั้นตอนที่ 6 ระบุข้อมูลติดต่อในลายเซ็นของคุณ หากจำเป็น
รวมชื่อเต็มของคุณไว้ใต้คำทักทายปิดอีเมล ภายใต้ชื่อของคุณ คุณอาจต้องการรวมชื่อและข้อมูลติดต่อที่อาจจำเป็น
- ตำแหน่งงานของคุณ ถ้ามี จะต้องระบุตำแหน่งและชื่อบริษัท/สถาบันที่คุณทำงานด้วย
- ระบุหมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขแฟกซ์ และที่อยู่อีเมลเป็นอย่างน้อย คุณอาจต้องการรวมที่อยู่ทางไปรษณีย์และเว็บไซต์ด้วย
วิธีที่ 4 จาก 5: ประเภทของอีเมลที่ไม่เป็นทางการ
ขั้นตอนที่ 1. เขียนอีเมลถึงเพื่อนที่ย้ายบ้าน
หากเพื่อน ครอบครัว หรือคู่ของคุณเพิ่งย้ายบ้าน ให้เขียนอีเมลเพื่อสอบถามเกี่ยวกับอาการของพวกเขา ถามว่ากระบวนการย้ายข้อมูลของพวกเขาเป็นอย่างไร สภาพแวดล้อมใหม่เป็นอย่างไร และอื่นๆ
ขั้นตอนที่ 2 ส่งอีเมลถึงเพื่อนที่ไม่เคยให้ที่อยู่อีเมลกับคุณ
หากคุณได้รับที่อยู่อีเมลของเพื่อนจากคนอื่น การเขียนอีเมลและตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของเพื่อนนั้นถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญมาก อย่าลืมอธิบายว่าคุณเป็นใคร
ขั้นตอนที่ 3 เรียนรู้การเขียนอีเมลถึงผู้ชาย
หากคุณเป็นผู้หญิงและนี่เป็นครั้งแรกที่คุณเขียนอีเมลหาผู้ชาย คุณอาจรู้สึกกังวล โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าผู้ชายคนนั้นเป็นผู้ชายที่คุณอาจชอบ พยายามเขียนอีเมลที่ดูผ่อนคลายแต่ยังฉลาดและสงบ
แม้ว่าจะดูอันตราย แต่คุณสามารถเขียนอีเมลเพื่อแสดงความรักของคุณได้
ขั้นตอนที่ 4 เรียนรู้การเขียนอีเมลถึงผู้หญิง
หากคุณเป็นผู้ชายส่งอีเมลหาผู้หญิงเป็นครั้งแรก คุณอาจพบว่ากระบวนการนี้ยากเกินไป สงบสติอารมณ์และเขียนข้อความที่ดูสบายๆ แต่เรียบร้อย
ขั้นตอนที่ 5. เขียนอีเมลชักชวน
หากคุณต้องการดูตลกสำหรับผู้รับอีเมล ให้ใช้ภาษาเดียวกับภาษาที่เย้ายวนใจที่คุณใช้ต่อหน้าผู้รับ คุณยังสามารถใช้อีโมติคอนหรือสำนวน เช่น "กอดแล้วจูบ" ได้อีกด้วย
คุณยังสามารถเขียนอีเมลหลอกลวงถึงคนที่คุณรู้จักบนเว็บไซต์หาคู่ หากคุณกำลังเขียนอีเมลนี้ คุณต้องดูมีเสน่ห์และให้ข้อมูลด้วย เพื่อที่เขาจะได้รู้ว่าคุณเป็นใคร
ขั้นตอนที่ 6 เขียนอีเมลรัก
ในยุคดิจิทัลนี้ อีเมลรักมีความสำคัญพอๆ กับจดหมายรัก หากคนรักของคุณอยู่ข้างนอกและคุณต้องการแสดงความรัก วิธีที่รวดเร็วที่สุดในการทำเช่นนี้คือการส่งอีเมล
วิธีที่ 5 จาก 5: ประเภทของอีเมลทางการ
ขั้นตอนที่ 1. ส่งใบสมัครงานของคุณทางอีเมล
เมื่อคุณส่งอีเมลใบสมัครและประวัติย่อ คุณควรอธิบายว่าคุณสมัครงานตำแหน่งใด เหตุใดคุณจึงต้องการงานนี้ และคุณสมบัติที่คุณมีที่จะทำให้คุณเหมาะสมกับงานนี้ คุณควรรวมเรซูเม่ของคุณเป็นไฟล์แนบด้วย
- คุณสามารถเขียนอีเมลเพื่อสมัครฝึกงาน อธิบายว่าคุณต้องการฝึกงานประเภทใดและจะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายในอาชีพได้อย่างไร รวมถึงเหตุผลที่คุณควรได้รับเลือกให้ฝึกงานด้วย
- ส่งอีเมลติดตามผลหากคุณไม่ได้รับการตอบกลับเกี่ยวกับตำแหน่งที่คุณกำลังสมัคร
ขั้นตอนที่ 2 รู้วิธีส่งอีเมลอาจารย์
การส่งอีเมลถึงอาจารย์อาจเป็นเรื่องยุ่งยาก แต่ก็ยังยากพอๆ กับการส่งอีเมลที่เป็นทางการอื่นๆ อาจารย์ของคุณอาจเป็นคนยุ่ง ดังนั้นให้ตอบคำถามให้ชัดเจนที่สุด
หากคุณรู้จักอาจารย์เป็นอย่างดี คุณสามารถส่งอีเมลเพื่อขอหนังสือรับรองได้
ขั้นตอนที่ 3 ส่งอีเมล "แบบสอบถาม"
อีเมลนี้เป็นอีเมลสอบถามถึงบรรณาธิการเพื่อรับงานตีพิมพ์ คุณต้องอธิบายงานของคุณเพื่อให้บรรณาธิการของคุณเข้าใจงาน
ขั้นตอนที่ 4 ใช้อีเมลเพื่อติดต่อเจ้าหน้าที่
หากคุณรู้สึกว่ามีบางอย่างผิดปกติกับ HR ของบริษัท วิธีที่เร็วที่สุดในการแก้ไขปัญหาคือการส่งอีเมลถึงบุคคลที่เหมาะสมในบุคลากร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณอธิบายปัญหาได้ดี
คำเตือน
อย่าให้รหัสผ่าน ชื่อผู้ใช้ หรือข้อมูลส่วนบุคคล เช่น หมายเลขบัตรเครดิตและ TIN ในอีเมล