เนื่องจากมักใช้เพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัวและไม่เป็นทางการ การเขียนอีเมลที่เป็นทางการจึงเป็นเรื่องที่น่ากังวล อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการถึงครู เจ้านาย หุ้นส่วนธุรกิจ หน่วยงานของรัฐ หรือบุคคลอื่นที่ต้องการความเป็นทางการ ให้ทำตามคำแนะนำง่ายๆ เหล่านี้ ทำความเข้าใจประเด็นของคุณโดยสังเขปและชัดเจน และปฏิบัติตามกฎของการเขียน รูปแบบ และรูปแบบจดหมายที่เป็นทางการ สุดท้าย ตรวจสอบและแก้ไขอีเมลของคุณก่อนส่ง
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การจัดรูปแบบอีเมล
ขั้นตอนที่ 1 ใช้ที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพ
ตามหลักการแล้ว ที่อยู่อีเมลคือรูปแบบหนึ่งของชื่อจริงของคุณ ไม่ใช่ชื่อผู้ใช้หรือชื่อเล่น ใช้จุด ขีดกลาง หรือขีดล่าง โดยไม่มีตัวเลขหรือตัวอักษรอื่นๆ หากเป็นไปได้
ตัวอย่างเช่น [email protected] ดูเหมือนจะไม่เป็นมืออาชีพ ในขณะเดียวกัน [email protected] จะเหมาะสมกว่าที่จะใช้
ขั้นตอนที่ 2 ใช้ฟอนต์แบบมืออาชีพ
บริการอีเมลส่วนใหญ่ในปัจจุบันช่วยให้คุณสามารถเขียนแบบอักษรและข้อความได้หลากหลาย อย่างไรก็ตาม สำหรับอีเมลที่เป็นทางการ ควรใช้แบบอักษรทางการเช่น Times New Roman และ Arial หลีกเลี่ยงแบบอักษรตกแต่งเช่น Comic Sans หรือ Old English นอกจาก:
- เขียนอีเมลด้วยฟอนต์ที่อ่านง่าย เช่น ขนาด 12
- หลีกเลี่ยงการเขียนพิเศษ เช่น ตัวเอียง ตัวหนา หรือแบบอักษรหลากสี เว้นแต่จะเหมาะกับเนื้อหาและวัตถุประสงค์ของอีเมล
- อย่าเขียนอีเมลด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด การเขียนแบบนี้จะทำให้คุณดูเหมือนกำลังตะโกนใส่ผู้รับ
ขั้นตอนที่ 3 ระบุชื่ออีเมลที่สั้นและแม่นยำ (หัวเรื่อง)
ใช้คำหลักสองสามคำที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาของอีเมลในชื่อ วิธีนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้ผู้รับละเลยอีเมลของคุณ อีเมลที่ส่งโดยไม่มีชื่อหรือใช้ชื่อที่คลุมเครือจะไม่มีความสำคัญต่อผู้รับ
- ชื่ออีเมล เช่น "คำถามด่วน" "การติดต่อคุณ" หรือ "เรื่องสำคัญ" จะปรากฏไม่ชัดเจนต่อผู้รับ
- ในขณะเดียวกัน ชื่ออีเมล "กำหนดการ รายชื่อแขก คำเชิญรับประทานอาหารกลางวัน และสรุปการประชุมสำหรับวันที่ 12 มีนาคม" อาจดูเหมือนยาวเกินไปและมีหลายหัวข้อพร้อมกัน
- ในทางกลับกัน ชื่อของอีเมล "การประชุมเกี่ยวกับความเสียหายของบันไดเลื่อนในวันที่ 12 มีนาคม" ค่อนข้างสั้นและชัดเจน ชื่อนี้สามารถให้ภาพรวมของหัวข้อหลักแก่ผู้รับ ตลอดจนวันที่ที่ชัดเจน
วิธีที่ 2 จาก 3: การเขียนเนื้อหา
ขั้นตอนที่ 1. ใช้คำทักทายที่เหมาะสม
เริ่มอีเมลอย่างเป็นทางการด้วยคำทักทายเสมอ คุณสามารถเขียนชื่อผู้รับได้โดยตรง (ถ้าคุณทราบ) กรอกชื่อผู้รับด้วยชื่อหรือตำแหน่ง (นาย, นาง, ดร. ฯลฯ) คุณยังสามารถเขียนคำว่า "เรียน" ก่อนชื่อและตำแหน่งของผู้รับได้หากต้องการ
- หากคุณไม่ทราบชื่อผู้รับอีเมล เพียงเขียนว่า "เรียน ท่าน/ท่านผู้หญิง" หรือ "ถึงผู้มีส่วนได้เสีย"
- อย่าใช้ "สวัสดี" หรือ "สวัสดี" หรือคำทักทายที่ไม่เป็นทางการอื่นๆ
ขั้นตอนที่ 2. แนะนำตัวเองในย่อหน้าแรก (ถ้าจำเป็น)
หากคุณกำลังเขียนถึงคนที่คุณไม่เคยติดต่อมาก่อน เช่น ลูกค้าใหม่ ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือเจ้าหน้าที่ของรัฐ ให้แนะนำตัวเองและอธิบายว่าเหตุใดคุณจึงส่งอีเมล เขียนสิ่งนี้ลงในประโยคแรกหรือประโยคที่สองของอีเมลของคุณ
ตัวอย่างเช่น เมื่อส่งอีเมลสมัครงาน คุณอาจเขียนว่า "ฉันชื่อ Maria Isabella ฉันติดต่อคุณเพื่อสมัครงานในตำแหน่งผู้ช่วยธุรการที่โฆษณาบนเว็บไซต์ JobXYZ.com"
ขั้นตอนที่ 3 จัดลำดับความสำคัญของข้อมูลที่สำคัญที่สุด
หลังจากแนะนำตัวเองและระบุจุดประสงค์หลักในการส่งอีเมลแล้ว คุณสามารถดำเนินการกับเนื้อหาของอีเมลได้ แสดงรายการข้อมูลที่สำคัญที่สุดที่ด้านบนสุด ด้วยวิธีนี้ คุณจะประทับใจกับเวลาของผู้รับมากขึ้นและทำให้จุดประสงค์ของอีเมลชัดเจนขึ้น
ตัวอย่างเช่น เมื่อเขียนอีเมลถึงเจ้าหน้าที่ของรัฐ คุณสามารถเริ่มต้นด้วย: "ฉันชื่อ Maria Isabella ฉันได้รับที่อยู่อีเมลของคุณจากเว็บไซต์ทางการของศาลเมือง Salatiga ฉันกำลังส่งจดหมายนี้เพื่อแสดงการคัดค้านต่อ ตั๋วที่ฉันได้รับเมื่อวันที่ 29 กุมภาพันธ์ 2558"
ขั้นตอนที่ 4 ไปที่จุดของจดหมายโดยตรง
ในจดหมายที่เป็นทางการ คุณอาจแสดงประเด็นของคุณโดยตรง การพูดคุยเล็กน้อยจะทำให้ผู้อ่านสับสนและยากที่จะเข้าใจสิ่งที่คุณต้องการหรือต้องการจากพวกเขา
- ตัวอย่างเช่น เมื่อเขียนจดหมายถึงศาสตราจารย์ในมหาวิทยาลัย คุณไม่จำเป็นต้องวนไปวนมาและเขียนสิ่งต่างๆ เช่น "ฉันชื่อ Maria Isabella คุณรู้จักฉันไหม เคมี 221 เป็นหลักสูตรที่ฉันชอบที่สุดในขณะนี้เพราะคุณ สื่อการสอนจัดได้ดีมากค่ะ ติดตามได้ตลอด รู้ว่าจะสอบอะไรบ้าง ส่วนข้อสอบ นึกถึงข้อสอบที่กำลังจะมีขึ้นค่ะ”
- ในทางกลับกัน การเขียนอีเมลแบบนี้อาจทำให้ชัดเจนขึ้นว่า "ฉันชื่อ Maria Isabella ฉันเป็นนักเรียนที่เรียนวิชาเคมี 221 และฉันต้องการบอกคุณเกี่ยวกับตารางสอบที่อาจขัดแย้งกัน"
ขั้นตอนที่ 5. เขียนอีเมลสั้น ๆ
แม้ว่าจะไม่มีการจำกัดความยาวเฉพาะ แต่การสร้างอีเมลให้มีความยาวเท่ากับแล็ปท็อปหรือหน้าจอคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวเป็นความคิดที่ดี
หากอีเมลของคุณยาวพอ ให้แบ่งออกเป็นย่อหน้าหลายย่อหน้า เว้นบรรทัดว่างไว้ระหว่างแต่ละย่อหน้าแทนที่จะเขียนเยื้อง
ขั้นตอนที่ 6. ใช้ภาษาทางการ
เนื่องจากอีเมลที่เป็นทางการสร้างขึ้นเพื่อจุดประสงค์ทางวิชาชีพ คุณจึงต้องสร้างความประทับใจ ใช้ประโยคที่สมบูรณ์และวลีที่สุภาพ หลีกเลี่ยงสิ่งต่อไปนี้:
- คำสแลง
- ตัวย่อที่ไม่จำเป็น
- การใช้อีโมติคอนและอีโมจิ
- คำพูดที่ไม่สุภาพ
- เรื่องตลก
ขั้นตอนที่ 7 ใช้คำทักทายปิดที่เหมาะสม
เช่นเดียวกับการเปิดคำทักทาย มีหลายตัวเลือกสำหรับการปิดคำทักทายที่สามารถใช้ในจดหมายที่เป็นทางการได้ อย่าลืมใส่ชื่อและนามสกุลของคุณ รวมทั้งชื่ออื่นๆ (ถ้ามี) ตัวอย่างของการปิดคำทักทายที่สามารถใช้ได้ ได้แก่:
- "ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,"
- “ขอแสดงความนับถือ”
- "ขอขอบคุณ,"
- "ทักทาย,"
- "นักเรียนของคุณ,"
วิธีที่ 3 จาก 3: การเตรียมส่งจดหมาย
ขั้นตอนที่ 1 รวมไฟล์แนบที่จำเป็น
ถ้าคุณต้องแนบไฟล์แนบ อย่าลืมรวมไว้ในเนื้อหาของอีเมลเพื่อให้คนที่อ่านไฟล์นั้นมองเห็นได้ พยายามจำกัดจำนวนไฟล์แนบและขนาดไฟล์ และใช้ประเภทไฟล์ทั่วไปและใช้กันอย่างแพร่หลาย
ตัวอย่างเช่น ใส่ประกาศเช่น "ฉันกำลังแนบสำเนา PDF ของประวัติย่อและแฟ้มผลงานของฉัน"
ขั้นตอนที่ 2 ปรับปรุงเนื้อหา การสะกดคำ และไวยากรณ์ของอีเมล
อย่าพึ่งพาบริการอีเมลเพียงอย่างเดียวเพื่อตรวจหาข้อผิดพลาดในการสะกดและไวยากรณ์ของคุณ อ่านออกเสียงอีเมลของคุณหรือให้ผู้อื่นตรวจสอบและแก้ไข ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถค้นหาคำที่สะกดผิดและประโยคที่ไม่ชัดเจนได้อย่างง่ายดาย
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณไม่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน
โปรดจำไว้เสมอว่าอีเมลไม่ใช่วิธีการสื่อสารที่ปลอดภัย โปรดทราบว่าเซิร์ฟเวอร์อีเมลอาจถูกแฮ็ก หรือผู้รับอาจแชร์ข้อมูลที่คุณไม่ต้องการเปิดเผยโดยเจตนาหรือไม่ตั้งใจ