แผนการสื่อสารคือวิธีการส่งข้อความไปยังผู้ฟังที่มักใช้โดยฝ่ายการตลาด บุคลากร เลขานุการบริษัท และการประชาสัมพันธ์ การพัฒนาแผนการสื่อสารช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 1: การสร้างแผนการสื่อสาร
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดว่าทำไมคุณต้องสื่อสารกับผู้ชมของคุณ
คุณต้องการเปลี่ยนแปลงอะไรหลังจากสื่อสาร
ขั้นตอนที่ 2 คิดเกี่ยวกับคนที่คุณต้องการสื่อสารด้วย
เขียนผู้ชมที่จะได้รับข้อความ
ขั้นตอนที่ 3 พิจารณาความคิดเห็นของผู้ชมเกี่ยวกับประเด็นหรือหัวข้อที่คุณจะกล่าวถึงหรือไม่
คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าพวกเขาคิดอย่างไร? เขียนสิ่งที่คุณรู้อยู่แล้วหรือสิ่งที่คุณต้องรู้
ขั้นตอนที่ 4 คิดเกี่ยวกับผลกระทบที่คุณต้องการ
หลังจากสื่อสารกับผู้ฟังแล้ว พวกเขาต้องรู้ คิด หรือทำอะไร?
ขั้นตอนที่ 5. เขียนข้อความสำคัญสำหรับผู้ชม
คุณอาจเขียนข้อความเดียวกันหรือต่างกันไปยังผู้ชมที่แตกต่างกัน มุ่งเน้นไปที่เป้าหมายที่คุณต้องการบรรลุโดยการสื่อสาร
ขั้นตอนที่ 6 ตัดสินใจว่าคุณจะส่งข้อความเมื่อใด
เวลาจัดส่งจะส่งผลต่อวิธีการสื่อสารของคุณ
ขั้นตอนที่ 7 ตัดสินใจว่าจะส่งข้อความอย่างไร
สื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรหากมีการถ่ายทอดข้อมูลเพื่อสร้างความตระหนักเท่านั้น ใช้วิธีการโต้ตอบรวมถึงตัวต่อตัวหากคุณต้องการถ่ายทอดข้อความที่ต้องการความกระจ่างหรือเป็นที่ถกเถียงกัน
- ใครจะเป็นผู้ส่งข้อความ? คุณจะเตรียมตัวอย่างไร?
- ต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง?
- คุณต้องการข้อเสนอแนะหรือไม่? คุณรู้ได้อย่างไรว่าผู้ชมของคุณได้รับข้อความ?
- คุณใช้เกณฑ์มาตรฐานใดในการพิจารณาว่าผู้ชมของคุณเข้าใจ ดำเนินการ หรือเปลี่ยนแปลงหลังจากสื่อสาร
- คุณจะติดตามผลได้อย่างไรหากผู้ชมของคุณต้องการติดต่อกัน?
เคล็ดลับ
- จำไว้ว่าคุณจะสื่อสารกันเป็นประจำ ดังนั้นแผนการสื่อสารจึงควรสอดคล้องกับกิจกรรมประจำวัน
- ทำความรู้จักกับผู้ชมของคุณ การส่งข้อความจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อคุณรู้เรื่องต่างๆ เกี่ยวกับผู้ชมของคุณ เช่น ลำดับความสำคัญ ความคิดเห็น ปัญหา และสิ่งแวดล้อม
- หากต้องการบันทึกข้อมูลนี้ ให้สร้างตารางที่มีหลายคอลัมน์แล้วตั้งชื่อ:
ผู้ชม | ผลลัพธ์ | ข้อความ | วิธีการ | กำหนดเวลา | วิทยากร | กำหนดเป้าหมาย/ติดตามผล | ทรัพยากร
- ใช้วิธีการที่สร้างสรรค์ในการสื่อสารกับผู้ชมของคุณ ค้นหาว่าคุณสามารถสื่อสารกับพวกเขาได้ที่ไหน ใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อสื่อสารกับผู้ชมออนไลน์ของคุณ จัดการประชุมเพื่อพูดคุยแบบเห็นหน้ากับผู้ชมที่ทำงานในอาคารและชั้นเดียวกัน
- เตรียมข้อความอย่างละเอียดและเข้าใจเนื้อหาอย่างถี่ถ้วน
- เน้นข้อความที่ความต้องการของผู้ชมเพื่อให้คุณสามารถกำหนดสิ่งที่ต้องถ่ายทอดและสร้างข้อความได้ดีที่สุด
- กำหนดว่าทำไมคุณต้องสื่อสาร สิ่งนี้มีบทบาทสำคัญในการกำหนดว่าใครจะสื่อสาร อย่างไร และเมื่อใดที่การสื่อสารจะเกิดขึ้น
คำเตือน
- อย่าเปิดเผยข้อมูลที่คุณไม่เชื่อว่าเป็นความจริง ชี้แจงและให้คำมั่นสัญญาในการติดตามข้อมูล
- มีความจริงใจ เปิดกว้าง และซื่อสัตย์ในการสื่อสารของคุณ
- อย่าส่งข้อความสุ่มถึงผู้คนจำนวนมากโดยหวังว่าบางคนจะตอบกลับ
