การบัญชี การบันทึกรายละเอียดของธุรกรรมทางการเงินเป็นกระบวนการที่สำคัญซึ่งจำเป็นต่อความสำเร็จของธุรกิจขนาดใหญ่และขนาดเล็ก บริษัทขนาดใหญ่มักมีแผนกบัญชีขนาดใหญ่ที่มีพนักงานจำนวนมาก (และทำงานอย่างใกล้ชิดกับบริษัทตรวจสอบบัญชี) ในขณะที่ธุรกิจขนาดเล็กอาจมีพนักงานทำบัญชีเพียงคนเดียว ในขณะเดียวกัน ธุรกิจที่ดำเนินการโดยบุคคลเพียงคนเดียวต้องจัดการบัญชีอย่างอิสระ ไม่ว่าคุณจะพยายามจัดการการเงินของตัวเองหรือสนใจทำงานด้านบัญชี การเรียนรู้พื้นฐานการบัญชีสามารถช่วยคุณได้
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 ของ 4: การพัฒนาทักษะการบัญชี
ขั้นตอนที่ 1 ทำความเข้าใจความแตกต่างระหว่างการทำบัญชีและการบัญชี
เงื่อนไขการทำบัญชีและการบัญชีมักใช้แทนกันได้ อย่างไรก็ตาม ทักษะและความรับผิดชอบของทั้งสองแตกต่างกัน โดยทั่วไปผู้ทำบัญชีจะบันทึกรายละเอียดของการขาย งานหลักคือเพื่อให้แน่ใจว่าทุกรูเปียห์ได้รับและใช้โดยบริษัทจดทะเบียน ในขณะที่นักบัญชีมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดทำและวิเคราะห์งบการเงินและการตรวจสอบบันทึกทางการเงินเพื่อให้แน่ใจว่าการรายงานมีความถูกต้องและแม่นยำ
- ผู้ทำบัญชีและนักบัญชีมักทำงานร่วมกันเพื่อให้บริการเต็มรูปแบบแก่บริษัท
- ความแตกต่างระหว่างทั้งสองถูกทำเครื่องหมายด้วยระดับวิชาชีพ การรับรองอย่างเป็นทางการ หรือองค์กรวิชาชีพ
ขั้นตอนที่ 2 สร้างนิสัยในการสร้างเวิร์กชีตใน Excel
Microsoft Excel หรือโปรแกรมสเปรดชีตอื่นๆ มีประโยชน์มากสำหรับนักบัญชี เนื่องจากสามารถช่วยตรวจสอบตัวเลขโดยใช้กราฟหรือคำนวณเพื่อสร้างรายงานทางการเงิน หากคุณรู้แค่พื้นฐานเท่านั้น คุณสามารถเรียนรู้ที่จะก้าวไปสู่ระดับกลางหรือผู้เชี่ยวชาญในการสร้างเวิร์กชีต แผนภูมิ และกราฟได้เสมอ
ขั้นตอนที่ 3 อ่านสมุดบัญชี
เยี่ยมชมห้องสมุดท้องถิ่นเพื่อยืมสมุดบัญชีหรือซื้อหนังสือที่ร้านที่คุณเลือก มองหาหนังสือเกี่ยวกับพื้นฐานการบัญชีที่เขียนโดยผู้มีประสบการณ์ เนื่องจากโดยทั่วไปแล้วจะให้ข้อมูลที่เชื่อถือได้
- “Introduction to Accounting” โดย Pru Marriott, JR Edwards และ Howard J Mellett เป็นหนังสือที่ใช้กันทั่วไปและถือว่าดีสำหรับผู้ที่ต้องการมีความรู้ทั่วไปด้านบัญชีตลอดจนนักเรียนที่ต้องการสำรวจบัญชี
- “College Accounting: A Career Approach” โดย Cathy J. Scott เป็นหนังสือที่มักใช้ในวิทยาลัยสำหรับการบัญชีและการจัดการทางการเงิน หนังสือเล่มนี้ยังมีซีดีรอมการบัญชี Quickbooks ที่เป็นประโยชน์สำหรับนักบัญชีมือใหม่
- “งบการเงิน: คำแนะนำทีละขั้นตอนในการทำความเข้าใจและการสร้างรายงานทางการเงิน” โดย Thomas R. Ittelson เป็นหนังสือแนะนำยอดนิยมเกี่ยวกับงบการเงินที่สามารถใช้สำหรับผู้เริ่มต้นที่สนใจในการบัญชี
ขั้นตอนที่ 4. เรียนหลักสูตรบัญชี
คุณสามารถค้นหาหลักสูตรใกล้บ้านคุณ หรือเรียนหลักสูตรการบัญชีออนไลน์ฟรี ลองใช้เว็บไซต์ Coursera หรือแพลตฟอร์มการศึกษาอื่นๆ ที่เสนอหลักสูตรฟรีโดยผู้เชี่ยวชาญชั้นนำในสาขาการบัญชี
ส่วนที่ 2 ของ 4: การฝึกพื้นฐานการบัญชี
ขั้นตอนที่ 1 ทำความเข้าใจระบบการทำบัญชีแบบคู่
นักบัญชีทำรายการสองรายการขึ้นไปสำหรับแต่ละธุรกรรมทางการเงิน ธุรกรรมหนึ่งรายการสามารถบันทึกเป็นการเพิ่มจำนวนในบางบัญชีและลดลงในบัญชีอื่น ตัวอย่างเช่น บริษัทรับชำระเงินค่าสินค้าที่ขายเป็นเครดิต การชำระเงินนี้จะถูกบันทึกเป็นส่วนเพิ่มเติมจากบัญชีเงินสดและการลดในบัญชีลูกหนี้ (ลูกค้ารายจ่ายให้กับบริษัท) การเพิ่มและการลบที่บันทึกไว้จะต้องเท่ากัน (กับปริมาณการขาย)
ขั้นตอนที่ 2 ฝึกบันทึกเดบิตและเครดิต
ระบบการทำบัญชีคู่บันทึกธุรกรรมในรูปแบบของเดบิตและเครดิต เงื่อนไขทั้งสองอธิบายการเพิ่มหรือการลบของบางบัญชีเนื่องจากการทำธุรกรรม การใช้คำศัพท์เหล่านี้ค่อนข้างง่ายหากคุณคำนึงถึงสองสิ่ง:
- เดบิตหมายถึงบันทึกทางด้านซ้ายของบัญชี t (บัญชี T โดยประมาณ) และเครดิตหมายความว่าคุณต้องใช้ด้านขวา T-account เป็นสมุดรายวันการประเมิน T-Account มาตรฐานที่มีการใช้ด้านแนวตั้งเพื่อบันทึกขนาดของธุรกรรม
- สินทรัพย์=หนี้+ทุน นี่คือสมการทางบัญชี ปลูกไว้ในหัวของคุณ สมการนี้เป็นแนวทางในการกำหนดสถานะเดบิตและเครดิตของธุรกรรม สำหรับด้าน "สินทรัพย์" เดบิตหมายถึงการบวกและเครดิตหมายถึงการลบ สำหรับด้าน "หนี้+ทุน" เดบิตหมายถึงการลบและเครดิตหมายถึงการบวก
- การหักบัญชีที่มีสินทรัพย์ (เช่น บัญชีเงินสด) หมายถึงการเพิ่มเงินสด อย่างไรก็ตาม การหักบัญชีที่มีหนี้สิน (เช่น เจ้าหนี้กระแสรายวัน) หมายถึงการลดหนี้
- ฝึกพยายามเข้าทำธุรกรรมประเภทต่างๆ ในระบบ Dual Bookkeeping เช่น การออกบิลค่าไฟฟ้า หรือการรับเงินจากผู้บริโภค
ขั้นตอนที่ 3 สร้างและรักษาวารสารทั่วไป
สมุดรายวันทั่วไปเป็นสื่อกลางในการบันทึกรายการด้วยระบบการทำบัญชีหลายระบบ แต่ละธุรกรรม (เดบิตและเครดิต) จะถูกบันทึกโดยใช้บัญชีที่เกี่ยวข้องในสมุดรายวันทั่วไป ดังนั้น สำหรับธุรกรรมการชำระบิลด้วยเงินสด คุณต้องทำการป้อนเครดิตในบัญชีเงินสดและรายการเดบิตในบัญชีค่าใช้จ่าย กระบวนการนี้จะง่ายขึ้นหากคุณใช้โปรแกรมบัญชี แต่ยังค่อนข้างง่ายในการดำเนินการด้วยตนเอง
ขั้นตอนที่ 4 แยกความแตกต่างของเงินสดและธุรกรรมคงค้าง
ธุรกรรมเงินสดเกิดขึ้นเมื่อลูกค้าซื้อขนมในร้านค้าและคุณได้รับเงินสดทันที ธุรกรรมคงค้างเกี่ยวข้องกับสิ่งต่างๆ เช่น เครดิต ใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ ไม่ใช่การชำระเงินด้วยเงินสดโดยตรง ธุรกรรมคงค้างยังบันทึกสินทรัพย์ไม่มีตัวตน เช่น ค่าความนิยม
ส่วนที่ 3 ของ 4: การศึกษางบการเงิน
ขั้นตอนที่ 1 รู้ว่ามีการจัดทำงบการเงินอย่างไร
งบการเงินอธิบายถึงสถานะทางการเงินในปัจจุบันและประสิทธิภาพทางการเงินของบริษัทในระหว่างรอบระยะเวลาบัญชี งบการเงินจัดทำขึ้นตามข้อมูลในวารสารทั่วไป เมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชี แต่ละบัญชีจะถูกคำนวณเพื่อสร้างงบดุล เดบิตและเครดิตทั้งหมดต้องมีความสมดุล หากมียอดคงเหลือไม่เพียงพอ นักบัญชีควรตรวจสอบยอดคงเหลือสำหรับแต่ละบัญชีอีกครั้ง และทำการปรับปรุงหรือแก้ไขหากจำเป็น
เมื่อบัญชีทั้งหมดมีการปรับปรุงและเหมาะสมแล้ว นักบัญชีสามารถป้อนข้อมูลสรุปลงในงบการเงินได้
ขั้นตอนที่ 2 เรียนรู้วิธีสร้างงบกำไรขาดทุน
งบกำไรขาดทุนเป็นหลักการพื้นฐานของการบัญชี รายงานนี้บันทึกผลกำไรของบริษัทในช่วงระยะเวลาหนึ่ง ตั้งแต่หนึ่งสัปดาห์ถึงหนึ่งปี งบกำไรขาดทุนถูกกำหนดโดยสองปัจจัย: รายได้และค่าใช้จ่ายของบริษัท
- รายได้คือการไหลเข้าของเงินจากการขายสินค้าหรือบริการในช่วงระยะเวลาหนึ่ง แม้ว่าจะไม่ได้หมายความว่าจะมีการจ่ายเงินสดจริงในช่วงระยะเวลาหนึ่งก็ตาม รายได้สามารถอยู่ในรูปแบบของเงินสดหรือธุรกรรมคงค้าง หากยอดคงค้างรวมอยู่ในงบกำไรขาดทุน หมายความว่ารายได้ในสัปดาห์หรือเดือนใดสัปดาห์หนึ่งจะพิจารณาใบแจ้งหนี้และใบเรียกเก็บเงินที่ส่งหรือรับในช่วงเวลานั้นแม้ว่าจะไม่ได้รับเงินสดก็ตาม งบกำไรขาดทุนแสดงระดับความสามารถในการทำกำไรของบริษัท ไม่ใช่จำนวนเงินที่บริษัทได้รับในช่วงเวลาหนึ่ง
- ค่าใช้จ่ายคือการใช้เงินของบริษัทเพื่อวัตถุประสงค์ใดๆ เช่น ค่าใช้จ่ายในการซื้อวัสดุหรือเงินเดือนพนักงาน เช่นเดียวกับรายได้ ค่าใช้จ่ายจะถูกรายงานเมื่อมีการทำรายจ่าย ไม่ใช่เมื่อบริษัทจ่ายสดหรือจ่ายตามตัวอักษร
- หลักการจับคู่ในการบัญชีกำหนดให้บริษัทต้องจับคู่ค่าใช้จ่ายและรายได้ที่เกี่ยวข้องกันทุกครั้งที่ทำได้เพื่อกำหนดระดับการทำกำไรที่แท้จริงของบริษัทในช่วงเวลาหนึ่ง ในธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ กระบวนการนี้เป็นเพียงภาพความสัมพันธ์ของเหตุและผล ตัวอย่างเช่น การเพิ่มขึ้นของยอดขายจะเพิ่มรายได้ของบริษัทและค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ เช่น ความต้องการซื้อสินค้าคงคลังสำหรับร้านค้าและค่าคอมมิชชั่นการขายเพิ่มขึ้น
ขั้นตอนที่ 3 ทำงบดุล
ซึ่งแตกต่างจากงบกำไรขาดทุนที่อธิบายสถานการณ์ทางการเงินในช่วงเวลาหนึ่ง งบดุลเป็นภาพรวมของการเงินของบริษัท ณ จุดใดจุดหนึ่ง งบดุลมีองค์ประกอบที่สำคัญสามประการ: สินทรัพย์ หนี้สิน ทุน (ผู้ถือหุ้นหรือเจ้าของบริษัท) ณ จุดใดเวลาหนึ่ง คิดว่างบดุลเป็นสมการที่แสดงสินทรัพย์ของบริษัทเท่ากับหนี้สินบวกทุน กล่าวอีกนัยหนึ่ง ทรัพย์สินของคุณประกอบด้วยสิ่งที่คุณยืมและสิ่งที่คุณเป็น
- ทรัพย์สินเป็นกรรมสิทธิ์ของบริษัท คิดว่าสินทรัพย์เป็นทรัพยากรทั้งหมดของบริษัท เช่น ยานพาหนะ เงินสด สินค้าคงคลัง และอุปกรณ์ที่บริษัทเป็นเจ้าของเมื่อใดก็ได้ สินทรัพย์สามารถจับต้องได้ (โรงงาน อุปกรณ์) และจับต้องไม่ได้ (สิทธิบัตร เครื่องหมายการค้า ค่าความนิยม)
- เจ้าหนี้การค้าคือเงินกู้ (หรือหนี้สิน) ทั้งหมดที่บริษัทเป็นหนี้ ณ เวลาที่เขียนงบดุล หนี้รวมถึงเงินกู้ยืมที่ต้องชำระ เงินที่จ่ายสำหรับสินค้าที่ซื้อด้วยเครดิต และเงินเดือนพนักงานที่ยังไม่ได้ชำระ
- ทุนคือความแตกต่างระหว่างสินทรัพย์และหนี้สิน ทุนมักจะเท่ากับ "มูลค่าทางบัญชี" ของบริษัท หากบริษัทจัดอยู่ในประเภทบริษัทขนาดใหญ่ ผู้ถือหุ้นอาจเป็นเจ้าของทุน หากธุรกิจมีเจ้าของเพียงคนเดียว ทุนที่เขียนในงบดุลจะเป็นทุนที่บุคคลนั้นเป็นเจ้าของ
ขั้นตอนที่ 4 เขียนงบกระแสเงินสด
โดยพื้นฐานแล้ว รายงานนี้อธิบายวิธีที่บริษัทใช้และจ่ายเงิน รวมถึงกิจกรรมการลงทุนและการจัดหาเงินทุนในช่วงระยะเวลาหนึ่ง รายงานนี้จัดทำขึ้นโดยใช้ข้อมูลจากงบดุลและงบกำไรขาดทุนในช่วงเวลาเดียวกัน
ส่วนที่ 4 ของ 4: การเรียนรู้หลักการบัญชี
ขั้นตอนที่ 1 ปฏิบัติตามหลักการบัญชีที่ยอมรับโดยทั่วไป (GAAP)
ในอินโดนีเซีย GAAP เรียกว่า "มาตรฐานการบัญชีการเงิน" ที่สร้างขึ้นโดยคณะกรรมการมาตรฐานการบัญชีการเงิน หลักการและข้อสมมติที่ใช้เป็นแนวทางในการบัญชีเพื่อให้เกิดความโปร่งใสและความถูกต้องของธุรกรรมทางการเงิน ได้แก่
- หลักการเอนทิตีทางเศรษฐกิจกำหนดให้นักบัญชีที่ทำงานให้กับเจ้าของ แต่เพียงผู้เดียว (ธุรกิจที่บุคคลหนึ่งเป็นเจ้าของ) เพื่อแยกธุรกรรมทางธุรกิจออกจากธุรกรรมส่วนบุคคลของเจ้าของบริษัท
- สมมติฐานหน่วยการเงินเป็นข้อตกลงที่กิจกรรมทางเศรษฐกิจที่บันทึกไว้จะต้องแสดงในหน่วยสกุลเงินบางหน่วย ดังนั้น การบัญชีจะบันทึกเฉพาะกิจกรรมที่สามารถวัดปริมาณเป็นรูเปียห์ได้
- สมมติฐานระยะเวลาเป็นข้อตกลงที่รายงานธุรกรรมต้องยึดตามระยะเวลาที่กำหนดและช่วงเวลานั้นต้องได้รับการบันทึกอย่างถูกต้อง ช่วงเวลานี้โดยทั่วไปสั้น: อย่างน้อยหนึ่งปีแม้ว่าหลายบริษัทจะใช้ระยะเวลาหนึ่งสัปดาห์ รายงานต้องระบุเมื่อรอบระยะเวลาการรายงานเริ่มต้นและสิ้นสุด ยังไม่เพียงพอที่จะรวมวันที่สร้างรายงาน นักบัญชีต้องระบุในรายงานว่ารายงานดังกล่าวแสดงถึงสัปดาห์ เดือน ไตรมาสการเงิน หรือปี
- หลักการต้นทุนหรือหลักการต้นทุนในอดีต หมายความว่ามีการบันทึกตามมูลค่าของเงินเมื่อมีการทำธุรกรรมโดยไม่คำนึงถึงอัตราเงินเฟ้อ
- หลักการเปิดเผยข้อมูลอย่างครบถ้วนกำหนดให้นักบัญชีต้องให้ข้อมูลทางการเงินที่เกี่ยวข้องทั้งหมดแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย โดยเฉพาะผู้ลงทุนและเจ้าหนี้ ข้อมูลควรนำเสนอในเนื้อหาของงบการเงินหรือในหมายเหตุท้ายรายงาน
- The Going Concern Principle หรือ The Principle of Business Continuity ถือว่าบริษัทจะอยู่รอดได้ในอนาคต หลักการนี้กำหนดให้นักบัญชีต้องให้ข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงหรือความล้มเหลวบางอย่างที่จะเกิดขึ้นในอนาคต หากนักบัญชีเชื่อว่าบริษัทกำลังจะล้มละลาย เขาหรือเธอมีหน้าที่ต้องให้ข้อมูลดังกล่าวแก่นักลงทุนและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ
- หลักการจับคู่แนะนำให้นักบัญชีจับคู่ค่าใช้จ่ายกับรายได้ในงบการเงินทั้งหมด
- หลักการรับรู้รายได้เป็นหลักการที่ระบุว่ารายได้ควรถูกบันทึกเมื่อธุรกรรมเสร็จสิ้น ไม่ใช่เมื่อจ่ายเงินจริง
- สาระสำคัญคือแนวทางที่ช่วยให้นักบัญชีมีอิสระในการประเมินอย่างมืออาชีพว่าธุรกรรมที่มีเงินจำนวนหนึ่งมีความสำคัญต่อการรวมอยู่ในรายงานหรือไม่ หลักการนี้ไม่ได้หมายความว่านักบัญชีได้รับอนุญาตให้จัดทำรายงานที่ไม่ถูกต้อง หลักการที่มีสาระสำคัญช่วยให้นักบัญชีมีอิสระ เช่น ในการปัดเศษมูลค่าธุรกรรมเป็นรูเปียห์ที่เล็กที่สุดในงบการเงิน
- Conservatism หรือ Conservatism เป็นหลักการที่แนะนำให้นักบัญชีรายงานการสูญเสียที่อาจเกิดขึ้น (อันที่จริงนี่เป็นภาระผูกพัน) แต่นักบัญชีไม่ได้รับอนุญาตให้รายงานผลกำไรที่อาจเกิดขึ้นเป็นกำไรที่แท้จริง เพื่อป้องกันนักลงทุนไม่ให้เห็นภาพสถานการณ์ทางการเงินของบริษัทที่ไม่ถูกต้อง
ขั้นตอนที่ 2 ปฏิบัติตามกฎระเบียบและมาตรฐานระดับประเทศและ/หรือสากล
บริษัทในสหรัฐอเมริกามีข้อบังคับที่จัดทำโดยคณะกรรมการมาตรฐานการบัญชีการเงิน ในขณะที่อินโดนีเซียมีข้อบังคับที่จัดทำโดยคณะกรรมการมาตรฐานการบัญชีการเงิน กระดานเหล่านี้มีกฎเกณฑ์และมาตรฐานที่มุ่งเพื่อให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีข้อมูลที่เชื่อถือได้และถูกต้อง และนักบัญชีทำงานอย่างมีจริยธรรมและซื่อสัตย์ แนวคิดกรอบงาน FASB สามารถพบได้บนเว็บไซต์ของ FASB และสามารถหามาตรฐานการบัญชีการเงินได้จากเว็บไซต์ของสถาบันการบัญชีชาวอินโดนีเซีย
ขั้นตอนที่ 3 ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติทั่วไปในอุตสาหกรรม
ด้านล่างนี้คือความคาดหวังที่นักบัญชีมีต่อนักบัญชีอื่นๆ ในการกำหนดแนวทางปฏิบัติทั่วไปของการบัญชี:
- หลักการของความน่าเชื่อถือ การตรวจสอบความถูกต้อง และความเที่ยงธรรมกำหนดให้นักบัญชีต้องรายงานตัวเลขที่นักบัญชีรายอื่นน่าจะเห็นด้วยหากพวกเขาได้รับข้อมูลเดียวกัน หลักการนี้ดำเนินการเพื่อรักษาศักดิ์ศรีของวิชาชีพบัญชีและเพื่อให้แน่ใจว่าการทำธุรกรรมในอนาคตจะดำเนินการอย่างยุติธรรมและซื่อสัตย์
- หลักการความสม่ำเสมอกำหนดให้นักบัญชีต้องปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติและขั้นตอนที่สอดคล้องกันในการจัดทำงบการเงิน หากบริษัทเปลี่ยนแปลงสมมติฐานกระแสเงินสด นักบัญชีของบริษัทมีหน้าที่ต้องรายงานการเปลี่ยนแปลง
- หลักการของการเปรียบเทียบหรือการเปรียบเทียบนั้นกำหนดให้นักบัญชีต้องปฏิบัติตามมาตรฐานบางอย่าง เช่น GAAP หรือ SAK เพื่อให้แน่ใจว่างบการเงินของบริษัทหนึ่งสามารถนำมาเปรียบเทียบกับงบการเงินของบริษัทอื่นได้
