ความสามารถในการจัดการเวลาเป็นหนึ่งในทักษะที่มีประโยชน์ที่สุด จังหวะเวลาที่ดีจะช่วยให้คุณใช้เวลาให้คุ้มค่าที่สุดเพื่อประสบความสำเร็จทั้งในด้านการทำงานและการศึกษา บทความนี้จะอธิบายวิธีการใช้เวลาให้เกิดประโยชน์ เช่น การเลือกสภาพแวดล้อมการทำงานที่เหมาะสมและการทำงานตามลำดับความสำคัญ หากจำเป็น ให้ปิดโทรศัพท์และโซเชียลมีเดียเพื่อไม่ให้ฟุ้งซ่าน สร้างนิสัยในการทำกิจกรรมตามตารางปกติ เพื่อให้คุณประสบความสำเร็จสูงสุดในการใช้ชีวิตในแต่ละวัน
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: ใช้เวลาอย่างมีประสิทธิผล
ขั้นตอนที่ 1 สร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่เอื้ออำนวย
สภาพแวดล้อมในสำนักงานส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน เลือกหรือสร้างสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมที่สุดเพราะไม่มีมาตรฐานที่กำหนดสภาพแวดล้อมการทำงานที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณ จัดระเบียบพื้นที่ทำงานของคุณโดยใช้ของตกแต่งที่ส่งเสริมความกระตือรือร้นและความหลงใหลในการทำงานเพราะความรู้สึกนั้นทำให้คุณมีสมาธิและมีประสิทธิผลมากขึ้น
- ตัวอย่างเช่น ซื้อภาพวาดโดยศิลปินที่สร้างแรงบันดาลใจให้กับคุณ แล้วนำไปแสดงในพื้นที่ทำงานของคุณ
- หากคุณสามารถเลือกพื้นที่ทำงาน ให้เลือกพื้นที่ที่ปราศจากสิ่งรบกวน การทำงานขณะดูทีวีไม่เป็นประโยชน์ จัดโต๊ะทำงานไว้ที่มุมห้องนอนเพื่อให้คุณทำงานได้อย่างเงียบเชียบ
ขั้นตอนที่ 2 ทำรายการงานตามลำดับความสำคัญ
ก่อนเริ่มงาน ให้กำหนดงานที่ต้องจัดลำดับความสำคัญก่อน แทนที่จะทำรายการเพียงอย่างเดียว ให้จดงานประจำวันที่ต้องทำให้เสร็จตามลำดับความสำคัญและแบ่งออกเป็นหมวดหมู่
- ก่อนทำรายการ ให้เขียนหลายๆ หมวดหมู่ตามความเร่งด่วน ตัวอย่างเช่น หมวดหมู่ "เร่งด่วน" (งานที่ต้องทำให้เสร็จในวันนี้) หมวดหมู่ "สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน" (ต้องทำให้เสร็จ แต่ยังสามารถทำให้เสร็จในวันพรุ่งนี้หรืออีกสองสามวันต่อมา) และ "ไม่เร่งด่วน" หมวดหมู่ (อาจล่าช้า)
- เขียนงานตามหมวดหมู่ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการกรอกรายงานการทำงานทันที งานนี้อยู่ในหมวด "ด่วน" งานอื่นๆ ที่ต้องทำให้เสร็จภายใน 2 วันจัดอยู่ในหมวด "สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน" หากคุณต้องการออกกำลังกายหลังเลิกงาน แต่ต้องการออกกำลังกายเป็นประจำ กิจกรรมนี้จัดอยู่ในประเภท "ไม่เร่งด่วน"
ขั้นตอนที่ 3 จัดลำดับความสำคัญของงานที่สำคัญ
คุณจะรู้สึกโล่งใจถ้าคุณได้ทำภารกิจเร่งด่วนในตอนเช้า ความสำเร็จของการทำสิ่งที่สำคัญทำให้ชีวิตประจำวันสนุกสนานมากขึ้น ทำให้คุณไม่มีความเครียด เริ่มต้นวันใหม่ด้วยการทำภารกิจในรายการทีละรายการโดยเริ่มจากงานที่สำคัญที่สุด
- ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องตอบกลับอีเมล 5 ฉบับและตรวจสอบรายงาน ให้ดำเนินการทันทีที่ไปถึงสำนักงาน
- อย่าแชทโดยไม่จำเป็นจนกว่าคุณจะทำภารกิจสำคัญเสร็จ
ขั้นตอนที่ 4 ทำบางอย่างในขณะที่คุณรอ
ใช้เวลาของคุณให้เกิดประโยชน์สูงสุดโดยทำงานเสมอเมื่อคุณต้องรอ ขณะนั่งบนรถบัสระหว่างทางไปทำงานหรือเรียนที่วิทยาลัย ให้อ่านรายงานหรือหนังสือเรียน ใช้เวลาในแถวชำระเงินที่ซูเปอร์มาร์เก็ตเพื่ออ่านอีเมลบนโทรศัพท์มือถือของคุณ คุณสามารถใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุดโดยทำบางสิ่งอยู่เสมอ
หากคุณยังเรียนอยู่ในวิทยาลัย ให้ลองซื้อหนังสือเสียงหรือบันทึกเสียงในขณะที่ครูสอน เพื่อให้คุณสามารถฟังอีกครั้งระหว่างรอคิวหรือระหว่างทางไปมหาวิทยาลัย
ขั้นตอนที่ 5. อย่าทำงานหลายอย่างพร้อมกัน
หลายคนคิดว่าวิธีนี้มีประสิทธิภาพเพียงพอที่จะทำงานประจำวันให้เสร็จและใช้เวลาให้เป็นประโยชน์ อันที่จริงวิธีนี้จะลดประสิทธิภาพการทำงานเนื่องจากการทำงานให้เสร็จจะใช้เวลานานขึ้นเนื่องจากคุณมีปัญหาในการโฟกัส เพื่อให้งานเสร็จเร็วขึ้น ใช้เวลาของคุณให้เต็มที่โดยทำงานให้เสร็จทีละงาน
ตัวอย่างเช่น: หลังจากตอบกลับอีเมลทั้งหมดแล้ว ให้ออกจากระบบบัญชีของคุณแล้วทำงานต่อไป ตอนนี้อย่าคิดเกี่ยวกับอีเมล หากคุณมีอีเมลที่จะตอบกลับ โปรดดำเนินการในภายหลังเมื่อคุณทำงานที่จำเป็นต้องจัดลำดับความสำคัญเสร็จเรียบร้อยแล้ว
วิธีที่ 2 จาก 3: ลดการรบกวน
ขั้นตอนที่ 1. ปิดโทรศัพท์
ให้ปิดโทรศัพท์มือถือของคุณเมื่อคุณทำงานหรือเรียนหนังสือให้มากที่สุด บางครั้งโทรศัพท์เคลื่อนที่อาจใช้เวลานานกว่าจะนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์มากขึ้น เมื่อคุณมีโอกาสเข้าถึง Facebook หรืออ่านอีเมล คุณอาจรู้สึกอยากเข้าถึง Facebook อย่างไรก็ตาม โปรดปิดโทรศัพท์ด้วยตนเองหากคุณยังมีงานต้องทำ หากคุณเอื้อมมือไปหาโทรศัพท์โดยไม่ได้ตั้งใจ จะมองเห็นเฉพาะหน้าจอสีดำเท่านั้น
หากคุณต้องการเปิดโทรศัพท์ในที่ทำงาน ให้วางโทรศัพท์ให้ห่างจากโต๊ะทำงานบ้าง เพื่อให้คุณมีสมาธิจดจ่อเพราะไม่ต้องถูกล่อลวงให้ใช้งาน ปิดเสียงแจ้งเตือนที่ไม่เกี่ยวกับงานด้วย
ขั้นตอนที่ 2 ปิดเบราว์เซอร์ที่ไร้ประโยชน์
ทุกวันนี้ หลายคนพึ่งพาคอมพิวเตอร์และอินเทอร์เน็ตเป็นอย่างมากในการทำงานให้เสร็จสิ้น อย่างไรก็ตาม คุณจะมีช่วงเวลาที่ยากลำบากในการจัดการเวลาหากคุณใช้ Facebook, Twitter หรือเว็บไซต์ที่ดึงดูดความสนใจอื่นๆ เป็นพื้นหลังสำหรับหน้าจอของคุณ เว็บไซต์ที่ยังคงเปิดอยู่หรือผลลัพธ์ของการค้นหาข้อมูลผ่านทางอินเทอร์เน็ตที่ไม่จำเป็นอีกต่อไปมักจะทำให้คุณเสียสมาธิได้ง่าย สร้างนิสัยในการปิดเบราว์เซอร์ที่ไม่ได้ใช้อย่างรวดเร็วและเน้นเฉพาะเว็บไซต์ที่คุณต้องการในขณะทำงาน
ท้าทายตัวเองให้เปิดเว็บไซต์เพียง 1-2 เว็บไซต์ในเวลาใดก็ได้
ขั้นตอนที่ 3 บล็อกโซเชียลมีเดีย
บางครั้ง ความพยายามในการเข้าถึง Facebook หรือ Twitter ก็ยากที่จะเอาชนะได้ อย่างไรก็ตาม มีแอพและเว็บไซต์ที่บล็อกโซเชียลมีเดียมากมายที่สามารถดึงดูดความสนใจของคุณได้ชั่วขณะหนึ่ง
- SelfControl เป็นหนึ่งในแอพฟรีสำหรับผู้ใช้ Mac เพื่อบล็อกบางเว็บไซต์ชั่วคราว
- หากคุณไม่ต้องการใช้อินเทอร์เน็ตเลย ให้ใช้แอป Freedom เพื่อบล็อกการเข้าถึงผ่านอินเทอร์เน็ตเป็นเวลา 8 ชั่วโมง
- ใช้โปรแกรมเสริม Leechblock จาก Firefox เพื่อจำกัดการเข้าถึงบางเว็บไซต์เป็นเวลาสองสามชั่วโมงต่อวัน
ขั้นตอนที่ 4 หลีกเลี่ยงการหยุดชะงักให้มากที่สุด
การขัดจังหวะจะขัดขวางเวิร์กโฟลว์ หากเกิดการหยุดชะงักขณะทำงานจนคุณต้องหยุดทำอย่างอื่น การกลับมาทำงานต่อตามกระบวนการที่ขัดจังหวะนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย ทำงานปัจจุบันให้เสร็จก่อนที่จะไปยังงานอื่น ตราบใดที่คุณทำงานเสร็จ ให้งานอื่นรอ
- ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณคิดว่าคุณต้องตอบกลับอีเมลขณะที่คุณทำงานอย่างอื่น อย่าหยุดทำงานทันทีเพื่ออ่านอีเมลของคุณ ให้จดโน้ตเล็กๆ ไว้เป็นเครื่องเตือนใจแล้วตอบกลับอีเมลหลังจากที่คุณทำงานเสร็จแล้ว
- โปรดทราบว่าบางครั้งการขัดจังหวะอาจหลีกเลี่ยงได้ยาก ตัวอย่างเช่น ถ้ามีคนโทรหาคุณขณะที่คุณไม่ว่าง คุณต้องรับสาย พยายามอย่างเต็มที่เพื่อหลีกเลี่ยงการถูกรบกวน แต่อย่ากดดันตัวเองหากสิ่งรบกวนยังโผล่ขึ้นมาในขณะที่คุณทำงาน
วิธีที่ 3 จาก 3: ใช้กำหนดการรายวันที่ดีที่สุด
ขั้นตอนที่ 1. ใช้ปฏิทินดิจิทัล
เทคโนโลยีมีประโยชน์มากในฐานะเครื่องมือในการจัดการเวลาและติดตามกำหนดเวลา การนัดหมาย ฯลฯ ใช้แอพปฏิทินบนโทรศัพท์และคอมพิวเตอร์ของคุณ ติดตามงานประจำวัน การนัดหมาย และตารางการทำงานหรือการเรียน ตั้งเตือนด้วยการตั้งปลุก ตัวอย่างเช่น: ตั้งนาฬิกาปลุกโทรศัพท์มือถือให้ส่งเสียง 1 สัปดาห์ก่อนถึงกำหนดส่งกระดาษ จัดทำตารางเวลาประจำวันเพื่อให้งานและโรงเรียนทำเสร็จตรงเวลา
นอกจากปฏิทินดิจิทัลแล้ว ให้ใช้ปฏิทินปกติเป็นตัวสำรอง วางปฏิทินไว้บนโต๊ะหรือใช้ปฏิทินในวาระการประชุม มันจะง่ายกว่าสำหรับคุณที่จะจดจำกำหนดการหรือกำหนดเวลาของคุณโดยการเขียนลงบนกระดาษ
ขั้นตอนที่ 2 ค้นหาว่าเมื่อใดที่คุณทำงานหรือเรียนได้อย่างมีประสิทธิผลมากที่สุด
ทุกคนมีผลผลิตสูงในเวลาที่ต่างกัน เมื่อทราบสิ่งนี้แล้ว คุณจะกำหนดได้ว่าเมื่อใดจึงจะสามารถใช้เวลาได้อย่างเหมาะสมแล้วจึงนำไปใช้ในการทำงานหรือเรียน ตัวอย่างเช่น หากคุณรู้สึกกระปรี้กระเปร่าในตอนเช้า ให้พยายามทำงานให้เสร็จในตอนเช้า ใช้เวลาในตอนกลางคืนเพื่อผ่อนคลายในขณะที่ทำสิ่งที่คุณรัก
การหาระดับพลังงานไม่ใช่เรื่องง่าย ดังนั้นให้เริ่มติดตามเมื่อคุณรู้สึกมีพลังมากที่สุดและพยายามเฝ้าติดตามตลอดทั้งวันเป็นเวลา 1 สัปดาห์ขึ้นไป ทำเช่นนี้เพื่อกำหนดว่าเมื่อใดที่คุณมีประสิทธิผลมากที่สุดในชีวิตประจำวันของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 ใช้เวลา 30 นาทีหลังจากตื่นนอนตอนเช้าเพื่อจัดทำตารางกิจกรรม
ทันทีที่คุณตื่นนอนตอนเช้า ให้เริ่มวางแผนกิจกรรมที่จะดำเนินการตลอดทั้งวัน เมื่อคุณตื่นนอนแล้ว ให้นึกถึงสิ่งที่ต้องทำและจัดตารางงาน เติมเต็มความรับผิดชอบในการทำงานและชีวิตทางสังคมของคุณให้ดีที่สุด และอย่าลืมปฏิบัติตามภาระหน้าที่ในครัวเรือนของคุณ
- ตัวอย่างเช่น คุณทำงานตั้งแต่ 20.00 ถึง 16.00 น. วันนี้คุณต้องการโทรหาคุณยายเพื่ออวยพรวันเกิดให้เธอและรับเสื้อผ้าที่ซักผ้าหลังเลิกงาน ในตอนเช้า ให้กำหนดลำดับกิจกรรมที่คุณต้องการทำล่วงหน้าตลอดทั้งวัน
- หากคุณอาศัยอยู่ในเขตเวลาที่ช้ากว่า ให้กำหนดเวลาโทรหลังจากคุณเลิกงาน ถ้าโทรไปตอนเช้า คุณยายคงหลับเพราะยังเที่ยงคืนอยู่ หลังจากนั้นก็แวะซื้อเสื้อผ้าที่ร้านซักผ้าหยอดเหรียญ
ขั้นตอนที่ 4 กำหนดตารางเวลาสำหรับการพักผ่อนและจัดการกับสิ่งรบกวน
โดยทั่วไปแล้ว ผู้คนไม่สามารถทำงานต่อเนื่องได้โดยไม่พักผ่อนหรือไม่หยุดชะงัก จัดสรรเวลาเพื่อจัดการกับสิ่งรบกวนและสิ่งรบกวนสมาธิในขณะที่คุณดำเนินชีวิตประจำวันโดยผสมผสานเข้ากับตารางเวลาระหว่างงานที่ต้องทำ ด้วยวิธีนี้ การขัดจังหวะจะไม่เข้าครอบงำและทำให้กิจวัตรประจำวันของคุณยุ่งเหยิง
- กำหนดเวลาพักยาวหรือขัดจังหวะอื่นๆ นอกเหนือจากสิ่งรบกวนที่อาจเกิดขึ้นในชีวิตประจำวันของคุณ
- ตัวอย่างเช่น: กำหนดเวลาพักกลางวัน 1 ชั่วโมงทุกวันและดูทีวี 30 นาทีเพื่อผ่อนคลายหลังเลิกงาน
- กำหนดเวลาการหยุดชะงักเล็กน้อยระหว่างการทำงานของคุณ เช่น: เขียนบทความขณะดู Facebook ทุกครั้งที่คุณเขียน 500 คำเสร็จ
ขั้นตอนที่ 5. ทำงานให้เสร็จในวันหยุดสุดสัปดาห์
ใช้ประโยชน์จากวันหยุดสุดสัปดาห์เพื่อพักผ่อน ผ่อนคลาย และสนุกสนาน ดังนั้นอย่าทำงานหนักเกินไป อย่างไรก็ตาม การทำงานเบา ๆ ในวันหยุดสุดสัปดาห์มีประโยชน์ เช่น การทำงานเล็ก ๆ ที่กองซ้อนและต้องทำให้เสร็จในวันจันทร์
ตัวอย่างเช่น ใช้เวลาในการตรวจสอบและอ่านอีเมลในวันหยุดสุดสัปดาห์แล้วส่งการตอบกลับอีเมลสองสามฉบับเพื่อที่ในเช้าวันจันทร์ กองอีเมลจะลดลง นอกจากนี้ ตั้งค่าสถานะอีเมลที่ต้องติดตามในเช้าวันจันทร์
ขั้นตอนที่ 6 ใช้ตารางการนอนหลับทุกคืนทุกวัน
ตารางการนอนหลับที่ดีเป็นสิ่งสำคัญมาก ดังนั้นคุณจึงสามารถจัดการเวลาได้ดี การนอนหลับพักผ่อนให้เพียงพอตามตารางเวลาจะช่วยให้คุณตื่นแต่เช้าและพร้อมสำหรับกิจกรรมของวัน ยึดกำหนดเวลาเข้านอนโดยเข้านอนเวลาเดิมทุกคืนและตื่นนอนเวลาเดิมทุกวันรวมทั้งวันหยุดสุดสัปดาห์ การใช้ตารางการนอนหลับที่สม่ำเสมอช่วยให้ร่างกายของคุณคุ้นเคยกับวงจรการนอนหลับ/ตื่น ดังนั้นคุณจะง่วงในเวลากลางคืนและมีพลังเมื่อตื่นนอนตอนเช้า