อีเมลเป็นรูปแบบหนึ่งของการสื่อสารในโลกสมัยใหม่ การรู้วิธีแนะนำตัวเองกับผู้อื่นผ่านอีเมลสามารถพัฒนาอาชีพและเครือข่ายของคุณได้ การเขียนอีเมลแนะนำตัวที่กระชับและชัดเจนจะเพิ่มโอกาสในการอ่านอีเมลและผู้อ่านมีส่วนร่วมกับคุณ หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปบางประการเพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณโดดเด่นกว่าที่อื่น
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การเริ่มต้นอีเมลอย่างแน่นหนา
ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวเรื่องของอีเมลมีความชัดเจน
ผู้รับจำเป็นต้องทราบโครงร่างของอีเมลก่อนที่จะเปิด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสั้น เพราะเรื่องยาวอาจซับซ้อน สำหรับอีเมลแนะนำตัว คุณสามารถเขียนว่า "บทนำ - ชื่อของคุณ"
- อย่าลืมเขียนหัวข้อก่อน! ข้อผิดพลาดที่มักเกิดขึ้นคือการลืมเขียนเกี่ยวกับอีเมล
- โดยปกติแล้ว อุปกรณ์เคลื่อนที่จะแสดงเฉพาะในหัวเรื่องประมาณ 25-30 อักขระ ดังนั้นโปรดใช้ให้สั้น
ขั้นตอนที่ 2. เปิดด้วยคำทักทายทางธุรกิจ
อย่าเริ่มต้นด้วย "สวัสดี" หรือ "สวัสดี" การทักทายแบบนี้ก็ต่อเมื่อคุณรู้จักคนๆ นั้นอยู่แล้ว เริ่มต้นด้วยคำทักทายทางธุรกิจที่เหมาะสม หลีกเลี่ยงการใช้ชื่อผู้รับ
- "To Miss/Sir/Madam" - หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับสถานภาพการสมรสของผู้รับเพศหญิง ให้ใช้ Miss เพื่อทำให้สุภาพมากขึ้น
- "ถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย" - คำทักทายนี้ควรใช้เฉพาะเมื่อคุณไม่แน่ใจว่าใครจะได้รับข้อความ
ขั้นตอนที่ 3 แนะนำตัวเอง
ประโยคแรกควรแนะนำตัวเองกับผู้รับ ซึ่งช่วยให้เชื่อมโยงชื่อกับข้อความอีเมลที่เหลือได้
- "ผม …"
- ให้ชื่อเรื่องถ้ามี หากคุณมีปริญญาหลายระดับ ให้เลือกปริญญาที่สำคัญหรือเกี่ยวข้องที่สุด
วิธีที่ 2 จาก 3: การรักษาอีเมลให้กระชับ
ขั้นตอนที่ 1 อธิบายวิธีรับที่อยู่อีเมลของผู้รับ
บอกผู้รับว่าคุณพบข้อมูลติดต่อของพวกเขาอย่างไร ซึ่งช่วยแสดงว่าคุณกำลังปฏิบัติตามวิธีที่ถูกต้องเพื่อเข้าถึงพวกเขา
- "ผู้จัดการสำนักงานของคุณให้ที่อยู่อีเมลนี้แก่ฉัน"
- "ฉันพบที่อยู่อีเมลนี้ในเว็บไซต์ของคุณ"
- “เปล่า เปล่า เปล่า ฉันควรโทรหาคุณ”
ขั้นที่ 2. พูดถึงครั้งสุดท้ายที่เจอกัน (ถ้ามี)
การปลุกความทรงจำของใครบางคนจะสร้างการมีส่วนร่วมมากขึ้น
- "เราพูดสั้น ๆ ในการประชุมเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว"
- “เมื่อวานเราคุยโทรศัพท์”
- "ฉันเห็นการนำเสนอของคุณเกี่ยวกับ …"
ขั้นตอนที่ 3 แบ่งปันผลประโยชน์ร่วมกัน
วิธีนี้ช่วยให้คุณติดต่อกับผู้รับ และทำให้อีเมลธุรกิจของคุณมีความลำเอียงน้อยลง ในการพิจารณาความสนใจร่วมกัน คุณสามารถหาข้อมูลเล็กน้อยเกี่ยวกับผู้รับอีเมล ดู Facebook, Twitter และ LinkedIn ด้วย
- อย่าลืมบอกว่าคุณพบความสนใจร่วมกันนี้จากที่ใด ไม่เช่นนั้นคุณอาจถูกมองว่าเป็นสตอล์กเกอร์
- หากเป็นไปได้ ให้เก็บเนื้อหาของอีเมลที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับความสนใจร่วมกัน เช่น บางอย่างในสาขาของคุณหรือความหลงใหลในอาชีพที่คุณอยากแบ่งปัน
ขั้นตอนที่ 4 ให้เหตุผลที่คุณต้องการเชื่อมต่อ
อย่ารอช้าเกินไปที่จะเข้าถึงแก่นของอีเมล จะไม่มีใครอ่านอีเมลอีกสองสามย่อหน้าก่อนที่จะไปถึงประเด็นของอีเมลของคุณ อธิบายให้ชัดเจนและรัดกุมว่าคุณต้องการอะไรและทำไมคุณถึงติดต่อบุคคลนั้น หากคุณกำลังขอคำแนะนำหรือทำการร้องขออื่น ๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำขอได้รับการจัดการอย่างดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้านี่คือการติดต่อครั้งแรกของคุณ
- “ฉันสนใจที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ…”
- “ผมขอพบคุณเพื่อหารือ…”
- "ฉันต้องการความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับ…"
ขั้นตอนที่ 5. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณเน้นเรื่องเดียว
อีเมลที่คดเคี้ยวจะทำให้ผู้รับหมดความสนใจหรือลืมไปว่าเหตุใดคุณจึงส่งอีเมล ทำให้อีเมลแนะนำของคุณเรียบง่ายและขอเพียงสิ่งเดียวเท่านั้นจากผู้รับ
วิธีที่ 3 จาก 3: การสิ้นสุดอีเมล
ขั้นตอนที่ 1 ขอบคุณผู้รับที่สละเวลา
การอ่านอีเมลทั้งฉบับต้องใช้ความจริงจัง ดังนั้นอย่าลืมขอบคุณผู้รับที่สละเวลาอ่าน มารยาทที่เรียบง่ายนี้จะช่วยปรับปรุงอารมณ์ของผู้รับได้อย่างมากและเพิ่มโอกาสในการได้รับการตอบกลับ
- "ฉันขอขอบคุณที่คุณสละเวลาอ่านอีเมลนี้"
- "ขอบคุณที่สละเวลาจากตารางเวลาของคุณเพื่ออ่านสิ่งนี้"
ขั้นตอนที่ 2 เตรียมคำกระตุ้นการตัดสินใจ
ขอให้ผู้รับตอบกลับอีเมล โทรหา คิดถึงข้อเสนอของคุณ หรือสิ่งอื่นใดเพื่อให้เขามีส่วนร่วม อีกวิธีในการเพิ่มความผูกพันคือการถามคำถาม
- “ว่างก็โทรมา”
- “ไว้เจอกันกินข้าวเย็นนะ”
- "สิ่งที่คุณคิดเกี่ยวกับ…?"
- "ฉันรอการตอบกลับจากคุณ"
ขั้นตอนที่ 3 สิ้นสุดอีเมล
เมื่อลงท้ายอีเมลแบบมืออาชีพ อย่าลืมกล่าวขอบคุณอย่างกระชับ คำทักทายสุดท้ายที่เรียบง่ายจะทำให้อีเมลมีความเป็นมืออาชีพ แต่ยังคงแสดงความขอบคุณ
- "ความนับถือ",
- "ขอขอบคุณ",
- "ขอแสดงความนับถือ",
- หลีกเลี่ยงการพูดว่า "สวัสดีและขอแสดงความนับถือ", "ขอแสดงความนับถือ", "ไชโย!", "สวัสดีอย่างสันติ", "ขอบคุณสำหรับการพิจารณา"
ขั้นตอนที่ 4 รวมลายเซ็น
หากคุณไม่ได้กำหนดค่าบริการอีเมลของคุณให้ใส่ลายเซ็น อย่าลืมลงท้ายอีเมลด้วยชื่อ ชื่อเรื่อง และข้อมูลติดต่อของคุณ อย่าครอบงำส่วนนี้ด้วยหมายเลขโทรศัพท์ห้าหมายเลข ที่อยู่อีเมลสองรายการ และเว็บไซต์สามแห่ง ทำให้มันเรียบง่ายเพื่อให้ผู้รับรู้วิธีที่ดีที่สุดในการติดต่อกับคุณอีกครั้ง หลีกเลี่ยงการใส่เครื่องหมายคำพูดในลายเซ็นของคุณ
-
-
- โจ สมิธ
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
ขั้นตอนที่ 5. ตรวจสอบการสะกดของอีเมล
ก่อนคลิกปุ่ม "ส่ง" โปรดใช้เวลาสักครู่เพื่ออ่านอีเมลของคุณสองสามครั้งและแก้ไขข้อผิดพลาดใดๆ ที่คุณพบ อีเมลนี้น่าจะเป็นการติดต่อครั้งแรกของคุณกับผู้รับ ดังนั้นอย่าลืมทิ้งความประทับใจที่ดีที่สุดไว้ การสะกดผิดและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์จะทำให้อีเมลของคุณดูเป็นมืออาชีพน้อยลงในทันที