คุณเคยเขียนจดหมายสมัครงานแบบเป็นทางการมาก่อนหรือไม่? จดหมายสมัครงานอย่างเป็นทางการมักทำขึ้นด้วยเหตุผลหลายประการ เช่น เพื่อทวงหนี้ ขอความช่วยเหลือ หรือขอให้บุคคลอื่นทำบางสิ่งที่เฉพาะเจาะจง ตามหลักการแล้วจดหมายสมัครงานไม่ควรยาวเกินหนึ่งหน้า กล่าวอีกนัยหนึ่ง คำขอของคุณต้องแสดงอย่างตรงไปตรงมา ชัดเจน มั่นใจ และตรงไปตรงมา โดยลงท้ายด้วยประโยคที่ถูกต้อง แล้วประโยคที่เหมาะสมในการปิดจดหมายสมัครงานคืออะไร? โดยทั่วไป ประโยคปิดของจดหมายจะขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของจดหมายและตัวตนของผู้รับจดหมายเป็นอย่างมาก ตัวอย่างเช่น ถ้าจดหมายนั้นส่งถึงคนที่คุณรู้จักเป็นการส่วนตัว อย่าลังเลที่จะปิดท้ายด้วยน้ำเสียงที่เป็นกันเอง ในขณะเดียวกัน หากจดหมายนั้นเขียนขึ้นเพื่อจุดประสงค์ทางธุรกิจ ให้ปิดท้ายด้วยน้ำเสียงที่เป็นทางการมากขึ้น
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การสิ้นสุดการสมัครส่วนบุคคล
ขั้นตอนที่ 1 ใช้รูปแบบภาษาที่สุภาพ
ในจดหมายสมัครงานส่วนตัว โดยทั่วไปแล้วผู้เขียนจดหมายจะต้องระบุเหตุผลเบื้องหลังการสมัครก่อน จากนั้นจึงถ่ายทอดใบสมัครในลักษณะตรงไปตรงมา ชัดเจน และเฉพาะเจาะจง อย่าลืมใช้ตัวเลือกเมืองที่สุภาพและไม่ค่อยเรียกร้อง เช่น "คุณต้องการ" หรือ "คุณอยากจะทำไหม" เพื่อที่ผู้รับจดหมายจะได้ไม่รู้สึกหนักใจกับคำขอของคุณ
ตัวอย่างเช่น คุณอาจเขียนว่า "คุณช่วยพาน้องสาวฉันไปงานการกุศลเพื่อที่เธอจะได้ไม่ต้องออกไปคนเดียวได้ไหม"
ขั้นตอนที่ 2 นำเสนอคำขอติดตามผลของคุณในย่อหน้าใหม่
หากคุณต้องการได้รับการตอบกลับในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง หรือหากผู้รับจำเป็นต้องดำเนินการอย่างอื่นที่เกี่ยวข้องกับคำขอ โปรดรวมไว้ในย่อหน้าแยกต่างหาก ดังนั้นผู้รับจดหมายจะรู้ว่าใบสมัครติดตามผลเป็นเรื่องรอง แต่ก็ยังเกี่ยวข้องกับใบสมัครหลัก
ด้วยตัวอย่างเดียวกัน คุณอาจใส่คำขอติดตามผล เช่น "เราจะยินดีเป็นอย่างยิ่งหากคุณไปรับเธอที่บ้านเพื่อไปงานการกุศลแล้วส่งเธอกลับในภายหลัง"
ขั้นตอนที่ 3 ขอบคุณผู้รับที่พิจารณาคำขอ
หลังจากส่งคำขอของคุณแล้ว ให้ระบุข้อความสั้น ๆ เพื่อขอบคุณผู้รับจดหมาย หากคุณต้องการ ให้บอกด้วยว่าความช่วยเหลือของพวกเขามีความสำคัญและมีความหมายต่อคุณเพียงใด
ตัวอย่างเช่น คุณอาจเขียนว่า “ขอบคุณมากที่ยินดีช่วยเหลือเรา ความช่วยเหลือของคุณจะเป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับน้องสาวของฉันที่อยากเข้าร่วมงานการกุศล"
ขั้นตอนที่ 4 ระบุข้อมูลเพิ่มเติมที่ผู้รับอาจต้องการทราบ
หากคำขอของคุณต้องดำเนินการในลักษณะเฉพาะ หรือตามวันและเวลาที่กำหนด โปรดรวมไว้หลังจากขอบคุณ นอกจากนี้ คุณอาจรวมข้อมูลการติดต่อไว้ด้วย ในกรณีที่ผู้รับจดหมายต้องการติดต่อคุณก่อน
ตัวอย่างเช่น คุณอาจจะเขียนว่า “สำหรับข้อมูลของคุณ น้องสาวของฉันต้องพบกับผู้จัดงานก่อนเริ่มงาน นั่นเป็นเหตุผลที่เขาต้องไปถึงสถานที่จัดงานล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งชั่วโมง”
เคล็ดลับ:
หลังจากใส่ข้อมูลเพิ่มเติมแล้วอย่าลืมกล่าวขอบคุณอีกครั้ง การทำเช่นนี้ ผู้รับจดหมายจะไม่รู้สึกเป็นภาระกับคำขอ หรือแม้แต่รู้สึกว่าความใจดีของเขากำลังถูกคุณเอาเปรียบ
ขั้นตอนที่ 5. รวมคำทักทายปิดก่อนเขียนชื่อของคุณที่ท้ายจดหมาย
คำทักทายปิดง่ายๆ เช่น “สลาม” เหมาะสมที่จะใส่ไว้ท้ายจดหมายสมัครงานส่วนตัว หากคุณและผู้รับจดหมายใกล้ชิดหรือใกล้ชิดกันมากขึ้น โปรดใช้น้ำเสียงที่อุ่นขึ้นในการทักทายปิด เช่น "ทักทาย" หรือ "รักเสมอ"
ใส่เครื่องหมายจุลภาคหลังคำทักทายปิด จากนั้นเว้นบรรทัดว่างไว้สองบรรทัดสำหรับลายเซ็นของคุณ หลังจากสองบรรทัดว่างนี้ ให้ใส่ชื่อเต็มของคุณ
วิธีที่ 2 จาก 2: การสิ้นสุดการสมัครทางธุรกิจ
ขั้นตอนที่ 1 ระบุใบสมัครของคุณในส่วนเนื้อหาของจดหมาย
เมื่อเขียนจดหมายสมัครงานอย่างเป็นทางการเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ วิชาชีพ และวิชาการ อย่าลืมระบุวัตถุประสงค์ของจดหมายตั้งแต่เริ่มต้น ถ้าเป็นไปได้ ให้ขอเฉพาะในประโยคแรกของจดหมาย แทนที่จะเป็นในตอนท้าย
เนื่องจากคำขอของคุณอธิบายไว้ตอนต้นของจดหมาย ไม่จำเป็นต้องทำซ้ำที่ส่วนท้ายของจดหมาย
ขั้นตอนที่ 2 ขอบคุณผู้รับสำหรับเวลาและความสนใจ
ในย่อหน้าใหม่ เขียนประโยคสั้นๆ ขอบคุณผู้รับที่สละเวลาอันมีค่าเพื่ออ่านและพิจารณาคำขอของคุณ ทำให้แน่ใจว่าเขารู้ว่าคุณซาบซึ้งในความเต็มใจของเขา
ตัวอย่างเช่น คุณอาจใส่ข้อความเช่น “ขอบคุณที่สละเวลาพิจารณาคำขอของฉัน ฉันซาบซึ้งจริงๆ"
เคล็ดลับ:
หลังจากขอบคุณผู้รับสำหรับเวลาและความสนใจ คุณอาจเพิ่มคำขอโทษเช่น "ขออภัยในความไม่สะดวกที่เกิดขึ้น" หากจำเป็น
ขั้นตอนที่ 3 ระบุกำหนดเวลาที่ผู้รับจำเป็นต้องทราบ
หากคุณต้องการได้รับการตอบกลับจดหมายภายในเวลาที่กำหนด อย่าลืมระบุวันที่และเวลาให้กับผู้รับ ในบางกรณี คุณอาจต้องให้เหตุผลสั้นๆ เกี่ยวกับความสำคัญของการกำหนดเส้นตาย
ตัวอย่างเช่น คุณอาจใส่ข้อความเช่น “ขออภัยในความกะทันหัน แต่ฉันต้องการคำตอบของคุณก่อนวันจันทร์ที่ 22 เมษายน เพราะฉันได้จองตั๋วเครื่องบินไปแล้วในวันนั้น และจะกลับมาที่ (ชื่อเมืองของคุณ) 2 สัปดาห์เท่านั้น. หลังจากนั้น”
ขั้นตอนที่ 4 ระบุข้อมูลการติดต่อเพื่อให้ผู้รับสามารถติดต่อคุณได้หากมีคำถาม
ช่วยให้ผู้รับจดหมายติดต่อคุณได้ง่ายและรวดเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณต้องการคำตอบในอนาคตอันใกล้ เคล็ดลับเพียงแค่ใส่ข้อมูลติดต่อที่เขาสามารถติดต่อได้ง่ายในช่วงเวลาทำงาน
ตัวอย่างเช่น คุณอาจเขียนว่า “หากคุณมีคำถามใดๆ โปรดโทรหาฉันที่หมายเลขสำนักงาน: 222-123-4567”
ขั้นตอนที่ 5. ปิดท้ายจดหมายด้วยคำทักทายปิดที่เป็นทางการและสุภาพ
ตัวอย่างบางส่วนของคำทักทายปิดที่คุณสามารถรวมไว้ในจดหมายสมัครงานทางธุรกิจที่เป็นทางการ ได้แก่ "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "คำทักทาย" หลังจากคำทักทายปิด อย่าลืมใส่เครื่องหมายจุลภาค จากนั้นเว้นบรรทัดว่างไว้สองบรรทัดสำหรับลายเซ็นของคุณ หลังจากสองบรรทัดว่างนี้ ให้ใส่ชื่อเต็มของคุณ
หากคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติม เช่น ตำแหน่งงานเฉพาะหรือหมายเลขประจำตัว โปรดเพิ่มไว้ด้านล่างชื่อเต็มของคุณ
เคล็ดลับ
- อย่าลืมแก้ไขจดหมายก่อนพิมพ์และลงนาม โปรดจำไว้ว่า ความผิดพลาดเพียงเล็กน้อยสามารถทำลายความน่าเชื่อถือของคุณ และเสี่ยงต่อการที่คำขอของคุณจะไม่ได้รับการตอบสนองจากผู้รับจดหมาย
- เก็บสำเนาจดหมายไว้ในไฟล์ส่วนตัวของคุณ อย่างน้อยก็จนกว่าใบสมัครของคุณจะสำเร็จ
- หากคุณวางแผนที่จะส่งจดหมายทางอินเทอร์เน็ตแทนบริการไปรษณีย์ รูปแบบที่ใช้จะเหมือนกัน ที่ส่วนท้ายของจดหมาย ให้เว้นที่ว่างสำหรับลายเซ็นแม้ว่าจะว่างเปล่าในภายหลัง เว้นแต่ว่าคุณมีลายเซ็นดิจิทัลที่คุณสามารถแนบได้