การจัดสัมมนาเป็นโอกาสที่ดีในการแบ่งปันความรู้และประสบการณ์กับผู้อื่น หลายคนรู้สึกประหม่าและวิตกกังวลเมื่อพูดถึงการพูดต่อหน้าผู้ฟัง แต่สิ่งนี้สามารถเอาชนะได้ด้วยการฝึกฝนและเตรียมตัวให้มากที่สุด เพื่อให้การสัมมนาดำเนินไปได้ด้วยดี คุณต้องติดต่อผู้จัดเพื่อสอบถามระยะเวลาของการสัมมนาและหัวข้อที่จะกล่าวถึง เตรียมเอกสารสัมมนาในรูปแบบของสไลด์ที่มีข้อมูลเป็นชุด แสดงสไลด์โชว์พร้อมรูปถ่ายหรือกราฟิกด้วย เมื่อปรากฏตัวต่อหน้าผู้ฟังในฐานะผู้พูด ให้แสดงความมั่นใจด้วยการสบตา ใช้ภาษากายที่เหมาะสม และพูดด้วยท่าทางที่ชัดเจน
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การเตรียมการเบื้องต้น
ขั้นตอนที่ 1 ค้นหาการดำเนินการสัมมนา
ในการเตรียมการเบื้องต้น ให้หารือกับผู้จัดงานในเรื่องต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการสัมมนาและหัวข้อที่จะหารือ พยายามค้นหาว่าผู้จัดงานคาดหวังอะไรจากการสัมมนา เนื่องจากสามารถจัดสัมมนาได้หลายวิธี เช่น คุณจะถูกขอให้อภิปรายบทความที่แจกจ่ายก่อนเริ่มการสัมมนา หรือทำการนำเสนอโดยไม่ต้องมีปฏิสัมพันธ์กับผู้ฟังมากนัก
ถามผู้จัดงาน: “การสัมมนาจะจัดขึ้นเหมือนการบรรยายที่เน้นการอธิบายผลการวิจัยหรือจะมีปฏิสัมพันธ์กับผู้ฟังมากขึ้นหรือไม่”
ขั้นตอนที่ 2 พิจารณาว่าใครจะเป็นผู้ชมในการสัมมนา
จัดเตรียมเอกสารการสัมมนาตามความสนใจและความต้องการของผู้ชมโดยค้นหาว่าใครจะเข้าร่วมสัมมนา หากคุณยังไม่รู้จักผู้ฟังของคุณ ให้ถามผู้จัดงานเพื่อขอข้อมูลเกี่ยวกับภูมิหลังทางการศึกษาและประสบการณ์ของพวกเขา หากคุณเคยทำงานกับผู้ฟังมาก่อน ให้ใช้สิ่งที่คุณรู้เพื่อเตรียมเอกสารและปรับรูปแบบการนำเสนอของคุณให้เป็นประโยชน์ โดยเฉพาะในการเตรียมตัว
- ตัวอย่างเช่น เมื่อทำการสัมมนาทางวิทยาศาสตร์ต่อหน้าผู้เชี่ยวชาญ คุณไม่จำเป็นต้องใช้ศัพท์แสงเพราะคุณสามารถพูดคุยถึงเนื้อหาในเชิงลึกและรายละเอียดได้โดยตรง
- คุณอาจหารือเกี่ยวกับหัวข้อที่ขัดแย้งกันหรือขอความคิดเห็นจากผู้ฟังทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าใครเข้าร่วม
- มาถึงสถานที่จัดสัมมนาแต่เนิ่นๆ เพื่อให้คุณสามารถสนทนากับผู้เข้าร่วมบางคนและสังเกตสถานการณ์ในห้องก่อนเริ่มการสัมมนา ถามหนึ่งในผู้เข้าร่วมว่า “ทำไมคุณถึงอยากเข้าร่วมสัมมนานี้”
ขั้นตอนที่ 3 ค้นหาว่ามีเครื่องมือการนำเสนอใดบ้างและเครื่องมือใดที่คุณต้องตั้งค่า
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสามารถใช้งานอุปกรณ์ต่างๆ ในห้องได้ เช่น ใช้โปรแกรม PowerPoint ได้ดี และรู้วิธีตั้งค่าสไลด์ให้เปลี่ยนโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องคลิกปุ่มแป้นพิมพ์หรือเมาส์ หากคุณต้องการใช้ไมโครโฟน ก่อนอื่นให้เรียนรู้วิธีใช้งานและปรับระดับเสียง
ตัวอย่างเช่น เพื่อให้คุณสามารถแสดงสไลด์โชว์ระหว่างการนำเสนอ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเครื่องฉายภาพที่ทำงานอย่างถูกต้องในห้อง
ขั้นตอนที่ 4 เตรียมสไลด์และภาพที่ดึงดูดความสนใจของผู้ชม
ก่อนรวบรวมเอกสารประกอบการนำเสนอ ลองนึกภาพว่าการแสดงภาพจะเป็นอย่างไร ซึ่งทำให้ผู้ชมเข้าใจได้ง่าย หากคุณต้องการแสดงสไลด์ ให้เตรียมสไลด์ที่มีรูปภาพชัดเจนและการเขียนที่อ่านง่าย ใช้แบบอักษรขนาดใหญ่และรูปร่างที่ชัดเจน อย่าใส่กราฟิกมากเกินไปและเขียนข้อความให้น้อยที่สุด
- โปรดทราบว่าผู้ชมต้องใช้เวลา 1-2 นาทีในการอ่านแต่ละสไลด์จนจบ ดังนั้นอย่าเตรียมสไลด์มากจนคุณทำการนำเสนอไม่เสร็จ ให้นำเสนอภาพเพื่อสนับสนุนข้อมูลที่คุณกำลังสื่อด้วยวาจาต่อผู้ชมของคุณแทน
- ใช้การแสดงภาพอื่นๆ เช่น โมเดล โปสเตอร์ ใบปลิว หรือโบรชัวร์ แทนที่จะยึดติดอยู่กับสไลด์ ให้สร้างช่องทางความคิดสร้างสรรค์ของคุณโดยใช้สิ่งอำนวยความสะดวกเหล่านี้และปรับให้เข้ากับการจัดการสัมมนา
ขั้นตอนที่ 5 แจกจ่ายเอกสารการนำเสนอก่อนการสัมมนาหากจำเป็น
หากคุณต้องการจัดสัมมนาที่เน้นการอภิปรายเอกสาร แนะนำให้ผู้จัดงานได้รับเอกสารล่วงหน้าสองสามวันแก่ผู้จัดงาน ด้วยวิธีนี้ พวกเขาสามารถเตรียมคำถามและความคิดเห็นได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถไปที่เนื้อหาที่ซับซ้อนมากขึ้นได้โดยตรงโดยสมมติว่าผู้ชมของคุณมีความเข้าใจในระดับหนึ่ง
หากเอกสารที่แจกจ่ายไปยังอยู่ในระหว่างดำเนินการ ให้รวมไว้ในฉบับร่างและนำเสนอข้อมูลอีกครั้งในช่วงเริ่มต้นของการสัมมนา ด้วยวิธีนี้ ผู้ชมของคุณจะรู้ว่าคุณพร้อมที่จะยอมรับคำวิจารณ์และความคิดเห็นที่สร้างสรรค์
ขั้นตอนที่ 6 ฝึกส่งงานสัมมนาตามกรอบเนื้อหา
เมื่อคุณวางโครงร่างและสไลด์เสร็จแล้ว ให้ฝึกฝนล่วงหน้า ให้เพื่อนและสมาชิกในครอบครัวแกล้งทำเป็นเข้าร่วมสัมมนาเป็นแบบจำลอง บันทึกวิดีโอการฝึกปฏิบัติการนำเสนอของคุณแล้วเล่นอีกครั้งเพื่อให้คุณสามารถระบุได้ว่ายังต้องปรับปรุงอะไรอีก ฝึกฝนให้บ่อยที่สุดเท่าที่จะทำได้จนกว่าคุณจะเชี่ยวชาญในสื่อการนำเสนอและพร้อมที่จะจัดสัมมนาจริงๆ
ทุกครั้งที่คุณฝึกเสร็จ ให้จดบันทึกสิ่งที่ผ่านไปด้วยดีและสิ่งที่ต้องปรับปรุง
ขั้นตอนที่ 7 มาถึงสถานที่จัดสัมมนาก่อนเวลา
จัดสรรเวลาเพื่อให้คุณมาถึงสถานที่สัมมนาก่อนเวลาเพื่อดูการจัดห้อง ใช้เวลาในการอัปโหลดเอกสารการนำเสนอและแจกจ่ายสำเนาเอกสารหรือโบรชัวร์ อีกทั้งใช้เวลาในการพบปะกับผู้จัดงานสัมมนาเพื่อประสานงาน
หากคุณมาถึงก่อนเวลา 15-30 นาที ยังมีเวลาเพียงพอที่จะทำสิ่งต่าง ๆ ที่ต้องทำก่อนเริ่มการสัมมนา
วิธีที่ 2 จาก 3: จัดส่งเอกสารสัมมนา
ขั้นตอนที่ 1 แนะนำตัวเองให้ผู้ชมรู้จัก
เปิดสัมมนาโดยยืนบนโพเดียมหรือหน้าห้องและแนะนำตัวเอง อธิบายประสบการณ์การทำงานของคุณสั้น ๆ และเหตุผลที่คุณต้องการนำเสนอการสัมมนาในหัวข้อที่จะกล่าวถึง สิ่งนี้สามารถเพิ่มความสนใจของผู้ฟังในการฟังคุณพูดและส่งเสริมความไว้วางใจซึ่งกันและกันระหว่างผู้พูดและผู้ฟัง
หากมีคนอื่นแนะนำคุณ ให้อธิบายสั้น ๆ ว่าทำไมคุณถึงรู้สึกตื่นเต้นกับการจัดงานสัมมนาครั้งนี้ และขอบคุณผู้จัดงานที่ให้โอกาสคุณได้พูดต่อหน้าผู้ฟัง
ขั้นตอนที่ 2. ทำการนำเสนอตามสื่อที่จัดเตรียมไว้
นำเสนอเนื้อหาตามลำดับตามการคิดเชิงตรรกะ แม้ว่าคุณจะจดจำเนื้อหาทั้งหมดแล้วก็ตาม ให้จดข้อมูลสำคัญสั้นๆ ลงในกระดาษหรือการ์ดบันทึกเพื่อนำติดตัวไปด้วยในการนำเสนอของคุณ คุณสามารถใช้บันทึกเหล่านี้เพื่อกำหนดจังหวะการพูดของคุณ ใช้แนวทางเหล่านี้ในการสัมมนา: “บอกผู้ฟังว่าคุณต้องการพูดอะไร อธิบายสิ่งที่คุณอธิบาย พูดในสิ่งที่คุณอธิบาย”
ตัวอย่างเช่น เมื่อทำการสัมมนาในหัวข้อที่อภิปรายตามลำดับเวลา เช่น ประวัติความเป็นมาของการระบาดของสงครามโลกครั้งที่สอง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ให้ข้อมูลจำนวนมากก่อนที่จะให้คำอธิบายตามลำดับเวลา
ขั้นตอนที่ 3 นำเสนอเนื้อหาโดยไม่ต้องดูวิธีการทางสายตา
การสัมมนาจะง่ายขึ้นถ้าคุณอ่านสไลด์ ให้ใช้สไลด์เพื่อสนับสนุนข้อมูลสำคัญที่จะอธิบายแทน หากคุณฝึกฝนมาก วิธีการใช้สไลด์สามารถแสดงว่าคุณกำลังจัดสัมมนาที่ดีหรือไม่
ตัวอย่างเช่น เมื่อแสดงรูปภาพของลินคอล์น ให้ใช้สไลด์เป็นตัวช่วยขณะอธิบายภูมิหลังของชีวิตการงานและชีวิตส่วนตัวของลินคอล์น ข้อมูลนี้ไม่จำเป็นต้องเขียนไว้ข้างรูปถ่าย
ขั้นตอนที่ 4 นำการสัมมนาตามกำหนดการที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
เมื่อคุณแสดงความเต็มใจที่จะจัดสัมมนาแล้ว ให้ค้นหาว่าคุณต้องพูดคุยนานแค่ไหน จากนั้นเตรียมเนื้อหาตามเวลาที่จัดสรรไว้ สิ้นสุดการนำเสนอตรงเวลาหรือล่าช้าไม่เกิน 5 นาที ไม่มาก เมื่อหมดเวลา ให้สรุปทันทีและบอกว่าคุณจะอธิบายเพิ่มเติมในช่วงคำถามและคำตอบ
ตัวอย่างเช่น พูดกับผู้ฟังว่า “ฉันต้องจบการนำเสนอเพราะเวลากำลังจะหมดลง แต่ฉันจะพูดถึงหัวข้อนี้ต่อไปในช่วงคำถามและคำตอบ”
ขั้นตอนที่ 5. ตอบคำถามให้ดีที่สุด
เริ่มตอบโดยทำซ้ำคำถามที่ถามเพื่อให้ผู้ชมทั้งหมดได้ยินปัญหาที่คุณต้องการอภิปราย ก่อนพูด ให้นึกถึงคำตอบขณะสร้างประโยค ให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ให้คำตอบที่ได้รับการสนับสนุนจากเนื้อหาที่คุณเพิ่งอธิบายและเพิ่มข้อมูลที่คุณไม่มีเวลาถ่ายทอดเนื่องจากข้อจำกัดด้านเวลาหรือเงื่อนไขอื่นๆ
- หลังจากตอบแล้ว ขอบคุณผู้ถามสำหรับคำถามที่ถาม หากผู้เข้าร่วมมีส่วนสำคัญในเซสชั่นถาม & ตอบ ให้บอกว่าเขาหรือเธอสามารถคุยกับคุณได้อีกครั้งหลังจากสิ้นสุดการสัมมนา
- หากคุณไม่สามารถตอบคำถามได้ ให้พูดว่า: "คำถามนี้ดีมาก แต่ฉันยังตอบไม่ได้"
วิธีที่ 3 จาก 3: แสดงให้เห็นถึงทักษะและความมั่นใจ
ขั้นตอนที่ 1. สบตาให้ดี
ขณะที่คุณพูด ให้มองไปรอบๆ ห้องพร้อมกับสบตากับผู้ฟังทั้งหมดในระหว่างการนำเสนอของคุณ หากคุณสังเกตว่าคุณมองไปในทิศทางเดียวเท่านั้น ให้มองหาที่อื่น อย่ามุ่งความสนใจไปที่ผู้ชมที่นั่งด้านหลังหรือด้านหน้าเพียงอย่างเดียว ให้มองไปที่ผู้เข้าร่วมสัมมนาทั้งหมดเพื่อที่คุณจะได้ทราบคำตอบของพวกเขาต่อสิ่งที่คุณต้องพูด
ขั้นตอนที่ 2 พูดให้ชัดเจนและมีเสน่ห์
ใช้วิดีโอการออกกำลังกายเพื่อดูว่าเสียงของคุณสั่นหรือไม่ดังพอ พูดออกมาดังๆ จะได้ไม่ต้องใช้ไมโครโฟน นอกจากนี้ ให้นำเสนอของคุณสงบและออกเสียงแต่ละคำอย่างชัดเจนเพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าใจสิ่งที่คุณกำลังพูด
เขียน: “พูดให้ชัดเจน” ที่ขอบของบันทึกย่อโครงร่างเพื่อเตือนให้คุณรักษาคุณภาพเสียงในระหว่างการนำเสนอของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 สงบสติอารมณ์หากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น
หากคุณนำเสนอข้อมูลที่ไม่ถูกต้องผู้ชมอาจไม่ทราบ เพื่อขจัดความกังวล ยอมรับว่าคุณได้รับข้อมูลที่ไม่ถูกต้องก่อนที่จะดำเนินการนำเสนอต่อเพื่อฟื้นฟูความเชื่อมั่นของผู้ชมในตัวคุณ
ตัวอย่างเช่น พูดกับผู้ชมว่า “ขออภัย ฉันไม่ได้อัปเดตข้อมูลในคอลัมน์ 3 ตามตำแหน่งของวันนี้ ตัวเลขที่แม่นยำยิ่งขึ้นก็คือ…”
ขั้นตอนที่ 4. ใช้ภาษากายที่ดี
ควบคุมนิ้วและปลายแขนเพื่อไม่ให้คุณรู้สึกประหม่าเพราะคุณกำลังเล่นปากกาลูกลื่นหรือวัตถุอื่นๆ อยู่ตลอดเวลา ให้ความสนใจกับการก้าวและเดินของคุณเป็นระยะๆ แต่อย่าทำการเคลื่อนไหวใดๆ ที่ทำให้ผู้ชมเสียสมาธิ เมื่อฝึกภาษากาย ให้คิดว่าการเคลื่อนไหวของคุณจะหันเหความสนใจของผู้ฟังจากเนื้อหาการนำเสนอหรือไม่ หากเป็นเช่นนั้น ให้พยายามลดหรือหลีกเลี่ยงการเคลื่อนไหว