บางครั้ง เมื่อคุณคัดลอกและวางเนื้อหาลงในโปรแกรมต่างๆ รูปแบบของเนื้อหาจะเปลี่ยนไปเนื่องจากรูปแบบการจัดรูปแบบต่างๆ ที่ใช้ ผลิตภัณฑ์บนเว็บโดยทั่วไปใช้รูปแบบ HTML แต่ซอฟต์แวร์รุ่นเก่าโดยทั่วไปไม่สนับสนุนรูปแบบนี้ บางครั้ง คุณสามารถแก้ปัญหาได้โดยการอัปเดตซอฟต์แวร์ แต่มีอีกวิธีสำหรับผู้ที่ไม่ต้องการเปลี่ยนซอฟต์แวร์ที่ใช้
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การใช้ Paste Special
ขั้นตอนที่ 1 ตัดหรือคัดลอกข้อความที่คุณต้องการย้ายไปยังคลิปบอร์ด
ขั้นตอนที่ 2 ค้นหาฟังก์ชัน Paste Special
ฟังก์ชันนี้สามารถใช้เพื่อจัดรูปแบบข้อความในซอฟต์แวร์ที่คุณต้องการ ตำแหน่งของฟังก์ชันนี้จะแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ที่ใช้
-
ใน Microsoft Office 2007 และใหม่กว่า ตัวเลือกนี้จะอยู่ในเมนูหน้าแรก > วาง > (ลูกศรใต้ไอคอนคลิปบอร์ด) > วางแบบพิเศษ…
ใน Microsoft Office เวอร์ชันใหม่กว่า ไอคอนคลิปบอร์ดเล็กๆ อาจปรากฏขึ้นที่ท้ายข้อความหลังจากวาง จากนั้นคุณสามารถเลือกรูปแบบภายใต้ไอคอน
- ใน OpenOffice ฟังก์ชันนี้จะอยู่ใน File > Edit > Paste Special
- Google เอกสารมีฟังก์ชันการทำงานเหมือนกันใน Edit > Paste Special แต่มีประโยชน์สำหรับเนื้อหาที่คัดลอก/วางจากเบราว์เซอร์เท่านั้น
ขั้นตอนที่ 3 เลือกตัวเลือกการวาง
ขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ที่คุณใช้ ตัวเลือกการวางอาจมีระบบการตั้งชื่อที่แตกต่างกัน ตัวเลือกที่แตกต่างกันจะส่งผลให้มีรูปแบบที่แตกต่างกัน
- หากต้องการเก็บการจัดรูปแบบทั้งข้อความ ให้คลิก "เก็บการจัดรูปแบบต้นฉบับ" หรือ "รูปแบบ HTML"
- หากต้องการคงรูปแบบข้อความและละเว้นรูปภาพ ให้คลิก "เก็บข้อความเท่านั้น"
- หากเอกสารทั้งสองมีรูปแบบพิเศษ (เช่น รายการหรือตาราง) ที่คุณต้องการผสาน ให้คลิก "ผสานการจัดรูปแบบ"
วิธีที่ 2 จาก 3: การใช้ซอฟต์แวร์ที่เปิดใช้งาน HTML
ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบว่าซอฟต์แวร์ที่คุณใช้รองรับรูปแบบ HTML หรือไม่
รูปแบบที่ไม่รองรับเป็นสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของการสูญเสียรูปแบบเมื่อคุณวางเนื้อหาจากโปรแกรมบนเว็บลงในโปรแกรมที่ไม่ใช่เว็บ
- ไคลเอนต์อีเมลหรือแอปพลิเคชันสำนักงานส่วนใหญ่มีตัวเลือกการจัดรูปแบบ HTML ที่เปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้น ไม่ว่าจะเป็นไคลเอนต์บนเว็บ (เช่น Gmail หรือ Google เอกสาร) หรือเดสก์ท็อป (เช่น Word/Outlook)
- ซอฟต์แวร์เก่าหรือธรรมดา เช่น WordPad, Notepad หรือ TextEdit จะไม่รองรับรูปแบบ HTML
ขั้นตอนที่ 2 เปิดใช้งานตัวเลือกรูปแบบ HTML
ซอฟต์แวร์ของคุณอาจสนับสนุนการจัดรูปแบบ HTML แต่ปิดใช้งานตัวเลือกนั้นโดยค่าเริ่มต้น วิธีเปิดใช้งานตัวเลือกนี้จะแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับไคลเอนต์ที่คุณใช้ โดยทั่วไป ตัวเลือกรูปแบบ HTML จะมีป้ายกำกับว่า "รูปแบบ HTML" หรือ "ข้อความสมบูรณ์" และสามารถพบได้ในหน้าการตั้งค่าไคลเอ็นต์หรือกล่องข้อความ
ตัวอย่างเช่น ตัวเลือกรูปแบบของ Outlook จะอยู่ในเครื่องมือ > ตัวเลือก > รูปแบบจดหมาย
ขั้นตอนที่ 3 คัดลอกและวางเนื้อหาที่มีรูปแบบซับซ้อน
เมื่อเปิดใช้งานตัวเลือกรูปแบบ HTML ของโปรแกรมต้นทางและปลายทางแล้ว คุณสามารถคัดลอกและวางข้อความที่จัดรูปแบบได้อย่างง่ายดาย เช่นเดียวกับข้อความทั่วไป
วิธีที่ 3 จาก 3: การบันทึกไฟล์เป็น HTML
ขั้นตอนที่ 1 สร้างเอกสารในโปรแกรมประมวลผลคำ
หากคุณไม่ต้องการใช้โปรแกรมประมวลผลคำอื่นและไม่สามารถเปิดใช้งานการจัดรูปแบบ HTML ได้ คุณยังสามารถจัดรูปแบบข้อความได้ตามปกติและบันทึกในรูปแบบ HTML
ขั้นตอนที่ 2. บันทึกไฟล์เป็นหน้าเว็บ
รูปแบบที่คุณป้อนจะถูกแปลงเป็น HTML เมื่อแก้ไขแล้ว คุณสามารถเปิดไฟล์และคัดลอกเนื้อหาได้
คลิก ไฟล์ > บันทึกเป็น… จากนั้นเลือกตัวเลือกเว็บเพจ (.htm หรือ.html) ในกล่องโต้ตอบ "บันทึกเป็นประเภท" วิธีการบันทึกไฟล์อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ที่คุณใช้
ขั้นตอนที่ 3 เปิดไฟล์ในเบราว์เซอร์
เบราว์เซอร์ของคุณจะแสดงหน้าเว็บที่มีข้อความที่จัดรูปแบบ หากไฟล์ไม่เปิดในเบราว์เซอร์ คุณมีอีก 2 วิธีในการเปิด:
- ลากและวางไฟล์ HTML ลงบนไอคอนเบราว์เซอร์
- คลิกขวาที่ไฟล์ HTML จากนั้นคลิก Open With แล้วเลือกเบราว์เซอร์ของคุณจากรายการ
ขั้นตอนที่ 4 คัดลอก/วางข้อความจากหน้าเบราว์เซอร์ลงในอีเมล
เนื่องจากหน้าเว็บอยู่ในรูปแบบ HTML คุณจึงวางลงในโปรแกรมรับส่งเมลได้โดยไม่มีปัญหาเรื่องการจัดรูปแบบ