คุณเพิ่งทำผิดพลาดร้ายแรงหรือทำร้ายความรู้สึกของใครบางคนหรือไม่? หากเป็นเช่นนั้น โปรดขอโทษด้วยความจริงใจและมีประสิทธิภาพ เช่น โดยการเขียนจดหมาย อันที่จริง การเขียนจดหมายขอโทษ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องส่วนตัวหรือเรื่องงาน ค่อนข้างมีประโยชน์ในการแก้ไขข้อผิดพลาดและความสัมพันธ์ของคุณกับคนที่เกี่ยวข้อง อย่างไรก็ตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้วิธีการต่างๆ ด้านล่างเพื่อทำให้จดหมายของคุณฟังดูจริงใจและตรงประเด็น
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การสร้างจดหมายขอโทษส่วนตัว
ขั้นตอนที่ 1 ถามว่าคุณสามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อปรับปรุงสถานการณ์
เป็นไปได้มากที่บุคคลที่เป็นปัญหาจะรู้ว่าคุณต้องทำอะไรเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด การถามความคิดเห็นแสดงให้เห็นว่าคุณเต็มใจทำทุกวิถีทางเพื่อยอมรับคำขอโทษและปรับปรุงสถานการณ์
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพูดว่า "ฉันรู้ว่าฉันทำให้งานเลี้ยงของคุณยุ่งเหยิงเพราะฉันไม่ได้มาทั้งๆ ที่มีนัด คุณต้องการให้ฉันเลี้ยงคุณดื่มที่ร้านกาแฟหรือฉันทำอาหารเย็นที่บ้าน ดังนั้น คุณไม่โกรธแล้วเหรอ รู้ไหม มิตรภาพของเราสำคัญกับฉันมาก”
ขั้นตอนที่ 2 เสนอความเป็นไปได้ของการประชุมเพื่อขอโทษด้วยตนเอง
แม้ว่ามันจะขึ้นอยู่กับปัญหาที่เกิดขึ้นจริง ๆ ก็ตาม ให้ลองชวนเขาไปข้างนอกเพื่อที่คุณจะได้ขอโทษแบบตัวต่อตัว ก่อนจบจดหมาย ให้แสดงความปรารถนาที่จะพบเขาในสถานที่ที่เป็นกลางเพื่อที่คุณจะได้ขอโทษด้วยตนเอง แม้ว่าข้อเสนออาจถูกปฏิเสธโดยเขา แต่ก็ยังเสนอให้
ตัวอย่างเช่น คุณอาจจะพูดว่า “ฉันอยากพบคุณจริงๆ เพื่อที่ฉันจะได้ขอโทษต่อหน้า กรุณาบอกเวลาที่เหมาะกับคุณ ตกลงไหม”
ขั้นตอนที่ 3 ใช้คำทักทายปิดที่สามารถแสดงอารมณ์ของคุณได้
หากจดหมายนั้นเป็นจดหมายส่วนตัว อย่าลืมใช้คำทักทายปิดอย่างไม่เป็นทางการและแสดงอารมณ์ด้วย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใส่ "คำทักทาย" "ขอโทษ" หรือ "คำทักทาย" ที่ท้ายจดหมาย
วิธีที่ 2 จาก 3: การสร้างคำขอโทษอย่างมืออาชีพ Surat
ขั้นตอนที่ 1 เสนอวิธีแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้อง
หากมีการส่งคำขอโทษไปยังลูกค้าธุรกิจของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขารู้ว่าคุณจริงจังกับการแก้ไขข้อผิดพลาด ตัวอย่างเช่น พยายามนำเสนอโซลูชันที่เกี่ยวข้องและใช้งานได้ มากกว่าเพียงแค่ต้องการให้ลูกค้ารับฟัง
หากจดหมายส่งถึงลูกค้าของธุรกิจของคุณ ให้ลองพูดว่า "เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดในการจัดส่งที่ผ่านมา เราจะคืนสินค้าเดิมโดยไม่มีการจัดส่ง และเสนอส่วนลด 30% สำหรับการสั่งซื้อครั้งต่อไปของคุณ"
ขั้นตอนที่ 2 ทำให้ชัดเจนว่าสถานการณ์ที่คล้ายกันจะไม่เกิดขึ้นอีก
ในย่อหน้าสุดท้าย ให้อธิบายขั้นตอนการป้องกันต่างๆ ที่คุณได้ดำเนินการเพื่อป้องกันไม่ให้ข้อผิดพลาดเดิมเกิดขึ้นอีกในอนาคต เจาะจงเกี่ยวกับวิธีการป้องกันทั้งหมดที่คุณดำเนินการและประสิทธิภาพในการจัดการกับปัญหาเดียวกัน
ตัวอย่างเช่น คุณอาจพูดว่า "จนถึงตอนนี้ ฉันได้ใช้วิธีการต่างๆ เพื่อป้องกันไม่ให้โครงการล่าช้าในอนาคต หนึ่งในนั้นคือการตั้งค่าปฏิทินออนไลน์เพื่อเตือนฉันหนึ่งสัปดาห์ หนึ่งวัน และ 8 ชั่วโมงก่อนเริ่มโครงการ กำหนดเส้นตาย ฉันยังได้ทำรายการความรับผิดชอบงานโดยละเอียดมากขึ้นเพื่อให้ทุกโครงการที่ฉันทำงานเสร็จตรงเวลา"
ขั้นตอนที่ 3 ใส่คำทักทายปิดที่เหมาะสม
หากจดหมายนั้นมีจุดประสงค์ทางธุรกิจ ให้แน่ใจว่าคุณใช้คำทักทายที่เป็นทางการ เช่น “ขอแสดงความนับถือ” หรือ “คำทักทาย” เพื่อปิดจดหมาย
วิธีที่ 3 จาก 3: การกำหนดโทนของตัวอักษร
ขั้นตอนที่ 1 ใช้น้ำเสียงที่สุภาพและเป็นมืออาชีพในการส่งจดหมายขอโทษไปยังผู้ร่วมธุรกิจ
หากคำขอโทษส่งถึงเจ้านายหรือหุ้นส่วนทางธุรกิจคนอื่น ให้รักษาน้ำเสียงที่สุภาพ เป็นทางการ และเป็นมืออาชีพ อธิบายสถานการณ์และขอโทษอย่างถูกต้อง ตรงไปตรงมา และชัดเจน อย่าใช้รูปแบบการพูดที่คุ้นเคยมากเกินไปโดยหวังว่าอีกฝ่ายจะสามารถให้อภัยคุณได้ง่ายขึ้นในภายหลัง
- ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพูดว่า "ฉันขอโทษอย่างจริงใจสำหรับข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นอีกครั้ง ในอนาคต ฉันสัญญาว่าจะใช้ขั้นตอนการป้องกันต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อผิดพลาดดังกล่าวจะไม่เกิดขึ้นอีก"
- อย่าพูดว่า "ฉันขอโทษจริงๆ! ฉันหวังว่าคุณจะยกโทษให้ฉัน" ประโยคนี้ฟังดูเป็นทางการเกินไปสำหรับจดหมายขอโทษแบบมืออาชีพ
ขั้นตอนที่ 2 ใช้น้ำเสียงที่จริงใจและซื่อสัตย์
หากคำขอโทษส่งถึงคนสำคัญในชีวิตส่วนตัวของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าน้ำเสียงของจดหมายเป็นเรื่องส่วนตัวเพื่อทำให้จดหมายของคุณรู้สึกตรงไปตรงมามากขึ้นและถูกบังคับน้อยลง
ตัวอย่างเช่น ลองพูดว่า "ฉันขอโทษจริงๆ ที่ฉันทำร้ายความรู้สึกของคุณด้วยการพูดตลกมากเกินไป ฉันไม่ได้คิดก่อนพูด แต่ตอนนี้ฉันเข้าใจแล้วว่าทำไมคุณถึงโกรธ ฉันขอโทษ."
ขั้นตอนที่ 3 อย่าแก้ตัว
ทุกความผิดพลาดจะถูกกระตุ้นโดยสถานการณ์ อย่างไรก็ตาม อย่าใช้สถานการณ์นี้เป็นข้ออ้างเพื่อพิสูจน์ความผิดของคุณ! เชื่อฉันเถอะ การทำเช่นนี้จะทำให้คำขอโทษของคุณฟังดูไม่จริงใจ จดจ่ออยู่กับความผิดพลาดที่คุณทำและการขอโทษของคุณ!
ตัวอย่างเช่น แทนที่จะพูดว่า “ฉันขอโทษที่โครงการนี้ถูกละเลย แต่ในขณะนั้น ลูกชายของฉันป่วย และหลังจากนั้นก็ใช้เวลาพักผ่อนกับครอบครัว" ลองพูดว่า "ฉันขอโทษที่โครงการนี้ถูกละเลย จากประสบการณ์นี้ ฉันได้วางแผนเฉพาะเพื่อป้องกันไม่ให้สถานการณ์เดียวกันนี้เกิดขึ้นอีกในอนาคต"
ขั้นตอนที่ 4 อย่าโทษคนอื่น
ไม่ว่าการกล่าวโทษคนอื่นในจดหมายขอโทษจะน่าดึงดูดแค่ไหน อย่าทำอย่างนั้น! เชื่อฉันเถอะ คำพูดทั้งหมดของคุณในตัวอักษรจะไม่มีความหมายหากคุณทำเช่นนั้น ด้วยเหตุนี้ บุคคลที่เกี่ยวข้องจะยอมรับคำขอโทษของคุณในภายหลังได้ยาก
ขั้นตอนที่ 5. ลงนามในจดหมาย
ใช้เวลาในการเพิ่มความรู้สึกส่วนตัวของคุณ (เช่น ลายเซ็น) ลงในจดหมาย แสดงว่าจดหมายมีความสำคัญกับคุณจริงๆ คุณต้องพิมพ์และลงชื่อทั้งจดหมายส่วนตัวและจดหมายทางอาชีพก่อนมอบให้บุคคลที่เกี่ยวข้อง
- จดหมายขอโทษจากมืออาชีพควรส่งผ่านช่องทางที่เป็นทางการมากขึ้น (เช่น ไปรษณีย์) ในขณะเดียวกัน คุณสามารถส่งจดหมายขอโทษแบบมืออาชีพให้กับบุคคลที่เกี่ยวข้องได้
- หากคุณมีปัญหาในการลงนามในจดหมายด้วยตนเอง อย่างน้อยต้องมีลายเซ็นดิจิทัล โปรแกรมคอมพิวเตอร์บางโปรแกรมมีตัวเลือกพิเศษสำหรับสร้างลายเซ็นดิจิทัลและติดเข้ากับเอกสารต่างๆ ถ้าคุณต้องการ คุณยังสามารถใส่ลายเซ็นของคุณลงบนกระดาษ สแกน บันทึกลงในคอมพิวเตอร์ของคุณในรูปแบบรูปภาพ แล้วแทรกลงในเอกสารที่จำเป็น