รู้สึกท่วมท้นโดยต้องทำหน้าที่มากมายให้เสร็จในระยะเวลาที่จำกัดใช่หรือไม่? ความรับผิดชอบส่วนบุคคลและหน้าที่การงานซึ่งทับซ้อนกันมักจะก่อให้เกิดความเครียด โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากงานยุ่งมากมักทำให้คุณลืมสิ่งที่สำคัญ เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดขึ้น ทำไมไม่ลองทำรายการสิ่งที่ต้องทำที่เป็นระเบียบและเป็นระเบียบดีล่ะ ผ่านรายการนี้ คุณสามารถกำหนดลำดับความสำคัญ ติดตามงานที่ยังไม่เสร็จ และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในแต่ละวันได้ง่ายขึ้น
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: สรุปรายละเอียดกิจกรรม
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดสื่อที่เหมาะสมที่สุด
หากคุณเข้าถึงโทรศัพท์มากกว่ากำหนดการ ให้ลองจดรายการสิ่งที่ต้องทำในแอปโทรศัพท์ของคุณ ในทางกลับกัน หากคุณไม่ต้องการจ้องโทรศัพท์หรือหน้าจอคอมพิวเตอร์ทั้งวัน ให้ลองเขียนลงบนกระดาษหรือวาระพิเศษ หากไม่ได้ปรับแต่งตามความต้องการของคุณ มีแนวโน้มว่ารายการสิ่งที่ต้องทำจะมีประสิทธิภาพน้อยลง
มีแอพอย่าง Any.do, Wunderlist และ Pocket Lists ที่คุณสามารถดาวน์โหลดและใช้เพื่อจัดการกิจกรรมประจำวันของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ขั้นตอนที่ 2 ระบุทุกสิ่งที่คุณต้องทำให้เสร็จ
การจัดเตรียมสามารถเติมสิ่งของที่มีความสำคัญน้อยกว่า เช่น "อาบน้ำ" ไปจนถึงสิ่งสำคัญเช่น "เอกสารการตกแต่งสำหรับการนำเสนอในสัปดาห์หน้า" หรือ "กำลังมองหาของขวัญวันเกิดของมาม่าในเดือนหน้า" อย่างที่คุณเห็น งานทั้งสามมีลักษณะ ความสำคัญ และระยะเวลาต่างกัน ในขั้นตอนนี้ อย่ารีบจัดหมวดหมู่ เพียงแค่เขียนงาน ความรับผิดชอบ หรือกิจกรรมทั้งหมดที่อยู่ในใจ
- รู้สึกอิสระที่จะเขียนทุกอย่างที่นึกถึงลงบนกระดาษ การทำเช่นนี้คุณจะรู้สึกโล่งใจมากขึ้นและช่วยให้ไม่ลืมหน้าที่ความรับผิดชอบใดๆ
- รายการนี้เป็นรายการสิ่งที่ต้องทำหลักของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 ขอความช่วยเหลือจากผู้อื่นหากจำเป็น
หลังจากรวบรวมรายการกิจกรรมที่ต้องทำให้เสร็จ ตัดสินใจว่าจะขอความช่วยเหลือจากผู้อื่นหรือไม่ ที่จริงแล้ว คุณไม่ควรรีรอที่จะขอความช่วยเหลือจากคนอื่น ถ้าคุณรู้สึกหนักใจจริงๆ หรือมีเวลาจำกัด! หลีกเลี่ยงการกระตุ้นให้จัดการสิ่งต่าง ๆ คนเดียว! หากงานนั้นสามารถมอบหมายให้คนอื่นได้ อย่าลังเลที่จะทำ!
ส่วนที่ 2 จาก 3: การจัดการกิจกรรม
ขั้นตอนที่ 1 จัดกลุ่มงานที่ระบุไว้ในรายการหลักเป็นหมวดหมู่
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างหมวดหมู่ "ความรับผิดชอบในที่ทำงาน" และ "ความรับผิดชอบที่บ้าน" การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณจดจ่อกับความสนใจและพลังงานในแต่ละงานได้ดีขึ้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถประหยัดเวลาได้มากขึ้นโดยไม่จำเป็นต้องตรวจสอบหมวดหมู่ "ความรับผิดชอบที่บ้าน" เมื่อคุณอยู่ที่ทำงาน
เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานสูงสุด ลองนึกภาพว่าคุณกำลังวางงานทั้งหมดของคุณไว้ที่ทางเดินตรงหน้าคุณ เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ให้พยายามขจัดเสียงรบกวนและพยายามมุ่งความสนใจไปที่ชุดของงานเฉพาะ พูดอีกอย่างก็คือ หยุดกังวลเกี่ยวกับงานหรือความรับผิดชอบที่ไม่จำเป็นในวันนั้น
ขั้นตอนที่ 2 ทำรายการกิจกรรมสำหรับวันเดียวเท่านั้น
การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณจัดการความรับผิดชอบตามลำดับความสำคัญได้ นอกจากนี้ คุณจะไม่รู้สึกเป็นภาระเพราะคุณ "ไม่มี" ภาระหน้าที่ที่จะต้องทำให้เสร็จในวันพรุ่งนี้ สัปดาห์หน้า หรือแม้แต่เดือนหน้า! มุ่งเน้นไปที่สิ่งที่คุณทำได้ภายใน 24 ชั่วโมง ตามหลักแล้ว จำนวนกิจกรรมที่คุณควรทำให้เสร็จในหนึ่งวันไม่ควรเกินสิบหรือห้ากิจกรรม
- หากคุณไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน ให้ลองเร่งเวลาเข้านอน สิ่งที่ต้องทำจริง ๆ ในชั่วโมงนั้น? เมื่อคุณพบแล้ว ให้เพิ่มลงในรายการลำดับความสำคัญของคุณ!
- ใช้รายการสิ่งที่ต้องทำหลักเป็นข้อมูลอ้างอิงสำหรับงานประจำวันของคุณ หลังจากสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำหรืองานประจำวันแล้ว ให้กำจัดรายการสิ่งที่ต้องทำหลักทันที!
ขั้นตอนที่ 3 ประเมินระยะเวลาของแต่ละงานหรือความรับผิดชอบ
คิดตามจริง! หากคุณใช้เวลาไม่เพียงพอหรือหมกมุ่นอยู่กับการทำงานแต่ละอย่างให้เสร็จโดยเร็วที่สุด คุณมีโอกาสถูกโจมตีจากความเครียดมากขึ้น เชื่อฉันเถอะ คุณจะไม่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพหากคุณสับสนอยู่ตลอดเวลา ดังนั้น ให้วัดระยะเวลาของแต่ละงานอย่างเป็นกลางและตามความเป็นจริง และวางแผนตารางกิจกรรมของคุณตามการประมาณการนั้น
ให้เวลาประมาณ 10-15 นาทีระหว่างแต่ละความรับผิดชอบ อันที่จริง คุณไม่สามารถย้ายจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่งโดยไม่หยุดพักใช่ไหม
ขั้นตอนที่ 4 สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้ดูน่าสนใจยิ่งขึ้น
แม้ว่าจะรู้สึกไม่ค่อยสำคัญ แต่การกระทำเหล่านี้สามารถเปลี่ยนมุมมองของคุณเกี่ยวกับรายการสิ่งที่ต้องทำไปในทิศทางที่ดีขึ้นได้! ลองเขียนหรือพิมพ์รายการสิ่งที่ต้องทำด้วยสีที่คุณชอบ วางบนกระดาษแข็งสีที่น่าสนใจ หรือออกแบบลงในโทรศัพท์ของคุณ ทำทุกวิถีทางเพื่อเพิ่มแรงจูงใจในการทำหน้าที่ต่างๆ ให้สำเร็จ!
ตอนที่ 3 ของ 3: รักษาคำมั่นสัญญา
ขั้นตอนที่ 1 จดกำหนดเวลาสำหรับแต่ละงานที่ระบุไว้ในรายการงานหลัก
เชื่อฉันเถอะ การทำเช่นนี้จะทำให้คุณรวบรวมรายการสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวันได้ง่ายขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากความรับผิดชอบที่กองพะเนินเทินทึกมักจะทำให้คุณลืมงานที่สำคัญน้อยกว่าหรือกรณีฉุกเฉิน ทำรายการรายวันโดยอ้างอิงถึงกำหนดเวลาของแต่ละงานที่ระบุไว้ในรายการหลัก!
- หากงานหรือความรับผิดชอบไม่มีกำหนดเวลา ให้ลองกำหนดด้วยตัวเอง
- หากไม่มีแผนงานที่ชัดเจนและมีโครงสร้าง ความรับผิดชอบที่ไม่สำคัญก็อาจถูกลืมไปได้ง่ายๆ
ขั้นที่ 2. วางรายการไว้ในที่ที่คุณสามารถดูได้บ่อยๆ
การรวบรวมรายการสิ่งที่ต้องทำนั้นไม่มีประโยชน์หากคุณใส่กระดาษลงในลิ้นชักแล้วลืมมันไป ดังนั้นควรใส่รายการที่คุณเห็นบ่อยๆ! ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่ลืมมันและมีแรงจูงใจมากขึ้นที่จะทำหน้าที่รับผิดชอบทั้งหมดอย่างรวดเร็ว
ใช้รายการกับคุณทุกที่ที่คุณไป หากจำเป็น ให้แปะสำเนาบนกระจกห้องน้ำหรือเก็บไว้ในกระเป๋าเงินของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสามารถดูและเข้าถึงได้อย่างง่ายดาย
ขั้นตอนที่ 3 ให้สำเนารายการสิ่งที่ต้องทำของคุณแก่ผู้อื่น
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถมอบให้พ่อแม่ เพื่อน คู่สมรส หรือเพื่อนร่วมงาน ที่สำคัญที่สุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลนั้นสามารถติดตามความคืบหน้าของคุณได้ ถ้าคนอื่นรู้รายการสิ่งที่ต้องทำ คุณจะรู้สึกไม่เต็มใจที่จะผัดวันประกันพรุ่งใช่ไหม?
