เอทีทีเอ็น เป็นตัวย่อของวลี "Attention" และใช้กันอย่างแพร่หลายในอีเมลและจดหมายโต้ตอบเพื่อระบุว่าใครเป็นผู้รับจดหมาย วิธีการใช้ ATTN. ทางที่ดีควรติดต่อทางอีเมลเพื่อรวมไว้ในหัวข้อเรื่อง ด้วยวิธีนี้ ผู้รับจะทราบทันทีว่าข้อความนั้นส่งถึงใครและมีแนวโน้มที่จะให้คนที่เหมาะสมอ่านอีเมลของคุณ
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การแสดงรายการ ATTN ในอีเมล
ขั้นตอนที่ 1 เริ่มต้นด้วยการเขียน ATTN
ในส่วนเรื่อง ในบางสถานการณ์ เช่น การสมัครงาน คุณจะมีเพียงอีเมลทั่วไปจากบริษัท แต่คุณต้องการการดูแลเป็นพิเศษจากบุคคลหรือแผนกใดแผนกหนึ่ง วิธีที่ดีที่สุดคือเขียนหัวข้อ “ATTN. โจโกะ ซูริโยโนะ”
หรือหากคุณไม่มีชื่อผู้ติดต่อ คุณสามารถเขียนว่า “ATTN HRD” หรือ “ATTN. ฝ่ายการตลาด"
ขั้นตอนที่ 2 รวมข้อมูลสำคัญอื่น ๆ ในส่วนเรื่อง
นอกจากจะได้รับความสนใจจากบุคคลหรือกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งแล้ว คุณต้องเพิ่มข้อมูลเล็กน้อยที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาของอีเมลเพื่อเพิ่มโอกาสที่อีเมลของคุณจะถูกเปิดและอ่าน
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนว่า “ATTN. Joko Suryono Hal: ตำแหน่งการตลาดเนื้อหา”
ขั้นตอนที่ 3 เริ่มเนื้อหาของอีเมลของคุณด้วย ATTN
เมื่อหัวเรื่องเต็ม คุณสามารถรวม ATTN ไว้ในเนื้อหาของอีเมลหรือในเอกสารแนบ วิธีนี้ช่วยให้คุณระบุได้ว่าต้องการส่งข้อความถึงใคร และคุณสามารถใช้หัวข้อเพื่ออธิบายวัตถุประสงค์ของอีเมลได้ วิธีนี้สามารถทำได้หากคุณตอบกลับอีเมลของใครบางคนที่มีหัวข้ออยู่แล้ว
- ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเริ่มเนื้อหาของอีเมลโดยเขียนว่า “ATTN ซูเรียว คุงโคโร”
- คุณสามารถรวม ATTN ในส่วนหัวเรื่องและในเนื้อหาของอีเมลด้วย
วิธีที่ 2 จาก 3: การกำหนดว่าจะใช้ ATTN เมื่อใด ในอีเมล
ขั้นตอนที่ 1 ใช้ ATTN
หากคุณไม่มีที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณกำลังมองหา หากคุณไม่ทราบที่อยู่อีเมลโดยตรงของบุคคลหรือแผนกที่คุณต้องการติดต่อ คุณสามารถส่งอีเมลไปยังที่อยู่ติดต่อที่ระบุไว้ในเว็บไซต์ของบริษัทได้ จากนั้นป้อน ATTN ด้วยชื่อของบุคคลหรือหน่วยงานที่คาดหวังในหัวข้อเรื่อง
ขั้นตอนที่ 2 ใช้ ATTN
เพื่อการสื่อสารภายใน รวม ATTN เมื่อคุณเขียนบันทึกช่วยจำภายในที่เกี่ยวข้องกับคนจำนวนหนึ่ง กลุ่มหรือแผนกของคุณ แต่ต้องการความสนใจเป็นพิเศษจากคนหนึ่งหรือสองคน ด้วยวิธีนี้ คุณจะส่งข้อมูลให้ทุกคนในขณะที่แสดงว่าใครมีความสำคัญ
คุณสามารถเขียนว่า “ATTN. Mirna Salim Hal: Sales Target” แต่ส่งอีเมลไปยังทีมขายทั้งหมด
วิธีที่ 3 จาก 3: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณได้รับความสนใจ
ขั้นตอนที่ 1 เขียนหัวข้อในส่วนเรื่อง
การรวมหัวข้อในส่วนหัวเรื่องเป็นสิ่งสำคัญมากเพื่อให้อีเมลของคุณดึงดูดความสนใจและผู้รับจะได้รับแจ้งเกี่ยวกับเนื้อหาของอีเมล อีเมลที่ไม่มีหัวเรื่องมักจะถูกลบหรือสูญหายในกล่องจดหมาย หรือส่งผู้รับอีกครั้งเนื่องจากต้องเปิดอีเมลเพื่อดูว่ามีอะไรอยู่ในนั้น
ขั้นตอนที่ 2 ทำให้เรื่องสั้น
กล่องจดหมายอีเมลส่วนใหญ่แสดงเฉพาะ 60 อักขระของหัวข้อเรื่อง และโทรศัพท์มือถือเพียง 25 ถึง 30 อักขระ ดังนั้น คุณต้องเขียนหัวข้อเรื่องให้เพียงพอ อย่าลืมเขียนข้อมูลที่สำคัญที่สุดก่อน
แบบสั้น เช่น “ATTN” และ “สิ่งของ” ทำให้ง่ายต่อการเพิ่มข้อมูลในหัวข้อเรื่อง
ขั้นตอนที่ 3 เขียนสิ่งที่น่าสนใจ
กล่องจดหมายมักจะเต็มไปด้วยสแปมและโปรโมชัน และหลายคนลบอีเมลเหล่านี้ก่อนที่จะเปิด หากคุณกำลังส่งอีเมลถึงคนที่คุณไม่รู้จักเป็นการส่วนตัว คุณต้องทำให้อีเมลของคุณน่าสนใจ คุณสามารถดึงดูดความสนใจของผู้รับโดยการเขียนสิ่งที่น่าสนใจหรือสร้างสรรค์ในหัวข้อเรื่อง
- คุณสามารถเขียนว่า “ฉันไม่ต้องการอะไรจากคุณ” หากคุณพยายามเข้าถึงคนที่คุณชื่นชมแต่ไม่เคยพบมาก่อน เช่น นักเขียนคนโปรดหรือคนที่คุณชื่นชมในอุตสาหกรรมของคุณ
- คุณยังสามารถเขียนว่า "สร้างรายได้มากขึ้นด้วยการขยายฐานลูกค้าของคุณ" หากคุณกำลังพยายามสร้างเครือข่ายธุรกิจและต้องการให้อีเมลของคุณเปิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 4 รวมรายละเอียดที่สำคัญ
คุณต้องใส่ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาของอีเมล หากคุณกำลังเขียนอีเมลถึงเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับโครงการหนึ่งๆ ให้ใส่ชื่อโครงการในหัวข้อเรื่องเพื่อให้เพื่อนร่วมงานของคุณทราบและสามารถจัดลำดับความสำคัญของอีเมลของคุณได้หากจำเป็น
- คุณสามารถเขียนว่า "ต้องการคำตอบ" ดังนั้น อีเมลของคุณจึงมีแนวโน้มที่จะมีความสำคัญ
- หรือเขียน “คำถามเล็ก ๆ หน้า: ประชุมตอนบ่าย” เพื่อให้ได้รับความสนใจเพราะดูเหมือนว่าอีเมลของคุณจะตอบได้ง่าย
