จดหมายยืนยันสามารถทำได้ในรูปแบบต่างๆ ซึ่งแต่ละฉบับมีรูปแบบที่แตกต่างกัน จดหมายยืนยันเพื่อถ่ายทอดรายละเอียดเกี่ยวกับผลการประชุม กิจกรรม หรือเหตุการณ์อื่น ๆ มักจะสั้นและตรงไปตรงมา จดหมายยืนยันการตอบรับของพนักงานโดยทั่วไปจะยาวกว่าเนื่องจากมีข้อกำหนดและเงื่อนไขที่ต้องปฏิบัติตาม หากคุณต้องการเขียนจดหมายถึงคนที่จะได้รับศีลระลึกยืนยัน ให้เตรียมจดหมายในรูปแบบที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การเขียนจดหมายถึงผู้สมัครเพื่อยืนยัน
ขั้นตอนที่ 1 เริ่มจดหมายโดยระบุความสำคัญของการเสริมสร้างศรัทธา
ศีลระลึกคือการยืนยันพรที่ได้รับเมื่อรับบัพติศมาเพื่อกระชับความสัมพันธ์ระหว่างผู้รับศีลระลึกกับศาสนจักร ขอแสดงความยินดีกับผู้สมัครรับศีลระลึกเป็นการส่วนตัวเพราะเขาหรือเธอเต็มใจและตัดสินใจว่าพวกเขาต้องการรับศีลระลึกยืนยัน
- ตัวอย่างเช่น พูดในจดหมายว่า "เพื่อสนับสนุนความเต็มใจของคุณที่จะรับศีลระลึกยืนยัน ฉันรู้สึกเป็นเกียรติที่มีโอกาสรับใช้คุณในการตัดสินใจครั้งสำคัญนี้เพื่อกระชับความสัมพันธ์ส่วนตัวของคุณกับพระเยซูคริสต์และศาสนจักร"
- ใช้คำและวลีในคำสอนคาทอลิกเพื่อเน้นถึงความสำคัญของการตัดสินใจครั้งนี้ในการเดินทางแห่งศรัทธาของผู้สมัคร
ขั้นตอนที่ 2 พูดคุยถึงความสัมพันธ์ของคุณกับเขา
แบ่งปันความทรงจำและเหตุการณ์ที่คุณได้แบ่งปันกับเขาเพื่อกระตุ้นและเสริมสร้างความตั้งใจของเขา สนับสนุนการนำเสนอของคุณด้วยข้อพระคัมภีร์หรือข้อความอ้างอิงจากแหล่งอื่น เล่าเรื่องหรือเหตุการณ์ในอดีตที่แสดงให้เห็นว่าคุณรักเขาและสนับสนุนเส้นทางแห่งศรัทธาของเขา
- ตัวอย่างเช่น เล่าเรื่องเกี่ยวกับเวลาที่เขารับบัพติศมา สิ่งที่เขาหรือเธอถามคุณเกี่ยวกับคำสอนของคริสตจักรหรือความเชื่อของคุณสามารถใช้เป็นสื่อการสะท้อนที่น่าสนใจในตอนต้นของจดหมาย
- คุณไม่จำเป็นต้องเขียนจดหมายที่ยาวหรือละเอียดมาก จดหมายสั้นๆ ก็ยังมีประโยชน์
เคล็ดลับ:
ก่อนเขียนจดหมาย ให้เตรียมโครงร่างและร่างจดหมายหลายฉบับเพื่อสร้างสคริปต์จดหมายที่ดีที่สุด
ขั้นตอนที่ 3 เขียนข้อพระคัมภีร์ที่กระตุ้นหรือดลใจ
ใช้ข้อความอ้างอิงเพื่ออธิบายความหมายของศีลระลึกยืนยันและคำสอนของศาสนจักร ใช้เว็บไซต์หรือความสอดคล้องในพระคัมภีร์เพื่อค้นหาข้อพระคัมภีร์ที่สร้างแรงบันดาลใจ
- ตัวอย่างเช่น รวมกลอน: "พระนามของพระเจ้าเป็นหอคอยที่แข็งแกร่ง ซึ่งคนชอบธรรมวิ่งหนีไปและเขาได้รับความรอด" (สุภาษิต 18:10).
- อีกตัวอย่างหนึ่งของข้อที่กล่าวอ้าง: "เพราะฉันรู้ว่าเรามีแผนอะไรสำหรับคุณ พระเจ้าตรัส แผนเพื่อสันติภาพ ไม่ใช่แผนสำหรับภัยพิบัติ เพื่อให้อนาคตเต็มไปด้วยความหวังแก่คุณ" (เยเรมีย์ 29:11).
- รวมถึงข้อที่ว่า "ฉันทำได้ทุกสิ่งโดยพระองค์ผู้ทรงประทานกำลังแก่ฉัน" (ฟิลิปปอย 4:13)
ขั้นตอนที่ 4 พยายามโน้มน้าวผู้รับว่าคุณพร้อมที่จะให้การสนับสนุน
จบจดหมายโดยอธิบายว่าคุณจะสนับสนุนและอธิษฐานเผื่อเขาต่อไป กล่าวขอบคุณเพราะความรักและการปรากฏตัวของเขาทำให้คุณรู้สึกขอบคุณและรู้สึกมีความสุข
ตัวอย่างเช่น เขียนจดหมายว่า "การตัดสินใจของคุณทำให้ฉันรู้สึกภูมิใจและได้รับพรมาก ฉันรู้สึกเป็นเกียรติที่ได้เป็นพยานเมื่อคุณได้รับศีลศักดิ์สิทธิ์ ฉันขอให้คุณเติบโตต่อไปในศรัทธา ความหวัง และความรัก"
เป็นรูปแบบ:
หากคุณทราบชื่อผู้รับจดหมาย ให้เขียนคำอธิษฐานถึงนักบุญผู้อุปถัมภ์ที่ท้ายจดหมาย
ขั้นตอนที่ 5. เตรียมจดหมายที่เขียนด้วยลายมือเพื่อให้เป็นส่วนตัวมากขึ้น
จดหมายยืนยันที่เขียนด้วยลายมือต่างจากจดหมายทางการที่พิมพ์โดยปกติ จดหมายยืนยันที่เขียนด้วยลายมือให้ความรู้สึกส่วนตัวและจริงใจมากกว่า ราวกับว่าเขียนจากใจโดยตรง จึงให้สัมผัสที่มีความหมายมาก
เมื่อเขียนจดหมายด้วยมืออย่ารีบเร่ง เขียนให้เรียบร้อยที่สุดและตรวจดูให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาด เพื่อให้ง่ายขึ้น ให้พิมพ์ก่อนแล้วจึงคัดลอก
วิธีที่ 2 จาก 3: ส่งการยืนยันการจ้างงาน
ขั้นตอนที่ 1 เขียนจดหมายอย่างเป็นทางการเพื่อทำธุรกิจโดยใช้หัวจดหมายของบริษัท
จดหมายทางการเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่พิมพ์บนหัวจดหมายของบริษัทมีประโยชน์ในการสื่อข้อความอย่างมีประสิทธิภาพและแสดงจดหมายเป็นสื่อกลางในการสื่อสารทางธุรกิจ เขียนจดหมายด้วยแบบอักษรมาตรฐานและระยะขอบ พิมพ์ตัวอักษรโดยใช้รูปแบบชิดซ้าย ระยะห่าง 1 บรรทัด และระยะห่าง 2 บรรทัด
- อย่าย่อที่อยู่เมื่อเขียนจดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการ ตัวอย่างเช่น แทนที่จะพิมพ์ "Jl. Utama Raya 123" ให้พิมพ์ "Jalan Utama Raya 123"
- คุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์ที่อยู่บริษัทหากหัวจดหมายมีที่อยู่บริษัทอยู่แล้ว
เคล็ดลับ:
หัวจดหมายของหน่วยงานราชการและบริษัทสามารถดาวน์โหลดได้โดยบุคลากรที่ได้รับอนุญาต และรวมถึงประเด็นทางกฎหมายทั้งหมดที่ต้องปฏิบัติตามเพื่อส่งคำยืนยันการยอมรับจากพนักงาน
ขั้นตอนที่ 2 ระบุตำแหน่งงาน เงินเดือน และวันที่เริ่มต้น
ขึ้นต้นจดหมายด้วยคำพูดเปิดอย่างกระตือรือร้นเมื่อแสดงความยินดีกับการเข้าร่วมเป็นพนักงานใหม่ คุณสามารถส่งรายละเอียดงานโดยย่อได้ เว้นแต่ตำแหน่งจะอธิบายเรื่องนี้
ตัวอย่างเช่น พูดในจดหมาย: "ในนามของผู้บริหารของ PT XYZ ข้าพเจ้าขอแจ้งผ่านจดหมายฉบับนี้ว่าท่านได้รับการตอบรับให้ทำงานเป็นเลขานุการคณะกรรมการด้วยเงินเดือน 10,000,000 รูปีต่อเดือนและเริ่มทำงาน 1 มีนาคม 2562”
ขั้นตอนที่ 3 ให้สรุปข้อกำหนดและเงื่อนไขที่ต้องปฏิบัติตาม
ระบุให้ชัดเจนหากมีเงื่อนไขที่ผู้รับจดหมายต้องปฏิบัติตาม ในทำนองเดียวกันหากสมัครเงื่อนไขต้องแจ้งในจดหมายด้วย
- ตัวอย่างเช่น ผู้รับจดหมายต้องผ่านการตรวจไบโอดาต้าหรือผ่านการทดสอบปลอดยา
- พร้อมทั้งแจ้งในจดหมายหากลูกจ้างใหม่ต้องลงนามในสัญญา เช่น สัญญาจ้างงานหรือสัญญาอื่นๆ
- หากคุณส่งข้อกำหนด ให้ระบุการจำกัดเวลาเพื่อให้ผู้รับสามารถดำเนินการตามข้อกำหนดได้ก่อนถึงเส้นตาย หากมีเอกสารที่ต้องเซ็นให้แจ้งว่าสามารถทำได้ในวันแรกของการทำงาน
ขั้นตอนที่ 4. อธิบายผลประโยชน์ที่บริษัทมอบให้โดยละเอียด
หากบริษัทให้ผลประโยชน์การประกันสุขภาพ ผลประโยชน์การเกษียณอายุ ผลประโยชน์ทางการศึกษา เงินชดเชยการลาหรือผลประโยชน์อื่น ๆ ให้รวมไว้ในจดหมาย บอกข้อกำหนดที่ต้องปฏิบัติตามและวิธีรับข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อให้พนักงานใหม่มีสิทธิ์ได้รับผลประโยชน์
บางบริษัทให้สวัสดิการตั้งแต่เริ่มทำงาน แต่โดยทั่วไปแล้ว พนักงานมีสิทธิได้รับผลประโยชน์หลังเลิกงานอย่างน้อย 60 วัน
เคล็ดลับ:
จดหมายยืนยันการรับพนักงานอาจมีมากกว่า 1 หน้า แต่ไม่เกิน 2 หน้า ไม่รวมข้อมูลรายละเอียดที่ผู้รับจดหมายสามารถอ่านได้ผ่านเอกสารอื่น ๆ ที่ส่งมาพร้อมกับจดหมาย
ขั้นตอนที่ 5. จบจดหมายด้วยการกล่าวขอบคุณ
กล่าวขอบคุณเพราะเขาต้องการทำงานในบริษัทของคุณและคุณสนุกกับการทำงานกับเขา แสดงความตื่นเต้นหรือความกระตือรือร้นให้กับพนักงานใหม่ที่เข้าร่วมทีม
- ตัวอย่างเช่น พูดในจดหมายว่า "ขอบคุณสำหรับการสนับสนุนของคุณในการทำให้ภารกิจของ PT XYZ เป็นจริง ฝ่ายบริหารยินดีต้อนรับคุณในทีมและรอการมีส่วนร่วมของคุณในการพัฒนาบริษัท"
- ใส่คำทักทายปิดอย่างเป็นทางการเหนือลายเซ็น เช่น "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ทักทาย"
ขั้นตอนที่ 6 เขียนชื่อของคุณภายใต้ชื่อของคุณ
ตามเทมเพลตจดหมายธุรกิจ ให้เตรียมช่องว่าง 4 ช่องสำหรับลายเซ็นด้านล่างคำทักทายปิด ใต้สถานที่ลงนาม ให้ระบุชื่อเต็มของคุณ ด้านล่างชื่อ ระบุชื่อและชื่อบริษัทของคุณ
ตัวอย่างเช่น พิมพ์ชื่อและชื่อบริษัทของคุณ: "Director of Operations of PT XYZ"
ขั้นตอนที่ 7 ตรวจสอบจดหมายอย่างระมัดระวัง
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายนั้นเขียนด้วยการพิมพ์และไวยากรณ์ที่ถูกต้อง ให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลอ่านจดหมายเพื่อให้แน่ใจว่าบทบรรณาธิการถูกต้อง
จัดลำดับความสำคัญในการตรวจสอบหมายเลขที่ระบุไว้ในจดหมายอีกครั้ง ข้อผิดพลาดด้านตัวเลขมักเกิดขึ้นโดยไม่ได้ตั้งใจ และอาจนำไปสู่ความเข้าใจผิด บางครั้งถึงกับเป็นผลทางกฎหมาย
ขั้นตอนที่ 8 พิมพ์จดหมายและเซ็นชื่อก่อนส่ง
จดหมายที่พิมพ์ด้วยกระดาษคุณภาพดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น แม้ว่าคุณจะส่งจดหมายโดยใช้อีเมล ให้ส่งจดหมายอย่างเป็นทางการที่ลงนามแล้ว ใช้ปากกาลูกลื่นที่มีหมึกสีน้ำเงินหรือสีดำเพื่อลงนามในจดหมาย ใส่ชื่อ เช่น "ส.คม" หรือ "ม.ศรี" หากมีความจำเป็น.
ส่งจดหมายโดยเร็วที่สุดเพื่อให้พนักงานใหม่ได้รับจดหมายก่อนวันที่กำหนดเป็นวันแรกของการทำงาน
เคล็ดลับ:
ที่อยู่ที่พิมพ์บนซองจดหมายทำให้จดหมายดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น โปรแกรมสำหรับพิมพ์ตัวอักษรมีเทมเพลตที่ช่วยให้คุณพิมพ์ที่อยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้องบนหน้าปกของจดหมาย
วิธีที่ 3 จาก 3: การร่างจดหมายยืนยันอย่างเป็นทางการอีกฉบับ
ขั้นตอนที่ 1 พิมพ์จดหมายในรูปแบบของจดหมายธุรกิจที่เป็นทางการ
จดหมายนี้แสดงความจริงใจและสื่อข้อความด้วยคำพูดที่ถูกต้อง โปรแกรมพิมพ์ตัวอักษรจำนวนมากมีเทมเพลตจดหมายธุรกิจสำหรับสร้างจดหมายยืนยัน ใช้แบบอักษรมาตรฐาน เช่น Times New Roman หรือ Arial
- ตามกฎหมาย จดหมายยืนยันสามารถใช้เป็นบันทึกข้อตกลงด้วยวาจาได้ จดหมายธุรกิจได้รับการยอมรับเป็นหลักฐานในศาลเนื่องจากใช้รูปแบบจดหมายที่เป็นทางการ
- จดหมายยืนยันมักจะสั้นมากและไม่เกิน 1 หน้า บางครั้งจดหมายยืนยันมีเพียง 1 ย่อหน้าเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 2 ให้คำทักทายที่เหมาะสม
โดยทั่วไป จดหมายยืนยันจะเริ่มต้นด้วยคำทักทาย เช่น "เรียน" ตามด้วย "พ่อ" หรือ "แม่" และชื่อเต็มของผู้รับจดหมาย ถ้าเขามีปริญญาเอกให้รวม "ดร." ข้างหน้าชื่อผู้รับ ใส่เครื่องหมายจุลภาคหลังจากพิมพ์ชื่อผู้รับจดหมาย
- หากคุณไม่ทราบเพศของผู้รับ เพียงพิมพ์ชื่อเต็ม
- อย่าใช้ตัวย่อ "นาง" เว้นแต่คุณจะสามารถยืนยันได้ว่าผู้รับนั้นเป็นหญิงที่แต่งงานแล้ว
ขั้นตอนที่ 3 ยืนยันข้อตกลงโดยเฉพาะ
จดหมายยืนยันไม่จำเป็นต้องขึ้นต้นด้วยคำนำหรือคำทักทายที่ยาวเหยียด ระบุกิจกรรมหรือข้อตกลงที่วางแผนไว้อย่างชัดเจนที่คุณต้องการยืนยัน เช่น วันที่ เวลา และสถานที่จัดประชุม
- ตัวอย่างเช่น เริ่มจดหมายด้วยการเขียนว่า "เพื่อยืนยัน" หรือ "ฉันยืนยันว่า" ตามด้วยข้อมูลที่คุณต้องการยืนยัน
- เพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าคุณได้รับบางอย่างแล้ว ให้เริ่มจดหมายโดยเขียนว่า "ผ่านจดหมายนี้ ฉันได้รับแล้ว" ตามด้วยชื่อของสินค้าที่คุณได้รับ
ข้อผิดพลาดในด้านพิธีการ: จดหมายยืนยันข้อตกลงส่วนตัวกับคนที่คุณรู้จักเป็นอย่างดีในสไตล์สบายๆ แต่ให้แน่ใจว่าจดหมายของคุณฟังดูเป็นทางการและเป็นมืออาชีพ
ขั้นตอนที่ 4. ให้ข้อมูลสำคัญอื่นๆ
รวมถึงข้อมูลโดยละเอียด เช่น ชื่อและตำแหน่งของบุคคลที่เกี่ยวข้อง หน้าที่ กำหนดการของกิจกรรม หรือข้อตกลงทางการเงิน เน้นข้อกำหนดหรือเงื่อนไขที่เป็นส่วนหนึ่งของข้อตกลงเพื่อชี้แจงความคาดหวัง
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนจดหมายเพื่อยืนยันว่าผู้รับจะเป็นอาสาสมัครในองค์กรไม่แสวงหากำไร ให้ระบุวันที่ เวลา สถานที่จัดงาน และงานที่เขาหรือเธอต้องทำในฐานะอาสาสมัคร
ขั้นตอนที่ 5. ขอความคิดเห็นหากจำเป็น
ก่อนปิดจดหมาย ให้แจ้งว่าคุณกำลังขอให้ผู้รับจดหมายติดต่อคุณและให้ข้อมูลที่คุณต้องการ หากคุณกำลังส่งจดหมายเพื่อขอหรือมอบหมายงาน ขอให้เขาแจ้งให้คุณทราบตามข้อตกลงในเงื่อนไขของคุณ
แม้ว่าคุณจะไม่ได้ขอให้ผู้รับจดหมายติดต่อคุณ คุณควรแจ้งให้เขาทราบว่าเขาอาจติดต่อคุณโดยใช้วิธีการสื่อสารบางอย่างหากมีสิ่งที่เขาต้องการถาม ตัวอย่างเช่น "หากคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดติดต่อฉันทางโทรศัพท์ (007) 123-4567"
ขั้นตอนที่ 6 ขอบคุณผู้รับจดหมาย
ทำย่อหน้าใหม่เพื่อกล่าวขอบคุณเพราะเขายินดีเข้าร่วมกิจกรรมหรือยอมรับเงื่อนไขที่คุณเสนอตามจดหมาย
- ตัวอย่างเช่น เพื่อยืนยันการอนุมัติของผู้ที่เต็มใจเป็นอาสาสมัครในองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร ให้เขียนจดหมายว่า "ขอบคุณมากสำหรับความมุ่งมั่นของคุณในการเข้าร่วมในภารกิจของกิจกรรมนี้ ฉันซาบซึ้งจริงๆ ที่คุณสนับสนุน"
- แสดงความกระตือรือร้นเมื่อจำเป็น ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการยืนยันตารางการสัมภาษณ์ ให้พูดในจดหมายว่า "ฉันซาบซึ้งในโอกาสที่มอบให้กับ _" หรือ "ฉันหวังว่าจะได้พูดคุยกับคุณในระหว่างการสัมภาษณ์"
ขั้นตอนที่ 7 ตรวจสอบและแก้ไขจดหมายก่อนพิมพ์
จดหมายยืนยันจะไม่ได้รับการพิจารณาอย่างจริงจังหากมีการสะกดผิดหรือข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ นอกจากการตรวจสอบแล้ว อย่าลืมเขียนจดหมายที่ชัดเจนและตรงไปตรงมา
- อ่านออกเสียงจดหมายเพื่อที่คุณจะได้กำหนดได้ว่าประโยคใดจะต้องใช้ถ้อยคำใหม่หรือย่อให้สั้นลงพร้อมทั้งแก้ไขข้อผิดพลาด
- หลีกเลี่ยงเงื่อนไขทางธุรกิจหรือศัพท์แสง ระบุสิ่งที่คุณต้องการให้ยืนยันอย่างชัดเจนและตรงไปตรงมา
ขั้นตอนที่ 8. ใช้กระดาษคุณภาพสูงในการพิมพ์จดหมาย
เมื่อตรวจสอบจดหมายแล้วไม่มีข้อผิดพลาด ให้พิมพ์โดยใช้เครื่องเขียนระดับพรีเมียม ซื้อเครื่องเขียนให้เพียงพอที่ร้านเครื่องเขียนหรือทางออนไลน์
- หากคุณต้องการส่งจดหมายในฐานะพนักงานหรือตัวแทนของบริษัทหรือองค์กร ให้ใช้หัวจดหมายของบริษัทหรือองค์กร อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการยืนยันเรื่องส่วนตัว อย่าใช้หัวจดหมายของบริษัทแม้ว่าคุณจะเป็นเจ้าของก็ตาม
- โปรแกรมสำหรับพิมพ์ตัวอักษรมีเทมเพลตที่คุณสามารถใช้สร้างหัวจดหมายส่วนบุคคลเพื่อให้จดหมายของคุณปรากฏตามที่เตรียมไว้ให้มากที่สุด
ขั้นตอนที่ 9 ลงนามในจดหมายโดยใช้หมึกสีน้ำเงินหรือสีดำ
เมื่อพิมพ์จดหมายแล้ว ให้เซ็นชื่อให้เรียบร้อยในช่องด้านบนชื่อของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลายเซ็นของคุณมีความเป็นมืออาชีพและถูกต้อง แทนที่จะพยายามทำให้ดูมีสไตล์
ลงนามในจดหมายโดยเขียนชื่อเต็มของคุณหรือตามลายเซ็นบนบัตรประจำตัวประชาชนของคุณ โดยทั่วไป จดหมายยืนยันไม่ควรใช้ชื่อจริง ชื่อย่อ หรือชื่อย่อ
ขั้นตอนที่ 10 ส่งจดหมายไปยังที่อยู่ของผู้รับโดยเร็วที่สุด
หลังจากลงนามในจดหมายแล้ว ให้ส่งทันทีในวันเดียวกัน คุณไม่ได้สร้างความประทับใจที่ดีหากวันที่ในใบส่งของอยู่หลังวันที่ในจดหมายสองสามวัน