หลายบริษัทขอให้พนักงานจัดทำรายงานผลสัมฤทธิ์ทางการทำงานโดยการประเมินตนเอง เพื่อให้สามารถรายงานสิ่งที่ทำในช่วงระยะเวลาหนึ่งได้ หากคุณทำงานเป็นผู้บันทึกการประชุม คุณอาจถูกขอให้ทำรายงานด้วย บทความนี้อธิบายวิธีการจัดทำรายงานผลการปฏิบัติงานที่ดี เนื่องจากมีบทบาทสำคัญในการกำหนดความสำเร็จหรือความล้มเหลวในอาชีพการงานของคุณ
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 ของ 3: การทำความเข้าใจรูปแบบรายงานผลสัมฤทธิ์ทางการทำงาน
ขั้นตอนที่ 1 เริ่มจัดทำรายงานโดยเขียนสรุปความสำเร็จของคุณโดยย่อ
ที่ด้านบนของรายงาน ให้นำเสนอสรุปข้อมูลที่คุณส่งมาเพื่อให้ภาพรวมของผลการปฏิบัติงานของคุณ
- ตัวอย่างเช่น คุณทำงานให้กับองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร และเจ้านายของคุณขอให้คุณทำรายงานผลการปฏิบัติงาน รายงานงานที่เสร็จสมบูรณ์ทั้งหมดโดยย่อในย่อหน้าเดียว เช่น คุณได้จัดกิจกรรมที่เป็นประโยชน์ต่อเจ้าขององค์กร ประสบความสำเร็จในการได้รับการยอมรับในอุตสาหกรรม และสร้างความสัมพันธ์กับพันธมิตรทางธุรกิจ
- อย่ารวมสิ่งที่เฉพาะเจาะจงในการสรุปเพราะคุณจะต้องนำเสนอข้อมูลที่สำคัญเพื่อให้ภาพรวมของความสำเร็จในการทำงานโดยทั่วไป เพื่อเป็นแนวทาง ควรนำเสนอรายงานใน 2 หน้า เว้นแต่นายจ้างจะกำหนดรูปแบบอื่นไว้ ตรวจสอบให้แน่ใจก่อนว่าคุณต้องจัดทำรายงานตามรูปแบบที่กำหนดหรือไม่
ขั้นตอนที่ 2 ระบุข้อเท็จจริงสนับสนุนโดยละเอียด
เพื่อสนับสนุนแต่ละข้อมูลในบทสรุปที่นำเสนอในตอนต้นของรายงาน ให้จดรายละเอียดตามคำแนะนำต่อไปนี้:
- ใช้รูปแบบรายการ จัดทำรายงานสำหรับแต่ละกิจกรรมแยกกัน รวมกิจกรรมเป็นชื่อเรื่องของรายงาน ตามด้วยคำอธิบายของกิจกรรมภายใต้ชื่อเรื่อง ตัวอย่างเช่น กิจกรรมที่คุณทำคือ “การเตรียมและดำเนินการกิจกรรม”
- ภายใต้ชื่อเรื่อง ให้เขียนรายการโดยใช้ตัวเลขหรือตัวอักษรเพื่ออธิบายเหตุการณ์ที่คุณจัดโดยย่อและเฉพาะเจาะจง รวมถึงวัตถุประสงค์และประโยชน์ในการสนับสนุนความสำเร็จของภารกิจขององค์กร
ขั้นตอนที่ 3 สร้างรายงานในรูปแบบมาตรฐานเพื่อให้ดูเป็นมืออาชีพ
อย่านำเสนอรายงานแบบสุ่ม ให้เตรียมรายงานที่พิมพ์อย่างประณีตเป็นฟอนต์ระดับมืออาชีพโดยใช้กระดาษขนาดมาตรฐานแทน
- ใส่ชื่อเรื่องของรายงานไว้ตรงกลางกระดาษด้วยตัวอักษรหนาเพื่อให้ข้อมูลมีการจัดวางอย่างเป็นระเบียบ
- ที่ด้านบนของรายงาน ให้เขียนวันที่ที่รายงานเสร็จสมบูรณ์ รวมทั้งชื่อ ตำแหน่ง และตำแหน่งของผู้จัดทำรายงานด้วย
ขั้นตอนที่ 4 บันทึกประจำวันระหว่างรอบระยะเวลาการรายงาน
คุณจะรวบรวมรายงานได้ง่ายขึ้นหากคุณจดบันทึกทันทีเมื่อกิจกรรมกำลังทำงาน
- เตรียมสมุดบันทึกหรือโฟลเดอร์เพื่อบันทึกผลงานในช่วงเวลาหนึ่ง วิธีนี้จะช่วยให้คุณเตรียมรายงานได้ง่ายขึ้นหากเจ้านายขอให้คุณทำ
- หากไม่เสร็จสิ้น ความสำเร็จที่สำคัญในช่วงต้นรอบระยะเวลารายงานอาจถูกลืมไป
ส่วนที่ 2 จาก 3: การนำเสนอเนื้อหาที่มีคุณภาพ
ขั้นตอนที่ 1 อธิบายเป้าหมายที่คุณต้องการบรรลุและความคาดหวังของงานที่คุณต้องบรรลุ
เตือนผู้อ่านว่าเมื่อเริ่มต้นรอบระยะเวลาการรายงาน มีเป้าหมายที่คุณต้องการบรรลุ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทราบเป้าหมายขององค์กรและผลงานที่คาดหวังจากคุณ หากคุณยังไม่รู้ ให้ถามนายจ้างเกี่ยวกับสิ่งเหล่านี้
- จากนั้น อธิบายว่าคุณบรรลุเป้าหมายโดยให้ข้อมูลจริง ทำรายงานที่นำเสนอการเปรียบเทียบข้อมูลระหว่างเป้าหมายและการรับรู้
- ตัวอย่างเช่น คุณสามารถระดมทุนได้มากกว่าเป้าหมาย และความสำเร็จนี้เป็นผลดีต่อนักลงทุนและนายจ้าง อย่างไรก็ตาม ผลงานนี้ไม่สามารถถือเป็นความสำเร็จได้ และเป็นการยากที่จะกำหนดว่าความสำเร็จของคุณสูงเพียงใดหากไม่มีข้อมูลเปรียบเทียบ
ขั้นตอนที่ 2 รวมข้อมูลภาพในรายงาน
แนบตารางหรือกราฟที่ช่วยให้ผู้อ่านเห็นภาพข้อมูลที่คุณกำลังนำเสนอได้ง่ายขึ้น
- พึงระลึกไว้เสมอว่าผู้อ่านที่มีงานยุ่งมักจะใช้แค่รายงานแบบคร่าวๆ บางครั้งวิธีการมองเห็นสามารถถ่ายทอดข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- อย่างไรก็ตาม อย่านำเสนอกราฟิกมากเกินไป เลือกแผนภูมิ 1-2 อันที่สามารถอธิบายข้อมูลสำคัญได้
ขั้นตอนที่ 3 เน้นที่ “รถ”
CAR ย่อมาจาก: Challenge (ท้าทาย), การกระทำ (การกระทำ), ผลลัพธ์ (ผลลัพธ์) คุณสามารถสร้างรายงานผลสัมฤทธิ์ทางการทำงานอย่างเป็นระบบโดยพูดถึงสามสิ่งนี้
- กำหนดความท้าทายที่คุณเผชิญ อธิบายการกระทำที่คุณทำเพื่อเอาชนะความท้าทายและผลลัพธ์ที่ได้ ตัวอย่างเช่น ในฐานะผู้จัดการร้านอาหาร ให้เขียนรายงาน: “ความท้าทาย: การต่อคิวยาวขึ้นในช่วงชั่วโมงเร่งด่วนในการทานอาหารเย็น และลูกค้าที่บ่นว่าเพิ่มขึ้น 10% การดำเนินการ: ขอให้พนักงานเสิร์ฟ 1 คนเริ่มทำงานก่อนเวลา 1 ชั่วโมงเพื่อปรับปรุงคุณภาพการบริการในช่วงชั่วโมงเร่งด่วน ผลลัพธ์: ลูกค้าที่ร้องเรียนลดลงเหลือ 2 คน หรือลดลง 80%”
- ทำรายงานโดยให้ข้อมูลเฉพาะ ความสำเร็จที่ไม่สามารถวัดผลได้ เช่น “ฉันสามารถทำงานได้ดีในทีม” นั้นไร้ประโยชน์เพราะทุกคนสามารถพูดในสิ่งเดียวกันได้ ดังนั้น คุณต้องสามารถแสดงความสัมพันธ์ระหว่างผลลัพธ์และปัญหาที่จะแก้ไขและรายงานประสิทธิภาพโดยให้ข้อมูลเฉพาะและข้อมูล
ขั้นตอนที่ 4 อธิบายวิธีการที่คุณใช้
หากคุณต้องการรวบรวมข้อมูลเพื่อใช้เป็นพื้นฐานในการเขียนรายงาน ให้อธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับวิธีการรวบรวมข้อมูลที่คุณสมัคร
- แจ้งให้ผู้อ่านทราบถึงเหตุผลในการเลือกวิธีการสำรวจ ประโยชน์และผลลัพธ์ อธิบายด้วยว่าเหตุใดวิธีการจึงถือว่าน่าเชื่อถือ ต่อจากสถานการณ์ร้านอาหารในตัวอย่างข้างต้น ให้อธิบายว่าเหตุใดคุณจึงใช้ข้อมูลการร้องเรียนของลูกค้าเป็นวิธีการสำรวจ
- รวมวันที่หรือระยะเวลาของแบบสำรวจและสิ่งที่คุณต้องการได้รับจากการสำรวจ
ขั้นตอนที่ 5. เน้นการรายงานความสำเร็จในการทำงาน
เพื่อให้ข้อมูลในรายงานมุ่งเน้นไปที่ความสำเร็จของงาน ให้นึกถึงสิ่งที่คุณภาคภูมิใจที่สุดในช่วงเวลาการรายงาน เช่น คุณสามารถทำให้แขกที่กังวลใจสงบลงหรือให้การฝึกอบรมแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา อย่าให้ข้อมูลรายละเอียดมากเกินไปแก่ผู้อ่าน
- อีกวิธีหนึ่งคือใช้วิธี "STAR" ซึ่งย่อมาจาก: Situation (problem), Task (task), Action (action), Results (ผลลัพธ์) อธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับสถานการณ์ที่คุณอยู่ งานที่คุณต้องทำ สิ่งที่คุณทำเพื่อทำงานให้สำเร็จ และผลลัพธ์ที่คุณทำได้ เช่นเดียวกับวิธี “รถยนต์” เป้าหมายคือการแสดงความสัมพันธ์ระหว่าง “ปัญหา” กับ “ผลลัพธ์” และอธิบายวิธีการบรรลุเป้าหมาย
- มุ่งเน้นที่การสร้างรายงานที่สามารถแสดงสิ่งต่อไปนี้: ความยาก สิทธิพิเศษ ลำดับความสำคัญ การมองเห็นสูง กำหนดเวลา นวัตกรรม รายละเอียดงาน และผลกระทบที่งานของคุณมีต่อองค์กร
- ตัวอย่างเช่น ระบุในรายงานว่าอัตราการลาออกของพนักงานต่อปีอยู่ที่ 35% เมื่อคุณได้รับการเลื่อนตำแหน่งเป็นผู้จัดการสาขา หลังจากที่คุณทำการสำรวจความพึงพอใจของพนักงาน ให้คำปรึกษาพนักงาน และจัดการประชุมรายสัปดาห์กับพนักงานทั้งหมด การหมุนเวียนของพนักงานจะลดลงเหลือ 15% ตัวอย่างนี้แสดงให้เห็นว่ารายงานผลสัมฤทธิ์ทางการเรียนไม่จำเป็นต้องใช้ประโยคยาวๆ ตราบเท่าที่ผู้อ่านสามารถเข้าใจความสัมพันธ์ได้อย่างถูกต้อง
ขั้นตอนที่ 6 อธิบายข้อดีของการกระทำของคุณ
อย่าเพิ่งส่งผลลัพธ์ คุณต้องอธิบายด้วยว่าเหตุใดความสำเร็จจึงเป็นประโยชน์ต่อองค์กร
- ตัวอย่างเช่น คุณมีการประชุมกับเจ้าหน้าที่ อธิบายว่าการติดตามผลคืออะไรและมีประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไร คิดให้รอบคอบเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการรายงาน หากไม่เป็นประโยชน์ คุณควรรายงานงานอื่น
- หากการประชุมกับพนักงานสามารถเพิ่มแรงจูงใจในการทำงานเพื่อให้การขาดงานของพนักงานปรับปรุงและประหยัดเงินของเจ้าของบริษัท ซึ่งเป็นผลงานที่ถือว่ามีประโยชน์
ขั้นตอนที่ 7 ตรวจสอบรายงานก่อนส่ง
การเขียนรายงานยังไม่บรรลุเป้าหมายหากคุณส่งรายงานที่มีข้อผิดพลาดมากมายและรูปแบบการเขียนที่ไม่เป็นมืออาชีพ
- ตรวจสอบไวยากรณ์ เครื่องหมายวรรคตอน และการสะกดคำ บันทึกรายงานของคุณเป็นเวลา 1 คืนแล้วอ่านอีกครั้งในตอนเช้า อย่าทำรายงานในนาทีสุดท้าย
- พิมพ์รายงานลงบนกระดาษและตรวจดูว่ามีอะไรที่ต้องแก้ไขอีกหรือไม่ บางครั้งสายตาของเราก็เหนื่อยจากการจ้องหน้าจอคอมพิวเตอร์นานเกินไปจนมองข้ามความผิดพลาดไป
ส่วนที่ 3 จาก 3: การใช้คำที่เหมาะสม
ขั้นตอนที่ 1 พูดสิ่งเชิงลบในทางบวก
หากมีเป้าหมายที่ไม่สำเร็จก็อย่ารายงานจะดีกว่า แทนที่จะให้ผู้อ่านจดจ่ออยู่กับเรื่องนี้ ให้พยายามแจ้งด้วยวิธีอื่น
- อธิบายผลงานที่ไม่น่าพอใจโดยใช้ประโยคเชิงบวก เช่น โดยเน้นที่คำอธิบายเกี่ยวกับขั้นตอนที่เป็นรูปธรรมที่คุณจะทำเพื่อแก้ปัญหา แทนที่จะโทษคนอื่นหรือหาข้อแก้ตัว
- อย่าโทษคนอื่น เน้นที่การอธิบายการกระทำที่คุณทำและแสดงให้เห็นว่าคุณเป็นคนคิดบวก แบ่งปันสิ่งที่คุณหรือทีมของคุณทำได้ดี เน้นรายงานการทำงานที่น่าภาคภูมิใจของ
ขั้นตอนที่ 2 นำเสนอตัวเลขและใช้ตัวชี้วัดในรายงาน
หากคุณสามารถนำเสนอข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงได้มาก ความสำเร็จในการทำงานของคุณจะน่าเชื่อถือมากขึ้น กรอกข้อมูลที่คุณนำเสนอด้วยสิ่งที่วัดผลได้เพื่อเป็นหลักฐานสนับสนุน
- คำที่ใช้บ่อยมาก เช่น "ดีที่สุด" หรือ "เชื่อถือได้" จะมีประโยชน์น้อยกว่า ทุกคนสามารถพูดได้ว่า “ผลงานของฉันปีนี้ดีมาก”
- จำวลีนี้: “พิสูจน์สิ อย่าพูดเลย!” แทนที่จะบอกคนอื่นว่าปีนี้คุณทำงานได้ดี ให้แสดงสิ่งที่คุณทำได้ดีในรายละเอียดด้วยข้อมูลและตัวชี้วัด อย่าเพิ่งพูดว่าคุณสามารถสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าได้ ให้อ้างอิงผลการสำรวจความพึงพอใจของลูกค้า แนบจดหมายที่คุณได้รับจากลูกค้า และให้ข้อมูลเกี่ยวกับการลดจำนวนลูกค้าที่ร้องเรียน
- ตัวเลขปัจจุบัน การบอกว่าคุณสามารถเป็นผู้นำพนักงานหลายคนก็ไร้ประโยชน์หากผู้อ่านไม่ทราบว่าคุณมีพนักงานกี่คน นำเสนอข้อมูลในรูปแบบตัวเลขเพื่อให้ผู้อ่านทราบว่าคุณเรียกว่า "หลายคน" กี่คน และอธิบายรายละเอียดของงานที่คุณทำ
ขั้นตอนที่ 3 บอกความจริงในทุกกรณี
อย่าพูดเกินจริงหรือโกหก คุณจะมีปัญหาใหญ่ถ้าคุณถูกจับได้
- แม้ว่าจะไม่ได้ตั้งใจโดยสิ้นเชิง แต่คุณจะมีปัญหาใหญ่ถ้าคุณโกหก คุณจะรู้สึกไม่ปลอดภัยและเส้นทางอาชีพของคุณจะถูกปิดกั้น
- ประเมินตนเองอย่างตรงไปตรงมาเพื่อรายงานจุดแข็งและจุดอ่อนของคุณตามที่เป็นอยู่ พยายามเอาชนะข้อบกพร่องในทางบวก
ขั้นตอนที่ 4. รับทราบผลงานของผู้อื่น
หลักสูตรการเขียนรายงานธุรกิจและวิศวกรรมแนะนำว่าอย่าใช้คำว่า "ฉัน" แต่สามารถใช้ในรายงานประสิทธิภาพได้ในบางกรณี
- ตัวอย่างเช่น หากคุณรายงาน: "ฉันจ้างพนักงานมาแล้ว 100 คน" อย่าลืมอธิบายว่าความสำเร็จของคุณได้รับการสนับสนุนจากการมีส่วนร่วมจากผู้อื่นหรือโดยทีม
- คุณจะได้รับค่าพิเศษถ้าคุณไม่หยิ่ง จัดเรียงประโยคต่างๆ เพื่อไม่ให้ขึ้นต้นด้วยคำว่า "ฉัน" เสมอไป
เคล็ดลับ
- อย่าใช้คำที่แสดงความโกรธในรายงานผลการปฏิบัติงาน คุณจะสร้างความประทับใจที่ดีหากคุณคิดบวกอยู่เสมอ
- ใช้คำพูดแบบมืออาชีพ อย่าใช้รูปแบบภาษาที่ไม่เป็นทางการ
