การเขียนอีเมลเตือนความจำที่เป็นมิตรอาจเป็นเรื่องยาก คุณไม่ต้องการที่จะดูเร่งเร้าหรือใจร้อน แต่ข้อความของคุณจะต้องข้ามผ่าน ใช้น้ำเสียงที่เป็นมิตรในอีเมลด้วยคำทักทายและการแสดงออกที่อ่อนโยน รวมเหตุผลที่คุณส่งอีเมลเตือนความจำเพื่อให้ผู้รับรู้ว่าคุณต้องการอะไร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดในอีเมล เพื่อให้คุณไม่เพียงแค่ดูเป็นมิตร แต่ยังมีความเป็นมืออาชีพอีกด้วย
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การใช้น้ำเสียงที่เป็นมิตร
ขั้นตอนที่ 1. ทักทายผู้รับ
ในสถานการณ์ทางธุรกิจ คุณอาจ "ควร" ใช้คำทักทายที่เป็นทางการ เช่น "เรียน" อย่างไรก็ตาม มีการใช้อีเมลส่วนบุคคลมากขึ้นเรื่อยๆ คำทักทายทางอีเมลบางส่วนที่สามารถช่วยสร้างน้ำเสียงที่เป็นมิตร ได้แก่:
- สวัสดี!
- ไงเพื่อน
- ไม่ได้เจอกันนานเลยนะ
- เฮ้!
ขั้นตอนที่ 2 พาดพิงถึงความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ
หากคุณโฟกัสที่การเตือนเท่านั้น ข้อความของคุณจะดูเย็นชา พาดพิงถึงความสัมพันธ์ส่วนตัวกับผู้รับโดยใส่วลีที่สะท้อนถึงมิตรภาพและประสบการณ์ที่แบ่งปัน ซึ่งรวมถึง:
- โรงเรียนเป็นอย่างไร?
- สวัสดีเพื่อนสบายดีไหม?
- อาทิตย์ที่แล้วสนุกมาก
- ครั้งสุดท้ายที่เราคุยกันเมื่อเดือนที่แล้วคือเมื่อไหร่?
- เที่ยวที่แล้วสนุกจริงๆ! เราต้องทำอีกครั้ง
ขั้นตอนที่ 3 ปรับแต่งการแสดงออกของคุณ
นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับส่วนเตือนความจำของอีเมล หากคุณไม่ได้ติดต่อกับผู้รับมาเป็นเวลานาน ทางที่ดีควรขอโทษหรือหาข้ออ้างที่จะโทรไปเตือนพวกเขาเท่านั้น ตัวอย่างของการแสดงออกที่ละเอียดอ่อน ได้แก่:
- ฉันรู้ว่าเราไม่ได้คุยกันนานแล้ว แต่ฉันอยากเตือนคุณว่า…
- การมาถึงของทารกใหม่ทำให้ฉันยุ่งมาก ฉันแค่จำได้ว่า…
- ฉันรู้ว่าคุณยุ่ง ฉันเลยไม่อยากรบกวนคุณ แต่ฉันอยากส่งการเตือน…
ขั้นตอนที่ 4. สุภาพ
หากการเตือนความจำนั้นสำคัญ คุณอาจจะมองว่าเป็นคนเร่งรีบ จำไว้ว่าผู้รับมีงานยุ่งกับชีวิตของเขา พูดว่า "ได้โปรด" และ "ขอบคุณ" ด้วยสำนวนที่เหมาะสมเสมอ คุณอาจต้องการรวมวลีที่สุภาพ เช่น:
- ฉันขอโทษที่รบกวนคุณ แต่ฉันอยากแน่ใจว่า…
- โปรดตอบกลับอีเมลนี้โดยเร็วที่สุด…
- ขอขอบคุณที่สละเวลาอ่านและตอบกลับอีเมลเตือนความจำนี้ ฉันขอขอบคุณมันจริงๆ
- ฉันรอการตอบกลับของคุณ
ส่วนที่ 2 จาก 3: ข้อกำหนดในการลงรายการ
ขั้นตอนที่ 1 ใช้ส่วนหัวของคอลัมน์
คุณไม่จำเป็นต้องเขียนคอลัมน์หัวเรื่องอัจฉริยะ หัวคอลัมน์ที่ชัดเจนและชัดเจนจะมีประโยชน์มากกว่า ด้วยวิธีนี้ ผู้รับสามารถทราบวัตถุประสงค์ของอีเมลได้อย่างรวดเร็ว ตัวเลือกทั่วไปบางประการสำหรับอีเมลเตือนความจำที่เป็นมิตร ได้แก่:
- ตรวจสอบ
- เตือนความจำด่วนเกี่ยวกับ…
- ทริป/เหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้น
- นับผู้ร่วมเดินทาง/กิจกรรม
ขั้นตอนที่ 2 อย่าลืมใส่การเตือนความจำ
เมื่อคุณพยายามอย่างมากที่จะสุภาพและเป็นมิตร คุณอาจลืมบางสิ่งที่สำคัญไป เช่น การเตือนความจำ เขียนตัวเตือนแพ็คเกจที่จุดเริ่มต้นของอีเมล หลังคำทักทายและประโยคความสัมพันธ์ส่วนตัว ตัวอย่างเช่น:
- "ไงเพื่อน, ไม่ได้คุยกันนานเลยนะเบ็น ภรรยาและลูกของคุณเป็นอย่างไรบ้าง? ภรรยาและลูกของฉันทำให้ฉันยุ่ง แต่ฉันอยากถามคุณเกี่ยวกับ…”
-
สวัสดี!
คุณยาย ฉันตั้งใจจะส่งข้อความนี้มานานแล้ว ฉันขอโทษที่ยุ่งเกินไป ฉันต้องการเตือนคุณยายเกี่ยวกับอาหารกลางวันของเรา…”
ขั้นตอนที่ 3 ใช้ภาษาที่กระชับ
เป็นความจริงที่ภาษาสุภาพต้องใช้ประโยคที่ยาวขึ้น ตัวอย่างเช่น วลี "ทำงานให้หนักขึ้น" จะสุภาพกว่าถ้าคุณเขียนว่า "มันจะดีกว่าถ้าคุณทำงานหนักขึ้น" แม้ว่าประโยคที่ยาวและสุภาพอาจทำให้อีเมลของคุณโฟกัสไม่ชัดเจน
ใช้โครงสร้างที่ง่ายกว่าสำหรับอีเมลของคุณ อาจจะประมาณนี้: ทักทาย (เปิด) → ความสัมพันธ์ส่วนตัว → เตือนความจำ → ปิดคำทักทาย (ปิด)
ขั้นตอนที่ 4 แก้ไขข้อมูลที่ไม่จำเป็น
สำหรับแต่ละประโยคและบางส่วนของประโยค ให้ถามตัวเองว่า “จำเป็นไหม” ในบางกรณี “จำเป็น” อาจมีความหมายกว้างๆ เช่น “นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อไม่ให้อีเมลของฉันฟังดูเย็นชา” ลบส่วนที่ไม่จำเป็นออก จากอีเมล
โดยทั่วไป คำวิเศษณ์ (เช่น "มาก" "มาก" "จริงๆ" "ครั้งเดียว" และ "แน่นอน") สามารถลบออกได้เพื่อทำให้อีเมลของคุณกระชับขึ้น
ขั้นตอนที่ 5. จบอีเมลด้วยคำทักทายปิด
"พร" หมายถึงการบอกลา คำทักทายปิดรวมถึงการแสดงออกเช่น "ทักทาย" "ขอแสดงความนับถือ" "ขอแสดงความนับถือ" และ "คำทักทาย" ลายเซ็นของคุณควรเขียนหลังคำทักทายปิด คำทักทายปิดทั่วไปเช่นนี้อาจดูเป็นทางการ คุณอาจต้องการลองบางอย่างเช่น:
- เพื่อนของคุณ
- เพื่อนของคุณ
- ส่งคำอวยพรสู่ความสำเร็จ
- ขอให้เป็นวันที่ดี
- ตาคุณ
- ฉันหวังว่าจะได้ยินจากคุณ
ส่วนที่ 3 จาก 3: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดในอีเมล
ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบอีเมลของคุณอีกครั้ง
แม้แต่การอ่านอีเมลอย่างคร่าวๆ หนึ่งครั้งหรือสองครั้งก็จะช่วยลดข้อผิดพลาดพื้นฐานที่อาจปรากฏขึ้นเมื่อคุณเขียนข้อความเหล่านั้น หลังจากที่คุณเขียนอีเมลแล้ว ให้ตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ในอีเมลของคุณอีกครั้ง
- ผู้ให้บริการอีเมลหลายรายมีคุณสมบัติการตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ คุณภาพของคุณสมบัติขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการอีเมล ในบางกรณี คุณลักษณะนี้อาจไม่ถูกต้องนัก
- อย่าลืมตรวจสอบชื่อเรื่อง คำทักทาย และช่องปิด (ปิด) คุณอาจจะลืมเกี่ยวกับเรื่องนี้และเพียงแค่มุ่งเน้นไปที่เนื้อหาของอีเมล
ขั้นตอนที่ 2 อ่านออกเสียงอีเมล
หากคุณกำลังเขียนอีเมลสำคัญ หรือถ้าคุณต้องการให้ดูเหมือนสุภาพและเป็นมิตรกับใครซักคน โปรดอ่านอีเมลของคุณตั้งแต่ต้นจนจบ ฟังดูเหมือนการสนทนาหรือไม่? หากเป็นเช่นนั้น อีเมลของคุณก็พร้อมที่จะส่ง
เขียนประโยคหรือข้อความที่ฟังดูน่าอึดอัดใจ ใช้วิจารณญาณที่ดีที่สุดของคุณในการประเมินสิ่งนี้ แต่ละคนจะมีมุมมองที่แตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับว่าคุณพูดอย่างไร
ขั้นตอนที่ 3 ให้คนอื่นอ่านอีเมลของคุณ
สำหรับการสื่อสารที่สำคัญ เช่น เพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ คุณอาจต้องการขอให้คนอื่นตรวจสอบอีเมลเตือนความจำก่อนที่จะส่ง หากอีเมลของคุณกระชับ มักใช้เวลาเพียงสั้นๆ และง่ายต่อการระบุข้อผิดพลาดที่น้อยที่สุด
- ตรวจสอบบริการส่งข้อความออนไลน์ ส่งอีเมลถึงเพื่อนทางออนไลน์และถามคำถามเช่น “สวัสดี คุณช่วยอ่านอีเมลสั้นๆ ที่ฉันต้องการส่งได้ไหม ใช้เวลาไม่นาน"
- อย่าลืมขอบคุณทุกคนที่อ่านอีเมลของคุณเสมอ ท้ายที่สุดพวกเขาช่วยคุณ
