หัวจดหมายทำให้เอกสารของคุณดูเป็นมืออาชีพและเป็นทางการมากขึ้น และคุณไม่ต้องใช้เงินจำนวนมากเพื่อขอให้ใครสักคนทำ คุณสามารถสร้างหัวจดหมายของคุณเองได้อย่างง่ายดาย และสิ่งที่คุณต้องมีก็คือโปรแกรมประมวลผลคำ เช่น Microsoft Word บทความนี้จะแนะนำคุณเกี่ยวกับการสร้างหัวจดหมายของคุณเอง รวมถึงการใช้แม่แบบหัวจดหมายในตัวของโปรแกรม หากคุณต้องการสร้างหัวจดหมายอย่างรวดเร็ว
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: สร้างหัวจดหมายของคุณเองใน Microsoft Word
ขั้นตอนที่ 1 เตรียมร่างของการออกแบบหัวจดหมายที่คุณต้องการ
ก่อนสร้างหัวจดหมายใน Microsoft Word คุณควรร่างภาพก่อนเพื่อดูว่าองค์ประกอบแต่ละอย่างในหัวจดหมายเข้ากันได้ดีเพียงใด วาดการออกแบบหัวจดหมายบนกระดาษสีขาว
- หากคุณต้องการสร้างหัวจดหมายของบริษัท ตรวจสอบว่าคุณได้ระบุตำแหน่งสำหรับแสดงโลโก้ของบริษัท ชื่อและที่อยู่ และข้อมูลติดต่ออื่นๆ
- คุณยังสามารถใส่คำอธิบายสั้นๆ หรือสโลแกนของบริษัทได้หากมี ขอแนะนำให้เพิ่มสโลแกน (สโลแกน) สำหรับชื่อธุรกิจที่ไม่ได้ระบุหรือระบุผลิตภัณฑ์หรือบริการหลักที่นำเสนอ
- คุณยังสามารถรวมการออกแบบโลโก้บริษัท
- คุณอาจใช้เทมเพลตในตัวของ Microsoft Word ได้หากต้องการหัวจดหมายธรรมดา
- คุณไม่จำเป็นต้องมีพื้นหลังการออกแบบกราฟิกเพื่อสร้างหัวจดหมายที่ดูเป็นมืออาชีพ อย่างไรก็ตาม คุณควรปรึกษานักออกแบบมืออาชีพหากคุณมีปัญหาในการสร้างการออกแบบหัวจดหมายที่สมบูรณ์แบบ
ขั้นตอนที่ 2 เรียกใช้ Microsoft Word
Microsoft Word มีเครื่องมือทั้งหมดที่จำเป็นในการสร้างเทมเพลตที่เหมาะสม คุณสามารถเพิ่มองค์ประกอบในการออกแบบหัวจดหมายของคุณได้อย่างง่ายดาย
ขั้นตอนที่ 3 เปิดเอกสาร Word ใหม่และบันทึกเป็นเทมเพลต
ใช้ชื่อ "เทมเพลตหัวจดหมาย 1" หรืออะไรทำนองนั้นเพื่อให้ค้นหาได้ง่าย และบันทึกไฟล์ในโฟลเดอร์เทมเพลต คุณสามารถเปิดเอกสารและพิมพ์หัวจดหมายที่ออกแบบไว้ได้ทุกเมื่อที่ต้องการ
ขั้นตอนที่ 4. เพิ่มส่วนหัวของเอกสาร (ส่วนหัว)
หากคุณมี Word 2007 ให้เลือกเมนู " แทรก " และคลิก " ส่วนหัว " สร้างส่วนหัวของเอกสารเปล่าที่ทำหน้าที่เป็น “ผ้าใบ” สำหรับหัวจดหมาย
หากคุณมี Word 2003 คุณสามารถดูส่วนหัวของเอกสารได้โดยคลิกลูกศรภายใต้คำสั่ง " ส่วนหัว " บนแท็บ " แทรก " คลิก "แก้ไขส่วนหัว" ที่ด้านล่างของรายการแบบเลื่อนลง
ขั้นตอนที่ 5. ป้อนข้อความหัวจดหมาย
สำหรับหัวจดหมายของบริษัท ให้พิมพ์ชื่อธุรกิจของคุณ ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขแฟกซ์ เว็บไซต์ และที่อยู่อีเมลทั่วไป (สำหรับคำถามของลูกค้า) ลงในช่องข้อความ สำหรับหัวจดหมายส่วนตัว ให้ระบุข้อมูลติดต่อที่คุณต้องการรวมไว้ด้วย
- เพิ่มบรรทัดใหม่โดยกดปุ่ม “Enter” หลังแต่ละส่วน/ข้อมูล เพื่อให้องค์ประกอบหรือข้อมูลทั้งหมดบนหัวจดหมายจัดเรียงเป็นกอง
- คุณสามารถเว้นที่อยู่เว็บไซต์ว่างไว้ได้หากที่อยู่นั้นรวมอยู่ในการออกแบบโลโก้แล้ว
- ปรับแบบอักษร สี และขนาดข้อความสำหรับแต่ละองค์ประกอบ/ข้อมูล สำหรับชื่อบริษัท ข้อความต้องมีขนาดใหญ่กว่าข้อความที่อยู่สองจุด และอาจใช้แบบอักษรและสีต่างกันเพื่อให้ตรงกับส่วนหัวของโลโก้ รายการหมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขแฟกซ์ และที่อยู่อีเมลต้องเล็กกว่ารายการที่อยู่สองจุด แต่ใช้แบบอักษรเดียวกัน
ขั้นตอนที่ 6. ใส่โลโก้ลงในส่วนหัวของเอกสาร
เลือกตัวเลือก "รูปภาพ" ในแท็บ "แทรก" ค้นหาสำเนาดิจิทัลของโลโก้ของคุณ เลือกไฟล์โลโก้ (ในรูปแบบ.jpg,.bmp หรือ.png) จากนั้นคลิก “แทรก”
ขั้นตอนที่ 7 กำหนดขนาดและตำแหน่งของโลโก้ที่เพิ่มเข้ามา
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโลโก้มีความชัดเจนและดูสมดุลกับข้อความบนหัวจดหมาย
- วางเมาส์เหนือมุมหนึ่งของโลโก้ เคอร์เซอร์จะเปลี่ยนเป็นเคอร์เซอร์ปรับขนาดแนวทแยง (diagonal resize) หลังจากนั้น คลิกและลากมุมของรูปภาพเพื่อลดหรือขยายโลโก้
- ปรับขนาดโลโก้ให้สมดุลกับข้อความข้อมูลติดต่อที่มุมซ้ายบนของส่วนหัวของเอกสาร
- เปลี่ยนตำแหน่งโลโก้โดยคลิกครั้งแรกเพื่อเลือกรูปภาพ จากนั้นคลิกและลากโลโก้ไปยังตำแหน่งที่ต้องการ
ขั้นตอนที่ 8 เพิ่มองค์ประกอบภาพอื่น ๆ หากคุณต้องการ
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแยกข้อมูลบริษัทออกจากส่วนที่เหลือของหน้าได้โดยการแทรกเส้นทึบที่ลากจากขอบด้านซ้ายไปด้านขวา ใต้ส่วนหัวของเอกสาร คุณยังสามารถใช้แบบแผนชุดสีเพื่อแสดงถึงบริษัทหรือสไตล์ส่วนตัวของคุณ
- คลิกปุ่มลูกศรแบบเลื่อนลง "รูปร่าง" บนแท็บ "แทรก" และเลือกตัวเลือกบรรทัดแรกในส่วน "เส้น" หลังจากนั้น คลิกและลากเคอร์เซอร์เพื่อสร้างเส้น
- คลิกขวาที่เส้นและปรับสีและความหนาให้ตรงกับโลโก้โดยใช้ตัวเลือก "Format Autoshapes" เลือกปุ่มตัวเลือก "กลาง" บนแท็บ "เค้าโครง"
- คลิกขวาที่บรรทัดอีกครั้งและทำสำเนา วางสำเนาในส่วนใดส่วนหนึ่งของเอกสาร
ขั้นตอนที่ 9 ลองใส่สโลแกนหรือสโลแกนที่ส่วนท้ายของเอกสาร
ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถปรับสมดุลส่วนหัวของเอกสารโดยใส่ข้อมูล เช่น สโลแกน หมายเลขโทรศัพท์ หรือโลโก้ที่ส่วนท้ายของเอกสาร
- คลิกช่องแบบเลื่อนลงใต้ตัวเลือก "ส่วนท้าย" ในแท็บ "แทรก"
- คลิกตัวเลือกข้อความกึ่งกลางในส่วนย่อหน้าบนแท็บ "หน้าแรก"
- พิมพ์สโลแกน. ปรับแบบอักษรและขนาด โดยปกติ สโลแกนจะพิมพ์เป็นตัวเอียงและใช้รูปแบบตัวพิมพ์ของชื่อเรื่อง (ตัวพิมพ์ใหญ่เป็นอักษรตัวแรกของคำสำคัญหรือคำหลักแต่ละคำ)
ขั้นตอนที่ 10. ตรวจสอบหัวจดหมายที่สร้างขึ้น
กดปุ่ม “Esc” เพื่อปิดส่วนหัว (“Header”) และ foot (“Footer”) ของเอกสาร ดูหัวจดหมายในโหมดเต็มหน้าจอหรือพิมพ์เอกสารเพื่อตรวจสอบสด
ขั้นตอนที่ 11 บันทึกการออกแบบหัวจดหมายลงในฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์
ในการสร้างเอกสารใหม่ด้วยหัวจดหมายนี้ ให้เปิดไฟล์หัวจดหมายแล้วคลิก "บันทึกเป็น" บนปุ่มโลโก้ Office Windows
วิธีที่ 2 จาก 2: การใช้เทมเพลตในตัวของ Microsoft Word
ขั้นตอนที่ 1. เปิด Microsoft Word
เมื่อเปิดโปรแกรม จะมีการแสดงประเภทเอกสาร Word ใหม่ให้เลือกมากมาย
ขั้นที่ 2. เลือกหมวด “หัวจดหมาย”
หลังจากนั้น รายการเทมเพลตหัวจดหมายในตัวของ Microsoft Word จะปรากฏขึ้น ด้วยเทมเพลตเหล่านี้ คุณสามารถสร้างหัวจดหมายแบบมืออาชีพได้อย่างง่ายดาย
- คุณยังสามารถดาวน์โหลดเทมเพลตที่แก้ไขได้จากเว็บไซต์ทางการของ Microsoft Word ไปที่ไซต์ Microsoft Word พิมพ์ "เทมเพลตหัวจดหมาย" ในช่องค้นหา แล้วดาวน์โหลดเทมเพลตที่คุณต้องการ
- คุณสามารถค้นหาเทมเพลตหัวจดหมายฟรีมากมายใน Microsoft Word และเว็บไซต์
ขั้นตอนที่ 3 แก้ไขหัวจดหมายที่มีอยู่
เปิดเทมเพลตใน Microsoft Word และเริ่มแก้ไข อัปเดตชื่อธุรกิจ ข้อมูลติดต่อ และการออกแบบโลโก้บริษัท
ขั้นตอนที่ 4 ตรวจสอบหัวจดหมายที่แก้ไขแล้ว
กดปุ่ม " Esc " เพื่อออกจากส่วนหัว (" Header ") และ foot (" Footer ") ของเอกสาร ดูหัวจดหมายในโหมดเต็มหน้าจอหรือพิมพ์เอกสารเพื่อตรวจสอบสด
ขั้นตอนที่ 5. บันทึกการออกแบบหัวจดหมายลงในฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์
ในการสร้างเอกสารใหม่ด้วยหัวจดหมายนี้ ให้เปิดไฟล์หัวจดหมายแล้วคลิก "บันทึกเป็น" บนปุ่มโลโก้ Office Windows
เคล็ดลับ
- พิมพ์สำเนาหัวจดหมายโฮมเมดของคุณหลายชุดโดยใช้เครื่องพิมพ์ในสำนักงานเพื่อให้แน่ใจว่าการออกแบบหัวจดหมายถูกต้อง
- คุณสามารถสร้างซองจดหมายที่ตรงกันด้วยหัวจดหมายได้อย่างง่ายดาย คลิกชื่อบริษัทและที่อยู่ในหัวจดหมายเพื่อทำเครื่องหมาย จากนั้นเลือก "คัดลอก" หลังจากนั้น เลือกปุ่ม “ซองจดหมาย” บนแท็บ “การส่งจดหมาย” และป้อนข้อความที่คัดลอกลงในส่วนที่อยู่ผู้ส่ง แก้ไขแบบอักษร ขนาด และสีของข้อความให้ตรงกับหัวจดหมาย
- ใช้การออกแบบหัวจดหมายที่เข้ากันได้ดีกับนามบัตรของคุณ
