บทสรุปผู้บริหารเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของเอกสารทางธุรกิจ เป็นสิ่งแรก (บางครั้งแม้แต่สิ่งเดียว) ที่ผู้คนจะอ่านและสิ่งสุดท้ายที่คุณควรเขียน ข้อมูลสรุปนี้เป็นบทสรุปโดยย่อของเอกสาร เพื่อให้ผู้บริหารที่มีงานยุ่งซึ่งกำลังอ่านเอกสารของคุณทราบว่าต้องอ่านมากน้อยเพียงใดและต้องดำเนินการอย่างไร
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: พื้นฐาน
ขั้นตอนที่ 1 ทำความเข้าใจว่าบทสรุปสำหรับผู้บริหารคือบทสรุปโดยย่อของเอกสารทางธุรกิจ
ในกรณีนี้ "สั้น" และ "สรุป" เป็นคำหลัก บทสรุปสำหรับผู้บริหารไม่ครอบคลุมหรือแทนที่ต้นฉบับ บทสรุปผู้บริหารไม่ควรเกิน 10% ของต้นฉบับ ตั้งเป้าเพื่อให้คุณสามารถเขียนได้ระหว่าง 5-10 เปอร์เซ็นต์
บทสรุปผู้บริหารแตกต่างจากบทคัดย่อ บทคัดย่อช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจและปฐมนิเทศ ในขณะที่บทสรุปผู้บริหารจะให้ภาพรวมแก่ผู้อ่าน บทคัดย่อมักเขียนขึ้นในเชิงวิชาการ ในขณะที่บทสรุปสำหรับผู้บริหารมักใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลสรุปนี้เป็นไปตามหลักเกณฑ์ด้านโครงสร้างและโวหาร
แหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้มากที่สุดซึ่งเขียนบทสรุปสำหรับผู้บริหารยอมรับว่าควรใช้แนวทางเชิงโครงสร้างและโวหารบางอย่าง คู่มือนี้รวมถึง:
- ย่อหน้าควรสั้นและกระชับ
- บทสรุปสำหรับผู้บริหารควรสมเหตุสมผลแม้ว่าคุณจะยังไม่ได้อ่านรายงานต้นฉบับ
- บทสรุปผู้บริหารควรเขียนด้วยภาษาที่เหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมาย
ขั้นตอนที่ 3 กำหนดปัญหา
บทสรุปสำหรับผู้บริหารจำเป็นต้องกำหนดประเด็นให้ชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการจัดการห่วงโซ่อุปทานหรือแคมเปญการตลาดในต่างประเทศ โดยเฉพาะอย่างยิ่งบทสรุปสำหรับผู้บริหารจำเป็นต้องมีคำจำกัดความที่ชัดเจนของปัญหา เนื่องจากเอกสารที่ใช้อ้างอิงคือ Requests For Proposals (RFP) มักเขียนขึ้นโดยบุคลากรทางเทคนิคที่ไม่ค่อยเข้าใจประเด็นเกี่ยวกับแนวคิด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กำหนดปัญหาไว้อย่างชัดเจนและเข้าใจง่าย
ขั้นตอนที่ 4. จัดเตรียมวิธีแก้ปัญหา
ปัญหาย่อมต้องการทางออกเสมอ ในการนำเสนอคำชี้แจงวัตถุประสงค์ (และเหตุผลในการให้ทุนสนับสนุน) คุณต้องคิดหาแนวทางแก้ไขปัญหาที่สามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากปัญหาของคุณไม่ได้เขียนไว้อย่างชัดเจน วิธีแก้ไขของคุณก็จะไม่สมเหตุสมผล
ขั้นตอนที่ 5. ใช้กราฟิก พอยน์เตอร์ และหัวเรื่อง ถ้าเอกสารนั้นอ่านง่ายขึ้นในทันทีด้วยวิธีนี้
บทสรุปสำหรับผู้บริหารไม่ใช่เรียงความที่ต้องใช้ข้อความยาวๆ ถ้าคุณสามารถ ปรับปรุงความเข้าใจ หรือทำบทสรุป อ่านง่ายขึ้นอย่างรวดเร็ว ไม่เป็นไรที่จะใช้:
- แผนภูมิ. แผนภูมิที่มีการจัดวางอย่างดีซึ่งแสดงลักษณะของปัญหาของลูกค้าได้อย่างถูกต้องแม่นยำสามารถเน้นย้ำส่วนสำคัญของการสรุปได้ การกระตุ้นประสาทสัมผัสทางสายตามักจะได้ผลพอๆ กับการกระตุ้นประสาทสัมผัสเชิงวิเคราะห์
- รายละเอียดคะแนน. รายการข้อมูลยาวๆ สามารถแบ่งออกเป็นรายละเอียดที่เข้าใจง่ายขึ้น
- ชื่อ. พัฒนาหัวข้อสรุป หากจำเป็น โดยใช้ชื่อ วิธีนี้จะช่วยปรับทิศทางของผู้อ่านขณะเข้าสู่บทสรุป
ขั้นตอนที่ 6. เขียนให้สดใหม่และปราศจากศัพท์แสง
ศัพท์แสงเป็นศัตรูของความเข้าใจ ศัพท์แสงเป็นที่นิยมอย่างมากในโลกธุรกิจ คำพูดอย่าง "อินเทอร์เฟซ" "เลเวอเรจ" "ความสามารถหลัก" และ "การวิจารณ์แพลตฟอร์ม" เป็นคำที่คุณควรพยายามหลีกเลี่ยง คำเหล่านี้ปิดบังความหมายที่แท้จริงและอาจทำให้บทสรุปของคุณดูคลุมเครือและไร้ความหมาย
วิธีที่ 2 จาก 2: รายละเอียดเฉพาะ
ขั้นตอนที่ 1. เริ่มต้นด้วยเอกสารต้นฉบับ
เนื่องจากบทสรุปสำหรับผู้บริหารคือบทสรุปของเอกสารอื่น คุณจะต้องทำความคุ้นเคยกับต้นฉบับเพื่อให้สามารถย่อให้เป็นเวอร์ชันที่ให้ข้อมูลและนำไปใช้ได้จริง ไม่ว่าจะเป็นรายงาน แผนธุรกิจ ข้อเสนอ คู่มือหรือเอกสารอื่นๆ ให้ทบทวนต้นฉบับและมองหาแนวคิดหลัก
ขั้นตอนที่ 2 เขียนสรุปสั้น ๆ
วัตถุประสงค์ของ บริษัท ที่สนับสนุนเอกสารหรือเอกสารต้นฉบับเองคืออะไร? ความคุ้มครองคืออะไร?
ตัวอย่าง: "Women WorldWide เป็นองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรที่เชื่อมโยงผู้หญิงทั่วโลกเข้ากับการแก้ปัญหาความรุนแรงในครอบครัวอย่างมีประสิทธิภาพ ขณะที่เสนอเครือข่ายสนับสนุนสำหรับผู้ที่ตกเป็นเหยื่อความรุนแรงในครอบครัว แม้ว่าจะดำเนินงานจากสำนักงานใหญ่ในอัลเบอร์ตา ประเทศแคนาดา ได้รับการแนะนำจากผู้หญิงใน 170 ประเทศทั่วโลก”
ขั้นตอนที่ 3 ทำให้ "แกนกลาง" โดดเด่น
ส่วนนี้น่าจะเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของบทสรุปสำหรับผู้บริหารทั้งหมด ในสองถึงสามประโยค คุณจะต้องบอกผู้อ่านว่าทำไมธุรกิจของคุณถึงพิเศษ ทำไมธุรกิจถึงควรค่าแก่การตรวจสอบ การได้รับข้อเสนอทางธุรกิจ หรือความร่วมมือจากผู้ที่อ่านบทสรุป?
- บางทีคุณอาจมี Michael Jordan เป็นลูกค้า และเขาได้โปรโมตผลิตภัณฑ์ของคุณบน Twitter ฟรี บางทีคุณอาจเพิ่งเซ็นสัญญาเป็นพันธมิตรกับ Google อาจเป็นไปได้ว่าคุณเพิ่งได้รับสิทธิบัตร หรือเพิ่งทำการขายครั้งใหญ่ครั้งแรกของคุณ
- บางครั้งคำพูดหรือคำรับรองง่ายๆ ก็เพียงพอแล้ว กุญแจสำคัญคือการดึงดูดความสนใจของผู้อ่าน ทำให้ชื่อเสียงทางธุรกิจของคุณดูดีที่สุด และดึงดูดผู้อ่านให้อ่านจนจบเอกสาร
ขั้นตอนที่ 4 กำหนดปัญหาใหญ่
องค์ประกอบที่จับต้องได้ประการแรกของบทสรุปสำหรับผู้บริหารคือการอภิปรายปัญหา ดังนั้นให้อธิบายปัญหาที่ผลิตภัณฑ์/บริการของคุณกล่าวถึง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กำหนดปัญหาไว้อย่างชัดเจนที่สุด ปัญหาที่ไม่ได้อธิบายอย่างละเอียดจะไม่น่าเชื่อถือ และจะไม่ทำให้การแก้ปัญหาของคุณสำคัญเท่าที่คุณต้องการ
ตัวอย่าง: "ลอสแองเจลิสเป็นง่อยจากรถติด นอกเหนือจากพื้นที่ดีซีเมโทรแล้ว ลอสแองเจลิสยังมีการจราจรติดขัดที่เลวร้ายที่สุดในประเทศ หมอกควันและมลภาวะที่เกิดจากการจราจรติดขัดไม่เพียงลดประสิทธิภาพการทำงาน เพิ่มอัตราโรคหอบหืด และช้า สร้างปัญหาสุขภาพร้ายแรง ในแอลเอมีรถมากกว่าคนอายุมากพอที่จะขับ"
ขั้นตอนที่ 5. นำเสนอโซลูชันเฉพาะของคุณ
ปัญหาใหญ่คือส่วนที่ง่าย ตอนนี้ คุณต้องโน้มน้าวผู้อ่านของคุณว่าคุณมีวิธีแก้ไขเฉพาะสำหรับปัญหาใหญ่นี้ หากคุณสามารถส่งมอบวัสดุทั้งสองนี้ได้ แสดงว่าคุณมีเนื้อหาที่จะทำให้เกิดไอเดียที่ยอดเยี่ยม
ตัวอย่าง: "Innotech ได้สร้างระบบควบคุมการจราจรที่ก้าวล้ำซึ่งสามารถลดเวลาในการเดินทางโดยการติดตั้ง "สมาร์ทกริด" ที่ได้รับการจดสิทธิบัตรบนป้ายหยุดที่สามารถอ่านจำนวนรถในเลนที่กำหนดและตรงการจราจรตามเงื่อนไข ผู้ขับขี่ชาวอเมริกันไม่ทำ จะต้องรอไฟแดงอีกครั้งเป็นนาที เมื่อไฟเขียวกะพริบแสดงว่าไม่มีรถไปในทิศทางตรงกันข้าม”
ขั้นตอนที่ 6 พูดคุยเกี่ยวกับศักยภาพของตลาด
อธิบายปัญหาใหญ่โดยให้สถิติสำหรับอุตสาหกรรมของคุณ ระวังอย่าแสร้งทำเป็นว่าคุณควบคุมตลาดที่ใหญ่กว่าที่คุณเป็นอยู่! ความจริงที่ว่าอุตสาหกรรมอุปกรณ์การแพทย์มีมูลค่า 100 พันล้านดอลลาร์ต่อปีนั้นไม่มีความหมายอะไรเพราะอุปกรณ์ทางการแพทย์ใหม่ของคุณจะให้บริการเฉพาะบางส่วนของอุตสาหกรรมเท่านั้น จำกัดศักยภาพของตลาดให้แคบลง
ขั้นตอนที่ 7 ป้อนข้อเสนอการขายที่ไม่เหมือนใครของคุณ
นี่คือช่วงเวลาที่คุณอธิบายโซลูชันเฉพาะของคุณ อะไรที่ทำให้ผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณมีความได้เปรียบเหนือคู่แข่งของคุณโดยเฉพาะ? บางทีบริการดูแลที่บ้านของคุณอาจส่งแพทย์ไปที่บ้านแทนที่จะเป็นแค่พยาบาล หรือบางทีคุณอาจรับประกันการมาเยี่ยมในวันเดียวกัน คุณจะได้ไม่ต้องกำหนดเวลาล่วงหน้า แสดงว่าเหตุใดธุรกิจของคุณจึงพิเศษ
ตัวอย่าง: "Intellilight มีประโยชน์เพิ่มเติมในการตรวจจับเมื่อไม่มีใครอยู่ในบ้าน หากเปิดไฟทิ้งไว้ในห้องว่าง ไฟจะปิดและเปิดอีกครั้งโดยอัตโนมัติเมื่อตรวจพบการเคลื่อนไหวในห้อง ผู้บริโภคชำระเงิน ค่าไฟและสิ้นเปลืองพลังงานน้อยลง”
ขั้นตอนที่ 8 พูดคุยเกี่ยวกับรูปแบบธุรกิจของคุณ หากจำเป็น
บทสรุปผู้บริหารบางฉบับไม่ต้องการรูปแบบธุรกิจ (องค์กรไม่แสวงหากำไร ไม่ใช่เชิงพาณิชย์ และ NGO อาจไม่จำเป็นต้องมีแผนธุรกิจ) แต่ถ้าธุรกิจของคุณมีแล้ว โมเดลธุรกิจของคุณจะต้องชัดเจนและง่ายต่อการปฏิบัติตาม โดยพื้นฐานแล้ว คุณกำลังตอบคำถามว่า "คุณจะทำให้ผู้คนนำเงินออกจากกระเป๋าเงินของพวกเขามามอบให้คุณได้อย่างไร" รักษารูปแบบให้เรียบง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบทสรุปสำหรับผู้บริหาร สรุปสั้นๆ ก็เกินพอ
ขั้นตอนที่ 9 พูดคุยกับทีมผู้บริหารของคุณ หากจำเป็น
ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมของคุณ นี่อาจเป็นหนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุดของบทสรุปสำหรับผู้บริหารของคุณ นักลงทุนหรือนายธนาคารไว้วางใจทีมของคุณ ไม่ใช่แนวคิดที่คุณเสนอ ไอเดียนั้นง่ายต่อการเสนอ แต่การจะทำให้เกิดขึ้นได้นั้นต้องใช้ทีมที่แข็งแกร่ง ระบุสั้น ๆ ว่าทำไมทีมของคุณจึงมีประสบการณ์และความรู้ในการดำเนินแผนธุรกิจของคุณได้ดี
ขั้นตอนที่ 10. จัดทำประมาณการทางการเงินเพื่อสนับสนุนใบแจ้งยอดของคุณ
ขึ้นอยู่กับตลาด โมเดลธุรกิจ และประสิทธิภาพในอดีตของคุณ คุณจะต้องพัฒนาการคาดการณ์ทางการเงินจากล่างขึ้นบน จุดของการประมาณการของคุณคือเพียงเพื่อแสดงความสามารถของคุณ และความสามารถของคุณในการสร้างประมาณการทางการเงินตามชุดสมมติฐานที่น่าเชื่อถือ
หากแผนของคุณมีไว้สำหรับกลุ่มนักลงทุน อย่าใช้เวลาในส่วนนี้มากเกินไปเพราะพวกเขารู้ว่าคุณไม่มีความคิดที่จะทำเงินได้เท่าไหร่ โดยทั่วไปแล้วนักลงทุนจะไม่ตัดสินใจใช่หรือไม่ใช่ตามประมาณการทางการเงินของคุณ โดยพื้นฐานแล้วพวกเขาจะประมาณการทางการเงินของตนเอง
ขั้นตอนที่ 11 ปรับเส้นทางไปยังคำขอของคุณให้ราบรื่น
ตอนนี้เป็นเวลาที่จะยื่นขอการลงทุนหรือเงินกู้ ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของบทสรุปผู้บริหารของคุณ คุณต้องย้ำอีกครั้งว่าทำไมบริษัทของคุณถึงให้คุณค่าบางอย่าง เตือนผู้อ่านถึงปัญหาสำคัญที่คุณกำลังแก้ไขด้วยผลิตภัณฑ์/บริการของคุณ รวมถึงตลาดที่มีศักยภาพของคุณ ในตอนท้าย ให้เน้นย้ำทีมของคุณและความสามารถในการทำงานให้สำเร็จ ขอจำนวนเงินที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายสำคัญทางธุรกิจของคุณต่อไป อย่าเปิดเผยจำนวนเงินที่คุณยินดีจะยกเลิกหรืออัตราดอกเบี้ยที่คุณยินดีจ่าย สิ่งนี้ควรทำในภายหลังผ่านการเจรจาแบบเห็นหน้ากัน
ขั้นตอนที่ 12 อ่านสรุปของคุณอีกครั้ง
หากคุณได้เขียนข้อมูลพื้นฐานแล้ว ให้อ่านซ้ำอย่างละเอียด คุณต้องตรวจทานบทสรุปอย่างระมัดระวัง เมื่ออ่านซ้ำ ให้พิจารณาผู้อ่านเอกสารด้วย ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการอธิบายข้อมูลอ้างอิงใหม่อย่างดี และภาษานั้นชัดเจนสำหรับผู้ที่ไม่คุ้นเคยกับหัวข้อ เขียนใหม่หากจำเป็น
- ขอให้คนอื่นที่มีความคิดใหม่อ่านบทสรุปสำหรับผู้บริหารของคุณโดยให้ความสนใจกับ:
- ความชัดเจน คำที่ใช้มีความชัดเจน ความคิดชัดเจน และบทสรุปไม่ใช้ศัพท์แสงหรือไม่?
- ข้อผิดพลาด. ไวยากรณ์ เครื่องหมายวรรคตอน และการสะกดผิดอาจเกิดขึ้นได้ เป็นความคิดที่ดีที่จะขอให้คนอื่นตรวจสอบตัวเลขและสถิติตามความเป็นจริง
- บังคับ แนวคิดในบทสรุปดูเหมือนเป็นการโปรโมตมากเกินไปหรือไม่ ขาดการโปรโมทตรงไหน?
- ความสอดคล้องกัน ส่วนไหนไม่เข้ากัน? ส่วนไหนเหมาะสม?
เคล็ดลับ
- ยิ่งผู้บริหารยุ่งมากเท่าไร เขาก็จะยิ่งอ่านน้อยลงเท่านั้น เขียนก็พอ
- ลองใช้เทมเพลตเอกสารที่มาพร้อมกับซอฟต์แวร์ประมวลผลคำส่วนใหญ่เพื่อช่วยคุณเริ่มต้น
- เอกสารสรุปสำหรับผู้บริหารอาจแตกต่างกันไปตามความยาว แต่ควรสั้น เป้าหมายของคุณคือการถ่ายทอดข้อมูลให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในการอ่านปริมาณเล็กน้อยถึงปานกลาง หากคุณใส่รายละเอียดในบทสรุป ให้ระบุประเด็นที่สำคัญที่สุดก่อน เช่น ข้อสรุปและคำแนะนำ
- สี่พื้นที่เดียวกันนี้สามารถใช้สำหรับบทสรุปผู้บริหารสำหรับการติดต่อทางธุรกิจต่างๆ
