ตลาดงานมีการแข่งขันมากขึ้นทุกวัน เพื่อให้สามารถแข่งขันเพื่อหางานใหม่ได้ การมีข้อเสนอแนะเชิงบวกและน่ายกย่องจากนายจ้าง/นายจ้างคนก่อนๆ จะเป็นการสนับสนุนที่มีค่าที่สุด หากคุณต้องการให้ข้อมูลอ้างอิงเชิงบวกแก่พนักงาน คุณควรคิดให้รอบคอบว่าคุณจะเป็นตัวแทนของบุคคลนั้นอย่างไร การพิจารณาสิ่งที่คุณจะพูดหรือเขียนถึงบุคคลนั้นและนำเสนอสิ่งนั้นในทางบวกและเป็นมืออาชีพมากที่สุด คุณสามารถช่วยให้พนักงานหรือคนอื่นได้งานในฝัน
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การเขียน
ขั้นตอนที่ 1 ระบุจดหมายอ้างอิงเชิงบวก
หากพนักงานมาหาคุณและขอหนังสือรับรอง สิ่งแรกที่คุณควรทำคือพิจารณาคำขอ หากคุณมีประสบการณ์ที่ดีกับพนักงานและสามารถให้การสนับสนุนในเชิงบวกเพื่อเพิ่มโอกาสในการได้งานทำ ให้ส่งจดหมายอ้างอิงเชิงบวก
- อย่าเสนอหนังสืออ้างอิงหากคุณไม่สามารถเขียนสิ่งที่เป็นบวกได้ อย่าปล่อยให้มันฆ่าโอกาสในการได้งาน
- ยอมรับคำขอให้เขียนข้อมูลอ้างอิงก็ต่อเมื่อคุณทำงานกับพนักงานมาเป็นเวลานานแล้วเท่านั้น เป็นการยากสำหรับคุณที่จะตัดสินความสามารถของบุคคลและทำงานได้ในเวลาเพียงไม่กี่เดือน
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเป็นบุคคลที่เหมาะสมในการให้ข้อมูลอ้างอิง คุณอาจต้องตรวจสอบนโยบายของบริษัทเกี่ยวกับการอ้างอิงอีกครั้ง
ขั้นตอนที่ 2 รวบรวมข้อมูลที่คุณสามารถจดไว้สำหรับจดหมายอ้างอิง
สอบถามพนักงานเกี่ยวกับงานที่เขาสมัครและข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ ที่คุณควรรู้รวมถึงประวัติย่อของเขา คุณควรรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานของพนักงาน เช่น การประเมินประสิทธิภาพ
- หากคุณตัดสินใจเขียนจดหมายอ้างอิงถึงใครซักคน ขอข้อมูลเกี่ยวกับงานที่เขาสมัคร ประวัติย่อล่าสุดของเขา และข้อมูลอื่นๆ ว่าเขาคิดอย่างไรกับผลงานที่เขาทำกับบริษัทหรือโครงการหนึ่งๆ และวิธีที่เขาเขียน จะเป็นประโยชน์ต่องานใหม่ของเขา
- พิจารณาอ่านจดหมายโต้ตอบระหว่างคุณและพนักงานเพื่อให้สามารถประเมินความเป็นมืออาชีพและวิธีการทำงาน คุณยังสามารถใช้การประเมินประสิทธิภาพเพื่อจุดประสงค์นี้ได้
ขั้นตอนที่ 3 ร่างจดหมายเริ่มต้น
ก่อนที่คุณจะให้การอ้างอิงเชิงบวกกับอดีตพนักงานหรือเพื่อนร่วมงาน ให้ใช้ข้อมูลที่คุณรวบรวมเพื่อร่างจดหมายเริ่มต้น ขั้นตอนนี้ช่วยให้แน่ใจว่าจดหมายอ้างอิงที่คุณเขียนนั้นเป็นไปในเชิงบวกและครอบคลุม
- จดหมายอ้างอิงควรมีความยาวหนึ่งหรือสองหน้า หากคุณเขียนยาวกว่านี้ ผู้มีโอกาสเป็นนายจ้างอาจอ่านไม่หมดและอาจพลาดข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับผู้สมัคร
- การแนะนำตัวควรสั้นและระบุชื่อพนักงาน งานที่เขาสมัคร และคุณจะแนะนำเขาสำหรับงานนั้นหรือไม่ ตัวอย่างเช่น คุณอาจเขียนว่า “ฉันยินดีที่จะแนะนำ Amir Priambodo ให้ดำรงตำแหน่งผู้จัดการแบรนด์ Amir Priambodo มีส่วนสนับสนุนบริษัทของเราอย่างมาก และฉันเชื่อว่าเขาจะเป็นทรัพย์สินที่มีค่าสำหรับทีมของคุณ”
- เนื้อหาของจดหมายสามารถมีได้ 1-3 ย่อหน้า และควรอธิบายว่าคุณรู้จักลูกจ้างมานานแค่ไหนแล้ว ทำงานในตำแหน่งใด อธิบายและเน้นย้ำทักษะของเขาหรือเธอ และอธิบายว่าเขาหรือเธอจะมีส่วนร่วมกับผู้ที่อาจเป็นนายจ้างได้อย่างไร คุณต้องแสดงหลักฐานที่สามารถดำเนินการได้และเหตุผลที่ว่าทำไมพนักงานจึงเป็นผู้สมัครที่ดีที่สุดสำหรับงานนี้
- คุณสามารถอธิบายลักษณะนิสัยของพนักงานในเนื้อความของจดหมายได้ แต่คุณต้องระวังไม่ให้ใส่ข้อมูลส่วนบุคคลซึ่งไม่เพียงแต่น่าสงสัยสำหรับนายจ้างที่มีศักยภาพเท่านั้น แต่ยังผิดกฎหมายอีกด้วย
- คุณควรปิดจดหมายด้วยย่อหน้าสั้นๆ กระชับ ซึ่งคุณแนะนำบุคคลนั้นเป็นอย่างมาก และเสนอให้ความช่วยเหลือหากผู้มีโอกาสเป็นนายจ้างมีคำถามใดๆ ตัวอย่างเช่น “จากประสบการณ์ของฉันในการทำงานกับ Amir Priambodo ฉันจะแนะนำเขาให้ดำรงตำแหน่งผู้จัดการแบรนด์ที่ Brand Management, Inc. หากคุณมีคำถามหรือข้อกังวลใด ๆ โปรดติดต่อฉันทางอีเมลหรือโทรศัพท์”
ขั้นตอนที่ 4 ใช้คำพูดเชิงบวกและนำไปใช้ได้จริง
เมื่อร่างและแก้ไข ให้แน่ใจว่าคุณใช้ภาษาเชิงบวกและนำไปใช้ได้จริงเมื่ออธิบายผู้สมัคร การดำเนินการนี้สามารถช่วยให้ผู้มีโอกาสเป็นนายจ้างมีความคิดเกี่ยวกับผู้สมัครและยังสามารถแสดงถึงภาพลักษณ์ของตนเองในเชิงบวกมากขึ้น
- ใช้คำอย่างเช่น ร่วมมือกัน ให้ความร่วมมือ และให้กำลังใจ
- ใช้คำนามเช่น ผู้เล่นทีม ทรัพย์สิน และความรับผิดชอบ
- ใช้คำคุณศัพท์ เช่น เชื่อถือได้ ฉลาด เป็นมิตร และมุ่งมั่น
- คุณสามารถนำคำเหล่านี้มารวมกันเป็นประโยคเช่น "Amir และฉันกำลังทำงานร่วมกันในโครงการการตลาดและเขาเป็นทรัพย์สินที่สำคัญในการหาลูกค้าใหม่ เขาเป็นผู้เล่นทีมที่เป็นมิตรและมีความรับผิดชอบสูงและจะสร้างผลกระทบเชิงบวกต่อบริษัทของคุณ”
ขั้นตอนที่ 5. ซื่อสัตย์และอย่าพูดเกินจริง
คุณต้องการโปรโมตผู้สมัครที่ดีที่สุดในขณะที่ยังคงซื่อสัตย์เกี่ยวกับคุณสมบัติของเขาหรือเธอ มีเส้นแบ่งระหว่างความซื่อสัตย์สุจริตและการพูดเกินจริง และคุณควรหลีกเลี่ยงเพื่อไม่ให้นายจ้างสงสัยว่าจดหมายของคุณเขียนขึ้นอย่างไม่ซื่อสัตย์
คุณไม่จำเป็นต้องพูดว่าบุคคลนั้นดีที่สุดหรือยิ่งใหญ่ที่สุด เว้นแต่เขาจะเป็น ให้ลองเขียนบางอย่างเช่น “อาเมียร์เป็นหนึ่งในเพื่อนร่วมงานที่มีความรับผิดชอบและเป็นมิตรมากที่สุด และฉันก็สนุกกับการทำงานกับเขา” เมื่อประเมินทักษะและความสามารถทางเทคนิคของใครบางคน คุณอาจเขียนบางอย่างเช่น “อาเมียร์เป็นหนึ่งใน 5% อันดับแรกของผู้จัดการแบรนด์ที่ฉันเคยทำงานด้วย”
ขั้นตอนที่ 6 แก้ไขและแก้ไขจดหมายอ้างอิง
หลังจากเสร็จสิ้นร่างจดหมายฉบับแรกแล้ว ให้แก้ไขข้อความเพื่อเสริมความแข็งแกร่งและตรวจสอบด้านที่ต้องพัฒนาเพิ่มเติม ขั้นตอนนี้ช่วยให้คุณแก้ไขจดหมายเพื่อค้นหาการสะกด เครื่องหมายวรรคตอน หรือไวยากรณ์ที่ผิดพลาดได้
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าร่างฉบับแก้ไขมีองค์ประกอบเบื้องต้นที่เหมาะสม เนื้อหา และการปิดท้ายอย่างตรงไปตรงมา มีคำศัพท์เชิงบวกและให้ภาพที่ดีที่สุดของผู้สมัคร
- ลองอ่านออกเสียงจดหมายเพื่อฟังข้อผิดพลาดและช่วยให้แน่ใจว่าจดหมายนั้นฟังดูเป็นมืออาชีพ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่คุณระบุในจดหมายนั้นเหมาะสมกับงานใหม่
ขั้นตอนที่ 7 จัดรูปแบบจดหมายของคุณ
ก่อนส่งจดหมายอ้างอิง คุณต้องใช้รูปแบบที่ถูกต้อง ขั้นตอนนี้สามารถช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้มีโอกาสเป็นนายจ้างจะให้ความสำคัญกับหนังสืออ้างอิงของคุณอย่างจริงจัง
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้พิมพ์จดหมายลงบนกระดาษที่มีหัวจดหมายของบริษัท
- ในบรรทัดแรก ให้เขียนวันที่
- ภายใต้วันที่ ให้เขียนที่อยู่ของผู้มีโอกาสเป็นนายจ้าง ที่อยู่จดหมายถึงหัวหน้างานของผู้สมัครหรือฝ่ายทรัพยากรบุคคล
- รวมที่อยู่ติดต่อของคุณด้านล่างข้อมูลเกี่ยวกับนายจ้างที่มีศักยภาพ
- หลังจากทักทายแล้ว อย่าลืมเซ็นชื่อในจดหมายด้วยหมึกสีดำและพิมพ์ชื่อของคุณด้านล่าง คุณสามารถระบุตำแหน่งงาน อีเมล และหมายเลขโทรศัพท์ได้หากต้องการ
ขั้นตอนที่ 8 ทำการตรวจสอบอักขระอีกครั้ง
ก่อนส่งจดหมายอ้างอิง โปรดอ่านข้อความนี้เป็นครั้งสุดท้าย ขั้นตอนนี้ช่วยให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ทำผิดพลาดหรือพลาดข้อมูลสำคัญ
วิธีที่ 2 จาก 2: ให้การอ้างอิงทางวาจา
ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบนโยบายของบริษัทเกี่ยวกับการอ้างอิงด้วยวาจา
บางบริษัทอนุญาตให้พนักงานให้ข้อมูลพื้นฐาน เช่น ปีของการบริการเท่านั้น บางคนอาจอนุญาตให้คุณให้ข้อมูลอ้างอิงเป็นลายลักษณ์อักษร การทำให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามนโยบายของบริษัทเกี่ยวกับการอ้างอิงสามารถช่วยให้คุณมีการอ้างอิงด้วยวาจาที่ดีที่สุด
ขั้นตอนที่ 2 ตกลงที่จะร้องขอการอ้างอิงด้วยวาจา
หากพนักงานหรือเพื่อนร่วมงานขอให้คุณให้ข้อมูลอ้างอิง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณตอบรับคำขอในแง่บวก หากคุณมีประสบการณ์ที่ดีกับลูกจ้าง ให้ยอมรับคำขอของเขาเพื่อให้ข้อมูลอ้างอิงถึงผู้มีโอกาสเป็นนายจ้าง
- อย่าเสนอข้อมูลอ้างอิงหากคุณไม่สามารถพูดอะไรในเชิงบวกเกี่ยวกับพนักงานได้ อย่าปล่อยให้มันทำลายโอกาสในการได้งาน
- ให้ความยินยอมในการพูดคุยกับผู้มีโอกาสเป็นนายจ้าง หากคุณได้ร่วมงานกับบุคคลนั้นมาระยะหนึ่งแล้ว คุณอาจมีปัญหาในการตอบคำถามเกี่ยวกับพนักงานหรืออธิบายทักษะของเขา หากคุณรู้จักเขาเพียงไม่กี่เดือน
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเป็นบุคคลที่เหมาะสมในการให้ข้อมูลอ้างอิง คุณอาจต้องตรวจสอบกับเจ้านายหรือนโยบายของบริษัทเกี่ยวกับการอ้างอิง
ขั้นตอนที่ 3 ขอข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานเพื่อใช้เป็นเอกสารอ้างอิง
คุณอาจต้องการข้อมูลพื้นฐานจากพนักงานเกี่ยวกับงานที่เขาสมัครและข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ที่คุณควรรู้
- ขอข้อมูลเกี่ยวกับงานที่ผู้สมัครกำลังสมัครและประวัติย่อที่เป็นปัจจุบัน คุณอาจต้องค้นหาว่าเขาคิดอย่างไรกับผลงานที่เขาทำกับบริษัทและโครงการที่เขากำลังทำอยู่ และเขาจะมีส่วนสนับสนุนในที่ทำงานใหม่ของเขาอย่างไร
- คุณต้องรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานของพนักงาน เช่น การประเมินประสิทธิภาพ
- ลองอ่านจดหมายโต้ตอบของคุณกับพนักงานอีกครั้งเพื่อประเมินระดับความเป็นมืออาชีพและผลงานของเขา คุณยังสามารถใช้การประเมินประสิทธิภาพเพื่อจุดประสงค์นี้ได้
ขั้นตอนที่ 4 กำหนดเวลาการสนทนาทางโทรศัพท์
ข้อมูลอ้างอิงทางโทรศัพท์ส่วนใหญ่จะให้ทางโทรศัพท์ และคุณจะต้องกำหนดเวลาที่เหมาะสมเพื่อพูดคุยกับนายจ้างที่อาจเป็นนายจ้างของผู้สมัคร การเผื่อเวลาไว้สำหรับพูดคุยเกี่ยวกับผู้สมัครจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณสามารถให้ข้อมูลอ้างอิงที่ครอบคลุม เป็นมืออาชีพ และเป็นประโยชน์ได้
- ขอให้ผู้สมัครให้ข้อมูลติดต่อของคุณกับนายจ้างที่คาดหวังหรือขอข้อมูลที่เกี่ยวข้องว่าใครควรติดต่อที่บริษัทใหม่
- ให้แน่ใจว่าคุณกำหนดเวลาการสนทนาเมื่อคุณรู้สึกผ่อนคลายและไม่รีบร้อนที่จะเข้าร่วมการประชุม
ขั้นตอนที่ 5. จดบันทึกเพื่อใช้อ้างอิงทางโทรศัพท์
หลังจากที่คุณได้กำหนดตารางการพูดคุยและรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องแล้ว ให้จดบันทึกเล็กน้อยเกี่ยวกับผู้สมัคร ขั้นตอนนี้สามารถช่วยให้มั่นใจว่าคุณจะไม่ลืมข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับทักษะหรือพฤติกรรมของผู้สมัครในระหว่างการสนทนา
เนื่องจากคุณไม่ทราบคำถามที่ผู้มีโอกาสเป็นนายจ้างอาจถาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้จดบันทึกแง่มุมต่างๆ ของผู้สมัคร รวมทั้งการที่คุณรู้จักเขาและระยะเวลาที่คุณทำงานด้วย และการประเมินทักษะของเขา
ขั้นตอนที่ 6. ตอบคำถามทุกข้อให้ครบถ้วนและตรงไปตรงมา
การอ้างอิงด้วยวาจามักต้องการให้คุณตอบคำถามที่นายจ้างอาจถาม การเตรียมบันทึกและการตอบคำถามอย่างละเอียดและตรงไปตรงมาสามารถช่วยผู้สมัครได้งาน
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ประเมินค่าคุณสมบัติของบุคคลสูงเกินไป คุณไม่จำเป็นต้องพูดว่าพระองค์ทรงเป็นผู้ยิ่งใหญ่ที่สุดในโลก” แต่คุณสามารถพูดอย่างเป็นกลางได้ว่า “เขาเป็นหนึ่งในเพื่อนร่วมงาน/พนักงานที่ดีที่สุดที่เราเคยมีมา”
- โปรดจำไว้ว่าข้อสงสัยใดๆ ในคำตอบของคุณจะทำให้คุณรู้สึกว่าคุณไม่ซื่อสัตย์
ขั้นตอนที่ 7 ใช้คำและประโยคที่สื่อความหมายเชิงบวก
เมื่อคุณตอบคำถามของผู้มีโอกาสเป็นนายจ้าง คุณต้องใช้คำที่ทำให้ผู้สมัครดูน่าสนใจ การดำเนินการนี้จะทำให้ผู้สมัครดูเหนือกว่าผู้สมัครคนอื่นๆ
- คุณยังสามารถใช้กริยา คำนาม และคำคุณศัพท์ได้หลากหลายเพื่ออธิบายผู้สมัคร ยิ่งคำอธิบายของคุณชัดเจนมากเท่าใด ก็ยิ่งมีโอกาสมากขึ้นที่จะช่วยให้ผู้มีโอกาสเป็นนายจ้างสามารถตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูล
- ตัวอย่างเช่น คุณอาจพูดว่า “Amir Priambodo มีความสามารถในการแก้ปัญหาอย่างสร้างสรรค์” หรือ “เขาสามารถสื่อสารความคิดของเขาได้อย่างชัดเจน”
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ให้ข้อมูลเกี่ยวกับทักษะที่ผู้สมัครต้องการในงานใหม่ของเขาหรือเธอ
ขั้นตอนที่ 8 หลีกเลี่ยงเรื่องส่วนตัว
พูดเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวข้องกับประสิทธิภาพของผู้สมัคร เช่น ทักษะการเป็นผู้นำที่เหนือกว่า หรือความสามารถในการแก้ไขข้อขัดแย้งระหว่างเพื่อนร่วมงาน อย่าพูดถึงชีวิตส่วนตัวของคุณเพราะมันจะทำให้คุณดูเป็นมืออาชีพน้อยลงสำหรับผู้มีโอกาสเป็นนายจ้าง
- ห้ามพูดคุยเรื่องส่วนตัว รวมถึงศาสนา สถานภาพการสมรส อายุ หรือสุขภาพ
- การให้ข้อมูลส่วนบุคคลอาจเป็นอันตรายต่อโอกาสในการได้งานของผู้สมัคร ซึ่งอาจผิดกฎหมาย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของข้อมูลที่คุณเปิดเผย
ขั้นตอนที่ 9 สิ้นสุดการอ้างอิงด้วยวาจา
กรอกการอ้างอิงด้วยวาจาทางโทรศัพท์เมื่อคุณตอบคำถามของผู้ว่าจ้างที่เป็นไปได้ทั้งหมดแล้ว คุณสามารถถามคำถามได้หากรู้สึกว่าจำเป็นหรือให้คำอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้สมัครได้ ให้แน่ใจว่าคุณขอบคุณนายจ้างที่มีศักยภาพและเสนอให้ข้อมูลเพิ่มเติมหากจำเป็น
