การเขียนข้อเสนอถึงผู้บริหารสามารถทำได้เมื่อคุณต้องการเสนอการปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน แนะนำวิธีประหยัด ให้ข้อมูลเกี่ยวกับโอกาสในการทำกำไร หรือแนะนำการเปลี่ยนแปลง หากคุณต้องการเขียนข้อเสนอสำหรับผู้บริหารบริษัท ให้ใช้เวลาในการรวบรวมข้อมูลที่จำเป็น หารือเกี่ยวกับแนวคิดกับเพื่อนร่วมงานเพื่อค้นหาสิ่งที่พวกเขาคิด และจัดการกับการจัดการอย่างชาญฉลาด
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การออกแบบข้อเสนอ
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดแนวคิดหรือประเด็นที่จะแก้ไขในข้อเสนอ เช่น การปรับปรุงเวิร์กโฟลว์หรือลดต้นทุน
โดยทั่วไป คุณสามารถเห็นภาพความคิดได้อย่างชัดเจน อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการแก้ปัญหาหรือเสนอข้อเสนอสำหรับบางสิ่งที่สำคัญ ให้ใส่ใจกับทุกสิ่งที่เกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิด
ขั้นตอนที่ 2 ทำวิจัยของคุณ และตรวจสอบสถานการณ์ปัจจุบันก่อนเขียนข้อเสนอ
พูดคุยกับฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เช่น เพื่อนร่วมงาน ผู้จัดการ หรือลูกค้า ค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับคู่แข่ง และดูว่าพวกเขาทำงานอย่างไร
ตัวอย่างเช่น หากคุณคิดว่าบริการจัดเลี้ยงในสำนักงานจำเป็นต้องเปลี่ยน ให้ปรึกษากับพนักงานในครัวก่อน พวกเขาเคยทำงานที่อื่นกับผู้ให้บริการจัดเลี้ยงต่าง ๆ หรือไม่? เพื่อนร่วมงานของคุณคิดอย่างไร? อาจเป็นได้ว่าความไม่พอใจของคุณไม่ใช่ปัญหาด้านคุณภาพ แต่เป็นเพียงเรื่องของรสนิยม
ขั้นตอนที่ 3 เขียนคำอธิบายปัญหา
เริ่มต้นข้อเสนอโดยอธิบายเงื่อนไขปัจจุบัน รวมข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เช่น ผู้กระทำผิด วันที่ และสถานที่ เมื่อเขียนข้อเสนอเปิด อย่าตัดสิน อธิบายเงื่อนไขตามความเป็นจริง
ตัวอย่างเช่น "PT Sukses Maju ใช้บริการจัดเลี้ยงของ Mrs. Nyengir มาเป็นเวลา 7 ปีแล้ว อย่างไรก็ตาม เมนูหลักที่มีให้บริการก็ค่อยๆ ลดลงจาก 5 เมนูเหลือเพียง 2 เมนู ความพร้อมของเมนูมังสวิรัติก็ได้รับผลกระทบเช่นกัน ที่จริงแล้ว ในบางวัน เมนูมังสวิรัติไม่มีให้บริการ"
ขั้นตอนที่ 4 หลังจากอธิบายปัญหาแล้ว ให้จดวิธีแก้ไขปัญหาที่คุณต้องการเสนอและขั้นตอนในการดำเนินการ
เริ่มต้นด้วยการเขียนส่วนสำคัญของการแก้ปัญหา และอธิบายสิ่งที่คุณพบจากการสังเกตของคุณ
ตัวอย่างเช่น "ในความคิดของฉัน PT Sukses Maju ควรมองหาผู้ให้บริการจัดเลี้ยงรายใหม่ PT Fast Bangkrut ใช้บริการจัดเลี้ยงอื่น ๆ อีกมากมาย Catering Mrs. Sisca Soewitomo และ Mr. Rudi Chaeruddin เสนอเมนูเพิ่มเติมในราคาที่แข่งขันได้ นอกจากนี้เนื่องจากการจัดเลี้ยง คุณฤดี แชรุดดินให้บริการเมนูมังสวิรัติ วีแกน และปราศจากกลูเตนทุกวัน การจัดเลี้ยงนั้นสอดคล้องกับความต้องการของบริษัทมากขึ้น สามารถดู Catering for Mrs. Sisca Soewitomo ได้ แม้ว่าเมนูมังสวิรัติของทางร้านจะไม่ใช่ หลากหลายเท่าๆ กับร้านอาหารของนายฤดี แชรุดดิน จากการสำรวจพนักงานในปี 2554 พนักงานของ PT Sukses Maju 40% เป็นมังสวิรัติ 10% เป็นมังสวิรัติ และ 2% ต้องรับประทานอาหารที่ปราศจากกลูเตน"
ขั้นตอนที่ 5. สร้างแผนการดำเนินงาน
อธิบายแต่ละขั้นตอนที่ต้องดำเนินการ และเวลาและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง เขียนสิ่งที่คุณรู้และสิ่งที่คุณยังต้องเรียนรู้ ลองเขียนขั้นตอนในรูปแบบของรายการ แล้วอธิบายรายละเอียด อย่าพูดเกินจริงการเปลี่ยนแปลง อย่างไรก็ตาม อย่าลืมอธิบายผลลัพธ์ที่เป็นไปได้ของการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้
ตัวอย่างเช่น "หากต้องการใช้บริการจัดเลี้ยงแบบอื่น บริษัทต้อง: 1. ยกเลิกสัญญากับนาง Nyengir 2. ขอให้นางซิสก้า โซวิโตโม และนายฤดี แชรุดดิน ทำแบบทดสอบรสชาติอย่างใดอย่างหนึ่ง 3. เลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง ผู้จัดเลี้ยง 4. ลงนามในสัญญากับผู้จัดเลี้ยงที่เลือก. ค่าธรรมเนียมการจัดเลี้ยงที่กำหนดไม่แตกต่างจากค่าธรรมเนียมการจัดเลี้ยงของนาง Nyengir มากนัก ตราบใดที่บริษัทปฏิบัติตามภาระผูกพันตามสัญญากับนาง Nyengir บริษัทจะไม่ถูกลงโทษ นอกจากนี้ หากพนักงานชอบอาหารที่เสนอก็จะพอใจกับสภาพการทำงานมากขึ้น”
ขั้นตอนที่ 6 เขียนการต่อต้านที่เป็นไปได้ต่อแผนของคุณ
แผนของคุณจะถูกปฏิเสธโดยพนักงานบางคนหรือไม่? ในกรณีนี้ พนักงานบางคนอาจชอบรสชาติการทำอาหารของคุณนายเนียงกีร์ หรือหากคุณเสนอแนวคิดผลิตภัณฑ์ คุณสามารถโน้มน้าวเจ้าหน้าที่หน่วยงานที่เกี่ยวข้องว่าผลิตภัณฑ์ใหม่นั้นปลอดภัยหรือไม่ เขียนขั้นตอนที่คุณสามารถทำเพื่อโน้มน้าวผู้อื่นในโครงการของคุณ
ขั้นตอนที่ 7 หลังจากเขียนขั้นตอนแล้วให้จดวัสดุที่จำเป็นหรือทรัพยากรบุคคลถ้ามี
นอกจากนี้ ให้จดเวลาที่ใช้ในการดำเนินการเปลี่ยนแปลง เนื่องจากเวลาคือเงิน ทำรายการตรวจสอบง่ายๆ ในกรณีของตัวอย่างข้างต้น คุณอาจสร้างรายการดังนี้:
ทรัพยากรที่จำเป็น: คณะอนุกรรมการประเมินการจัดเลี้ยง (4 คนจากส่วนต่างๆ) 2 ชั่วโมงสำหรับการทดสอบรสชาติ และ 3 ชั่วโมงสำหรับการเขียนรายงาน
ขั้นตอนที่ 8 สรุปข้อเสนอโดยเขียนการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการทำใหม่และประโยชน์หลักของการเปลี่ยนแปลง
เขียนสามประเด็นหลักของคุณใหม่ แล้วสร้างประโยคปิด คิดว่าการสิ้นสุดของข้อเสนอเป็นบทสรุปสำหรับผู้บริหาร ตัวอย่างเช่น:
- “ดังที่ได้อธิบายไว้ก่อนหน้านี้ การจัดเลี้ยงของนาง Nyengir ได้ค่อยๆ ลดเมนูหลักที่มีให้บริการในช่วง 7 ปีที่ผ่านมา การจัดเลี้ยง Mrs. Sisca Soewitomo และ Mr. Rudi Chaeruddin นำเสนอเมนูที่หลากหลายมากขึ้นในราคาที่แข่งขันได้ ดังนั้นฉันจึงแนะนำให้ PT Sukses Maju ทำ นี้ ลองชิมและเลือกร้านอาหารใหม่สำหรับ บริษัท ด้วยผู้ให้บริการอาหารใหม่นี้ความพึงพอใจของพนักงานจะเพิ่มขึ้นและพนักงานจะมีแนวโน้มที่จะอยู่ต่อมากขึ้น"
- ระบุผลประโยชน์เชิงปริมาณหรือทางการเงินของการเปลี่ยนแปลง หากมี
- อธิบายข้อดีเชิงคุณภาพของการเปลี่ยนแปลง บางครั้ง ประโยชน์ของการเปลี่ยนแปลงไม่สามารถวัดได้ด้วยตัวเลขหรือข้อเท็จจริง หากการเปลี่ยนแปลงที่คุณเสนอเกี่ยวข้องกับความสุขของพนักงาน ให้อธิบาย การเปลี่ยนแปลงเชิงคุณภาพสามารถมีค่าพอๆ กับการเปลี่ยนแปลงเชิงปริมาณ
วิธีที่ 2 จาก 2: การแบ่งปันข้อเสนอ
ขั้นตอนที่ 1 ให้เพื่อนร่วมงานอ่านและให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับข้อเสนอของคุณ
เขาอาจหรือไม่เห็นด้วยกับการเปลี่ยนแปลงที่คุณเสนอ ถ้าเขาไม่เห็นด้วย ให้พิจารณาว่าทำไม หากเหตุผลนั้นถูกต้องและส่งผลต่อข้อเสนอของคุณ ให้เตรียมพร้อมที่จะแก้ไข คุณยังเพิ่มข้อขัดแย้งของคู่ในคอลัมน์ "ไม่เห็นด้วย" ได้ หากคุณเข้าใจความคิดนั้นแต่ไม่เห็นด้วย
ขั้นตอนที่ 2 หลังจากสร้างข้อเสนอและขอความคิดเห็นจากเพื่อนร่วมงาน ให้ทบทวนขั้นตอน ไวยากรณ์ ความถูกต้อง และจำนวนคำของข้อเสนอ
อย่าสร้างข้อเสนอที่ยาวเกินไปเพื่อให้ผู้จัดการสังเกตเห็นข้อเสนอของคุณ ทำข้อเสนอยาว 1-2 หน้าถ้าเป็นไปได้
ขั้นตอนที่ 3 เมื่อข้อเสนอพร้อมแล้ว ให้รู้ว่าควรส่งให้ใคร แล้วจึงส่งข้อเสนอ
ในบางบริษัท ผู้มีอำนาจตัดสินใจมีความชัดเจน แต่บริษัทอื่นๆ มีโครงสร้างที่คล่องตัวกว่าซึ่งทำให้ยากต่อการรู้ว่าควรติดต่อใคร ดูประวัติของบริษัทเพื่อดูว่าคุณควรส่งข้อเสนอให้ใคร
