งานและธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมของสำนักงาน ต้องการความร่วมมือในระดับหนึ่ง ตัวอย่างเช่น การตัดสินใจที่สำคัญมักต้องการมากขึ้นจากมุมมองของบุคคลหนึ่ง และโดยทั่วไปความสำเร็จของงานสำคัญต้องการความเชี่ยวชาญของคนจำนวนมาก การประชุมเป็นวิธีหนึ่งในการสร้างการทำงานร่วมกันอย่างมีโครงสร้างและเป็นระเบียบ แต่หากไม่มีจุดประสงค์หรือการควบคุม การประชุมอาจใช้เวลานานเกินไปและไม่มีประสิทธิภาพ การรู้วิธีวางแผน เตรียมตัว และเป็นผู้นำการประชุมสามารถสร้างความแตกต่างระหว่างการประชุมที่มีประสิทธิภาพกับการประชุมที่เสียเวลา
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การเตรียมตัวสำหรับการประชุม
ขั้นตอนที่ 1 หารือเกี่ยวกับการประชุมที่จะเกิดขึ้นกับผู้เข้าร่วม
เมื่อคุณพบว่าคุณจะเป็นประธานการประชุมที่กำลังจะมีขึ้น สิ่งแรกที่คุณควรทำคือใช้เวลาเล็กน้อยพูดคุยกับผู้ที่จะเข้าร่วม (โดยเฉพาะคนสำคัญและระดับสูง) ถามว่ามีอะไรเป็นพิเศษที่พวกเขาอยากจะหารือในการประชุมหรือไม่ บันทึกคำตอบและใช้เป็นแนวทางในการเขียนกำหนดการ
การถามผู้เข้าร่วมสิ่งที่พวกเขาต้องการจะอภิปรายเป็นการเคลื่อนไหวที่ชาญฉลาด ไม่เพียงแต่จะช่วยให้คุณเขียนวาระการประชุมได้ง่ายขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยให้พวกเขามีส่วนร่วมในกระบวนการประชุมก่อนเริ่มการประชุมอีกด้วย ผู้คนมักจะเข้าร่วมและให้ความสนใจในระหว่างการประชุมมากขึ้นเมื่อพวกเขารู้ว่าจะมีการหารือในประเด็นที่สำคัญสำหรับพวกเขา
ขั้นตอนที่ 2 เขียนและแบ่งปันวาระการประชุม
วาระการประชุมไม่เพียงแต่มีประโยชน์สำหรับหัวหน้าการประชุมเท่านั้น แต่ยังมีประโยชน์สำหรับแขกที่มาร่วมงานด้วย วาระการประชุมประกอบด้วยข้อมูลที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับการประชุม เช่น เมื่อใด ที่ไหน และใครจะเข้าร่วม ที่สำคัญที่สุด วาระการประชุมยังสรุปหัวข้อของการอภิปรายที่จะหารือเพื่อให้ทุกคนสามารถเตรียมการได้ ส่งระเบียบวาระการประชุมก่อนการประชุม – ยิ่งการประชุมมีความสำคัญมากเท่าใด คุณควรส่งวาระให้เร็วขึ้นเท่านั้น
สิ่งหนึ่งที่ควรใส่ในวาระการประชุมคือขีดจำกัดเวลาโดยประมาณสำหรับการสนทนาแต่ละครั้ง การมีกำหนดการคร่าวๆ ที่สรุปไว้ก่อนหน้านี้จะช่วยให้คุณกำหนดการประชุมตามแผนได้ง่ายขึ้น แม้ว่าบางกิจกรรมในกำหนดการของคุณจะใช้เวลานานขึ้น (และบางกิจกรรมเร็วกว่า) กำหนดการจะช่วยให้คุณจัดระเบียบและปรับเวลาโดยรวมได้ง่ายขึ้น
ขั้นตอนที่ 3 ทำวิจัยเกี่ยวกับหัวข้อการสนทนาและการประชุมครั้งก่อน
ผู้ที่เข้าร่วมการประชุมอาจไม่ทราบข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับหัวข้อที่คุณวางแผนจะพูดคุย บางคนอาจไม่ได้เข้าร่วมการประชุมครั้งล่าสุด ในขณะที่คนอื่นๆ อาจลืมไป เป็นความคิดที่ดีสำหรับคุณในฐานะประธานการประชุมที่จะทราบประวัติของการอภิปรายจนถึงตอนนี้ ลองพูดคุยกับผู้ที่เข้าร่วมการประชุมสำคัญๆ ก่อนเพื่อค้นหาปัญหาที่ยังไม่ได้แก้ไข เพื่อให้คุณได้อภิปรายในการประชุม คุณจะต้องขอรายงานการประชุมครั้งล่าสุดจากเจ้าหน้าที่ที่คอยจดบันทึกเพื่อช่วยคุณจัดระเบียบแผนงาน
รายงานการประชุมครั้งก่อนอาจเป็นแหล่งข้อมูลสำคัญสำหรับคุณในฐานะผู้นำ รายงานการประชุมจะสรุปการอภิปรายและการตัดสินใจที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุมครั้งล่าสุด เพื่อให้คุณสามารถค้นหาข้อมูลสำคัญทั้งหมดได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย คุณอาจต้องแชร์รายงานการประชุมที่สำคัญกับผู้เข้าร่วมพร้อมกับวาระการประชุม
ขั้นตอนที่ 4. เตรียมสถานที่นัดพบล่วงหน้า
ในวันประชุมต้องแน่ใจว่าห้องหรือสถานที่ที่จะใช้นั้นสะอาด เป็นระเบียบเรียบร้อย และพร้อมที่จะรองรับผู้เข้าร่วมประชุม คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าส่วนประกอบเทคโนโลยีการประชุมทั้งหมด (เช่น การนำเสนอ โปรเจ็กเตอร์ อุปกรณ์ภาพ ฯลฯ) ทำงานอย่างถูกต้องและพร้อมใช้งาน – ความยุ่งเหยิงทางเทคนิคอาจเสียเวลาอันมีค่าและทำให้การประชุมราบรื่น
หากคุณกำลังใช้การนำเสนอทางอิเล็กทรอนิกส์ (เช่น PowerPoint เป็นต้น) ให้ใช้เวลาทำความคุ้นเคยกับรีโมทคอนโทรลหรือตัวคลิกที่จะใช้ในการนำเสนอ คุณคงไม่อยากเสียเวลาไปกับการควบคุมในขณะที่พูดคุยเกี่ยวกับประเด็นสำคัญ
ส่วนที่ 2 จาก 3: ทำหน้าที่เป็นผู้นำระหว่างการประชุม
ขั้นตอนที่ 1. เปิดการประชุมอย่างเป็นทางการ
เมื่อหมดเวลาที่กำหนดไว้และมีผู้เข้าร่วมทั้งหมด (หรืออย่างน้อยผู้เข้าร่วมที่สำคัญทั้งหมด) อยู่ ให้เรียกความสนใจไปที่ทุกคนในห้อง แนะนำตัวเองในฐานะผู้นำและจุดประสงค์ของการประชุมคืออะไร กำหนดกรอบเวลาโดยระบุว่าการประชุมที่วางแผนไว้จะสิ้นสุดเมื่อใด คุณสามารถมีการประชุมแบบยาวหรือสั้นได้ แต่การระบุการจำกัดเวลาล่วงหน้าจะช่วยให้การประชุมตรงเวลา หากผู้เข้าร่วมบางคนไม่รู้จักกัน ให้ใช้เวลาอ่านชื่อผู้เข้าร่วมสั้นๆ และแนะนำผู้เข้าร่วมที่สำคัญ
ควรสังเกตว่าบางธุรกิจและองค์กรมีขั้นตอนที่เข้มงวดและสม่ำเสมอในการเปิดและดำเนินการประชุม ตัวอย่างเช่น มีบางองค์กรที่เปิดการประชุมด้วยการเคาะค้อน
ขั้นตอนที่ 2 จัดเตรียมบทสรุปที่เกี่ยวข้องของการประชุมครั้งก่อน
ในตอนเริ่มต้นของการประชุมที่เป็นส่วนหนึ่งของโครงการต่อเนื่องที่ยาวนาน คุณต้องให้ข้อมูลโดยย่อเกี่ยวกับโครงการโดยให้ข้อมูลสรุปโดยย่อของเหตุการณ์หรือการตัดสินใจของการประชุมครั้งก่อน ไม่ใช่ผู้เข้าร่วมทุกคนที่รู้หัวข้อการสนทนามากเท่ากับคุณ ดังนั้นขั้นตอนนี้จึงมีประโยชน์ในการทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
- แทนที่จะสรุปผลการประชุมครั้งก่อนด้วยตนเอง คุณอาจต้องการขอให้เลขานุการการประชุมหรือเจ้าหน้าที่ที่จดบันทึกอ่านรายงานการประชุมครั้งก่อนเพื่อให้การสรุปเป็นไปอย่างเป็นทางการ
- คุณควรพิจารณาอ่านจดหมายโต้ตอบหรือการสื่อสารที่สำคัญที่เกิดขึ้นหลังการประชุมครั้งก่อน
- ควรสังเกตว่าหากคุณจัดเตรียมสำเนารายงานการประชุม/จดหมายโต้ตอบให้ผู้เข้าร่วม อาจไม่จำเป็นต้องอ่าน
ขั้นตอนที่ 3 อนุญาตให้ผู้เข้าร่วมที่สำคัญรายงานสถานการณ์ทั่วไป
ต่อไปเชิญผู้มีความรู้ที่เกี่ยวข้องมาแจ้งความคืบหน้าใหม่ที่เกิดขึ้นตั้งแต่การประชุมครั้งล่าสุด นี้สามารถเป็นอะไรก็ได้ – ตัวอย่างเช่น ปัญหาใหม่ที่ธุรกิจหรือองค์กรเผชิญ การเปลี่ยนแปลงในบุคลากร การพัฒนาโครงการ และการเปลี่ยนแปลงในกลยุทธ์ที่สามารถพูดคุยทั้งหมดที่นี่ ผู้เข้าร่วมประชุมยังต้องการทราบเกี่ยวกับผลลัพธ์ของการดำเนินการเฉพาะซึ่งเป็นผลมาจากการประชุมครั้งก่อน
ขั้นตอนที่ 4 เสร็จสิ้นธุรกิจที่ยังไม่เสร็จทั้งหมด
หากมีปัญหาและการตัดสินใจที่ยังไม่ได้แก้ไขซึ่งไม่ได้มาจากการประชุมครั้งล่าสุด ให้พยายามแก้ไขก่อนที่จะพูดถึงประเด็นใหม่ ยิ่งปัญหาก่อนหน้านี้ถูกพักไว้นานขึ้น ผู้เข้าร่วมก็จะต้องการรับผิดชอบน้อยลง ดังนั้นพยายามกำหนดและแก้ไขธุรกิจที่ยังไม่เสร็จในระหว่างการประชุม โดยปกติ ธุรกิจที่ยังไม่เสร็จจะถูกทำเครื่องหมายเป็นพิเศษว่า "ยังไม่ตัดสินใจ" หรือ "ส่งเพื่ออภิปรายเพิ่มเติม" ในรายงานการประชุมครั้งก่อน
- ธุรกิจหรือองค์กรของคุณอาจมีขั้นตอนการตัดสินใจโดยเฉพาะ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมและข้อบังคับที่คุณทำงาน ตัวอย่างเช่น ผู้เข้าร่วมประชุมอาจจำเป็นต้องได้รับฉันทามติส่วนใหญ่ หรือบางทีกลุ่มคนระดับบนสุดได้รับมอบหมายให้ทำ การตัดสินใจทั้งหมด การตัดสินใจ
- พึงระลึกไว้เสมอว่าบางสิ่งก็ใหญ่เกินกว่าจะเสร็จสิ้นในระหว่างการประชุม คุณไม่ต้องคิดถึงความคืบหน้าระยะยาวของโครงการที่ยังไม่เสร็จ อย่างไรก็ตาม คุณต้องเสนอการตัดสินใจหรือโครงการที่ต้องมีการดำเนินการในขณะนี้
ขั้นตอนที่ 5. หารือเกี่ยวกับธุรกิจใหม่
ต่อไป ให้คิดประเด็นใหม่ ข้อกังวล และประเด็นที่ต้องหารือกัน สิ่งเหล่านี้เกิดขึ้นโดยธรรมชาติจากการพัฒนาที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุมครั้งก่อนและปัจจุบัน พยายามตัดสินใจอย่างเป็นรูปธรรมและชัดเจนจากผู้เข้าร่วม ยิ่งคุณทิ้งอะไรไว้โดยไม่ได้รับคำตอบมากเท่าไหร่ ปัญหาที่ยังไม่ได้แก้ไขก็จะยิ่งนำมาสู่การประชุมครั้งต่อไป
ขั้นตอนที่ 6. อ่านบทสรุปของการประชุม
หลังจากที่คุณได้แก้ไขปัญหาทั้งเก่าและปัจจุบันทั้งหมดแล้ว ให้จัดเวลาเพื่ออ่านบทสรุปการประชุมสำหรับทุกคนที่เข้าร่วม ระบุการตัดสินใจทั้งหมดที่ทำขึ้นเป็นรายบุคคล และหากจำเป็น ให้อธิบายการดำเนินการเฉพาะที่ผู้เข้าร่วมคาดว่าจะทำก่อนการประชุมครั้งต่อไป
ขั้นตอนนี้มีความสำคัญมาก – เป็นโอกาสสุดท้ายของคุณที่จะทำให้แน่ใจว่าทุกคนออกจากการประชุมโดยรู้ว่าโครงการอยู่ที่ไหนและคาดหวังอะไรจากพวกเขา
ขั้นตอนที่ 7 สรุปโดยวางพื้นฐานสำหรับการประชุมครั้งต่อไป
สุดท้าย ระบุสิ่งที่จะอภิปรายในการประชุมครั้งต่อไป และเมื่อคุณเริ่มวางแผนแล้ว ให้บอกว่าจะจัดการประชุมเมื่อใดและที่ไหน ซึ่งจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมสร้างความรู้สึกต่อเนื่องจากโครงการหรือการตัดสินใจที่สำคัญอย่างหนึ่งไปยังโครงการถัดไป และให้กรอบเวลาสำหรับดำเนินการหรือทำงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสิ้น
เป็นเรื่องน่าสังเกตว่าคุณไม่จำเป็นต้องวางแผนการประชุมอื่นหากคุณได้ครอบคลุมประเด็นเก่าและใหม่ในการประชุมปัจจุบันแล้ว อย่างไรก็ตาม หากมีปัญหาที่ยังไม่ได้แก้ไขมากพอที่ต้องมีการอภิปรายเพิ่มเติม หรือหากคุณต้องการเห็นความคืบหน้าในโครงการใดโครงการหนึ่ง การประชุมอื่นอาจเป็นความคิดที่ดี
ส่วนที่ 3 จาก 3: การเป็นผู้นำการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนที่ 1 ชี้นำการอภิปราย แต่อย่าครอบงำมัน
หนึ่งในบทบาทของคุณในฐานะผู้นำการประชุมคือทำให้การสนทนาดำเนินไปอย่างราบรื่น บทบาทของคุณไม่ใช่การเสนอความคิดเห็นในทุกประเด็นหรือเพื่อให้แน่ใจว่าการอภิปรายดำเนินไปตามกำหนดเวลาที่แน่นอน คุณต้องมีความยืดหยุ่น อนุญาตให้ผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ พูดได้อย่างอิสระและให้หัวข้อใหม่ของการอภิปรายปรากฏขึ้น แม้ว่าพวกเขาจะไม่ได้อยู่ในวาระการประชุมก็ตาม คุณอาจต้องจบหัวข้ออย่างละเอียดหรือเปลี่ยนหัวข้อของการสนทนาเพื่อให้การอภิปรายเป็นไปอย่างต่อเนื่อง แต่คุณไม่ควรรู้สึกว่าต้องควบคุมทุกแง่มุมของการประชุม ท้ายที่สุด การประชุมเป็นกระบวนการทำงานร่วมกัน
ในระหว่างการประชุม ให้ความสนใจกับวาระการประชุมของคุณ หากการประชุมนอกวาระการประชุม คุณอาจต้องข้ามหัวข้อสนทนาบางหัวข้อหรือเลื่อนออกไปในภายหลัง อย่ากลัวที่จะทำเช่นนี้หากหัวข้อที่กำลังสนทนามีความสำคัญมาก
ขั้นตอนที่ 2 ส่งเสริมให้ผู้เข้าร่วมทุกคนมีส่วนร่วม
ในฐานะผู้นำการประชุม งานของคุณคือต้องจัดให้มีการประชุมที่เปิดกว้างและมีประสิทธิผล หากคุณสังเกตว่าผู้เข้าร่วมบางคนที่มีความรู้เกี่ยวกับประเด็นที่กำลังสนทนาไม่เปิดรับกลุ่ม แนะนำให้พวกเขาพูดคุย คุณไม่จำเป็นต้องท้าทายหรือโทรหาพวกเขาโดยตรง แค่พูดประมาณว่า "ฉันคิดว่าความเชี่ยวชาญของคุณมิธาจะถูกนำมาใช้ที่นี่" และนั่นเป็นวิธีที่ดีในการดึงดูดสมาชิกที่ไม่ค่อยกระตือรือร้นเข้ามามีส่วนร่วมในการประชุม
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจสิ่งที่กำลังพูดถึง
เป็นการยากที่จะจดจำว่าทุกคนที่เข้าร่วมการประชุมมีประสบการณ์หรือความรู้เดียวกันในหัวข้อการสนทนา เพื่อให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมใช้เวลาอย่างชาญฉลาดในการประชุม คุณอาจต้องการใช้โอกาสนี้เพื่อทำให้ปัญหาหรือหัวข้อที่ซับซ้อนสั้นลง ผู้เข้าร่วมที่ไม่ทราบข้อมูลนี้จะขอบคุณอย่างแน่นอน
ขั้นตอนที่ 4 อย่าเพิกเฉยต่อคำถามที่ยากหรือน่าอึดอัดใจ
หากคำถามดังกล่าวไม่ได้ถูกควบคุมโดยผู้นำที่มีความสามารถ การประชุมจะไม่เกิดผล พยายามให้แน่ใจว่าประเด็นสำคัญทั้งหมดที่คุณต้องการอภิปรายถูกอภิปรายในการประชุม ไม่อนุญาตให้ผู้เข้าร่วมเปลี่ยนโทษหรือแก้ตัวที่คลุมเครือสำหรับปัญหาที่ยังไม่ได้แก้ไข พยายามชี้แจงและรับคำตอบสำหรับประเด็นที่ไม่มีใครต้องการพูดคุย แม้ว่าผู้เข้าร่วมอาจไม่ต้องการ แต่เป็นคำถามที่ต้องตอบเพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้บันทึกการตัดสินใจที่สำคัญทั้งหมดแล้ว (หากคุณมีเจ้าหน้าที่หรือผู้จดบันทึก มอบหมายงานนี้ให้กับพวกเขา) หากคุณต้องประสบปัญหาในการถามคำถามที่ยาก คุณจะต้องแน่ใจว่าคำตอบของคุณได้รับการบันทึกไว้เป็นอย่างดี
ขั้นตอนที่ 5. ดูเวลาของคุณ
มีเหตุผลที่การประชุมมีชื่อเสียงที่ไม่ดี – สำหรับคนส่วนใหญ่ การประชุมเป็นกิจกรรมที่ต้องใช้เวลามาก เพื่อหลีกเลี่ยงการประชุมที่ดำเนินไปนานเกินไป ให้ใช้อำนาจของคุณในฐานะผู้นำเพื่อให้การสนทนาดำเนินต่อไป อย่ากลัวที่จะเลื่อนประเด็นหรือการสนทนาที่ไม่สำคัญออกไปจนกว่าจะมีการอภิปรายในครั้งต่อไป หากดูเหมือนว่าการประชุมจะใช้เวลานานกว่าที่คุณคาดไว้ คุณต้องเตรียมพร้อมและเต็มใจที่จะปรับตารางเวลาเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่มีการเสียเวลาของผู้เข้าร่วม
