ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) เป็นเอกสารที่ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับขั้นตอนการดำเนินงาน SOP ที่มีอยู่อาจจำเป็นต้องแก้ไขและปรับปรุง หรือคุณอาจอยู่ในสถานการณ์ที่คุณต้องเขียนตั้งแต่ต้น อาจดูเหมือนเป็นงานมาก แต่จริงๆ แล้วเป็นเพียงรายการที่ละเอียดถี่ถ้วน "มาก" เท่านั้น ดูขั้นตอนที่ 1 เพื่อเริ่มต้น
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การสร้างรูปแบบ SOP ของคุณ
ขั้นตอนที่ 1. เลือกรูปแบบของคุณ
ไม่มีถูกหรือผิดในการเขียน SOP อย่างไรก็ตาม บริษัทของคุณอาจมี SOP จำนวนหนึ่งที่คุณสามารถอ้างถึงเป็นแนวทางสำหรับการจัดรูปแบบ โดยสรุปวิธีการที่ต้องการในการทำงาน หากเป็นกรณีของคุณ ให้ใช้ SOP ที่มีอยู่เป็นเทมเพลต หากไม่เป็นเช่นนั้น คุณมีหลายทางเลือก:
- รูปแบบขั้นตอนง่าย ๆ นี่เป็นขั้นตอนประจำที่สั้น มีผลลัพธ์ที่เป็นไปได้หลายประการ และตรงประเด็น นอกเหนือจากเอกสารที่จำเป็นและแนวทางด้านความปลอดภัย เอกสารนี้เป็นเพียงรายการประโยคง่ายๆ ที่มีคำสั่งดำเนินการสำหรับผู้อ่าน
- รูปแบบทีละขั้นตอน โดยทั่วไปจะเป็นขั้นตอนที่ยาวนาน -- ขั้นตอนที่มากกว่าสิบขั้นตอน ซึ่งเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ การชี้แจง และคำศัพท์บางอย่าง รายการนี้เป็นขั้นตอนหลักโดยทั่วไปโดยมีขั้นตอนย่อยในลำดับเฉพาะ
- รูปแบบผังงาน หากขั้นตอนเป็นเหมือนแผนที่ที่มีผลลัพธ์ที่เป็นไปได้อย่างไม่รู้จบ ผังงานอาจเป็นทางออกที่ดีที่สุดของคุณ นี่คือรูปแบบที่คุณควรเลือกหากผลลัพธ์ไม่สามารถคาดเดาได้เสมอ
ขั้นตอนที่ 2 พิจารณาผู้อ่านของคุณ
มีปัจจัยหลักสามประการที่ควรพิจารณาก่อนเขียน SOP ของคุณ:
- ความรู้เดิมของผู้อ่านของคุณ พวกเขาคุ้นเคยกับองค์กรของคุณและขั้นตอนการทำงานหรือไม่? พวกเขารู้คำศัพท์หรือไม่? ภาษาของคุณต้องตรงกับความรู้และการลงทุนของผู้อ่าน
- ทักษะทางภาษาของผู้อ่านของคุณ มีโอกาสที่คนที่ไม่เข้าใจภาษาของคุณจะ "อ่าน" SOP ของคุณหรือไม่? หากเป็นไปได้ ควรใส่รูปภาพและไดอะแกรมพร้อมคำอธิบายภาพ
- ผู้อ่านของคุณ หากมีหลายคนอ่าน SOP ของคุณพร้อมกัน (แต่ละคนมีบทบาทต่างกัน) คุณต้องจัดรูปแบบเอกสารให้เหมือนกับการสนทนาในละคร: ผู้ใช้ 1 ดำเนินการ ตามด้วยผู้ใช้ 2 เป็นต้น ด้วยวิธีนี้ ผู้อ่านแต่ละคนจะเห็นว่าพวกเขากลายเป็นส่วนสำคัญของกลไกธุรกิจที่ดำเนินไปอย่างราบรื่นได้อย่างไร
ขั้นตอนที่ 3 พิจารณาความรู้ของคุณ
บรรทัดล่างคือ: คุณเป็นคนที่เหมาะสมที่จะเขียนสิ่งนี้หรือไม่? คุณรู้หรือไม่ว่ากระบวนการนี้เกี่ยวข้องกับอะไร? มีโอกาสผิดพลาดหรือไม่? ทำอย่างไรให้ปลอดภัย? ถ้าไม่อย่างนั้น คุณควรมอบมันให้คนอื่นดีกว่า SOP ที่เขียนไม่ดี หรือแม้กระทั่งไม่ถูกต้อง จะไม่เพียงลดประสิทธิภาพการทำงานและอาจนำไปสู่ความล้มเหลวขององค์กรเท่านั้น แต่ยังอาจไม่ปลอดภัยและมีผลกระทบด้านลบต่อทุกอย่างตั้งแต่ทีมของคุณไปจนถึงสิ่งแวดล้อม กล่าวโดยสรุป นี่ไม่ใช่ความเสี่ยงที่คุณควรทำ
หากนี่เป็นโครงการที่มอบให้คุณและคุณรู้สึกว่าคุณต้อง (หรือจำเป็นต้องทำ) ให้เสร็จ อย่าอายที่จะขอความช่วยเหลือจากผู้ที่ทำตามขั้นตอนประจำวันนี้ การสัมภาษณ์เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการสร้าง SOP
ขั้นตอนที่ 4 ตัดสินใจเลือก SOP แบบสั้นหรือแบบยาว
หากคุณกำลังเขียนหรืออัปเดต SOP สำหรับกลุ่มบุคคลที่คุ้นเคยกับโปรโตคอล คำศัพท์ ฯลฯ และจะได้รับประโยชน์จาก SOP ที่สั้นและกระชับซึ่งเป็นรายการตรวจสอบมากกว่า คุณสามารถเขียนในรูปแบบย่อได้
นอกเหนือจากวัตถุประสงค์พื้นฐานและข้อมูลที่เกี่ยวข้อง (วันที่ ผู้เขียน หมายเลขประจำตัว ฯลฯ) นี่เป็นเพียงรายการขั้นตอนสั้นๆ หากไม่ต้องการรายละเอียดหรือคำชี้แจง คุณควรดำเนินการดังนี้
ขั้นตอนที่ 5. จำวัตถุประสงค์ของ SOP ของคุณ
สิ่งที่ชัดเจนคือคุณมีขั้นตอนในองค์กรที่ทำซ้ำแล้วซ้ำอีก แต่มีเหตุผลเฉพาะเจาะจงไหมว่าทำไม SOP นี้จึงมีประโยชน์ ควรให้ความสำคัญกับความปลอดภัยหรือไม่? มาตรการปฏิบัติตาม? SOP นี้ใช้สำหรับการฝึกอบรมหรือในกิจกรรมประจำวันหรือไม่? นี่คือสาเหตุบางประการที่ SOP ของคุณมีความสำคัญต่อความสำเร็จของทีม:
- เพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามมาตรฐานการปฏิบัติตาม
- เพื่อเพิ่มความต้องการในการผลิตสูงสุด
- เพื่อให้แน่ใจว่าขั้นตอนไม่ส่งผลเสียต่อสิ่งแวดล้อม
- เพื่อความปลอดภัย
- เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปตามกำหนดการ
- เพื่อป้องกันความล้มเหลวในการผลิต
-
เพื่อใช้เป็นเอกสารประกอบการอบรม
หากคุณรู้ว่า SOP ของคุณต้องเน้นอะไร การสร้างงานเขียนเกี่ยวกับประเด็นเหล่านั้นจะง่ายขึ้น นอกจากนี้ยังจะง่ายต่อการดูว่า SOP ของคุณมีความสำคัญเพียงใด
ส่วนที่ 2 จาก 3: การเขียน SOP. ของคุณ
ขั้นตอนที่ 1 ครอบคลุมวัสดุที่จำเป็น
โดยทั่วไป SOP ทางเทคนิคประกอบด้วยสี่องค์ประกอบที่ "แยก" ออกจากขั้นตอน:
- หน้าชื่อเรื่อง. ซึ่งรวมถึง 1) หัวข้อของขั้นตอน 2) หมายเลขประจำตัวของ SOP 3) วันที่ออกหรือแก้ไข 4) ชื่อหน่วยงาน/แผนก/สาขาที่ใช้ SOP และ 5) ลายเซ็นของผู้จัดทำและอนุมัติ SOP ส่วนนี้ใช้รูปแบบใดก็ได้ ตราบใดที่ข้อมูลที่ส่งมามีความชัดเจน
- รายการเนื้อหา. สิ่งนี้จำเป็นก็ต่อเมื่อ SOP ของคุณยาวเพียงพอ เพื่อให้สามารถอ้างอิงได้ง่าย สิ่งที่คุณจะพบคือกรอบงานมาตรฐานที่เรียบง่าย
- การประกันคุณภาพ/การควบคุมคุณภาพ. ขั้นตอนไม่ใช่ขั้นตอนที่ดีหากไม่สามารถตรวจสอบได้ เตรียมเอกสารและรายละเอียดที่จำเป็นเพื่อให้ผู้อ่านมั่นใจได้ว่าจะได้รับผลลัพธ์ที่ต้องการ เอกสารนี้อาจรวมถึงเอกสารอื่นๆ เช่น ตัวอย่างการประเมินผลการปฏิบัติงาน
-
อ้างอิง. อย่าลืมจดการอ้างอิงทั้งหมดที่ใช้หรือสำคัญ หากคุณใช้การอ้างอิง SOP อื่นๆ อย่าลืมแนบข้อมูลที่จำเป็นในภาคผนวก
องค์กรของคุณอาจมีโปรโตคอลที่แตกต่างจาก SOP นี้ หากมี SOP ก่อนหน้าที่คุณสามารถใช้ได้ ให้ข้ามโครงสร้างนี้และทำตามขั้นตอนที่ทำเสร็จแล้ว
ขั้นตอนที่ 2 สำหรับขั้นตอนเอง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รวมสิ่งต่อไปนี้:
- ขอบเขตและการประยุกต์ใช้. อธิบายวัตถุประสงค์ของกระบวนการ ข้อจำกัด และวิธีการใช้กระบวนการ ครอบคลุมมาตรฐาน ข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ บทบาทและความรับผิดชอบ ตลอดจนข้อมูลนำเข้าและผลลัพธ์
-
ระเบียบวิธีและขั้นตอน
ปมของเรื่อง -- ระบุขั้นตอนโดยละเอียดที่สำคัญ รวมถึงอุปกรณ์ที่จำเป็น รวมถึงขั้นตอนตามลำดับและปัจจัยในการตัดสินใจ ระบุ "สมมติฐาน" และข้อควรพิจารณาเกี่ยวกับการแทรกแซงหรือความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้น
- คำชี้แจงคำศัพท์. อธิบายคำย่อ คำย่อ และวลีทั้งหมดที่ไม่ใช่คำทั่วไป
- คำเตือนด้านสุขภาพและความปลอดภัย. ให้เขียนเป็นตอนแยกพร้อมขั้นตอนเมื่อเกิดปัญหา อย่าข้ามส่วนนี้
-
อุปกรณ์และของใช้ต่างๆ
รายการสิ่งของที่จำเป็นและเมื่อใดและที่ไหนที่จะหาอุปกรณ์ มาตรฐานอุปกรณ์ ฯลฯ
-
คำเตือนและการหยุดชะงัก. โดยทั่วไปส่วนการแก้ไขปัญหา ระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้น สิ่งที่ควรระวัง และสิ่งที่อาจส่งผลต่อผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายในอุดมคติ
- ให้หัวข้อเหล่านี้เป็นส่วนของตัวเอง (โดยทั่วไปจะระบุด้วยตัวเลขหรือตัวอักษร) เพื่อให้ SOP ของคุณไม่มีประโยคยาวๆ ที่สับสนและสำหรับการอ้างอิงที่ง่าย
- นี่ไม่ใช่รายการที่สมบูรณ์ แต่เป็นเพียงส่วนเล็ก ๆ ของขั้นตอนการดำเนินการ องค์กรของคุณสามารถพูดถึงแง่มุมอื่นๆ ที่ต้องให้ความสนใจ
ขั้นตอนที่ 3 เขียนให้กระชับและอ่านง่าย
เป็นไปได้มากที่ผู้อ่านของคุณจะไม่ได้เลือกอ่าน SOP นี้เพื่อความสนุกสนาน คุณจะต้องทำให้เอกสารนี้สั้นและชัดเจน ไม่เช่นนั้นความสนใจของพวกเขาจะเปลี่ยนไป และพวกเขาจะพบว่าเอกสารนั้นน่ากลัวและเข้าใจยาก โดยทั่วไป ให้ประโยคของคุณสั้นที่สุด
- นี่คือตัวอย่างที่ไม่ดี: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทำความสะอาดฝุ่นออกจากช่องระบายอากาศทั้งหมดก่อนเริ่มใช้งาน
- ตัวอย่างที่ดีมีดังนี้: ขจัดฝุ่นทั้งหมดออกจากช่องระบายอากาศก่อนใช้งาน
- โดยทั่วไป อย่าใช้คำว่า "คุณ" คำนี้ควรเป็นนัย พูดด้วยเสียงที่กระฉับกระเฉงและเริ่มต้นประโยคของคุณด้วยกริยาคำสั่ง
ขั้นตอนที่ 4 หากจำเป็น เจ้าหน้าที่สัมภาษณ์ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงานให้เสร็จสิ้น
สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการทำคือเขียน SOP ที่ไม่ถูกต้องทั้งหมด คุณกำลังเสี่ยงต่อความปลอดภัย ประสิทธิภาพ เวลาของทีม และคุณกำลังอธิบายกระบวนการโดยไม่ได้พิจารณาอย่างเหมาะสม บางสิ่งที่เพื่อนร่วมทีมของคุณอาจเห็นว่าไม่เหมาะสม หากจำเป็น ให้ถามคำถาม! คุณจะต้องเขียนขั้นตอนที่แน่นอนแน่นอน
คุณสามารถถามแหล่งข้อมูลต่างๆ ได้หากไม่ทราบ เพื่อให้ครอบคลุมบทบาทและความรับผิดชอบทั้งหมด สมาชิกในทีมคนหนึ่งต้องไม่ปฏิบัติตามขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน หรือสมาชิกคนอื่นอาจมีส่วนเกี่ยวข้องกับขั้นตอนเพียงบางส่วนเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 5. แบ่งข้อความยาวออกเป็นไดอะแกรมและผังงาน
หากคุณใส่ขั้นตอนเฉพาะหรือสองขั้นตอนที่ทำให้คุณกลัว ให้สร้างแผนภูมิหรือไดอะแกรมเพื่อให้ผู้อ่านง่ายขึ้น วิธีนี้จะทำให้เอกสารอ่านง่ายขึ้นและพักสมองหลังจากพยายามทำความเข้าใจทุกอย่างแล้ว นอกจากนี้ เอกสารของคุณจะสมบูรณ์และเขียนได้ดียิ่งขึ้น
อย่าใส่แผนภูมิหรือไดอะแกรมเพียงเพื่อเสริม SOP ของคุณ ให้ทำเช่นนั้นเมื่อจำเป็นเท่านั้นหรือหากคุณกำลังพยายามเชื่อมอุปสรรคทางภาษา
ขั้นตอนที่ 6 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละหน้ามีสัญกรณ์เอกสารควบคุม
SOP ของคุณน่าจะเป็นหนึ่งในหลายๆ อย่าง ดังนั้น องค์กรของคุณอาจมีฐานข้อมูลขนาดใหญ่บางประเภทที่จัดทำรายการทุกอย่างด้วยระบบอ้างอิงเฉพาะ SOP ของคุณเป็นส่วนหนึ่งของระบบอ้างอิงนี้ ดังนั้นจึงต้องมีรหัสบางประเภทจึงจะพบได้ นี่คือที่ที่คุณจะพบว่าสัญกรณ์มีประโยชน์
แต่ละหน้าควรมีชื่อสั้นๆ หรือหมายเลขประจำตัว หมายเลขการแก้ไข วันที่ และ "หน้า # ของ #" ที่มุมบนขวา (ในรูปแบบส่วนใหญ่) คุณอาจต้องใช้เชิงอรรถ (หรือเขียนหมายเหตุด้านบนลงในเชิงอรรถ) ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าขององค์กรของคุณ
ส่วนที่ 3 ของ 3: รับรองความสำเร็จและความแม่นยำ
ขั้นตอนที่ 1. ทดสอบขั้นตอน
หากคุณไม่ต้องการทดสอบขั้นตอนของคุณ แสดงว่าคุณอาจเขียนไม่ละเอียด ให้ผู้ที่มีความรู้จำกัดเกี่ยวกับกระบวนการนี้ (หรือตัวแทนผู้อ่านทั่วไป) ใช้ SOP ของคุณเพื่อชี้นำพวกเขา พวกเขาพบปัญหาอะไร? หากเป็นเช่นนั้น ให้แก้ไขปัญหาและทำการซ่อมแซมที่จำเป็น
- ควรมีหลายคนทดสอบ SOP ของคุณ แต่ละคนจะประสบปัญหาที่แตกต่างกัน ทำให้เกิดการตอบสนองที่แตกต่างกัน (ซึ่งคาดว่าจะเป็นประโยชน์)
- อย่าลืมทดสอบขั้นตอนกับผู้ที่ไม่เคยทำตามขั้นตอนมาก่อน ทุกคนที่มีความรู้ก่อนหน้านี้จะใช้ความรู้ของพวกเขาเพื่อทำตามขั้นตอนของงาน ไม่ใช่ผ่าน SOP ของคุณ ดังนั้นเป้าหมายของคุณจะไม่สำเร็จ
ขั้นตอนที่ 2 ให้ SOP ของคุณได้รับการตรวจสอบโดยบุคคลที่ดำเนินการตามขั้นตอน
ในท้ายที่สุด ความคิดเห็นของเจ้านายของคุณเกี่ยวกับ SOP ก็ไม่สำคัญ SOP นี้มีความสำคัญสำหรับผู้ที่ทำงานที่เกี่ยวข้องจริง ดังนั้นก่อนที่คุณจะส่ง SOP ไปให้หัวหน้า ให้แสดงงานต่อคนที่กำลังจะทำ (หรือเคยทำ) งานที่เกี่ยวข้อง พวกเขาคิดอย่างไร?
การมีส่วนร่วมและทำให้พวกเขารู้สึกว่าเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจะทำให้พวกเขามีแนวโน้มที่จะยอมรับ SOP ของคุณมากขึ้น และอาจมีไอเดียเจ๋งๆ บ้าง
ขั้นตอนที่ 3 ให้ที่ปรึกษาของคุณและทีมประกันคุณภาพตรวจสอบ SOP
เมื่อทีมให้ไฟเขียวแก่คุณแล้ว ให้ส่งไปยังที่ปรึกษาของคุณ ข้อมูลที่ป้อนให้กับเนื้อหาจริงอาจน้อยกว่านี้ แต่จะบอกคุณว่า SOP ของคุณตรงตามข้อกำหนดของรูปแบบหรือไม่ หากคุณพลาดอะไรไป รวมถึงโปรโตคอลสำหรับทำให้ SOP เป็นทางการและเข้าสู่ระบบ
- SOP โดยตรงสำหรับการอนุมัติโดยใช้ระบบการจัดการเอกสารเพื่อให้แน่ใจว่ามีหลักฐานการตรวจสอบของการอนุมัติเหล่านั้น กระบวนการนี้อาจแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร โดยพื้นฐานแล้วคุณต้องการให้สิ่งต่าง ๆ เป็นไปตามหลักเกณฑ์และกฎเกณฑ์
- จำเป็นต้องมีลายเซ็นที่ได้รับอนุญาตแม้ว่าองค์กรส่วนใหญ่จะไม่สนใจที่จะยอมรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ก็ตาม
ขั้นตอนที่ 4 เมื่อได้รับอนุมัติแล้ว ให้เริ่มดำเนินการ SOP ของคุณ
นี่อาจเป็นการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการสำหรับพนักงานที่มีปัญหา (การฝึกอบรมในห้องเรียน การฝึกอบรมโดยใช้คอมพิวเตอร์ เป็นต้น) หรืออาจหมายความว่ากระดาษ SOP ของคุณค้างในห้องน้ำ กระจายงานของคุณ! คุณทำงานอย่างหนักเพื่อให้มัน ได้เวลารับคำชมแล้ว!
ตรวจสอบให้แน่ใจว่า SOP ของคุณทันสมัยอยู่เสมอ หาก SOP นี้ล้าสมัย ให้อัปเดต รับการอัปเดตที่ได้รับการอนุมัติอีกครั้งและจัดทำเป็นเอกสาร จากนั้นแจกจ่าย SOP ใหม่ตามความจำเป็น ความปลอดภัย ประสิทธิผล และความสำเร็จของทีมของคุณขึ้นอยู่กับ SOP เหล่านี้
เคล็ดลับ
- อย่าลืมมีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตลอดเวลา เพื่อให้กระบวนการที่เป็นเอกสารเป็นกระบวนการจริง
- ตรวจสอบความชัดเจน. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีการตีความซ้ำซ้อน แสดงขั้นตอนกับคนที่ไม่คุ้นเคยกับกระบวนการและขอให้พวกเขาพูดสิ่งที่พวกเขาคิดเกี่ยวกับขั้นตอน คุณอาจจะแปลกใจ
- ใช้ผังงานและการแสดงภาพเพื่อให้ผู้อ่านเห็นกระบวนการได้ชัดเจน
- ใช้ภาษาชาวอินโดนีเซียง่ายๆ เพื่ออธิบายขั้นตอนต่างๆ
- ขอให้คนอื่นตรวจทานเอกสารของคุณก่อนที่จะได้รับการอนุมัติ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้บันทึกประวัติเอกสารสำหรับการเปลี่ยนแปลงแต่ละเวอร์ชัน
