บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการสร้างรายการดรอปดาวน์ในสเปรดชีต Microsoft Excel บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ด้วยคุณลักษณะนี้ คุณสามารถสร้างรายการของรายการที่เลือกได้ และเพิ่มตัวเลือกดรอปดาวน์ลงในช่องว่างบนเวิร์กชีต ฟีเจอร์นี้มีให้ใช้งานใน Excel เวอร์ชันเดสก์ท็อปเท่านั้น
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 2: การสร้างรายการ
ขั้นตอนที่ 1 เปิดไฟล์สเปรดชีต Excel ที่คุณต้องการแก้ไข
คุณสามารถค้นหาและดับเบิลคลิกที่ไฟล์ที่จัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ หรือเปิด Microsoft Excel และสร้างเวิร์กชีตใหม่
ขั้นตอนที่ 2 ป้อนรายการแบบหล่นลงในหนึ่งคอลัมน์
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณป้อนแต่ละรายการในกล่องแยกตามลำดับในคอลัมน์เดียวกัน
ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการสร้างรายการดรอปดาวน์ที่มี "จาการ์ตา" "บันดุง" และ "อัมบน" ให้พิมพ์ "จาการ์ตา" ในกล่อง A1 "บันดุง" ในกล่อง A2 และ "อัมบน" ในกล่อง A3
ขั้นตอนที่ 3 คลิกช่องว่างที่คุณต้องการเพิ่มเมนูแบบเลื่อนลง
คุณสามารถเพิ่มรายการดรอปดาวน์ลงในกล่องใดก็ได้บนเวิร์กชีต
ขั้นตอนที่ 4 คลิกแท็บข้อมูลบนแถบเครื่องมือริบบิ้น
คุณจะพบปุ่มนี้เหนือแถบเครื่องมือ ที่ด้านบนของสเปรดชีต หลังจากนั้นเครื่องมือข้อมูลจะเปิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 5 คลิกปุ่มการตรวจสอบข้อมูลบนแถบเครื่องมือ "ข้อมูล"
ปุ่มนี้ดูเหมือนกล่องสองกล่องแยกกัน โดยมีเครื่องหมายสีเขียวและป้ายหยุดสีแดง หน้าต่างป๊อปอัปใหม่จะเปิดขึ้นหลังจากนั้น
ขั้นตอนที่ 6 คลิกเมนูดร็อปดาวน์อนุญาตในหน้าต่างป๊อปอัป "การตรวจสอบข้อมูล"
คุณจะพบเมนูนี้ในแท็บป๊อปอัป "การตั้งค่า"
หน้าต่างป๊อปอัป "การตรวจสอบข้อมูล" จะเปิดแท็บ "การตั้งค่า" โดยอัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 7 เลือกรายการจากเมนูแบบเลื่อนลง "อนุญาต"
ด้วยตัวเลือกนี้ คุณสามารถสร้างรายการบนช่องว่างที่เลือกได้
ขั้นตอนที่ 8 ทำเครื่องหมายตัวเลือก
ดรอปดาวน์ในเซลล์
เมื่อทำเครื่องหมายแล้ว คุณสามารถสร้างรายการดรอปดาวน์ในกล่องที่เลือกบนเวิร์กชีตได้
ขั้นตอนที่ 9 ทำเครื่องหมายตัวเลือก
ไม่ต้องสนใจช่องว่าง (ไม่บังคับ)
เมื่อตั้งค่าสถานะ ผู้ใช้สามารถล้างรายการดรอปดาวน์โดยไม่ได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาด
หากรายการดรอปดาวน์ที่คุณสร้างเป็นรายการบังคับ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้เลือกช่องนี้ หากไม่ใช่ตัวเลือกบังคับ คุณสามารถทำเครื่องหมายได้
ขั้นตอนที่ 10. คลิกคอลัมน์ด้านล่างข้อความ "แหล่งที่มา" ในหน้าต่างป๊อปอัป
คุณสามารถเลือกชุดข้อมูลหรือรายการที่คุณต้องการรวมไว้ในรายการดรอปดาวน์
ขั้นตอนที่ 11 เลือกชุดข้อมูล/รายการดรอปดาวน์บนเวิร์กชีต
ใช้เคอร์เซอร์เพื่อเลือกชุดข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มในรายการดรอปดาวน์บนแผ่นงาน
- ตัวอย่างเช่น หากคุณพิมพ์รายการ "จาการ์ตา" "บันดุง" และ "Ambon" ลงในช่อง A1, A2 และ A3 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เลือกช่วงช่องจาก A1 ถึง A3
- อีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถพิมพ์ช่วงข้อมูลของรายการดรอปดาวน์ในช่อง "แหล่งที่มา" ด้วยตนเอง สำหรับตัวเลือกนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณแยกแต่ละรายการด้วยเครื่องหมายจุลภาค
ส่วนที่ 2 ของ 2: การแก้ไขคุณสมบัติของรายการ
ขั้นตอนที่ 1 คลิกแท็บข้อความป้อนในหน้าต่างป๊อปอัป "การตรวจสอบข้อมูล"
ที่เป็น tab ทางด้านบนของหน้าต่าง บนแท็บนี้ คุณสามารถสร้างข้อความป๊อปอัปเพื่อแสดงถัดจากรายการดรอปดาวน์
ขั้นตอนที่ 2 ทำเครื่องหมายตัวเลือก
แสดงข้อความอินพุต….
ด้วยตัวเลือกนี้ คุณสามารถแสดงข้อความป๊อปอัปขนาดเล็กเมื่อเลือกรายการ
หากคุณไม่ต้องการแสดงข้อความป๊อปอัป ให้ล้างกล่องนั้น
ขั้นตอนที่ 3 ป้อนข้อความในช่อง "ชื่อ" และ "ป้อนข้อความ"
คุณสามารถใช้คอลัมน์เหล่านี้เพื่ออธิบาย อธิบาย หรือให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายการดรอปดาวน์
ชื่อเรื่องและข้อความป้อนที่คุณพิมพ์จะปรากฏในหน้าต่างป๊อปอัปสีเหลืองขนาดเล็กถัดจากรายการดรอปดาวน์เมื่อเลือกช่องนี้
ขั้นตอนที่ 4 คลิกแท็บ Error Alert ที่ด้านบนของหน้าต่างป๊อปอัป
บนแท็บนี้ คุณสามารถแสดงข้อความป๊อปอัปแสดงข้อผิดพลาดทุกครั้งที่ป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องลงในช่องดรอปดาวน์
ขั้นตอนที่ 5. ทำเครื่องหมายตัวเลือก
แสดงการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด….
เมื่อตั้งค่าสถานะ ข้อความแสดงข้อผิดพลาดจะปรากฏขึ้นเมื่อผู้ใช้พิมพ์ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในกล่องดรอปดาวน์
หากไม่ต้องการแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด ให้ล้างกล่องนั้นออก
ขั้นที่ 6. เลือกรูปแบบข้อความแสดงข้อผิดพลาดในเมนูแบบเลื่อนลง ลักษณะ
คุณสามารถเลือกตัวเลือกต่างๆ เช่น “หยุด” “คำเตือน” และ “ข้อมูล” จากเมนูนี้
- ตัวเลือก " หยุด ” จะแสดงหน้าต่างป๊อปอัปข้อผิดพลาดพร้อมข้อความที่คุณสามารถแก้ไขได้ รวมทั้งยับยั้งผู้ใช้จากการป้อนข้อมูลที่ไม่อยู่ในรายการดรอปดาวน์
-
ตัวเลือก " คำเตือน " และ " ข้อมูล ” จะไม่ป้องกันผู้ใช้จากการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง แต่อาจแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาดพร้อมไอคอน "!
"สีเหลืองหรือ" ผม" เป็นสีน้ำเงิน
ขั้นตอนที่ 7 ป้อนรายการ "ชื่อ" และ "ข้อความแสดงข้อผิดพลาด" ของคุณเอง (ไม่บังคับ)
คุณสามารถป้อนชื่อและข้อความแสดงข้อผิดพลาดของคุณเองเพื่อแสดงเมื่อพิมพ์ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในช่องแบบเลื่อนลง
- คุณสามารถเว้นคอลัมน์เหล่านี้ว่างไว้ได้ หากเว้นว่างไว้ ระบบจะใช้ชื่อเรื่องและข้อความแสดงข้อผิดพลาดเริ่มต้นของเทมเพลตข้อผิดพลาดทั่วไปของ Microsoft Excel
- เทมเพลตข้อผิดพลาดเริ่มต้นของโปรแกรมมีชื่อว่า " Microsoft Excel " และมีข้อความว่า " ค่าที่คุณป้อนไม่ถูกต้อง ผู้ใช้มีค่าจำกัดที่สามารถป้อนลงในเซลล์นี้ได้"
ขั้นตอนที่ 8 คลิกปุ่ม OK บนหน้าต่าง "Data Validation"
รายการแบบหล่นลงจะถูกสร้างขึ้นและเพิ่มลงในกล่องที่เลือก
เคล็ดลับ
- เมื่อคุณสร้างรายการดรอปดาวน์เสร็จแล้ว ให้เปิดรายการเพื่อให้แน่ใจว่ารายการหรือข้อมูลทั้งหมดแสดงอย่างถูกต้อง บางครั้ง คุณจำเป็นต้องขยายช่องเพื่อให้รายการหรือข้อมูลทั้งหมดแสดงอย่างครบถ้วน
- เมื่อป้อนชุดข้อมูลสำหรับรายการแบบเลื่อนลง ให้พิมพ์ข้อมูลตามลำดับที่คุณต้องการให้ปรากฏในเมนูแบบเลื่อนลง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพิมพ์รายการตามตัวอักษรเพื่อให้ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูล/ค่าบางอย่างได้ง่ายขึ้น
