เพื่อนร่วมงานจะไม่มาหากได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมโดยไม่มีจุดประสงค์ที่ชัดเจน หากคุณมีหน้าที่กำหนดวาระการประชุม ให้หลีกเลี่ยงโดยระบุหัวข้อที่จะอภิปรายในที่ประชุมและระยะเวลาที่จะใช้เพื่อให้ครอบคลุมแต่ละหัวข้อ ด้วยการวางแผนและดำเนินการอย่างสุดความสามารถ คุณสามารถบรรลุผลลัพธ์ที่ดีขึ้นและผู้เข้าร่วมการประชุมของคุณจะไม่รู้สึกเสียเปรียบจากเวลาที่เสียไป
ขั้นตอน
ตอนที่ 1 ของ 3: เตรียมตัวให้พร้อม
ขั้นตอนที่ 1 ขอข้อมูลเพื่อนร่วมงาน
ผู้เข้าร่วมประชุมจะรู้สึกมีส่วนร่วมมากขึ้นหากมีส่วนร่วมในการกำหนดวาระการประชุม ขอให้พวกเขาเสนอหัวข้อที่ต้องการพูดคุยแล้วนำไปใส่ในวาระการประชุม
- ส่งอีเมลหรือพบกับเพื่อนร่วมงานที่จะได้รับเชิญก่อนการประชุมสองสามวัน
- ทำขั้นตอนนี้ล่วงหน้าอย่างน้อย 6-7 วันเพื่อให้พวกเขายังมีเวลามีส่วนร่วม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าวาระการประชุมสิ้นสุดลง 3-4 วันก่อนวันประชุม
ขั้นตอนที่ 2 กำหนดเป้าหมายหลักหรือหลายเป้าหมายให้สำเร็จ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมจัดขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์เฉพาะ เช่น เพื่อตัดสินใจ แบ่งปันข้อมูล วางแผนการทำงาน หรือรายงานความคืบหน้าในการทำงานให้เสร็จสิ้น คุณไม่จำเป็นต้องจัดประชุมหากคุณไม่มีจุดประสงค์
อาจมีการจัดประชุมเพื่อวัตถุประสงค์หลายประการ เช่น เพื่อรายงานความก้าวหน้าของงานเพื่อเป็นพื้นฐานในการตัดสินใจในระยะยาว
ขั้นตอนที่ 3 เน้นหัวข้อที่ส่งผลกระทบต่อผู้คนจำนวนมาก
หัวข้อที่มีการอภิปรายเพียงพอเกี่ยวกับ 2 คนไม่ควรรวมอยู่ในวาระการประชุม ใช้เวลาในการหาทางแก้ไขที่ต้องการการมีส่วนร่วมของคนจำนวนมาก
- ตัวอย่างเช่น จัดการประชุมแยกต่างหาก (นอกการประชุม) หากคุณและเพื่อนร่วมงานต้องการหารือเกี่ยวกับการมอบหมายงานใหม่
- หากคุณกำลังจัดการประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหาที่มีเพียงไม่กี่คนที่สามารถแก้ไขได้ ผู้เข้าร่วมประชุมที่ไม่เกี่ยวข้องกับการอภิปรายในหัวข้อควรจะสามารถทำงานต่อไปได้ สิ่งนี้ทำให้พวกเขารู้สึกผิดหวังเพราะเสียเวลาทำงาน ดังนั้นจงใช้ประโยชน์จากโอกาสนี้ให้ดีที่สุดเท่าที่เป็นไปได้เพราะการจัดประชุมที่เกี่ยวข้องกับคนจำนวนมากนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย
ขั้นตอนที่ 4 จัดวาระการประชุมโดยคัดเลือกหัวข้อที่คุณต้องการอภิปราย
จัดลำดับความสำคัญของหัวข้อสำคัญที่ต้องอภิปรายในที่ประชุมเพราะคุณไม่สามารถใส่หัวข้อทั้งหมดลงในวาระการประชุมได้
- ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการแสดงรายการ "การเจรจากำหนดเวลาโครงการ" "การนำเสนอรายงานความคืบหน้า" "แผนโครงการใหม่" และ "ข้อเสนอแนะ" เนื่องจากข้อจำกัดด้านเวลา คุณไม่ได้รวมเซสชั่นระดมความคิดไว้ในวาระการประชุม
- พิจารณาว่าคุณจำเป็นต้องจัดประชุมกับหลาย ๆ คนเพื่อหารือเกี่ยวกับวาระหลักในการเตรียมตัวสำหรับการประชุมใหญ่หรือไม่
ขั้นตอนที่ 5. ระบุหัวข้อที่สำคัญที่สุดก่อน
เมื่อวางแผนการประชุม ถือเป็นนโยบายที่ดีที่จะใส่หัวข้อที่สำคัญที่สุดไว้ที่จุดเริ่มต้นของการประชุม ด้วยวิธีนี้ ผู้เข้าร่วมทุกคนสามารถอภิปรายหัวข้อสำคัญในขณะที่จิตใจของพวกเขาแจ่มใสและฟิตร่างกายเมื่อเริ่มการประชุม
- ตัวอย่างเช่น กำหนดเวลา "การตัดสินใจ" จากนั้น "การนำเสนอรายงานความคืบหน้า" (เว้นแต่จำเป็นต้องมีรายงานความคืบหน้าในการตัดสินใจ)
- นอกจากนี้ยังมีการหารือในหัวข้อที่สำคัญที่สุดในกรณีที่การประชุมจำเป็นต้องสิ้นสุดก่อนเวลาหรือผู้เข้าร่วมประชุมบางคนต้องออกจากการประชุมก่อนการประชุมจะสิ้นสุดลง
ขั้นตอนที่ 6 ประมาณการว่าจะใช้เวลานานเท่าใดจึงจะครอบคลุมแต่ละหัวข้อ
แม้ว่าคุณจะไม่แน่ใจว่าจะใช้เวลานานแค่ไหนกว่าจะครอบคลุมแต่ละหัวข้อ ให้ทำการประมาณการ พิจารณาว่าการประชุมจะใช้เวลานานเท่าใดและจะครอบคลุมกี่หัวข้อ จัดสรรเวลาให้กับหัวข้อที่สำคัญที่สุดมากขึ้น
- ตัวอย่างเช่น จัดสรร 30 นาทีสำหรับการรายงานความคืบหน้า 10 นาทีสำหรับการสนทนา และ 10 นาทีสำหรับการกำหนดเส้นตายใหม่
- บ่อยครั้งที่วาระการประชุมไม่สามารถเสร็จสิ้นได้เนื่องจากไม่มีการจัดสรรเวลาสำหรับแต่ละหัวข้อ แบ่งเวลาก่อนการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าหัวข้อทั้งหมดในวาระการประชุมสามารถอภิปรายจนเสร็จสิ้นได้
- พิจารณาจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมที่ได้รับเชิญเมื่อคำนวณเวลาพิเศษ หากการประชุมจะมีผู้เข้าร่วม 15 คน และคุณจัดสรร 15 นาทีสำหรับแต่ละหัวข้อ หมายความว่าแต่ละคนมีเวลาพูดประมาณ 1 นาทีต่อหัวข้อ แม้ว่าจะไม่ใช่ทุกคนที่พูด แต่เวลาที่กำหนดนั้นสั้นเกินไป
ส่วนที่ 2 จาก 3: การจัดเตรียมวาระการประชุม
ขั้นตอนที่ 1. เขียนชื่อวาระการประชุม
ใช้ชื่อวาระการประชุมเพื่อให้ผู้อ่านทราบว่ากำลังอ่านวาระที่มีหัวข้อที่จะอภิปรายอยู่ หลังจากกำหนดชื่อเรื่องแล้ว ให้วางไว้ที่ด้านบนของเอกสารเปล่า เลือกชื่อที่ง่ายและตรงไปตรงมา
- ตัวอย่างชื่อวาระการประชุม: "วาระกรกฎาคม: อภิปรายแนวคิดโครงการใหม่" หรือ "วาระการประชุมเดือนสิงหาคม 2018: การขยายกำหนดเวลาโครงการ"
- พิมพ์วาระการประชุมโดยใช้แบบอักษรธุรกิจ เช่น Times New Roman หรือ Calibri
ขั้นตอนที่ 2. ใช้เวลาในการทักทายและขอบคุณผู้เข้าร่วมประชุมที่เข้าร่วมประชุม
ใช้โอกาสนี้ทักทายผู้เข้าร่วม ในเวลานี้ คุณหรือประธานการประชุมคนอื่นอาจเปิดการประชุมและอธิบายหัวข้อหลักที่จะอภิปราย
- หากผู้เข้าร่วมประชุมหลายคนไม่รู้จักกัน ให้ใช้เวลาในการทำให้อารมณ์แจ่มใส
- ถ้าคุณต้องการจัดวาระการประชุมสำหรับการประชุมที่สำคัญ เช่น การประชุม เวลาที่ใช้ในการเปิดการประชุมมักจะนานกว่า สำหรับการประชุมในสำนักงานปกติ เซสชั่นเปิดมักจะใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที
- ให้เวลาคาดการณ์การเปลี่ยนแปลงวาระการประชุมเมื่อเริ่มการประชุม
ขั้นตอนที่ 3 รวมวาระการประชุมในรูปแบบของคำถามเพื่อกระตุ้นความอยากรู้ของผู้เข้าร่วม
พวกเขาจะสงสัยว่าคุณกำหนดวาระการประชุมด้วยคำเพียงไม่กี่คำหรือไม่ คำถามสามารถเปิดเผยบริบทที่จะอภิปรายเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีโอกาสคิดล่วงหน้าก่อนการประชุม
- ตัวอย่างเช่น แทนที่จะเขียนว่า "Discussing Project Deadlines" ให้เขียนว่า "ต้องขยายกำหนดเวลาของโครงการเมื่อมีความต้องการเพิ่มขึ้นหรือไม่"
- หากจำเป็น ให้คำอธิบายสั้นๆ ภายใต้คำถาม
ขั้นตอนที่ 4 ระบุเวลาโดยประมาณถัดจากแต่ละหัวข้อ
แม้ว่าการประมาณเวลาอาจไม่อยู่ในระเบียบวาระการประชุม แต่ข้อมูลนี้จะช่วยให้เพื่อนร่วมงานเตรียมหรือขอเวลาเพิ่มได้หากจำเป็น
พวกเขายังมีเวลาร่นระยะเวลาในการส่งรายงานตามเวลาที่กำหนด
ขั้นตอนที่ 5. เตรียมขั้นตอนการอภิปรายสำหรับแต่ละหัวข้อในวาระการประชุม
การไหลของการอภิปรายเป็นวิธีการอภิปรายแต่ละหัวข้อ ตัวอย่างเช่น เมื่อพูดถึงการขยายกำหนดเวลาโครงการ ทุกคนจะพูดคุยกันตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ดังนั้น ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนจะมีมุมมองเดียวกัน
ตัวอย่างเช่น การประชุมจะหารือเกี่ยวกับการขยายกำหนดเวลาโครงการเพื่อตอบสนองความต้องการที่เพิ่มขึ้น เพื่อเตรียมขั้นตอนการอภิปรายซึ่งประกอบด้วย "10 นาทีเพื่อหารือเกี่ยวกับความคืบหน้าของงานจนถึงปัจจุบัน 15 นาทีในการตัดสินใจว่าจะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอย่างไร 10 นาทีเพื่อพิจารณาด้านบวกและด้านลบ 5 นาทีเพื่อตัดสินใจว่าจะขยายกำหนดเวลาหรือไม่"
ขั้นตอนที่ 6 ตัดสินใจว่าใครจะเป็นผู้นำการอภิปรายในแต่ละหัวข้อ
ใส่ชื่อเขาข้างหัวข้อเพื่อให้เขาเตรียมตัวได้ ยืนยันงานนี้กับบุคคลที่มีปัญหาก่อนการประชุมสองสามวันก่อนการประชุมและใส่ไว้ในวาระการประชุม
หากท่านจะเป็นประธานการประชุมตั้งแต่ต้นจนจบ ให้ระบุหัวข้อนี้ไว้ในหัวข้อวาระการประชุม
ขั้นตอนที่ 7 จัดสรรเวลาหากมีวิทยากรในการประชุม
หากการประชุมจะมีวิทยากรรับเชิญหลายคนพูดคุยกันในหัวข้อสำคัญ คุณจะต้องจัดสรรเวลาการประชุมบางส่วนให้กับพวกเขา กำหนดตารางเวลาในวาระการประชุมเพื่อให้แขกแต่ละคนมีโอกาสพูดแม้ว่าเขาต้องการพูดคุยหลายหัวข้อก็ตาม ดังนั้นพวกเขาจึงสามารถเตรียมวัสดุที่จะจัดส่งได้เป็นอย่างดี
สองสามวันก่อนการประชุม ให้โทรหาวิทยากรรับเชิญเพื่อสอบถามเกี่ยวกับระยะเวลาที่จำเป็นในการอภิปรายหัวข้อที่คุณต้องการกล่าวถึง วิธีนี้จะช่วยคุณจัดตารางเวลาเพื่อไม่ให้เกิดการปะทะกัน
ขั้นตอนที่ 8. หาเวลาพูดคุยเรื่องอื่นๆ
กำหนดเวลาเซสชั่นนี้เมื่อสิ้นสุดการประชุม ใช้ประโยชน์จากเซสชั่นนี้เพื่อถามผู้เข้าร่วมทุกคนว่ามีอะไรอีกหรือไม่ที่พวกเขาอยากจะหารือก่อนปิดการประชุม นอกจากนี้ยังสามารถถ่ายทอดสิ่งที่พลาดไปหรือยังไม่ได้พูดคุยกันได้
- เมื่อรวมเซสชั่นนี้ในวาระการประชุม ผู้ได้รับเชิญรู้ว่าเขาสามารถมีส่วนร่วมได้แม้ว่าสิ่งที่เขาต้องการจะสื่อจะไม่รวมอยู่ในวาระการประชุมก็ตาม
- ให้เวลาสำหรับคำถามและคำตอบในเซสชั่นนี้
ส่วนที่ 3 จาก 3: สรุปวาระการประชุม
ขั้นตอนที่ 1 ระบุรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการประชุม
เขียนเวลา วันที่ และสถานที่ของการประชุมในวาระการประชุมพร้อมกับชื่อผู้เข้าร่วมประชุมที่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ ด้วยวิธีนี้ พวกเขารู้อยู่แล้วว่าจะพบใครในที่ประชุมเมื่อได้รับคำเชิญ
- เป็นความคิดที่ดีที่จะรวมชื่อผู้เข้าร่วมที่มักจะเข้าร่วมการประชุมแต่ไม่สามารถเข้าร่วมได้ในครั้งนี้ แจ้งอย่างชัดเจนว่าไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้
- แนบแผนที่สถานที่สำหรับผู้ที่ไม่ทราบว่าจะจัดประชุมที่ไหน
ขั้นตอนที่ 2. บอกสิ่งที่ต้องเตรียมก่อนการประชุม
แจ้งเพื่อนร่วมงานที่ได้รับเชิญหากมีสิ่งที่พวกเขาต้องเตรียมล่วงหน้า เช่น การอ่านรายงาน รวบรวมข้อมูลเพื่อกำหนดแนวทางแก้ไข หรือระบุปัญหา
รวมข้อมูลนี้ไว้ที่ด้านล่างของวาระการประชุมโดยใช้ตัวอักษรหนาหรือสีเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนเข้าใจและอ่านได้ง่าย
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบวาระการประชุมอย่างรอบคอบก่อนแจกจ่าย เพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาด
วาระการประชุมมีความสำคัญสำหรับผู้ได้รับเชิญ ก่อนแจกจ่าย ให้ตรวจสอบระเบียบวาระการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าได้เขียนข้อมูลครบถ้วนถูกต้องและไม่มีการพิมพ์ผิด นอกจากการแสดงให้เห็นถึงจรรยาบรรณในการทำงานที่สูงแล้ว วิธีนี้ยังสะท้อนว่าคุณใส่ใจในรายละเอียดและให้คุณค่ากับรายละเอียดเหล่านั้น
ขั้นตอนที่ 4. แจกจ่ายวาระการประชุม 3-4 วันก่อนการประชุม
เพื่อนร่วมงานที่ได้รับคำเชิญยังมีเวลาเตรียมตัวหากได้อ่านวาระการประชุมเมื่อสองสามวันก่อน แต่อย่าส่งเร็วเกินไปเพราะมีความเป็นไปได้ที่จะถูกเพิกเฉย
หากคุณต้องการจัดการประชุมที่สำคัญระหว่างการประชุม ให้เตรียมวาระล่วงหน้าหลายเดือน
เคล็ดลับ
- ใช้รูปแบบวาระการประชุมที่มีอยู่ในโปรแกรม Word หลายโปรแกรมสำหรับสร้างเอกสาร เช่น Microsoft Office, Pages for Mac เป็นต้น ซึ่งมีรูปแบบเอกสารส่วนบุคคลและแบบมืออาชีพ เช่น การจัดวาระการประชุมอย่างรวดเร็วและง่ายดาย
- หากมีรูปแบบวาระการประชุมมาตรฐานในบริษัทของคุณ ให้ใช้รูปแบบนั้น
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมเป็นไปตามกำหนดการที่กำหนดไว้ล่วงหน้า แต่มีความยืดหยุ่น คุณต้องติดตามการประชุมโดยการตรวจสอบนาฬิกาบ่อยๆ หากการอภิปรายในวาระแรกเสร็จสิ้น ให้ชี้นำผู้เข้าร่วมประชุมเพื่อดำเนินการประชุมต่อโดยอภิปรายในวาระถัดไป คุณสามารถพูดอย่างสุภาพว่า "เราจะพูดถึงหัวข้อถัดไปเพื่อให้การประชุมจบลงตามกำหนด"
