ไม่อยู่ที่สำนักงานหรือผู้ช่วย "กลางแจ้ง" ใน Microsoft Outlook ช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติที่ส่งถึงผู้ที่ติดต่อคุณในขณะที่คุณไม่ได้ใช้งานหรืออยู่นอกสำนักงาน ฟีเจอร์ไม่อยู่ที่สำนักงานมีให้สำหรับผู้ใช้บัญชี Microsoft Exchange เท่านั้น อย่างไรก็ตาม แม้แต่ผู้ใช้ตามบ้านที่ไม่มีบัญชี Exchange ก็ยังสามารถสร้างเทมเพลต “ไม่อยู่ที่สำนักงาน” และสร้างกฎสำหรับโปรแกรมเพื่อให้ Outlook สามารถส่งการตอบกลับได้โดยอัตโนมัติ
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 4: Outlook 2013 และ 2010
ขั้นตอนที่ 1 คลิกเมนู "ไฟล์" จากนั้นเลือก "ข้อมูล" จากเมนูแถบด้านข้างทางซ้าย
ขั้นตอนที่ 2. เลือก “ตอบกลับอัตโนมัติ (ไม่อยู่ที่สำนักงาน)”
กล่องโต้ตอบ "ตอบกลับอัตโนมัติ" จะเปิดขึ้นหลังจากนั้น
หากไม่มีตัวเลือกนี้ คุณอาจใช้บัญชีที่ไม่ใช่ของ Exchange ทำตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ในวิธีที่สี่ในบทความนี้เพื่อตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติในบัญชีที่ไม่ใช่ Exchange
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบตัวเลือก “ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ”
ขั้นตอนที่ 4. เลือกตัวเลือก “ส่งเฉพาะในช่วงเวลานี้” จากนั้นเลือกเวลาเริ่มต้นที่ต้องการ (“เวลาเริ่มต้น”) และเวลาสิ้นสุด (“เวลาสิ้นสุด”)
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังวางแผนที่จะลาพักร้อนสองสัปดาห์ ให้เลือกระยะเวลาในวันหยุดของคุณ
ขั้นตอนที่ 5 คลิกแท็บ "ภายในองค์กรของฉัน" จากนั้นพิมพ์ข้อความอัตโนมัติที่จะส่งถึงเพื่อนร่วมงาน (ในสำนักงานหรือบริษัทเดียวกัน) ที่ต้องการติดต่อคุณ
ขั้นตอนที่ 6 คลิกแท็บ "นอกองค์กรของฉัน" จากนั้นเขียนข้อความอัตโนมัติที่จะส่งไปยังบุคคลภายนอกองค์กรหรือสำนักงานที่ต้องการติดต่อคุณ
ตัวอย่างเช่น เขียนข้อความที่อธิบายว่าคุณไม่ว่าง และสั่งให้ผู้ส่งข้อความถามคำถามและหารือเกี่ยวกับปัญหากับผู้ติดต่อคนอื่นๆ ในสำนักงาน
ขั้นตอนที่ 7 คลิก “ตกลง”
ผู้ที่ส่งอีเมลถึงคุณเมื่อคุณไม่อยู่ที่สำนักงานจะได้รับข้อความอัตโนมัติที่คุณสร้างขึ้น
วิธีที่ 2 จาก 4: Outlook 2007
ขั้นตอนที่ 1 คลิกเมนู "เครื่องมือ" จากนั้นเลือก "ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน"
กล่องโต้ตอบ "ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน" จะเปิดขึ้น
หากไม่มีตัวเลือกนี้ คุณอาจใช้บัญชีที่ไม่ใช่ของ Exchange ทำตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ในวิธีที่สี่ในบทความนี้เพื่อตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติในบัญชีที่ไม่ใช่ Exchange
ขั้นตอนที่ 2 ตรวจสอบตัวเลือก “ส่งการตอบกลับอัตโนมัติของสำนักงาน”
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบตัวเลือก “ส่งเฉพาะในช่วงเวลานี้” จากนั้นเลือกเวลาเริ่มต้นที่ต้องการ (“เวลาเริ่มต้น”) และเวลาสิ้นสุด (“เวลาสิ้นสุด”)
ตัวอย่างเช่น หากคุณวางแผนที่จะไม่อยู่ที่สำนักงานเป็นเวลาหนึ่งวัน ให้เลือกวันที่เหมาะสม (เช่น วันที่ลาหรือวันที่ไม่มาแสดง)
ขั้นตอนที่ 4 คลิกแท็บ "ภายในองค์กรของฉัน" จากนั้นพิมพ์ข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่คุณต้องการส่งถึงเพื่อนร่วมงาน (ในสำนักงานหรือบริษัทเดียวกัน) ที่ต้องการติดต่อคุณ
ตัวอย่างเช่น อธิบายว่าคุณไม่ได้อยู่ที่สำนักงานหนึ่งวัน และผู้จัดการจะรับผิดชอบงานของคุณในขณะที่คุณไม่อยู่
ขั้นตอนที่ 5 คลิกแท็บ "นอกองค์กรของฉัน" จากนั้นพิมพ์ข้อความอัตโนมัติที่คุณต้องการส่งไปยังบุคคลภายนอกองค์กรหรือสำนักงานที่ต้องการติดต่อคุณ
ขั้นตอน 6. คลิก “ตกลง”
ผู้ที่ส่งอีเมลถึงคุณเมื่อคุณไม่อยู่ที่สำนักงานจะได้รับข้อความอัตโนมัติที่คุณสร้างขึ้น
วิธีที่ 3 จาก 4: Outlook 2003
ขั้นตอนที่ 1 คลิกเมนู "เครื่องมือ" จากนั้นเลือก "ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน"
กล่องโต้ตอบ "ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน" จะเปิดขึ้น
หากไม่มีตัวเลือกนี้ คุณอาจใช้บัญชีที่ไม่ใช่ของ Exchange ทำตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ในวิธีที่สี่ในบทความนี้เพื่อตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติในบัญชีที่ไม่ใช่ Exchange
ขั้นที่ 2. เลือกตัวเลือก “ฉันกำลังไม่อยู่ที่สำนักงาน”
ขั้นตอนที่ 3 เขียนข้อความที่คุณต้องการให้ส่งโดยอัตโนมัติถึงผู้ที่ติดต่อคุณในช่อง "ตอบกลับอัตโนมัติเพียงครั้งเดียวสำหรับผู้ส่งแต่ละคนที่มีข้อความต่อไปนี้" บนหน้าจอ
ผู้ที่ส่งอีเมลถึงคุณจะได้รับการตอบกลับอัตโนมัติจนกว่าคุณจะกลับไปทำงาน
ขั้นตอน 4. คลิก “ตกลง”
ทุกฝ่ายที่ติดต่อคุณทางอีเมลจะได้รับข้อความ "ไม่อยู่ที่สำนักงาน" โดยอัตโนมัติเป็นระยะเวลาไม่มีกำหนด หรือจนกว่าคุณจะทำขั้นตอนแรกในวิธีนี้ซ้ำและเลือก "ฉันอยู่ที่สำนักงาน"
วิธีที่ 4 จาก 4: บัญชีที่ไม่ใช่การแลกเปลี่ยน
ขั้นตอนที่ 1 เรียกใช้ Microsoft Outlook บนคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล
ขั้นตอนที่ 2 คลิกเมนู "หน้าแรก" และเลือก "อีเมลใหม่"
ขั้นตอนที่ 3 พิมพ์การตอบกลับที่คุณต้องการให้ส่งโดยอัตโนมัติไปยังบุคคลที่ติดต่อคุณในเนื้อหาของข้อความ
หลังจากนั้นข้อความนี้จะใช้เป็นเทมเพลต "ไม่อยู่ที่สำนักงาน" ของคุณ
ขั้นตอนที่ 4 คลิกเมนู "ไฟล์" และเลือก "บันทึกเป็น"
กล่องโต้ตอบ "บันทึกเป็น" จะเปิดขึ้นหลังจากนั้น
ขั้นตอนที่ 5. เลือก "เทมเพลต Outlook" จากเมนูแบบเลื่อนลง "บันทึกเป็นประเภท"
ขั้นตอนที่ 6 พิมพ์ชื่อเทมเพลตข้อความ จากนั้นคลิก "บันทึก"
ขณะนี้สามารถใช้เทมเพลตนี้ได้ทุกเมื่อที่คุณไม่สามารถติดต่อทางอีเมลในบัญชี Outlook ส่วนบุคคลของคุณได้
ขั้นตอนที่ 7 คลิก "หน้าแรก" เลือก "กฎ" แล้วเลือก "จัดการกฎและการแจ้งเตือน"
เพื่อให้เทมเพลตถูกส่งไปยังผู้ส่งข้อความโดยอัตโนมัติเมื่อคุณไม่ได้ติดต่อ คุณต้องสร้างกฎที่แนะนำให้ Outlook ตอบกลับจดหมายที่ได้รับโดยใช้เทมเพลตโดยอัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 8 เลือก "กฎใหม่" จากนั้นเลือก "ใช้กฎกับข้อความที่ฉันได้รับ" ในส่วน "เริ่มต้นจากกฎที่ว่างเปล่า"
ขั้นตอนที่ 9 คลิก "ถัดไป" จากนั้นเลือก "ถัดไป" อีกครั้งเพื่อสร้างกฎ
ขั้นตอนที่ 10 ตรวจสอบตัวเลือก “ตอบกลับโดยใช้เทมเพลตเฉพาะ” ภายใต้หัวข้อ “คุณต้องการทำอะไรกับข้อความ ”.
ขั้นตอนที่ 11 ตรวจสอบตัวเลือก "เทมเพลตเฉพาะ" ในส่วน "แก้ไขคำอธิบายกฎ (คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้)"
ขั้นตอนที่ 12 เลือก "เทมเพลตผู้ใช้ในระบบไฟล์" จากเมนูแบบเลื่อนลง "ดูใน"
ขั้นตอนที่ 13 เลือกเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้าเพื่อใช้ตอบกลับ "ไม่อยู่ที่สำนักงาน" โดยอัตโนมัติ จากนั้นเลือก "เปิด"
ขั้นตอนที่ 14 คลิก “ถัดไป” จากนั้นเพิ่มข้อยกเว้นหากจำเป็น
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถส่งต่ออีเมลจากผู้ส่งรายหนึ่งไปยังบัญชีอีเมลอื่น
ขั้นตอนที่ 15 คลิก “ถัดไป” จากนั้นพิมพ์ชื่อของกฎการตอบกลับอัตโนมัติที่สร้างขึ้น
ขั้นตอนที่ 16. คลิก “เสร็จสิ้น”
ใครก็ตามที่ส่งอีเมลถึงคุณจะได้รับข้อความอัตโนมัติจากเทมเพลตที่คุณสร้างขึ้น
