ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้บริหารองค์กร ผู้จัดการ หรือผู้ปกครองที่อยู่บ้าน ความสามารถในการมอบหมายความรับผิดชอบถือเป็นความสามารถที่สำคัญในการทำให้ตัวเองมีประสิทธิภาพมากขึ้น อย่างไรก็ตาม การมอบหมายงานอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก คุณต้องหนักแน่น ไว้วางใจคนที่คุณมอบหมายความรับผิดชอบให้ บทความนี้จะช่วยคุณจัดการกับข้อกังวลใดๆ ที่คุณอาจมีเกี่ยวกับการมอบหมายงาน จากนั้นนำคุณผ่านขั้นตอนที่แท้จริงของการมอบหมายงานอย่างชาญฉลาดและให้เกียรติ
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 2: เข้าสู่กรอบความคิดที่ถูกต้อง
ขั้นตอนที่ 1 วางอัตตาของคุณไว้
อุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดในการมอบหมายคือวลี "ถ้าคุณต้องการทำอะไรให้ถูกต้อง คุณต้องทำเอง" คุณไม่ใช่คนเดียวในโลกที่สามารถทำให้มันถูกต้องได้ คุณอาจเป็นคนเดียวที่สามารถทำให้มันถูกต้องได้ในตอนนี้ แต่ถ้าคุณใช้เวลาในการฝึกใครซักคน พวกเขาก็อาจจะทำให้ถูกต้องเช่นกัน ใครจะรู้ – พวกเขาอาจทำได้เร็วกว่าหรือดีกว่าคุณ และนี่ไม่ใช่แค่สิ่งที่คุณต้องยอมรับ แต่ยังต้องขอด้วย
คิดอย่างมีเหตุผลและตามความเป็นจริง คุณทำงานนี้ด้วยตัวเองได้ไหม คุณต้องทำงานจนตายเพื่อสร้างสมดุลระหว่างงานนี้และความรับผิดชอบของคุณเองหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้น คุณควรพร้อมที่จะมอบหมายงานบางส่วนของคุณ อย่ารู้สึกละอายใจหรือไม่เพียงพอเพียงเพราะคุณต้องการความช่วยเหลือในบางสิ่ง จริงๆ แล้วคุณจะกลายเป็นคนทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยได้รับความช่วยเหลือเมื่อคุณต้องการ
ขั้นตอนที่ 2 หยุดรอใครสักคนที่จะให้ความช่วยเหลือ
หากคุณไม่เต็มใจที่จะมอบหมายงาน คุณอาจประสบกับอาการป่วยของผู้พลีชีพเล็กน้อย คุณอาจรู้สึกหนักใจ และคุณมักจะสงสัยว่าทำไมไม่มีใครเสนอความช่วยเหลือ ซื่อสัตย์กับตัวเอง เมื่อมีคนเสนอให้ความช่วยเหลือ คุณปฏิเสธพวกเขาเพียงเพื่อสุภาพหรือไม่? แอบถามทำไมไม่ยืนกราน? คุณรู้สึกว่าถ้าตำแหน่งของคุณกลับด้าน คุณจะช่วยพวกเขาด้วยหัวใจที่เต้นแรงไหม? หากคุณตอบว่า "ใช่" คุณต้องฝึก "ควบคุม" สถานการณ์ของคุณ รับ ความช่วยเหลือที่คุณต้องการ อย่ารอให้มันมาหาคุณ เพราะมันอาจไม่เกิดขึ้น
หลายคนลืมสิ่งที่คนอื่นกำลังเผชิญ และคุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงอะไรได้ ลืมความผิดหวังที่อาจเกิดขึ้นกับคนที่ไม่ให้ความช่วยเหลือ โปรดจำไว้ว่ามันเป็นงานของคุณที่จะพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการ
ขั้นตอนที่ 3 อย่ามองคำขอความช่วยเหลือในทางลบ
หลายคนรู้สึกอึดอัดที่จะขอความช่วยเหลือ คุณอาจรู้สึกผิด เช่น คุณกำลังสร้างภาระให้คนอื่นหรืออายเพราะคุณคิดว่า (ด้วยเหตุผลบางอย่าง) คุณควรจัดการทุกอย่างได้ด้วยตัวเอง คุณอาจจะรู้สึกภูมิใจกับการต่อสู้ครั้งนี้ และเห็นว่ามันเป็นข้อพิสูจน์ว่าคุณเป็นมนุษย์ผู้สูงศักดิ์ ถ้าคุณเห็นว่าการขอความช่วยเหลือเป็นรูปแบบของความอ่อนแอ คุณต้องลืมมันไปซะ อย่างรวดเร็ว ในทางกลับกัน การพยายามทำทุกอย่างเพียงลำพังเป็นสัญญาณของความอ่อนแอ ในแง่ที่บ่งบอกว่าคุณไม่มีมุมมองที่เป็นจริงเกี่ยวกับความสามารถของคุณ
ขั้นตอนที่ 4 เรียนรู้ที่จะไว้วางใจผู้อื่น
หากคุณกลัวที่จะมอบหมายงานเพราะคิดว่าคนอื่นทำไม่ได้เหมือนคุณ ให้นึกถึงสองสิ่ง: อย่างแรก เกือบทุกคนสามารถเก่งในเรื่องใดเรื่องหนึ่งได้ด้วยการฝึกฝนที่เพียงพอ และอย่างที่สอง คุณอาจไม่มีพรสวรรค์ในทุกสิ่ง. เมื่อคุณมอบหมายงาน คุณไม่เพียงแต่ทำให้ตัวเองมีเวลาว่างมากขึ้น แต่ยังเปิดโอกาสให้ผู้ช่วยฝึกฝนทักษะใหม่หรือทำงานใหม่ อดทน เมื่อเวลาผ่านไป ผู้ช่วยของคุณอาจจะสามารถทำงานที่ได้รับมอบหมายได้เช่นเดียวกับคุณ เว้นแต่งานที่คุณวางแผนจะมอบหมายจะมีความสำคัญมาก ผู้ช่วยของคุณอาจทำงานได้ดีเมื่อเวลาผ่านไป ถ้างานสำคัญมาก คิดให้ดีก่อนมอบหมายงาน!
แม้ว่าคุณจะทำงานที่คุณวางแผนจะมอบหมายได้ดีที่สุด แต่ให้ตระหนักว่าการมอบหมายงานช่วยให้คุณทำสิ่งอื่น ๆ ได้โดยใช้เวลา หากคุณเป็นพนักงานที่ดีที่สุดในสำนักงานซึ่งทำงานประกอบฮาร์ดไดรฟ์ที่ค่อนข้างซ้ำซากจำเจ แต่คุณมีงานนำเสนอที่สำคัญที่ต้องเตรียม คุณก็ปล่อยให้งานนั้นส่งไปให้ฝ่ายภายใน คุณควรจัดลำดับความสำคัญของงานยากๆ ก่อน อย่ารู้สึกแย่กับการมอบหมายงานง่ายๆ ที่ซ้ำซากจำเจ เมื่อคุณมีสิ่งสำคัญที่ต้องทำ
ส่วนที่ 2 จาก 2: การมอบหมายอย่างมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนที่ 1 เรียกใช้งาน
ก้าวแรกนั้นยากที่สุด แต่สำคัญที่สุด คุณต้องมีความกล้าที่จะขอให้ใครสักคนช่วยคุณ (หรือถ้าคุณเป็นหัวหน้า ก็หาคนมาช่วย) อย่ารู้สึกแย่กับเรื่องนี้ ตราบใดที่คุณสุภาพ ใจดี และเป็นมิตร คุณ ไม่ได้หยาบคายเพียงเพื่อขอความช่วยเหลือจากคนอื่น พยายามทำตัวเป็นมิตรและใจดีในขณะที่ทำตามคำขอของคุณอย่างจริงจัง
- หากคุณไม่แน่ใจว่าจะให้คนอื่นทำอะไรให้คุณ ให้ลองพูดให้สั้นและไพเราะ พูดประมาณว่า "นี่ ฉันขอคุยกับคุณสักครู่ได้ไหม คุณช่วยฉันประกอบฮาร์ดไดรฟ์กองใหญ่ที่เพิ่งมาถึงได้ไหม ฉันทำเองไม่ได้เพราะวันนี้ฉันไม่อยู่ที่สำนักงาน คุณช่วยได้ไหม ช่วยฉันด้วย?" กดดันบุคคลนั้น แต่ให้แน่ใจว่าจำเป็นต้องมีความช่วยเหลือของเขา
- ถามและคุณจะได้รับ (อาจ) ได้รับ อย่ากลัวที่จะมอบหมายงานเพราะคุณคิดว่ามันจะฟังดูหยาบคายหรือน่าประทับใจ มองแบบนี้ – คุณรู้สึกอย่างไรเมื่อมีคนขอความช่วยเหลือจากคุณ? คุณรู้สึกเจ็บและขุ่นเคืองหรือไม่? หรือคุณ (ปกติ) ต้องการช่วย? บางทีคุณอาจเลือกอย่างหลัง!
ขั้นตอนที่ 2 อย่าปฏิเสธเป็นการส่วนตัว
บางครั้งผู้คนก็ไม่สามารถช่วยคุณได้ เป็นเรื่องที่น่าเศร้า แต่เป็นความจริง อาจเป็นได้จากหลายสาเหตุ สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดคือคนที่คุณขอความช่วยเหลือยุ่งมากกับงาน อย่าถือสาเป็นการส่วนตัวมากเกินไป เพียงเพราะว่าใครบางคนไม่สามารถ (หรือจะไม่) ทำอะไรให้คุณในขณะนั้นไม่ได้หมายความว่าพวกเขาเกลียดคุณ โดยปกติเพราะพวกเขายุ่งหรือขี้เกียจ – ไม่มีอะไรมากไปกว่านี้
หากคุณถูกปฏิเสธ ให้พิจารณาทางเลือกของคุณ – โดยปกติ คุณสามารถยืนกรานอย่างสุภาพว่าต้องการความช่วยเหลือจากบุคคลนั้น (โดยปกติแล้วจะได้ผลถ้าคุณเป็นหัวหน้าหรือผู้มีอำนาจ) คุณสามารถลองถามคนอื่นหรือทำงานนั้นแทน ตัวเอง. หากคุณต้องการความช่วยเหลือ อย่ากลัวที่จะเลือกตัวเลือกแรกหรือทั้งสองอย่าง
ขั้นตอนที่ 3 มอบหมายเป้าหมาย ไม่ใช่ขั้นตอน
นี่คือกุญแจสำคัญที่จะไม่กลายเป็นฝันร้ายของผู้จัดการรายย่อย กำหนดมาตรฐานที่ชัดเจนสำหรับผลลัพธ์ที่คุณต้องการ และแสดงให้บุคคลนั้นเห็นถึงวิธีการ แต่บอกว่าพวกเขาทำได้ในแบบที่พวกเขาต้องการ ตราบใดที่มันทำได้ดีและเสร็จตรงเวลา ให้เวลาเพียงพอกับพวกเขาไม่เพียงแต่ในการเรียนรู้ แต่ยังรวมถึงการทดลองและสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ ด้วย อย่าฝึกพวกเขาเหมือนหุ่นยนต์ ฝึกฝนพวกเขาเหมือนมนุษย์-เป็นคนที่ปรับตัวและดีขึ้น
นอกจากนี้ยังฉลาดเพราะจะใช้เวลาของคุณและลดความวิตกกังวล คุณต้องการใช้เวลาว่างทำสิ่งอื่นที่สำคัญกว่า ไม่ต้องกังวลกับความคืบหน้าของผู้ช่วยเสมอไป จำไว้ว่าคุณมอบหมายงานเพื่อลดความเครียด ไม่ใช่เพิ่มความเครียด
ขั้นตอนที่ 4. เตรียมฝึกผู้ช่วยของคุณ
คุณควรจัดเวลาไว้เสมอเพื่อสอนผู้ช่วยของคุณถึงวิธีการทำงานที่ได้รับมอบหมาย แม้ว่าจะเป็นเรื่องง่ายก็ตาม จำไว้ว่ากระบวนการที่ดูเหมือนตรงไปตรงมาและเรียบง่ายสำหรับคุณอาจไม่ง่ายเหมือนคนที่ไม่เคยทำมาก่อน ไม่เพียงแต่เตรียมผู้ช่วยของคุณผ่านงานที่คุณมอบหมายเท่านั้น แต่ยังต้องอดทนกับคำถามใดๆ ที่อาจเกิดขึ้น
พิจารณาเวลาที่คุณใช้ในการฝึกอบรมหน่วยกู้ภัยเป็นการลงทุนระยะยาวที่ชาญฉลาด โดยการจัดเวลาเพื่อสอนผู้ช่วยอย่างถูกต้อง คุณจะมีเวลาว่างในอนาคต แทนที่จะใช้เวลาในการแก้ไขข้อผิดพลาดของเขาหรือเธอ
ขั้นตอนที่ 5. จัดสรรทรัพยากรให้เพียงพอเพื่อให้งานเสร็จสมบูรณ์
คุณอาจมีทรัพยากรที่จำเป็นในการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ แต่บุคคลที่ได้รับมอบหมายงานนั้นอาจไม่สามารถเข้าถึงได้ สิ่งต่างๆ เช่น ข้อมูลที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน เครื่องมือพิเศษ และเครื่องมือบางอย่างอาจมีความสำคัญต่อการทำงานให้เสร็จสิ้น ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ช่วยของคุณมีสิ่งที่จำเป็นสำหรับการประสบความสำเร็จ
ขั้นตอนที่ 6 เข้าใจว่าผู้ช่วยของคุณสามารถทำสิ่งเดียวเท่านั้นในแต่ละครั้ง
เมื่อผู้ช่วยของคุณช่วยเหลือคุณ เขาไม่ได้ทำหน้าที่ตามปกติ อย่าลืมว่าผู้ช่วยของคุณอาจมีตารางงานที่ยุ่งเหมือนคุณ ถามตัวเองว่าพวกเขาจะแยกงานอะไรออกไปหรือมอบหมายงานอะไรให้เสร็จจากคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทราบคำตอบในครั้งต่อไปที่คุณมอบหมายงานให้ผู้อื่น
ขั้นตอนที่ 7 อดทน
คนที่คุณมอบหมายจะทำผิดพลาดในขณะที่เขาหรือเธอเรียนรู้ที่จะทำงานใหม่ เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเรียนรู้ วางแผนเลย อย่ามอบหมายงานโดยสมมติว่าบุคคลนั้นจะทำได้อย่างสมบูรณ์จนกว่าพวกเขาจะได้งานที่ได้รับการพิสูจน์แล้ว หากงานไม่เป็นไปตามที่คาดไว้เพราะเพื่อนร่วมงานของคุณทำงานนั้นไม่สมบูรณ์ ก็เป็นความผิดของคุณ ไม่ใช่เขา เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับผู้ช่วยของคุณและงานที่ได้รับมอบหมายสามารถเป็นประสบการณ์การเรียนรู้สำหรับเขา มากกว่าที่จะทำให้คนอื่นกลัว
เมื่อคุณฝึกให้ใครสักคนทำบางสิ่ง คุณกำลังลงทุน ในตอนแรกมันจะทำให้คุณช้าลง แต่ในระยะยาว มันจะเพิ่มผลผลิต โดยขึ้นอยู่กับแนวทางของคุณที่มีต่อพฤติกรรมเชิงบวกและเป็นจริง
ขั้นตอนที่ 8 เตรียมพร้อมสำหรับปัญหา
วางแผนสำรองและเตรียมพร้อมที่จะดำเนินการหากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น รู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากพลาดเป้าหมายหรือกำหนดเวลา อุปสรรคและความท้าทายที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้นตลอดเวลา ไม่ว่าคุณจะอยู่ในสำนักงานหรือที่บ้าน – บางครั้งเทคโนโลยีอาจล้มเหลว ให้ผู้ช่วยของคุณเชื่อว่าหากมีบางอย่างเกิดขึ้น คุณจะเข้าใจและช่วยให้พวกเขาบรรลุเส้นตาย อย่าปล่อยให้พวกเขาอยู่ในสถานะที่ยากลำบาก
การทำเช่นนี้ถือเป็นการฉลาดในแง่ที่เห็นแก่ตัว หากผู้ช่วยของคุณกลัวที่จะถูกตำหนิ จะใช้เวลาชดเชยข้อบกพร่องของเขามากกว่าการทำงานของเขา
ขั้นตอนที่ 9 ให้รางวัลแก่ผู้ช่วยของคุณหากคู่ควร
การมอบหมายงานให้ผู้อื่นมีความสำคัญหากคุณมีความรับผิดชอบมากขึ้น แต่มันจะส่งผลเสียเมื่อคุณมอบหมายงาน ให้ผู้ช่วยของคุณทำงานให้หนัก แล้วรับเครดิตเอง ชื่นชมและยกย่องความพยายามของผู้อื่นที่ทำงานแทนคุณ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกครั้งที่คุณได้รับคำชมจากงานที่ได้รับความช่วยเหลือจากคนอื่น คุณต้องพูดถึงชื่อคนที่ช่วยเหลือคุณด้วย
ขั้นตอนที่ 10 พูดว่า "ขอบคุณ
“เมื่อมีคนทำอะไรให้คุณ สิ่งสำคัญคือต้องขอบคุณบุคคลนั้น รับทราบถึงความสำคัญของความช่วยเหลือของเขา และให้ผู้ช่วยรู้ว่าเขาหรือเธอชื่นชม มิฉะนั้น คุณก็จะดูเนรคุณแม้ว่าคุณจะไม่ทำก็ตาม” t. จำไว้ว่าผู้คนไม่สามารถอ่านใจคุณได้ ผู้คนจะยินดีเป็นอย่างยิ่งที่จะให้ความช่วยเหลือหากพวกเขารู้สึกซาบซึ้ง
