จดหมายแนะนำตัวมักใช้ในการสื่อสารทางธุรกิจ เพื่อสร้างการติดต่อ ขอข้อมูล หรือสร้างภาพรวมของผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่ โดยทั่วไป คุณกำลังเขียนจดหมายแนะนำตัวถึงคนที่คุณไม่รู้จักเป็นการส่วนตัว ซึ่งทำให้ยากเล็กน้อยในแง่ของความรู้สึกหรือสไตล์ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเรียนรู้เคล็ดลับสั้นๆ เพื่อช่วยให้จดหมายของคุณกระชับ อ่านง่าย และมีประสิทธิภาพตามที่คุณต้องการ
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การเขียนคำนำ
ขั้นตอนที่ 1 เขียนจดหมายของคุณถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่งเมื่อทำได้
จดหมายแนะนำตัวควรส่งถึงคนที่จะอ่านให้ดีที่สุด หากคุณกำลังส่งไปยังบัญชีทั่วไปหรือบริษัทที่ว่าจ้างและไม่แน่ใจ คุณสามารถส่งจดหมายถึง "ทุกคนที่เกี่ยวข้อง" หรือผู้จัดการการว่าจ้างหรือเจ้าของกรรมสิทธิ์เฉพาะ
เริ่มต้นจดหมายของคุณโดยระบุตำแหน่ง ตำแหน่ง หรือบทบาทของคุณ และเหตุผลในการเขียนจดหมาย โดยปกติคุณไม่จำเป็นต้องใส่ชื่อของคุณในจดหมายเพราะชื่อของคุณจะอยู่บนลายเซ็น
ขั้นตอนที่ 2 ระบุเป้าหมายของคุณให้ชัดเจน
คุณต้องอธิบายเหตุผลในการเขียนจดหมายโดยเร็วที่สุด คุณต้องการอะไร? ทำไมคุณถึงเขียนจดหมาย หากคำถามประเภทนี้ผุดขึ้นในหัวของเจ้านายหรือบริษัท เป็นไปได้ว่าจดหมายของคุณจะลงเอยในถังขยะแทนที่จะได้รับสายสัมภาษณ์
หยุดการตามล่า: "ฉันกำลังเขียนเพื่อสอบถามเกี่ยวกับตำแหน่งงานว่างของหัวหน้างานการเงินคนใหม่" หรือ "ฉันกำลังเขียนเพื่ออธิบายคุณลักษณะของผลิตภัณฑ์ใหม่ที่บริษัทของฉันเพิ่งเปิดตัว" เป็นคำชี้แจงวัตถุประสงค์ที่มีประสิทธิภาพจริงๆ ในการเป็นหนึ่งในประโยคแรก จดหมาย
ขั้นตอนที่ 3 สร้างความรู้สึกหรือสไตล์ที่เหมาะสมสำหรับจดหมาย
เมื่อเขียนจดหมายแนะนำตัว วิธีที่ดีที่สุดคือต้องมีรูปแบบที่สอดคล้องกันและมีความสามารถซึ่งฟังดูแปลก ๆ หรือฟังดูเฉียบขาดหรือมีเทคนิคมากเกินไป สำหรับจดหมายแนะนำตัว จดหมายของคุณควรเป็นมืออาชีพ แต่ไม่เย็นชาหรือแข็งทื่อ จำเป็นต้องรวมองค์ประกอบของความอบอุ่นของมนุษย์ไว้ในจดหมายโดยที่เนื้อหาโดยรวมมีความเป็นมืออาชีพ
- ข้อผิดพลาดทั่วไปที่นักเขียนมือใหม่ทำคือพยายามอย่างยิ่งที่จะหลีกเลี่ยงคำย่อที่นำไปสู่ความรู้สึกว่าจดหมายนั้นเป็นฉบับแปล ไม่ใช่จดหมายที่เป็นลายลักษณ์อักษร ใช้คำย่อ/การหดตัว ให้ฟังดูลื่นไหลเหมือนการสนทนา แต่ก็ยังมีความเป็นมืออาชีพ ให้จดหมายเป็นตัวแทนของคุณ
- อย่าพยายามใช้คำพูดที่ฉลาดโดยแทนที่คำที่ใช้บ่อยด้วยคำในอรรถาภิธาน/พจนานุกรม นี่ไม่ใช่วิทยานิพนธ์ระดับปริญญาโท แต่เป็นจดหมายแนะนำตัว ใช้คำที่กระชับและกระชับ
ขั้นตอนที่ 4 สร้างการเชื่อมต่อส่วนบุคคล
อธิบายว่าคุณค้นพบงาน ตำแหน่งงานว่าง หรือบริษัทที่คุณกำลังมองหาได้อย่างไร และสร้างการเชื่อมต่อ เมื่ออ่านจดหมายแนะนำตัว นายจ้างหรือผู้ประสานงานการว่าจ้างควรมีภาพที่ชัดเจนว่าคุณเป็นใคร เหตุใดคุณจึงต้องการงานนี้ และคุณเหมาะสมกับงานนี้หรือไม่ หากความสัมพันธ์นี้แน่นแฟ้นเพียงพอ คุณจะถูกเรียกสัมภาษณ์และนั่นจะทำให้คุณมีโอกาสได้งาน
หากคุณมีสายสัมพันธ์กับใครก็ตามที่ทำงานให้กับบริษัทหรือคุณถูกเรียกให้ไปสมัคร หรือแม้แต่รู้จักใครก็ตามที่ได้รับความช่วยเหลือจากหน่วยงานของคุณในการทำงาน ขอแนะนำให้แนะนำตัวเองจากภายในจดหมาย สิ่งนี้สามารถกระตุ้นความทรงจำของใครบางคน ("โอ้ นี่คือบุคคลที่โจโกะกำลังพูดถึง!") หรือทำให้พวกเขาจำได้ตั้งแต่แรก
ส่วนที่ 2 จาก 3: การเขียนเนื้อหาของจดหมาย
ขั้นตอนที่ 1 เชื่อมต่อคุณสมบัติของคุณกับตำแหน่งที่สมัคร
หากคุณกำลังพยายามอธิบายคุณสมบัติ ความสามารถ หรือความสามารถในการจัดการงานหรือโครงการ คุณควรสร้างลิงก์ที่ชัดเจนในสองสามประโยคและอธิบายว่าประสบการณ์ของคุณเกี่ยวข้องกับความสามารถในการทำสิ่งนี้อย่างไร ไม่ว่าจะเป็นเรื่องใหม่ ตำแหน่ง การย้าย หรืองานใหม่ ใหม่ทั้งหมด
- อธิบายประสบการณ์ของคุณในสาขาหรืออุตสาหกรรมตามที่ระบุไว้ในเอกสารอ้างอิงในจดหมาย หากคุณส่งจดหมายแนะนำตัวตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ มันจะเน้นที่สาขาวิชาชีพหรืออุตสาหกรรมบางประเภท เป็นความคิดที่ดีที่จะรวมทักษะและประสบการณ์เฉพาะเพื่อทำให้จดหมายมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- การอยากได้งานไม่เหมือนกับการมีคุณสมบัติเหมาะสมกับงาน หากในบทแนะนำของคุณ คุณอธิบายว่าคุณต้องการได้รับการเรียกสัมภาษณ์งานเพราะคุณรู้สึกว่าคุณเหมาะสมจริงๆ คุณไม่จำเป็นต้องทำซ้ำห้าสิบครั้ง การเขียนว่าคุณ "ต้องการงานนี้จริงๆ" ไม่ได้ทำให้คุณเป็นผู้สมัครที่ได้รับความสนใจ
ขั้นตอนที่ 2 จงเจาะจงให้มากที่สุด
กำหนดเวลาที่คุณสามารถพบปะด้วยตนเองหรือแสดงสิ่งที่คุณหวังว่าจะเห็นในภายหลังในการตอบกลับจดหมายของคุณ หากคุณต้องการพูดคุยเกี่ยวกับคุณสมบัติของคุณในการสัมภาษณ์มากขึ้น ก็พูดอย่างนั้น ถ้าอยากได้งานจริงก็บอกไป เรียนรู้ทุกอย่างเกี่ยวกับกระบวนการจ้างงาน หรือขั้นตอนการสมัครที่คุณเขียน จากนั้นถามเกี่ยวกับขั้นตอนถัดไปของกระบวนการ
เน้นจดหมายสมัครงานของคุณไปยังระดับงานเฉพาะ ไม่จำเป็นต้องระบุประเภทของงานหรือตำแหน่งอย่างชัดเจน แต่จำไว้ว่าผลลัพธ์ประเภทใดที่คุณต้องการเพื่อให้จดหมายมีความเกี่ยวข้อง
ขั้นตอนที่ 3 อย่าใส่ข้อมูลในประวัติย่อของคุณอยู่แล้ว
ไม่ควรใส่ชื่อ เกียรติยศ และชื่อที่มีชื่อเสียงในจดหมาย การทำซ้ำข้อมูลที่มองเห็นได้ง่ายบนประวัติย่อเป็นการสิ้นเปลืองพื้นที่ในจดหมาย อย่าจดข้อมูลที่สามารถรวบรวมได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายจากที่อื่น คุณเขียนเพื่อขายตัวเองและสร้างโอกาส
ขั้นตอนที่ 4 เขียนโดยมีจุดประสงค์เพื่อรับการสัมภาษณ์
บางทีคุณอาจจะไม่ได้งานหรืออะไรก็ได้จากพลังของจดหมายเพียงอย่างเดียว การเขียนจดหมายจะพาคุณไปถึงหน้าประตูบ้าน โอกาสในการพิสูจน์ตัวเองและความสามารถของคุณในการเป็นบุคคลหรือพนักงานที่ผู้อ่านจดหมายต้องการ ด้วยเหตุผลนี้ จึงเป็นความคิดที่ดีที่จะพูดตรง ๆ ให้ตรงประเด็น มุ่งเน้นไปที่คุณสมบัติของคุณ เช่นเดียวกับความเชื่อมโยงของคุณกับตำแหน่งงาน และก้าวไปสู่ขั้นต่อไปของกระบวนการ ไม่ว่าจะเป็นการสัมภาษณ์หรือขั้นตอนการจ้างงานอื่นๆ
ทำซ้ำข้อมูลที่สำคัญที่สุดในส่วนปิด ก่อนที่คุณจะปิดจดหมายด้วยคำทักทาย คุณควรพูดย้ำสิ่งที่คุณต้องการโดยตรงเป็นเวลาสั้นๆ
ส่วนที่ 3 ของ 3: การแก้ไขและปรับแต่งจดหมาย
ขั้นตอนที่ 1 แก้ไขและแก้ไขจดหมายของคุณ
หลังจากเขียนร่างจดหมายแล้ว คุณจำเป็นต้องทบทวนจดหมายของคุณใหม่และปรับปรุงจากโครงสร้างประโยคและอื่นๆ นักเขียนที่ดีทุกคนทราบดีว่างานนั้นไม่สามารถเรียกว่าเสร็จได้จนกว่าจะได้รับการแก้ไข เมื่อคุณเขียนจดหมายเสร็จแล้ว ส่วนที่ยากที่สุดก็จบลงแล้ว แต่ยังมีเวลาที่จะปรับแต่งและปรับแต่งมัน
- การแก้ไขเป็นมากกว่าการลบคำพิมพ์ผิดหรือแก้ไขข้อผิดพลาดการสะกดคำ ตรวจดูจดหมายของคุณอีกครั้งและตรวจดูให้แน่ใจว่ามีการจับคู่ระหว่างประธานและกริยา ความหมายชัดเจน และจดหมายของคุณบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งใจไว้
- เมื่อคุณคิดว่าเขียนเสร็จแล้ว คุณสามารถเริ่มตรวจสอบและค้นหา "สิ่งสำคัญสุดท้าย" สิ่งในนาทีสุดท้ายที่รวมถึงการแก้ไขข้อผิดพลาด การสะกดผิด และการจัดรูปแบบจดหมายของคุณ
ขั้นตอนที่ 2 สร้างจดหมายที่เรียบง่ายและรัดกุม
โดยทั่วไป จดหมายแนะนำตัวไม่ควรยาวเกินด้านหน้าของหน้า หรือระหว่าง 300 ถึง 400 คำ ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม มีโอกาสดีที่คุณจะเขียนถึงคนที่ต้องจัดการกับกระดาษจำนวนมากในวันที่กำหนด และเขาไม่ต้องการเห็นจดหมายแนะนำตัวที่ยาวและซ้ำซ้อน เป็นเรื่องน่าละอายที่งานหนักของคุณจบลงที่ถังขยะ ดังนั้นให้สั้น มุ่งเน้นที่การพยายามถ่ายทอดข้อมูลที่สำคัญที่สุดในจดหมายของคุณเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 3 จัดรูปแบบตัวอักษรตามที่ควรจะเป็น
ควรวางตัวอักษรบนหน้าอย่างเหมาะสม โดยมีการแนะนำเฉพาะ ย่อหน้าเนื้อหา และการปิดอย่างกระชับ หากคุณเขียนย่อหน้าสั้นๆ โดยไม่มีข้อมูลติดต่อหรือคำทักทาย คุณจะไม่ได้งาน หรือคุณจะไม่ได้รับการแนะนำ
- รวมประวัติย่อหรือประวัติย่อที่เหมาะสมเป็นไฟล์แนบในจดหมายแนะนำตัว จดหมายแนะนำตัวควรเป็นฉบับแรกในแพ็คเกจการสมัคร
- รวมข้อมูลการติดต่อที่ดี แก้ไขจดหมายแนะนำตัวในขั้นสุดท้าย อย่าลืมใส่ข้อมูลติดต่อที่สำคัญ ซึ่งมักจะวางไว้ที่มุมขวาบนของหัวจดหมาย รวมที่อยู่อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ และข้อมูลติดต่อพื้นฐานอื่นๆ
ขั้นตอนที่ 4 พิจารณารวมบันทึกย่อ
ครูบางคนเขียนจดหมายธุรกิจและผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารแนะนำให้เพิ่มข้อมูลที่เกี่ยวข้องหรือเร่งด่วนที่สุดในบันทึกย่อหรือบันทึกย่อในจดหมาย เหตุผลก็คือวิธีนี้มักใช้ได้ผลดีในแง่ของวิธีที่ผู้คนประมวลผลการสื่อสารในรูปของจดหมาย แทนที่จะใส่ข้อมูลสำคัญลงท้าย บันทึกย่อหรือบันทึกสำคัญอาจมีประสิทธิภาพมากกว่า แม้ว่าสิ่งนี้อาจฟังดูไม่เป็นทางการสำหรับบางคน แต่อาจเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเน้นย้ำข้อมูลสำคัญและทำให้จดหมายของคุณโดดเด่น
