ก่อนเข้ารับตำแหน่งใหม่ในที่ทำงาน ผู้จัดการหรือหัวหน้างานของคุณมักจะขอให้คุณติดตามพนักงานที่จะทำงานต่อ ความตั้งใจของคุณที่จะช่วยในช่วงการเปลี่ยนผ่านโดยการเตรียมการอย่างละเอียดและการส่งมอบในเชิงรุกเป็นวิธีหนึ่งในการสร้างความมั่นใจว่ากิจกรรมของบริษัทจะราบรื่นและสร้างชื่อเสียงที่ยอดเยี่ยมเมื่อคุณเปลี่ยนงานหรือรับตำแหน่งใหม่
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การเตรียมการส่งมอบงาน
ขั้นตอนที่ 1 เชิญเจ้านายของคุณหารือเกี่ยวกับแผนการส่งมอบ
พบกับหัวหน้าของคุณเพื่อหารือในรายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องทำในระหว่างการเปลี่ยนแปลง ขึ้นอยู่กับงานของคุณและรูปแบบความเป็นผู้นำของเจ้านายของคุณ เขาหรือเธออาจขอให้คุณบริจาคเป็นจำนวนมากในระหว่างการส่งตัว เช่น ถ้าคุณถูกขอให้สอนหรือฝึกอบรมพนักงานสำรองสักสองสามวันหรือสองสามสัปดาห์
- โดยปกติคุณต้องเตรียมเอกสารเพื่อเป็นหลักฐานการมอบตัวอย่างเป็นทางการ
- หารือเกี่ยวกับแผนนี้กับเจ้านายของคุณ ถามว่าเขาหรือเธอหวังจะมีส่วนร่วมมากแค่ไหนและคุณควรจัดลำดับความสำคัญอะไรในระหว่างการเปลี่ยนแปลง
ขั้นตอนที่ 2. ร่างเอกสารส่งมอบ
หลังจากทราบความคาดหวังของเจ้านายอย่างละเอียดแล้ว ให้เตรียมร่างเอกสารการส่งมอบ นอกเหนือจากการช่วยให้คุณเตรียมพร้อมแล้ว เอกสารนี้มีงานและข้อมูลที่ต้องส่งในระหว่างการเปลี่ยนแปลง สิ่งต่อไปนี้จะต้องรวมอยู่ในเอกสารการส่งมอบ:
- ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับกิจกรรมประจำวัน งานและลำดับความสำคัญในการทำงาน
- คำอธิบายสิ่งสำคัญที่ต้องทำและความรับผิดชอบที่ต้องทำให้สำเร็จในตำแหน่งปัจจุบันของคุณ
- สิ่งที่คาดหวังจากคนที่จะมาแทนที่คุณ
- รายการมีไฟล์สำคัญที่ต้องส่ง เช่น ข้อตกลงหรือโปรแกรมการทำงาน
ขั้นตอนที่ 3 ทำงานที่ยังไม่เสร็จให้เสร็จ
หากคุณต้องเปลี่ยนงานทันที ให้พยายามทำงานใด ๆ ที่กำลังดำเนินการให้เสร็จสิ้น นอกจากการมอบความพึงพอใจจากความสำเร็จนี้แล้ว คุณยังช่วยให้ผู้อื่นเริ่มงานของตนเองตั้งแต่เริ่มต้นอีกด้วย ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถสร้างความประทับใจในเชิงบวกและสร้างชื่อเสียงที่ดีได้
- แม้จะยากเพียงใด ให้ทำงานหนักขึ้นหากมีงานที่ใกล้ถึงกำหนดส่ง
- การทำงานใหม่ที่ใกล้ถึงเส้นตายอาจเป็นเรื่องยากมากสำหรับผู้ที่ยังไม่เข้าใจความซับซ้อน
ขั้นตอนที่ 4 พูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน
ก่อนช่วงเปลี่ยนผ่านจะเริ่มต้น ให้จัดเวลาเพื่อหารือกับเพื่อนร่วมงานของคุณเกี่ยวกับแผนการส่งมอบและถามว่าลำดับความสำคัญของคุณคืออะไร หากมีปัญหาใหม่ที่คุณไม่ทราบ ให้ใช้โอกาสนี้เพื่อค้นหาข้อมูลและกำหนดแนวทางแก้ไข
- ปัญหาใหม่มักจะไม่ส่งผลกระทบมากนักก่อนเริ่มดำเนินการ แต่ปัญหาใหม่สามารถส่งผ่านไปยังผู้ที่จะเข้ามาแทนที่คุณได้หากคุณทราบเรื่องนี้แล้ว
- ใช้โอกาสนี้เพื่อแชร์แผนและวันที่ย้ายของคุณกับเพื่อนร่วมงาน แจ้งให้พวกเขาทราบเกี่ยวกับช่วงการเปลี่ยนภาพเพื่อให้พวกเขาสามารถเตรียมตัวได้
- คุณต้องบอกเพื่อนร่วมงานของคุณเกี่ยวกับแผนการย้ายของคุณ เนื่องจากประสิทธิภาพการทำงานมีแนวโน้มลดลงในช่วงระยะเวลาการเปลี่ยนผ่าน
ขั้นตอนที่ 5. เตรียมเอกสารการส่งมอบอย่างเป็นทางการเป็นลายลักษณ์อักษร
ขั้นตอนสุดท้ายในการเตรียมตัวสำหรับช่วงการเปลี่ยนภาพคือจัดทำเอกสารการส่งมอบอย่างเป็นทางการ ในการเตรียมร่าง ให้ระบุและอธิบายข้อมูลสำคัญทั้งหมด จากนั้นหารือกับผู้บังคับบัญชาและผู้บริหารที่จะได้รับผลกระทบจากแผนนี้ กรอกเอกสารส่งมอบและส่งให้ผู้สืบทอดของคุณสองสามวันก่อนที่เขาจะเริ่มงาน เนื้อหาอาจแตกต่างกันไปตามงาน แต่เอกสารการส่งมอบอย่างน้อยควรมีดังต่อไปนี้:
- รายการงานและตารางการทำงาน
- ข้อมูลเกี่ยวกับงานที่กำลังดำเนินการ
- ปฏิทินประกอบด้วยกิจกรรมที่วางแผนไว้และกำหนดเวลา
- ข้อมูลคีย์เวิร์ดและขั้นตอนการเข้าสู่ระบบ
- รายชื่อผู้ติดต่อที่เกี่ยวข้องกับงาน
- คำแนะนำในการเข้าถึงไฟล์และไดเร็กทอรีบนคอมพิวเตอร์
ตอนที่ 2 ของ 3: ก้าวผ่านการเปลี่ยนแปลง
ขั้นตอนที่ 1 ใช้เวลาให้มากที่สุด
หลังจากที่พนักงานที่มาแทนที่คุณเริ่มทำงาน คุณอาจไม่ได้ย้ายและถูกขอให้ไปกับเขาจนกว่าเขาจะเข้าใจงานของเขา ระยะเวลาการเปลี่ยนแปลงไม่แน่นอน อาจเป็นวันหรือสัปดาห์ อย่างไรก็ตาม ยิ่งคุณให้เวลากับตัวเองมากเท่าไหร่ คุณก็ยิ่งสามารถถ่ายทอดข้อมูลได้มากขึ้นเท่านั้น
เพื่อให้แน่ใจว่าคุณให้ข้อมูลที่ครบถ้วนและไม่พลาด ให้หาตัวแทนของคุณในกิจกรรมประจำวันที่หลากหลาย
ขั้นตอนที่ 2. ส่งเอกสารสำคัญโดยตรง
ในระหว่างช่วงการเปลี่ยนแปลง คุณจะต้องส่งข้อมูลและเอกสารสำคัญด้วยตนเอง ด้วยวิธีนี้ คุณจะมั่นใจได้ว่าสิ่งสำคัญจะทำได้อย่างถูกต้องและมีการกำหนดลำดับความสำคัญไว้อย่างชัดเจน นอกจากนี้ คุณสองคนยังมีเวลาพูดคุยเรื่องข้อมูลที่ต้องพูดคุยกันต่อไปก่อนที่จะย้าย
- ใช้โอกาสนี้อธิบายข้อมูลสำคัญให้เขาฟัง แล้วเขาก็สามารถขอสิ่งที่มีประโยชน์มากเพื่อทำการส่งมอบที่ดีได้
- เมื่อพูดคุยกัน ให้ใช้เวลาในการให้ภาพรวมของสถานการณ์ในการทำงานและอธิบายบริบทของการสนทนาเพื่อไม่ให้พลาดข้อมูล
ขั้นตอนที่ 3 พยายามให้ความช่วยเหลือ
หากคุณทั้งคู่ยังคงทำงานอยู่ในสำนักงานเดียวกัน ให้สนับสนุนและเป็นเชิงรุก หากมีปัญหา ให้ความช่วยเหลือโดยระบุสาเหตุและหาทางแก้ไขร่วมกัน พนักงานใหม่มักจะรู้สึกไม่สบายใจหรืออึดอัดในช่วงสองสามวันแรก และจะไม่รบกวนคุณด้วยการถามคำถาม
- ทำให้ชัดเจนว่าคุณพร้อมที่จะให้การสนับสนุนและความช่วยเหลือหากจำเป็น
- ด้วยวิธีนี้ คุณทั้งคู่สามารถสนับสนุนซึ่งกันและกันเพื่อทำหน้าที่รับผิดชอบในระหว่างการเปลี่ยนแปลง
ขั้นตอนที่ 4 จัดประชุมครั้งสุดท้ายเพื่อหารือเกี่ยวกับการส่งมอบ
ก่อนดำเนินการโอนและส่งมอบอย่างสมบูรณ์ ให้พบปะกับบุคคลที่จะเข้ามาแทนที่คุณ ขอให้เขาเตรียมคำถามและจดบันทึกสิ่งที่เขากำลังเผชิญอยู่ การประชุมครั้งนี้เป็นโอกาสที่ดีเพื่อให้แน่ใจว่าเขาเข้าใจบทบาทและความรับผิดชอบของเขา
- ทุกเรื่องที่ต้องการคำชี้แจงเพิ่มเติมสามารถอภิปรายในที่ประชุมได้
- พิจารณาว่าจะเชิญเจ้านายเข้าร่วมการประชุมหรือไม่ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าคุณทำงานที่ไหน
- คุณต้องบอกเจ้านายของคุณว่าจะมีการประชุมเมื่อใดและที่ไหน ถามเขาว่าเขามีข้อเสนอแนะหรือข้อมูลใด ๆ ที่เขาต้องการแบ่งปันหรือไม่
ส่วนที่ 3 ของ 3: การเตรียมแผนพัฒนาระยะยาว
ขั้นตอนที่ 1. อธิบายการสนับสนุนและการฝึกอบรมที่บริษัทจัดให้
เมื่อส่งมอบ แสดงความเต็มใจที่จะมีส่วนร่วมโดยเปิดโอกาสให้ผู้อื่นประสบความสำเร็จได้ดีที่สุด แทนที่จะละทิ้งหน้าที่และการทำงาน ให้ให้คำแนะนำในการทดแทนเพื่อให้เขาสามารถพัฒนาตนเองในอาชีพและให้การสนับสนุนอดีตเจ้านายของเขาเพื่อให้เขามีสุขภาพแข็งแรงและประสบความสำเร็จในการทำงานอยู่เสมอ
- ให้ข้อมูลโปรแกรมการฝึกอบรมที่เกี่ยวข้องกับงาน
- เมื่อคุณเริ่มทำงาน คุณอาจได้เข้าร่วมการฝึกอบรมเพื่อปรับและเพิ่มพูนความรู้ของคุณ
- อย่าลืมส่งต่อข้อมูลนี้ให้กับบุคคลที่ทำงานของคุณต่อไป และสนับสนุนให้เขาหรือเธอใช้โอกาสนี้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
ขั้นตอนที่ 2 อย่าละเลยวัฒนธรรมการทำงาน
ถ้าบางครั้งคุณยังมีเวลาทำงานกับคนที่จะเข้ามาแทนที่คุณ อย่ามุ่งเน้นเฉพาะด้านเทคนิคของงานเท่านั้น สำนักงานทุกแห่งมีสภาพแวดล้อมการทำงานและวัฒนธรรมที่แตกต่างกัน ซึ่งอาจสร้างความสับสนให้กับผู้มาใหม่ ใช้เวลาในการอธิบายสิ่งต่าง ๆ และสถานการณ์จริงในสำนักงาน
- พาเขาไปรอบๆ สำนักงานและแนะนำให้เขารู้จักกับพนักงานทุกคน
- อธิบายบทบาทและความรับผิดชอบของพนักงานใหม่และที่มีอยู่
- หากในฐานะพนักงานใหม่ เขาได้รับงานที่แตกต่างกัน หรือความรับผิดชอบและลำดับความสำคัญในการทำงานของเขามุ่งเน้นไปที่สิ่งต่าง ๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานเก่าเข้าใจสิ่งนี้
ขั้นตอนที่ 3 ระบุข้อมูลการติดต่อโดยละเอียด
หากคุณต้องการช่วยพนักงานใหม่ บอกวิธีติดต่อคุณให้เขาทราบและแจ้งให้เขาทราบว่าเขาสามารถติดต่อคุณได้หากเขามีปัญหาร้ายแรงหรือต้องการข้อมูล อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ทุกคนที่เต็มใจช่วยเหลือหลังจากเปลี่ยนงานหรือดำรงตำแหน่งใหม่ สิ่งนี้มักได้รับอิทธิพลจากความสัมพันธ์กับอดีตผู้บังคับบัญชา
- บ่อยครั้ง ปัญหาสามารถแก้ไขได้โดยการสื่อสารผ่านอีเมล
- แม้ว่าคุณจะย้ายออกไป การเต็มใจช่วยเหลือจะสร้างความประทับใจและปรับปรุงชื่อเสียงของคุณ
