เพื่อให้สามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณต้องสามารถถ่ายทอดสิ่งต่าง ๆ โดยเฉพาะ (โดยเฉพาะเพื่อหลีกเลี่ยงความกำกวมของประโยคหรือความสับสนของบุคคลอื่น) ข้อมูลที่ชัดเจนและอธิบายได้ ไม่ว่าจะเป็นลายลักษณ์อักษรหรือด้วยวาจา ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณถ่ายทอดประเด็นที่กำลังสื่อสารได้ชัดเจนขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยให้อีกฝ่ายเข้าใจได้ง่ายขึ้นอีกด้วย ไม่จำเป็นต้องรีบร้อน ใช้เวลาในการจัดโครงสร้างข้อความของคุณและเพลิดเพลินไปกับประโยชน์ของการสื่อสารอย่างเจาะจงมากขึ้น
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 2: ตัดสินใจว่าจะถ่ายทอดข้อมูลใด
ขั้นตอนที่ 1. เลือกหัวข้อที่คุณถนัด
ยิ่งคุณรู้เกี่ยวกับหัวข้อนี้มากเท่าไหร่ คุณก็จะยิ่งสามารถถ่ายทอดข้อเท็จจริงและตัวเลขที่เฉพาะเจาะจงได้ง่ายขึ้นเท่านั้น
- หากคุณไม่คุ้นเคยกับหัวข้อนี้ ให้ค้นคว้าข้อมูลเล็กน้อย (อ่านหนังสือ ท่องอินเทอร์เน็ต ฯลฯ) เพื่อให้คุณสามารถถ่ายทอดหรือเขียนเกี่ยวกับหัวข้อนั้นได้อย่างละเอียดยิ่งขึ้น การทำวิจัยเล็กน้อยคือสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อให้ได้งานเขียนหรือคำพูดที่ครอบคลุม
- หากคุณไม่มั่นใจในความสามารถของตัวเอง ให้ลองเชื่อมโยงหัวข้อนี้กับสิ่งที่คุ้นเคย คุณยังสามารถนึกถึงหัวข้อย่อยที่คุณเข้าใจได้ดีขึ้น ตัวอย่างเช่น หากคุณถูกขอให้พูดเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงสภาพภูมิอากาศ พยายามเลือกด้านใดด้านหนึ่งที่คุณเข้าใจและเชี่ยวชาญ แต่อยู่ในขอบเขตของหัวข้อเรื่องการเปลี่ยนแปลงสภาพภูมิอากาศ (เช่น ความรักที่มีต่อหมีขั้วโลกและผลกระทบ ของการเปลี่ยนแปลงสภาพภูมิอากาศในถิ่นที่อยู่ของพวกมัน)
ขั้นตอนที่ 2 กำหนด "คำกระตุ้นการตัดสินใจ" ของคุณ
ขั้นตอนนี้อาจฟังดูซับซ้อน แต่ควรพยายามจำกัดจุดสนใจของข้อโต้แย้งและเน้นจุดประสงค์ในการเขียนหรือคำพูดของคุณให้ผู้ฟังหรือผู้อ่านสนใจ กล่าวอีกนัยหนึ่ง ให้ระบุอย่างชัดเจนว่าผู้อ่านหรือผู้ฟังควรทำสิ่งใดหลังจากได้ยินหรืออ่านข้อโต้แย้งของคุณ ไม่ว่าคุณจะเลือกเนื้อหาประเภทใด (ไม่ว่าจะเป็นนิยายหรืออาร์กิวเมนต์เชิงปรัชญา) อย่าลืมนึกถึงปฏิกิริยาที่คุณคาดหวังให้ผู้ฟังหรือผู้อ่านมี อย่าลืมขั้นตอนนี้ในขณะที่คุณกำลังร่างเนื้อหา
- "คำกระตุ้นการตัดสินใจ" เป็นคำที่ใช้กันทั่วไปในโลกของการตลาด แต่ก็สามารถนำมาใช้กับกระบวนการเขียนงานเขียนหรือเนื้อหาเกี่ยวกับคำพูดได้เช่นกัน ไม่ว่าหัวข้อของคุณจะเป็นอย่างไร ลองคิดดูว่าเรียงความสามารถใช้เป็นองค์ประกอบทางการตลาดเพื่อถ่ายทอดข้อความเฉพาะและกระตุ้นให้ผู้คนปฏิบัติตามความคาดหวังของคุณได้อย่างไร
- จุดประสงค์ทั่วไปบางอย่างเรียกร้องให้ดำเนินการ: แจ้งบางสิ่ง ส่งเสริมให้ผู้อื่นทำบางสิ่ง แนะนำบางสิ่ง โต้เถียงในบางสิ่ง สนับสนุนการโต้แย้ง อธิบายบางสิ่ง สั่งสอนบางสิ่ง และต่อสู้กับบางสิ่ง
- หากคุณต้องการเขียนเกี่ยวกับหมีขั้วโลกและการเปลี่ยนแปลงสภาพภูมิอากาศ คำกระตุ้นการตัดสินใจของคุณน่าจะเกี่ยวข้องกับการกระทำที่ผู้ฟังหรือผู้อ่านสามารถทำได้เพื่อจัดการกับผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงสภาพภูมิอากาศ
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณตอบคำถามหัวข้อ
ไม่ว่าเป้าหมายของคุณจะเป็นอย่างไร (การตอบคำถาม การปฏิเสธการโต้แย้ง หรือการทำงานที่ได้รับมอบหมาย) ให้คิดอย่างรอบคอบเกี่ยวกับคำถามเฉพาะที่คุณต้องการตอบในหัวข้อนั้นๆ แน่นอน คุณสามารถแทรกข้อมูลเพิ่มเติมที่ยังคงเกี่ยวข้องได้ แต่ก่อนอื่น คุณต้องตอบคำถามหลักก่อน
พิจารณาคำคำถามที่เริ่มต้นคำถาม ตัวอย่างเช่น หากคุณถูกขอให้อธิบายสิ่งที่คุณทำในที่ทำงาน คุณอาจถูกล่อลวงให้อธิบายสิ่งอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อนั้น เช่น คุณทำงานอย่างไรหรือทำไมคุณถึงเลือกงานนั้น ข้อมูลนี้แม้ว่าจะน่าสนใจและสำคัญต่อการได้ยิน แต่ก็ไม่ใช่ข้อมูลหลักที่คุณต้องนำเสนอ อย่าลืมตอบคำถามหลักก่อนเพิ่มข้อมูลอื่นๆ
ขั้นตอนที่ 4 คิดเกี่ยวกับความยาวของการเขียนหรือคำพูดของคุณ
หากคุณได้รับอนุญาตให้เขียนคำไม่เกิน 500 คำหรือพูด 15 นาที ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสามารถถ่ายทอดข้อมูลและข้อโต้แย้งที่สำคัญทั้งหมดได้ภายในขอบเขตดังกล่าว หากไม่ได้ระบุความยาวของการเขียนหรือการพูด ให้คิดให้รอบคอบเกี่ยวกับข้อความที่คุณต้องการนำเสนอ หัวข้อที่คุณต้องการเสนอ และผู้ชมเป้าหมายหรือผู้อ่านของคุณคือใคร วิธีนี้จะช่วยคุณกำหนดระยะเวลาในการเขียนหรือพูดของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลสำคัญทั้งหมดสามารถถ่ายทอดได้โดยไม่ทำให้ผู้ฟังหรือผู้อ่านเบื่อและฟังยาก
- ลองใช้หลักการปิรามิดกลับหัว ปิรามิดกลับด้านจะวางข้อมูลสำคัญทั้งหมดไว้ด้านบนสุด และข้อมูลสำคัญน้อยกว่าอยู่ที่ด้านล่าง หากคุณสนใจช่วงความสนใจของผู้ฟัง ให้เรียนรู้ที่จะใช้หลักการนี้ แน่นอน หลักการนี้ใช้ไม่ได้กับการเขียนหรือคำพูดทุกประเภท แต่อย่างน้อย ถ้าคุณต้องการเรียนรู้ที่จะสื่อสารประเด็นสำคัญบางประเด็น หลักการปิรามิดแบบกลับหัวก็คุ้มค่าที่จะลอง
- หากคุณมีเวลาเหลือ (การสื่อสารด้วยวาจา) หรือหน้า (การสื่อสารอวัจนภาษา) อย่าเพิ่งเพิ่มคำที่ไม่มีความหมาย พยายามนึกถึงข้อมูลหรือตัวอย่างอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อของคุณ ถ่ายทอดรายละเอียดที่เป็นประโยชน์ต่อผู้ฟังหรือผู้อ่าน
- ให้ข้อมูลพื้นฐานที่เกี่ยวข้อง รายละเอียดที่ไม่เกี่ยวข้องจะทำให้อาร์กิวเมนต์ของคุณมีสมาธิน้อยลงเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 5. ยกตัวอย่าง
ไม่ว่าจะเป็นวาจาหรืออวัจนภาษา คุณต้องสร้างอาร์กิวเมนต์และจัดเตรียมตัวอย่างเพื่อสนับสนุนอาร์กิวเมนต์นั้น โปรดจำไว้ว่า ข้อมูลเฉพาะต้องมีการตรวจสอบเสมอ
- ในการพูดทางการเมืองหรืองานวิชาการ ตัวอย่างควรนำเสนอในรูปแบบโดยตรงและเฉพาะเจาะจง เช่น “ตัวอย่าง…” ในขณะที่อยู่ในประเภทที่ไม่เป็นทางการ เช่น การเขียนเชิงสร้างสรรค์ ตัวอย่างจะแสดงในรูปแบบโดยนัยมากกว่า ตัวอย่างเช่น เพื่ออธิบายว่าตัวละครของคุณเป็นคนที่เข้าใจแฟชั่นมาก คุณต้องอธิบายว่าเธอสวมเสื้อผ้าประเภทใดหรือร้านเสื้อผ้าที่เธอชอบคืออะไร
- อย่าไปลงน้ำกับตัวอย่าง หากคุณยกตัวอย่างที่ไม่เกี่ยวข้องมากเกินไป โอกาสที่ผู้ฟังหรือผู้อ่านของคุณจะลืมหัวข้อหลักของคุณ หลีกเลี่ยงความเป็นไปได้นี้โดยการประเมินรายละเอียดทั้งหมดของตัวอย่างที่คุณกำลังจะนำเสนอ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการเชื่อมโยงที่ชัดเจนระหว่างตัวอย่างที่คุณให้กับอาร์กิวเมนต์หลักของคุณ
ขั้นตอนที่ 6 อธิบายคำถามทั้งหมดให้มากที่สุด
เว้นแต่เนื้อหาของคุณจะสั้นมาก ให้พิจารณาชี้แจงคำถามในเนื้อหาของคุณว่าใคร อะไร เมื่อไร และที่ไหน วิธีนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งที่จะนำไปใช้ในการสื่อสารทางธุรกิจ หากคุณต้องการบางสิ่งจากใครสักคน แน่นอนว่าคุณต้องถ่ายทอดสิ่งที่คุณต้องการ ใครต้องการมัน เมื่อจำเป็นต้องพบ และจะหาได้ที่ไหน
คำว่า "อย่างไร" และ "ทำไม" อาจมีความสำคัญหรือไม่สำคัญ (ขึ้นอยู่กับเนื้อหาของข้อความของคุณ) คิดให้รอบคอบว่าผู้ฟังหรือผู้อ่านจะตีความข้อความของคุณอย่างไร อย่าคิดว่าพวกเขาจะเข้าใจถ้าคุณไม่บอกพวกเขา
ขั้นตอนที่ 7 อย่าวางหัวข้อทั่วไป
การวางนัยทั่วไปมักเสร็จสิ้นเมื่อคุณไม่รู้ว่าจะพูดอะไรอีก (มักเกิดขึ้นในการสื่อสารแบบอวัจนภาษา/เป็นลายลักษณ์อักษร) ตัวอย่างทั่วไป ได้แก่ ประโยค “ตั้งแต่นานมาแล้ว…” หรือ “หลายคนคิดว่า…” วลีเหล่านี้อาจกล่าวได้ว่าเป็นนามธรรมและกว้างเกินไป ดังนั้นจึงเป็นการยากที่จะอธิบายความจริง
ตัวอย่างเช่น แทนที่จะเริ่มเรียงความโดยพูดว่า "เทคโนโลยีทำให้ชีวิตสมัยใหม่แย่ลง" คุณสามารถพูดว่า "ตามที่ผู้เชี่ยวชาญบางคนบอก เทคโนโลยีทำให้เกิดปัญหาในการสื่อสารระหว่างผู้คนและเพิ่มความรู้สึกโดดเดี่ยวของบุคคล"
ส่วนที่ 2 ของ 2: การเลือกคำ
ขั้นตอนที่ 1 ใช้คำคุณศัพท์และคำวิเศษณ์ที่เหมาะสม
ประโยคอธิบายมักจะทำให้ผู้ฟังหรือผู้อ่านเข้าใจสิ่งที่คุณหมายถึงได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ ประโยคดังกล่าวมักจะน่าฟังหรืออ่านมากกว่า อย่างไรก็ตาม อย่าใช้ประโยคอธิบายบ่อยเกินไป เกรงว่าประโยคเหล่านี้จะซ้ำซากและมีผลกระทบต่อผู้ฟังหรือผู้อ่านน้อยลง
- ลองนึกดูว่าผู้ฟังหรือผู้อ่านจะจินตนาการถึงการเลือกคำของคุณอย่างไร หากคำพูดของคุณไม่ได้สร้างภาพที่ชัดเจนในความคิดของพวกเขา เป็นไปได้ว่าคุณกำลังเลือกคำที่คลุมเครือเกินไป ตัวอย่างเช่น หากคุณเพียงแค่พูดว่า “คนนั้นกลับบ้าน” ผู้ฟังคงจะนึกภาพไม่ออก ให้ลองพูดว่า “ชายชราผู้เหนื่อยล้ากลับมาบ้านที่มืดมิดและว่างเปล่าของเขา”; คำอธิบายดังกล่าวจะทำให้ผู้ฟังหรือผู้อ่านเข้าใจสถานการณ์ได้ง่ายขึ้นมาก
- ประโยค "He stutters and stutters" มีคำวิเศษณ์ซ้ำซ้อนเพราะคำว่า "stuttering" สามารถตีความได้ว่าเป็นความผิดปกติของคำพูดที่ทำให้คนพูดเป็นช่วง ๆ
- หากคุณไม่แน่ใจว่าภาษาที่ใช้อธิบายได้เพียงพอหรือไม่ ให้ขอให้คนที่อยู่ใกล้คุณอ่านและให้คะแนนงานเขียนของคุณ ถามพวกเขาว่างานเขียนของคุณมีรายละเอียดเพียงพอหรือไม่ และภาษาที่คุณใช้มีความชัดเจนเพียงพอหรือไม่
- แทนที่จะอธิบายทุกสิ่งที่คุณพูดถึง ให้เน้นเฉพาะวัตถุที่สำคัญที่สุดในข้อความของคุณ
ขั้นตอนที่ 2 ใช้คำนามที่ถูกต้อง
อย่าปล่อยให้ผู้อ่านหรือผู้ฟังของคุณสับสน พยายามพูดถึงชื่อ ตำแหน่ง และตำแหน่งที่เฉพาะเจาะจงเสมอ
ขั้นตอนที่ 3 ให้รายละเอียดเกี่ยวกับเวลา
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ฟังหรือผู้อ่านสามารถเข้าใจคำวิเศษณ์ของเวลาที่คุณนำเสนอ แทนที่จะพูดว่า "สัปดาห์หน้า" หรือ "เร็วๆ นี้" ให้ใช้คำที่เจาะจงกว่านี้ เช่น "วันจันทร์" หรือ "ก่อนห้าโมงครึ่ง"
ขั้นตอนที่ 4 ใช้เทคนิคการเขียน "แสดงไม่บอก"
ในการเขียนเชิงสร้างสรรค์ การใช้คำและวลีเชิงพรรณนาขึ้นอยู่กับประสาทสัมผัสทั้งห้า ได้แก่ การเห็น กลิ่น รส การได้ยิน และการสัมผัส วิธีนี้ยังมีประโยชน์สำหรับการเขียนหรือการพูดด้วยวาจาประเภทอื่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากเป็นไปได้สำหรับผู้ฟังหรือผู้อ่านที่จะ "สัมผัส" สถานการณ์และได้ข้อสรุปของตนเอง
- ตัวอย่างเช่น ประโยค "Deshawn มีความสุขมาก" ยังขาดรายละเอียด ผู้อ่านจะไม่เข้าใจความสุขอย่างที่ Deshawn รู้สึก ให้ลองเขียนแทนว่า “Deshawn รู้สึกว่าหัวใจของเธอเต้นแรงเมื่อได้พบกับเอริกาในที่สุด เขาแทบรอไม่ไหวที่จะแบ่งปันข่าวดีที่เขาเพิ่งได้ยินกับเพื่อนเก่าของเขา” รายละเอียดที่เป็นรูปธรรมและเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับความรู้สึกของ Deshawn ช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจอารมณ์ของ Deshawn ได้ดีขึ้น
- เพื่อให้สามารถอธิบายสิ่งต่าง ๆ ได้ดีขึ้น ให้เรียนรู้ที่จะสังเกตสิ่งต่าง ๆ อย่างละเอียดมากขึ้น เริ่มต้นด้วยการสังเกตรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ในชีวิตประจำวันของคุณ ทำให้ประสาทสัมผัสทั้งห้าของคุณคมชัดขึ้น
ขั้นตอนที่ 5. รู้ว่าเมื่อใดควรถอดความ
หากคุณต้องการอ้างอิงคำพูดของคนอื่น ให้พิจารณายกประโยคจริง ขออภัย วิธีนี้ใช้ได้เฉพาะเมื่อใบเสนอราคามีความชัดเจนและรัดกุม หากประโยคที่คุณยกมานั้นซับซ้อนหรือเข้าใจยากเกินไป ให้พิจารณาถอดความ (อธิบายใหม่ด้วยคำพูดของคุณเอง) เพื่อให้ผู้ฟังหรือผู้อ่านเข้าใจได้ง่ายขึ้น
บทสนทนาเป็นองค์ประกอบสำคัญที่จำเป็นในการพัฒนาโครงเรื่องและตัวละครในการเขียนเชิงสร้างสรรค์ ดังนั้น อย่าลืมเขียนในรูปแบบบทสนทนา ไม่ใช่การถอดความ
ขั้นตอนที่ 6 ขยายคำศัพท์ของคุณ
คำศัพท์ที่กว้างขวางสามารถช่วยให้คุณสื่อสารได้ดีขึ้น ยิ่งคุณรู้คำศัพท์มากเท่าไหร่ คุณก็จะเลือกคำที่ตรงกับรายละเอียดที่คุณต้องการสื่อได้ง่ายขึ้นเท่านั้น
- ในบางสถานการณ์ คุณอาจต้องใช้ตัวเลือกคำที่ซับซ้อน แต่จงหลีกเลี่ยงคำที่ไม่ธรรมดาและเข้าใจยาก จำไว้ว่าองค์ประกอบสำคัญของการสื่อสารคือข้อความ ไม่ใช่การเลือกคำศัพท์ คุณต้องระมัดระวังในการเลือกศัพท์แสงทางเทคนิค กลัวว่าศัพท์แสงจะไม่คุ้นเคยในจิตใจของผู้ฟังหรือผู้อ่าน
- พจนานุกรมภาษาและพจนานุกรมเป็นวัตถุที่ช่วยให้คุณอธิบายบางสิ่งบางอย่างได้จริงๆ หากคุณไม่แน่ใจในคำที่คุณเลือก ให้ตรวจสอบความหมายของคำในพจนานุกรมเสมอ
ขั้นตอนที่ 7 หลีกเลี่ยงโครงสร้างประโยคที่ซับซ้อนเกินไป
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณวางแต่ละคำในลำดับที่ถูกต้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้โครงสร้างประโยคที่ถูกต้องเพื่อให้ข้อความของคุณมีความลื่นไหล ชัดเจน และกระชับ ลองเปรียบเทียบประโยคด้านล่าง:
- "การจารกรรมทางอุตสาหกรรม ควบคู่ไปกับการใช้คอมพิวเตอร์ที่เพิ่มขึ้นในการจัดเก็บและประมวลผลข้อมูลองค์กร กำลังเติบโตอย่างรวดเร็ว" ข้อความนี้รู้สึกไม่ชัดเจนเพราะประโยคที่แทรกเข้าไปจะทำให้แนวคิดหลักของประโยคสับสน
- "การจารกรรมทางอุตสาหกรรมกำลังเติบโตอย่างรวดเร็วด้วยการใช้คอมพิวเตอร์เพื่อจัดเก็บและประมวลผลข้อมูลองค์กรที่เพิ่มขึ้น" ข้อความนี้รู้สึกชัดเจนขึ้นเพราะนำเสนอแนวคิดหลักที่จุดเริ่มต้นของประโยค
