3 วิธีในการสร้างเวิร์กชีตใน Excel

2024 ผู้เขียน: Jason Gerald | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2024-01-19 22:40

บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการสร้างสเปรดชีตแรกใน Microsoft Excel สเปรดชีตคือเอกสารที่ประกอบด้วยคอลัมน์และแถวของกล่องที่สามารถใช้ในการจัดเรียงและจัดการข้อมูลได้ แต่ละช่องได้รับการออกแบบให้มีข้อมูลเพียงชิ้นเดียว (เช่น ตัวเลข ตัวอักษร และ/หรือสูตรที่อ้างอิงถึงกล่องอื่นๆ) ข้อมูลนี้สามารถจัดโครงสร้าง จัดรูปแบบ แสดงภาพด้วยกราฟิก หรืออ้างอิงในเอกสารอื่นๆ เมื่อคุณรู้พื้นฐานของสเปรดชีตแล้ว คุณสามารถทดสอบทักษะของคุณโดยสร้างรายการบ้านและ/หรืองบประมาณรายเดือน เยี่ยมชมห้องสมุดบทความ wikiHow เกี่ยวกับ Microsoft Excel เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับฟังก์ชัน Excel ที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น

ขั้นตอน

วิธีที่ 1 จาก 3: การสร้างสเปรดชีตพื้นฐาน

ขั้นตอนที่ 1 เปิด Microsoft Excel

คุณสามารถค้นหาได้ในเมนู "เริ่ม" (Windows) หรือโฟลเดอร์ "แอปพลิเคชัน" (MacOS) หน้าต่างแอปพลิเคชันจะเปิดขึ้นและแสดงหน้าที่ให้คุณสร้างหรือเลือกเอกสารได้

หากคุณไม่มี Microsoft Office เวอร์ชันที่ต้องชำระเงิน คุณสามารถใช้เวอร์ชันออนไลน์ได้ฟรีที่ https://www.office.com เพื่อสร้างสเปรดชีตพื้นฐาน เพียงลงชื่อเข้าใช้บัญชี Microsoft ของคุณแล้วคลิก “ Excel ” ในแถวของไอคอนที่มีอยู่

ขั้นตอนที่ 2 คลิก สมุดงานเปล่า เพื่อสร้างสมุดงานใหม่

สมุดงานคือชื่อของเอกสารที่สร้างสเปรดชีต สเปรดชีตเปล่าชื่อ แผ่นที่1 ” จะถูกสร้างขึ้นและคุณจะเห็นเป็นแท็บที่ด้านล่างของหน้าจอ

เมื่อสร้างสเปรดชีตที่ซับซ้อนมากขึ้น คุณสามารถเพิ่มชีตใหม่ได้โดยคลิกปุ่ม " + ” ถัดจากแผ่นแรก ใช้แท็บที่ด้านล่างของหน้าจอเพื่อสลับจากแผ่นงานหนึ่งไปอีกแผ่นหนึ่ง

ขั้นตอนที่ 3 ทำความรู้จักกับเลย์เอาต์ของสเปรดชีต

สิ่งแรกที่คุณเห็นคือสเปรดชีตที่มีกล่องหลายร้อยกล่องที่จัดอยู่ในคอลัมน์แนวตั้งและแถวแนวนอน สิ่งสำคัญบางประการที่คุณต้องคำนึงถึงจากการจัดวางนี้คือ:

• แถวทั้งหมดจะมีหมายเลขกำกับอยู่ถัดจากแผ่นงาน ในขณะที่คอลัมน์จะมีข้อความกำกับด้วยตัวอักษรที่ด้านบนของแผ่นงาน
• แต่ละช่องจะมีที่อยู่ที่ประกอบด้วยตัวอักษรประจำคอลัมน์ ตามด้วยหมายเลขแถว ตัวอย่างเช่น ที่อยู่ของช่องในคอลัมน์แรก (“A) และแถวแรก (“1”) คือ “A1” ที่อยู่ของช่องในคอลัมน์ "B" และแถว "3" คือ "B3"

ขั้นตอนที่ 4. ป้อนข้อมูล

คลิกช่องใดก็ได้หนึ่งครั้งแล้วพิมพ์ข้อมูลทันที เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ให้กดแป้น Tab เพื่อย้ายไปยังกล่องถัดไปในแถวเดียวกัน หรือกดแป้น Enter เพื่อย้ายไปยังกล่องถัดไปในคอลัมน์เดียวกัน

• โปรดทราบว่าเมื่อคุณพิมพ์ข้อมูลลงในช่อง ข้อมูลหรือรายการจะปรากฏบนแถบที่ด้านบนของสเปรดชีต แถบนี้เรียกว่าแถบสูตร (" สูตรบาร์ ”) และมีประโยชน์สำหรับการป้อนข้อมูลแบบยาวและ/หรือสูตร
• เมื่อต้องการแก้ไขกล่องที่มีข้อมูลอยู่แล้ว ให้ดับเบิลคลิกที่กล่องเพื่อแสดงเคอร์เซอร์ หรือคลิกช่องหนึ่งครั้งและทำการเปลี่ยนแปลงผ่านแถบสูตร

• ขั้นตอนที่ 5. ตรวจสอบฟังก์ชัน Excel ที่พร้อมใช้งานเพื่อใช้งานต่อไป

  คุณลักษณะที่มีประโยชน์มากที่สุดอย่างหนึ่งของ Excel คือความสามารถในการค้นหาข้อมูลและคำนวณตามสูตรทางคณิตศาสตร์ แต่ละสูตรที่คุณป้อนมีฟังก์ชัน Excel นั่นคือ "การกระทำ" ที่คุณดำเนินการ สูตรจะเริ่มต้นด้วยสัญลักษณ์เท่ากับ (“=”) เสมอ ตามด้วยชื่อฟังก์ชัน (เช่น “=SUM”, “=LOOKUP” หรือ “=SIN”) หลังจากนั้นคุณต้องป้อนพารามิเตอร์และล้อมรอบด้วยวงเล็บ ("()") ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อค้นหาว่าคุณสามารถใช้ฟังก์ชันประเภทใดใน Excel ได้:

  • คลิกที่แท็บ " สูตร ” ที่ด้านบนของหน้าจอ คุณจะเห็นไอคอนหลายไอคอนบนแถบเครื่องมือที่ด้านบนของหน้าต่าง Excel ในบานหน้าต่างที่ระบุว่า "ไลบรารีฟังก์ชัน" เมื่อคุณทราบความแตกต่างระหว่างแต่ละฟังก์ชันแล้ว คุณสามารถเรียกดูไลบรารีฟังก์ชันด้วยไอคอนได้
  • คลิกที่ไอคอน " ฟังก์ชันแทรก ” ซึ่งแสดงสัญลักษณ์ “fx” ด้วย ไอคอนนี้เป็นไอคอนแรกบนแถบ แผง "แทรกฟังก์ชัน" จะเปิดขึ้น และคุณสามารถค้นหาฟังก์ชันที่ต้องการหรือเรียกดูตัวเลือกฟังก์ชันตามหมวดหมู่ได้
  • เลือกหมวดหมู่จากเมนู "หรือเลือกหมวดหมู่" หมวดหมู่เริ่มต้นที่แสดงคือ "ใช้ล่าสุด" ตัวอย่างเช่น ในการดูฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์ คุณสามารถเลือก “ คณิตศาสตร์และตรีศูล ”.
  • คลิกฟังก์ชันในแผง " เลือกฟังก์ชัน " เพื่อตรวจสอบไวยากรณ์และคำอธิบายของฟังก์ชัน ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟังก์ชัน คลิก “ ความช่วยเหลือเกี่ยวกับฟังก์ชันนี้ ”.
  • คลิก " ยกเลิก ” หลังจากเรียกดูฟังก์ชันเสร็จแล้ว
  • หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการป้อนสูตร โปรดอ่านบทความเกี่ยวกับวิธีพิมพ์สูตรใน Microsoft Excel

  

  ขั้นตอนที่ 6. บันทึกไฟล์หลังจากที่คุณแก้ไขเสร็จแล้ว

  หากต้องการบันทึกไฟล์ ให้คลิกปุ่ม " ไฟล์ ” ที่มุมซ้ายบนของหน้าจอและเลือก “ บันทึกเป็น " คุณมักจะได้รับตัวเลือกในการบันทึกไฟล์ลงในคอมพิวเตอร์ของคุณหรือพื้นที่เก็บข้อมูล OneDrive ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Excel ที่คุณใช้อยู่

  เมื่อคุณเข้าใจพื้นฐานของ Excel แล้ว ให้อ่านวิธีการ "Home Inventory from Scratch" ของการสร้าง "Home Inventory" เพื่อค้นหาวิธีนำข้อมูลข้างต้นไปปฏิบัติ

  วิธีที่ 2 จาก 3: การสร้าง Home Inventory ตั้งแต่เริ่มต้น

  

  ขั้นตอนที่ 1 เปิด Microsoft Excel

  คุณสามารถค้นหาได้ในเมนู "เริ่ม" (Windows) หรือโฟลเดอร์ "แอปพลิเคชัน" (MacOS) หน้าต่างแอปพลิเคชันจะเปิดขึ้นและแสดงหน้าที่ให้คุณสร้างหรือเลือกเวิร์กบุ๊กได้

  

  ขั้นตอนที่ 2 ตั้งชื่อคอลัมน์

  ขั้นตอนที่ 3 ป้อนชื่อรายการในแต่ละบรรทัด

  เมื่อติดป้ายกำกับคอลัมน์แล้ว คุณสามารถป้อนข้อมูลลงในแถวได้อย่างง่ายดาย แต่ละรายการจะมีบรรทัดของตัวเอง และข้อมูลแต่ละชิ้นจะมีกล่องของตัวเอง

  • ตัวอย่างเช่น หากคุณแสดงรายการจอภาพ Apple HD ในพื้นที่ทำงานของคุณ คุณสามารถพิมพ์ HD Monitor ในกล่อง "A2" (ในกล่อง "รายการ") พื้นที่ทำงานในกล่อง "B2" (ในคอลัมน์ "ตำแหน่ง") และ Apple Cinema 30. -นิ้ว M9179LL ในกล่อง “B3” (ในคอลัมน์ “ประเภท/รุ่น”)
  • กล่าวถึงรายการอื่นๆ ในบรรทัดต่อไปนี้ หากคุณต้องการลบรายการในกล่องเดียว ให้คลิกกล่องหนึ่งครั้งแล้วกด Del
  • หากต้องการลบทั้งแถวหรือคอลัมน์ ให้คลิกขวาที่ตัวอักษรประจำคอลัมน์หรือหมายเลขแถวแล้วเลือก “ ลบ ”.
  • คุณอาจพิมพ์ข้อความมากจนรายการเขียนทับคอลัมน์ที่อยู่ติดกัน แก้ไขข้อผิดพลาดนี้โดยปรับขนาดคอลัมน์ให้เหมาะสมกับข้อความ วางเคอร์เซอร์บนแถวระหว่างตัวอักษรของคอลัมน์ (เหนือแถว “1”) จนกระทั่งเคอร์เซอร์เปลี่ยนเป็นลูกศรสองหัว จากนั้นดับเบิลคลิกที่แถวนั้น

  

  ขั้นตอนที่ 4 เปลี่ยนส่วนหัวของคอลัมน์เป็นเมนูแบบเลื่อนลง

  สมมติว่าคุณแสดงรายการหลายร้อยรายการที่บ้าน แต่ต้องการดูเพียงสิ่งที่จัดเก็บไว้ในพื้นที่ทำงานของคุณ คลิก"

  ขั้นตอนที่ 1.” ที่จุดเริ่มต้นของแถว “1” เพื่อเลือกทั้งแถว จากนั้นทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

  • คลิกที่แท็บ " ข้อมูล ” ที่ด้านบนของหน้าต่าง Excel
  • คลิก " กรอง ” (ไอคอนช่องทาง) บนแถบเครื่องมือ ลูกศรขนาดเล็กจะปรากฏในแต่ละส่วนหัวของคอลัมน์
  • คลิกเมนูแบบเลื่อนลง " ที่ตั้ง ” (ในช่อง “B1”) เพื่อเปิดเมนูตัวกรอง
  • เนื่องจากคุณจำเป็นต้องดูเฉพาะสิ่งที่อยู่ในพื้นที่ทำงานเท่านั้น ให้ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก "พื้นที่ทำงาน" และยกเลิกการเลือกส่วนที่เหลือ
  • คลิก " ตกลง " ตอนนี้ คุณจะเห็นเฉพาะรายการในห้องที่เลือก คุณสามารถทำขั้นตอนนี้กับคอลัมน์และชนิดข้อมูลใดก็ได้
  • หากต้องการแสดงรายการทั้งหมดอีกครั้ง ให้คลิกเมนู ทำเครื่องหมายที่ "เลือกทั้งหมด" แล้วเลือก " ตกลง ” เพื่อส่งคืนรายการทั้งหมด

  

  ขั้นตอนที่ 5. คลิกแท็บ Page Layout เพื่อแก้ไขสเปรดชีต

  หลังจากป้อนข้อมูลแล้ว คุณสามารถปรับเปลี่ยนสี แบบอักษร และแถวได้ นี่คือเคล็ดลับบางประการที่คุณสามารถลองได้:

  • เลือกกล่องที่ต้องการจัดรูปแบบ คุณสามารถเลือกทั้งแถวได้โดยคลิกที่ตัวเลขหรือคอลัมน์โดยคลิกที่ตัวอักษร กด Ctrl (PC) หรือ Cmd (Mac) ค้างไว้เพื่อเลือกมากกว่าหนึ่งคอลัมน์หรือแถวในแต่ละครั้ง
  • คลิก " สี ” ในส่วน " ธีม " ของแถบเครื่องมือเพื่อดูและเลือกธีมสี
  • คลิกเมนู " แบบอักษร ” เพื่อเรียกดูและเลือกแบบอักษร

  

  ขั้นตอนที่ 6. บันทึกเอกสาร

  เมื่อเสร็จแล้ว คุณสามารถบันทึกสเปรดชีตได้โดยคลิกที่เมนู “ ไฟล์ ” ที่มุมซ้ายบนของหน้าจอและเลือก “ บันทึกเป็น ”.

  วิธีที่ 3 จาก 3: การสร้างงบประมาณกองทุนรายเดือนจากเทมเพลต

  

  ขั้นตอนที่ 1 เปิด Microsoft Excel

  คุณสามารถค้นหาได้ในเมนู "เริ่ม" (Windows) หรือโฟลเดอร์ "แอปพลิเคชัน" (MacOS) หน้าต่างแอปพลิเคชันจะเปิดขึ้นและแสดงหน้าที่ให้คุณสร้างหรือเลือกเวิร์กบุ๊กได้

  วิธีนี้รวมถึงการใช้เทมเพลตในตัวของ Excel เพื่อสร้างรายการค่าใช้จ่าย มีเทมเพลตหลายร้อยแบบสำหรับสเปรดชีตประเภทต่างๆ หากต้องการดูรายการเทมเพลต Excel อย่างเป็นทางการทั้งหมด โปรดไปที่

  

  ขั้นตอนที่ 2 มองหาเทมเพลต “Simple Monthly Budget”

  ตัวเลือกนี้เป็นเทมเพลต Microsoft อย่างเป็นทางการฟรีที่ช่วยให้คุณคำนวณงบประมาณรายเดือนได้ง่าย คุณสามารถค้นหาได้โดยพิมพ์ Simple Monthly Budget ในแถบค้นหาที่ด้านบนของหน้าต่าง Excel แล้วกด Enter (ใช้กับ Excel เวอร์ชันส่วนใหญ่)

  

  ขั้นตอนที่ 3 เลือกเทมเพลต “Simple Monthly Budget” แล้วคลิกสร้าง

  สเปรดชีตใหม่จะถูกสร้างขึ้นจากเทมเพลตที่จัดรูปแบบที่เลือก

  คุณอาจต้องคลิก “ ดาวน์โหลด ”.

  

  ขั้นตอนที่ 4 คลิกแท็บรายได้รายเดือนเพื่อพิมพ์รายได้

  คุณสามารถดูสามแท็บ (“ สรุป " [สรุป], " รายได้ต่อเดือน ” [รายได้ต่อเดือน] และ “ ค่าใช้จ่ายรายเดือน ” [ค่าใช้จ่ายรายเดือน]) ที่ด้านล่างของสมุดงาน คลิกแท็บที่สอง สมมติว่าคุณสร้างรายได้จากสองบริษัท ได้แก่ wikiHow และ Acme:

  • ดับเบิลคลิกที่กล่อง " รายได้ 1 ” (รายการแรก) เพื่อแสดงเคอร์เซอร์ ล้างช่องและพิมพ์ wikiHow
  • ดับเบิลคลิกที่กล่อง " รายได้2 ” (รายการที่สอง) ลบเนื้อหาและพิมพ์ Acme
  • พิมพ์ รายได้ต่อเดือนของ wikiHow ในช่องแรก ใต้หัวข้อ " Amount " (ช่องนี้จะเติม "2500" ไว้ล่วงหน้าจากเทมเพลต) ทำเช่นเดียวกันสำหรับรายได้ต่อเดือนจาก “Acme” ในช่องด้านล่าง
  • หากคุณไม่มีรายได้อื่น ให้คลิกช่องอื่นๆ (" อื่นๆ " และ "250 ดอลลาร์") จากนั้นกดปุ่ม Del เพื่อล้าง
  • คุณยังสามารถเพิ่มแหล่งรายได้เพิ่มเติมและจำนวนเงินในแถวด้านล่างแถวที่มีอยู่ได้

  

  ขั้นตอนที่ 5. คลิกแท็บ ค่าใช้จ่ายรายเดือน เพื่อป้อนรายได้

  แท็บนี้เป็นแท็บที่สามที่ด้านล่างของเวิร์กบุ๊ก บนแท็บนั้น มีรายการค่าใช้จ่ายและจำนวนเงิน (ถูกกรอกตามค่าเริ่มต้นแล้ว) อย่างไรก็ตาม คุณสามารถดับเบิลคลิกที่กล่องเพื่อเปลี่ยนรายการ

  • ตัวอย่างเช่น สมมติว่าค่าเช่ารายเดือนสำหรับที่อยู่อาศัยหรือหอพักของคุณคือ 3 ล้านรูเปียห์ต่อเดือน ดับเบิลคลิกที่รายการ "$800" ที่มีอยู่ ลบออก แล้วพิมพ์ 3000000
  • สมมติว่าคุณมีเงินกู้ที่ต้องชำระคืน คลิกจำนวนเงินที่อยู่ถัดจาก " Student Loans " ในคอลัมน์ " Amount " (“$50”) และกดปุ่ม Del บนแป้นพิมพ์เพื่อล้าง ทำเช่นเดียวกันสำหรับค่าใช้จ่ายอื่นๆ
  • คุณสามารถลบทั้งแถวได้โดยคลิกขวาที่หมายเลขแถวและเลือก " ลบ ”.
  • หากต้องการเพิ่มบรรทัดใหม่ ให้คลิกขวาที่หมายเลขบรรทัดด้านล่างตำแหน่งบรรทัดใหม่ที่คุณต้องการ จากนั้นเลือก “ แทรก ”.
  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมที่คุณต้องจ่ายในคอลัมน์ " จำนวนเงิน " เนื่องจากค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะรวมอยู่ในงบประมาณโดยอัตโนมัติ

  

  ขั้นตอนที่ 6 คลิกแท็บ สรุป เพื่อแสดงภาพงบประมาณรายเดือน

  หลังจากป้อนข้อมูล แผนภูมิบนแท็บนี้จะอัปเดตโดยอัตโนมัติเพื่อแสดงรายได้และค่าใช้จ่ายรายเดือนของคุณ

  • หากข้อมูลไม่คำนวณโดยอัตโนมัติ ให้กดปุ่ม F9 บนแป้นพิมพ์
  • การเปลี่ยนแปลงในแท็บรายได้และค่าใช้จ่ายรายเดือนจะส่งผลต่อข้อมูลที่คุณเห็นในแท็บ "สรุป"

  

  ขั้นตอนที่ 7 บันทึกเอกสาร

  หลังจากคุณพอใจหรือแก้ไขไฟล์เสร็จแล้ว คุณสามารถบันทึกสเปรดชีตได้โดยคลิกที่เมนู “ ไฟล์ ” ที่มุมซ้ายบนของหน้าจอและเลือก “ บันทึกเป็น ”.