ความสามารถในการเป็นนักการทูตมีบทบาทสำคัญในชีวิตประจำวัน เช่น สำหรับผู้จัดการที่ต้องการปรับปรุงบรรยากาศการทำงานให้เอื้ออำนวยมากขึ้น หรือผู้ที่ต้องการพัฒนาทักษะการแก้ไขข้อขัดแย้ง การเป็นนักการทูต หมายถึง การพิจารณาอย่างรอบคอบก่อนพูดหรือกระทำการ เพื่อตัดสินใจได้อย่างเหมาะสมที่สุด อย่างไรก็ตาม การดำเนินการนี้ไม่ง่ายในบางสถานการณ์ เพื่อที่จะเป็นนักการฑูต ให้เป็นคนใจเย็น มีความสามารถในการใช้กลยุทธ์ แก้ปัญหา และสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้อื่น
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนที่ 1 เลือกคำอย่างชาญฉลาด
แม้ว่าคุณจะตั้งใจดี แต่จำไว้ว่าสิ่งที่คุณพูดสามารถทำร้ายความรู้สึกของคนอื่นได้ ก่อนที่จะพูดคุยในหัวข้อที่ละเอียดอ่อน ให้ถามตัวเองว่าคุณกำลังจะพูดอะไรที่จริง เป็นประโยชน์ และมีน้ำใจ ใช้คำว่า "ฉัน" หรือ "ฉัน" เพื่อบรรยายความคิดของคุณ แทนที่จะเดาว่าอีกฝ่ายกำลังคิดหรือรู้สึกอย่างไร
- ตัวอย่างเช่น คุณอาจพูดว่า "ฉันไม่เห็นด้วยกับการตัดสินใจในการประชุมวันนี้" แทนที่จะพูดว่า "คุณจะต้องเสียใจที่ตัดสินใจผิด"
- ออกแถลงการณ์ตามมุมมองและมุมมองของคุณเอง
- อย่าโจมตีหรือตำหนิผู้อื่น
- หากคุณต้องการคุยเรื่องจริงจังกับใครซักคน ให้เตรียมสิ่งที่คุณต้องการพูดล่วงหน้า
ขั้นตอนที่ 2 ปรับรูปแบบการพูดให้เข้ากับสถานการณ์
ก่อนส่งข้อความ ให้ค้นหาว่าใครจะได้ยินคุณพูดเพื่อให้พวกเขาได้รับและเข้าใจข้อความของคุณอย่างดีที่สุด พิจารณาว่าคุณควรส่งอีเมล สื่อสารด้วยวาจา อภิปรายในกลุ่ม หรือพูดคุยแบบตัวต่อตัว
- ตัวอย่างเช่น คุณต้องการสื่อสารแผนการประหยัดต้นทุนกับพนักงาน คุณใช้อีเมลเพื่อถ่ายทอดข้อมูลที่ละเอียดอ่อน แต่มีความสับสน จึงจัดประชุมกับเจ้าหน้าที่เพื่ออธิบายสถานการณ์จริงและเปิดโอกาสให้ซักถาม
- กำหนดการประชุมเพื่อพูดคุยกับเจ้าหน้าที่เป็นรายบุคคลหากจำเป็นหรือได้รับการร้องขอจากเจ้าหน้าที่
ขั้นตอนที่ 3 เปิดใจรับแนวคิดใหม่ๆ
แทนที่จะตัดสินใจโดยใช้วิจารณญาณของคุณเอง ให้ฟังความคิดเห็นของผู้อื่นก่อน ขอบคุณพวกเขาที่บอกสิ่งที่พวกเขาต้องการทำให้พวกเขารู้สึกสบายใจและทำสิ่งนี้ต่อไป ใช้เวลาพิจารณาความคิดเห็นของคนอื่น แต่จงยืนหยัดในสิ่งที่คุณตัดสินใจได้ดีที่สุด
ตัวอย่างเช่น: "ขอบคุณ Hansen ที่เป็นห่วง ฉันจะพิจารณาคำแนะนำของคุณเกี่ยวกับการรักษาสุขภาพและหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้"
ขั้นตอนที่ 4 จงกล้าแสดงออกและใช้ภาษากายในการสื่อสาร
แสดงความมั่นใจเมื่อพูดคุยกับคนอื่นแทนที่จะก้าวร้าว พูดอย่างสงบและสุภาพในขณะที่สบตา อย่าไขว้แขนและขาขณะนั่งสนทนา
หากมีบางอย่างที่คุณไม่เข้าใจ ให้ยอมรับอย่างตรงไปตรงมา เช่น พูดว่า "ฉันไม่เข้าใจและยังไม่ทราบคำตอบ แต่ฉันจะเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้"
ขั้นตอนที่ 5. ใช้คำพูดทางอ้อม
แทนที่จะแสดงความคิดและความรู้สึกของคุณอย่างที่มันเป็น ให้ใช้วิธีที่ละเอียดอ่อนกว่านี้ การให้คำแนะนำดีกว่าการบอกให้คนอื่นทำอะไรบางอย่าง นักการทูตไม่ได้ออกคำสั่ง แต่พยายามสร้างแรงบันดาลใจเพื่อจูงใจผู้อื่น เป้าหมายของคุณคือการสร้างการทำงานเป็นทีมและกระตุ้นให้พวกเขาบรรลุผลดีที่สุด
- ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการประนีประนอมเด็กที่กำลังทะเลาะกัน ให้พูดกับเขาว่า "คุณควรคิดหาวิธีแชร์ห้องนอนเพื่อเก็บของไว้ด้วยกัน"
- หากคุณต้องการจูงใจลูกน้องที่มักจะมาสาย ให้บอกเขาว่า "พยายามหลีกเลี่ยงการสายอีกครั้ง พยายามทำงานให้เร็วขึ้น" ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทราบสาเหตุ เพื่อให้สามารถให้คำแนะนำที่เหมาะสมที่สุดได้
ขั้นตอนที่ 6 ดูพฤติกรรมของคุณ
สิ่งสำคัญประการหนึ่งของการเป็นทูตคือการประพฤติตัวให้ดี เมื่อสื่อสารกับใครสักคน ให้รอให้ถึงตาคุณพูดและอย่าขัดจังหวะ พูดด้วยถ้อยคำที่ให้กำลังใจและไม่ดูหมิ่นผู้อื่น ให้น้ำเสียงมีความเป็นธรรมชาติและเป็นกลาง อย่าด่าหรือด่าคนอื่น
ขั้นตอนที่ 7 ควบคุมอารมณ์ของคุณ
จำไว้ว่าคุณต้องมีการเจรจาต่อรองเมื่อมีปฏิสัมพันธ์กับใครก็ตาม รวมถึงคนที่ไม่พอใจและประพฤติตัวไม่เหมาะสม หากคุณกำลังประสบความเครียดขณะมีปฏิสัมพันธ์กับใครสักคน ให้พยายามสงบสติอารมณ์ตัวเองด้วยการหายใจลึกๆ ไปห้องน้ำเพื่ออยู่คนเดียวถ้าคุณรู้สึกอยากร้องไห้หรือโกรธ
- ฝึกสมาธิเพื่อควบคุมอารมณ์โดยใช้คำแนะนำที่สามารถดาวน์โหลดได้ฟรีทางอินเทอร์เน็ต
- นอกจากนี้ คุณสามารถทำให้ตัวเองสงบลงได้ครู่หนึ่งโดยตั้งสมาธิ เช่น สังเกตว่าคุณรู้สึกอย่างไรเมื่อเท้าแตะพื้นหรือเมื่อก้นแตะเก้าอี้
วิธีที่ 2 จาก 3: การรับมือกับสถานการณ์ที่ยากลำบาก
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดเวลาที่เหมาะสมในการสนทนา
หากคุณต้องการสนทนาอย่างจริงจังกับใครสักคน ให้คุยกับพวกเขาเมื่อคุณทั้งคู่สงบสติอารมณ์เพื่อให้การสนทนาดำเนินไปอย่างราบรื่น
ขั้นตอนที่ 2 แสดงความคิดเห็นในเชิงบวกก่อนที่จะแจ้งข่าวร้าย
หากคุณต้องถ่ายทอดข้อมูลที่ไม่พึงประสงค์ ให้เปิดการสนทนาโดยให้ข้อมูลเชิงบวกหรือข้อเสนอแนะเพื่อทำให้บรรยากาศสบายขึ้น วิธีนี้จะทำให้อีกฝ่ายรู้สึกสบายใจและไว้ใจคุณมากขึ้น
- หากคุณไม่สามารถเข้าร่วมงานแต่งงานของเพื่อนได้ แทนที่จะพูดว่า "ไม่" ให้ส่งการ์ดที่ระบุว่า: "ขอแสดงความยินดีกับแผนงานแต่งงานของคุณในสัปดาห์หน้า! คุณต้องมีงานแต่งงานที่ยอดเยี่ยมมาก! แต่ฉันหวังดีต่อเธอเสมอ ฉันเตรียมของขวัญไว้ให้แล้ว”
- ใช้คำแนะนำเดียวกันนี้ก่อนที่จะวิจารณ์อย่างสร้างสรรค์
ขั้นตอนที่ 3 เน้นข้อเท็จจริงเมื่ออภิปรายปัญหา
รวบรวมข้อเท็จจริงก่อนอภิปรายประเด็นสำคัญ แทนที่จะใช้อารมณ์หรือความคิดเห็น ให้สนทนาโดยใช้ตรรกะตามข้อเท็จจริง ระหว่างการสนทนา อย่าตำหนิอีกฝ่าย อย่าโกรธเคืองง่าย และอย่าตั้งรับ
ตัวอย่างเช่น หากมีการปรับโครงสร้างองค์กรในที่ทำงาน อย่าไปหาเจ้านายเพื่อพูดว่า "ฉันปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงนี้" ให้เข้าหาเจ้านายของคุณโดยอธิบายว่า "ในไตรมาสที่แล้ว แผนกของเราสามารถเพิ่มยอดขายได้ถึง 100% การลดจำนวนพนักงานจะส่งผลเสียอย่างมากต่อความสามารถของบริษัทในการสร้างผลกำไร"
ขั้นตอนที่ 4 คิดหาวิธีประนีประนอมกับบุคคลอื่น
กำหนดสิ่งที่คุณต้องการและถามเขาว่าเขาต้องการอะไร จากนั้นจึงกำหนดวิธีที่เหมาะสมที่สุดที่จะทำให้มันเกิดขึ้น
ตัวอย่างเช่น: คู่สมรสของคุณต้องการย้ายบ้านเพื่อให้บุตรหลานได้รับการศึกษาที่ดีขึ้น คุณไม่ตกลงเพราะที่ตั้งปัจจุบันของบ้านอยู่ใกล้กับที่ทำการ ทางแก้ไขคือให้โอกาสเด็กๆ เรียนคอร์สหลังเลิกเรียนหรือหาบ้านที่ไม่ไกลจากที่ทำงาน
ขั้นตอนที่ 5. อธิบายว่าคุณชอบอะไรและไม่ชอบอะไรเพื่อบรรลุข้อตกลง
เจรจาหลังจากทั้งสองฝ่ายอธิบายความต้องการของตน การเป็นทูตบางครั้งหมายถึงการยอมแพ้เพื่อให้ได้สิ่งที่คุณต้องการ ทำเช่นนี้เพื่อให้คุณทั้งคู่สามารถประนีประนอมและก้าวหน้าได้
ตัวอย่างเช่น: คุณต้องการแชร์งานกับเพื่อนร่วมห้อง คุณเต็มใจล้างจาน แต่ไม่ชอบทำงานบ้าน เพื่อนของคุณอาจจะตรงกันข้าม เลยแนะนำให้คุณล้างจานและให้เขากวาดสวน
ขั้นตอนที่ 6 สงบสติอารมณ์เมื่อได้รับข่าวร้าย
เมื่อคุณได้ยินข่าวการถูกไล่ออกหรือคู่สมรสของคุณขอหย่า นักการทูตจะไม่โกรธเคือง ดูถูก หรือร้องไห้ เขาจะยังคงสงบและเป็นผู้ใหญ่ หากคุณได้รับข่าวร้าย ให้หายใจเข้าลึกๆ ให้ปฏิกิริยาเชิงบวกแล้วหาที่ที่จะอยู่คนเดียวเพื่อที่คุณจะได้ควบคุมอารมณ์ได้
- ตัวอย่างเช่น พูดกับเจ้านายของคุณว่า "ฉันผิดหวังมากที่ได้ยินเกี่ยวกับการตัดสินใจครั้งนี้ ฉันอยากรู้ว่าเหตุผลคืออะไร และการตัดสินใจครั้งนี้ถือเป็นที่สิ้นสุดหรือไม่"
- อย่าเพิกเฉยต่ออารมณ์ที่คุณรู้สึกหรือแสวงหาการหลีกหนีจากการเสพยาและแอลกอฮอล์ ให้แบ่งปันปัญหาของคุณกับเพื่อน ทำกิจกรรมสนุกๆ หรือออกกำลังกายแทน หากคุณกำลังประสบกับความเครียด ให้ปรึกษานักบำบัดหรือผู้ให้คำปรึกษา
ขั้นตอนที่ 7 พูดสิ่งที่ดีเกี่ยวกับคนอื่น
เมื่อคนอื่นแพร่ข่าวซุบซิบ อย่าใส่น้ำมันลงในกองไฟเพื่อให้ข่าวซุบซิบแพร่กระจายออกไป หลีกเลี่ยงสภาพแวดล้อมเชิงลบที่เต็มไปด้วยการนินทา แสดงอุปนิสัยที่ดีและซื่อสัตย์โดยไม่นินทา
ขั้นตอนที่ 8 ซื่อสัตย์และเป็นตัวเอง
สิ่งสำคัญที่สุดประการหนึ่งของความสามารถในการเป็นนักการทูตคือการเป็นตัวของตัวเอง เมื่อมีการสนทนา คุณต้องมีความกล้าที่จะบอกความจริงกับอีกฝ่าย มิฉะนั้น คุณจะไม่สามารถทำให้ความปรารถนาของคุณเป็นจริงและมีความสัมพันธ์ที่แท้จริงได้
ตัวอย่างเช่น หากคุณทำผิดพลาดที่ส่งผลเสียต่อทีมงาน อย่าโทษคนอื่น ยอมรับความผิดพลาดของคุณโดยพูดว่า "ฉันใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในรายงานของฉัน จึงมีสายเข้ามามากมายในวันนี้ ฉันขอโทษและจะแก้ไขโดยเร็ว ฉันพร้อมที่จะตอบคำถามและช่วยเหลือหากจำเป็น"
ขั้นตอนที่ 9 สงบสติอารมณ์ระหว่างการสนทนา
อย่าตัดสินใจที่ทำให้เกิดปัญหา เป็นความคิดที่ดีที่จะอยู่คนเดียวสักพักเพื่อที่คุณจะได้ไม่ตัดสินใจและจะเสียใจในที่สุด
ตัวอย่างเช่น พนักงานในที่ทำงานขอให้คุณอนุญาตให้เขาทำงานที่บ้านหนึ่งวันต่อสัปดาห์ ก่อนจะปฏิเสธเขา ให้พิจารณาก่อนว่าเขาต้องการอะไรและทำไม พยายามทำให้ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และให้โอกาสที่เท่าเทียมกันกับพนักงานที่เหลือ
วิธีที่ 3 จาก 3: การสร้างความสัมพันธ์กับผู้อื่น
ขั้นตอนที่ 1. ชินกับการทักทายคนอื่นเพื่อให้บรรยากาศสบายขึ้น
สิ่งสำคัญที่สุดประการหนึ่งของความสามารถในการเป็นทูตคือการช่วยให้อีกฝ่ายรู้สึกสบายใจเมื่อพบคุณ แทนที่จะพูดถึงเรื่องจริงจังทันที ให้เริ่มด้วยการทำความรู้จักกัน เช่น เล่าเรื่องกิจกรรมช่วงสุดสัปดาห์ คนรัก ลูก หรืองานอดิเรกให้กัน อภิปรายข่าวล่าสุดหรือรายการทีวีที่ชื่นชอบ แสดงความสนใจในสิ่งที่เขากำลังบอกคุณเพื่อให้เขารู้สึกสบายใจที่จะโต้ตอบกับคุณมากขึ้น
เล่าเรื่องตลกถ้าเป็นไปได้
ขั้นตอนที่ 2 ใช้ภาษากายเดียวกัน
แสดงความเห็นอกเห็นใจโดยเลียนแบบภาษากายและท่าทางของพวกเขา ถ้าเขานั่งเอาคางหงาย ทำแบบเดียวกัน วิธีนี้แสดงว่าคุณต้องการมีส่วนร่วมในการสนทนา
อย่าลืมยิ้มในครั้งแรกที่เจอ
ขั้นตอนที่ 3 พูดชื่อขณะสนทนา
ผู้คนมักจะให้การตอบรับที่ดีเมื่อกล่าวถึงชื่อของเขา ดังนั้น ให้พูดชื่อเขาเป็นระยะๆ ในขณะที่คุณพูด
ตัวอย่างเช่น ถามคนปกติว่า "คุณอยากทานอาหารกลางวันที่ไหนคะเคย์ล่า" หรือพูดเรื่องที่จริงจังกว่านี้ เช่น "อันดรี ฉันขอโทษที่แม่เธอจากไป"
ขั้นตอนที่ 4 เป็นผู้ฟังที่เอาใจใส่
เมื่อต้องสื่อสารด้วยวาจากับใครสักคน อย่ามัวยุ่งกับการเล่นโทรศัพท์หรือฝันกลางวัน ให้ตั้งใจฟังสิ่งที่เขาพูดเพื่อที่คุณจะได้เข้าใจมุมมองของเขา ทำซ้ำสิ่งที่เขาพูดด้วยคำพูดของเขาเองเพื่อพิสูจน์ว่าคุณกำลังฟังอยู่เมื่อเขากำลังพูด
ตัวอย่างเช่น: "การดูแลแม่และเด็กเล็กฟังดูมีสุขภาพที่ดีขึ้นมากสำหรับคุณ"
ขั้นตอนที่ 5. ถามคำถาม
แสดงว่าคุณกำลังฟังโดยพยายามเข้าใจสิ่งที่เขาพูด ถามคำถามปลายเปิดที่ต้องใช้ความคิดมากกว่าคำตอบ "ใช่/ไม่ใช่"