ชีตเป็นไฟล์สำคัญในโลกของสำนักงาน ไฟล์นี้ใช้เพื่อจัดการข้อมูลและสร้างรายงาน คุณอาจต้องแชร์สเปรดชีตกับทีมหรือผู้จัดการของคุณ ไม่ว่าจะผ่านโปรแกรมจัดการสเปรดชีตบนอินเทอร์เน็ตหรือ Microsoft Excel โชคดีที่โปรแกรมส่วนใหญ่มีคุณลักษณะในตัวที่ช่วยให้คุณสร้างสเปรดชีตสำหรับหลายๆ คนได้ ตราบใดที่คุณใช้เซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ร่วมกันหรือการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต บทความนี้จะสอนวิธีสร้างสเปรดชีตที่แชร์ใน Google Docs และ Microsoft Excel
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: การสร้างชีตผ่าน Microsoft Excel
ขั้นตอนที่ 1. เปิดสเปรดชีตที่มีอยู่ หรือสร้างเอกสารใหม่โดยเข้าไปที่เมนู " ไฟล์ " บนแถบเครื่องมือแนวนอนที่ด้านบนของหน้าต่างโปรแกรม แล้วเลือก " ใหม่"
ขั้นตอนที่ 2 ทำการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร
การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้รวมถึงแมโคร แผนภูมิ กล่องที่ผสาน รูปภาพ วัตถุ ลิงก์ เค้าร่าง ผลรวมย่อย ตารางข้อมูล รายงานตารางสาระสำคัญ การป้องกันเวิร์กชีต และรูปแบบตามเงื่อนไข
ขั้นตอนที่ 3 คลิกเมนู "เครื่องมือ" (หรือใน Excel เวอร์ชันอื่น ให้เลือกแท็บ "ตรวจสอบ")
เลือก "Shared Spreadsheet/Share Workbook" จากรายการตัวเลือกในเมนูแบบเลื่อนลง
ขั้นตอนที่ 4 คลิกแท็บ "การแก้ไข" เมื่อกล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น
ขั้นที่ 5. มองหากล่องที่ระบุว่า “อนุญาตให้เปลี่ยนแปลงโดยผู้ใช้มากกว่าหนึ่งรายในเวลาเดียวกัน”
คลิกช่องเพื่อทำการเปลี่ยนแปลง
ขั้นตอนที่ 6 คลิก "ตกลง" เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
ขั้นตอนที่ 7 บันทึกเวิร์กบุ๊กในตำแหน่งเดิมโดยคลิกที่เมนู "ไฟล์" และเลือก "บันทึก"
ขั้นตอนที่ 8 กลับไปที่เมนู "ไฟล์" และเลือก "บันทึกเป็น"
ขั้นตอนที่ 9 บันทึกไฟล์ในโฟลเดอร์แชร์บนเครือข่ายแชร์
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนที่จะใช้เอกสารนั้นมีสิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์ มิฉะนั้น ให้บันทึกไฟล์ในไดเร็กทอรีที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้
วิธีที่ 2 จาก 2: การสร้างชีตโดยใช้ Google Docs
ขั้นตอนที่ 1 ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google เอกสารของคุณ
หากคุณไม่มีบัญชี Google Docs ให้สร้างขึ้นโดยคลิกปุ่ม "ลองใช้ Google Docs Now" บนหน้าเข้าสู่ระบบ Google
ขั้นตอนที่ 2 เปิดสเปรดชีตที่มีอยู่หรือคลิกช่องแบบเลื่อนลง "สร้างใหม่"
ขั้นตอนที่ 3 เลือก "สเปรดชีต" จากรายการตัวเลือก หรือเปิดสเปรดชีตที่คุณเคยทำงานก่อนหน้านี้
ขั้นตอนที่ 4 คลิกปุ่ม "แชร์" ที่ด้านขวาบนของสเปรดชีต
ขั้นตอนที่ 5. เลือกบุคคลที่คุณต้องการเข้าร่วมจากรายชื่อผู้ติดต่อของ Google หรือพิมพ์ที่อยู่อีเมล
ขั้นตอนที่ 6 ตัดสินใจว่าผู้ใช้แต่ละรายสามารถแก้ไขหรือดูเฉพาะสเปรดชีตที่แชร์เท่านั้น
คลิกช่องแบบเลื่อนลงทางด้านขวาของชื่อผู้ใช้
ขั้นตอนที่ 7 กดปุ่ม "แชร์และบันทึก"
เคล็ดลับ
- เมื่อแชร์สเปรดชีตผ่าน Google Docs ผู้ใช้รายอื่นต้องมีหรือสร้างบัญชี Google ก่อน
- เมื่อบันทึกเอกสาร Excel ในโฟลเดอร์ที่แชร์ ให้ตรวจสอบลิงก์ไปยังเวิร์กบุ๊กอื่นเพื่อให้แน่ใจว่าลิงก์จะไม่ตายเมื่อไฟล์ถูกบันทึกลงในตำแหน่งใหม่
